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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ESCUELA DE CONTADURIA PUBICA Y AUDITORIA CURSO AUDITORIA III SEPTIMO SEMESTRE

INTEGRANTES Martha Dolores Xerón Herrera

2008-13185

GUATEMALA, ENERO 2013 1

INDICE DE CONTENIDO

TEMA

PÁGINA

INTRODUCCION_______________________________________________________3 CIRCULARIZACION DE SALDOS__________________________________________4 CLASIFICACION DE LA CIRCULARIZACION DE SALDOS SEGÚN LA NATURALEZA ___________________________________________________________________5-8 CUENTAS POR COBRAR/CLIENTES____________________________________9-12 FACTORES A CONSIDERAR PARA ESTABLECER EL TIPO DE CIRCULACION A ENVIAR __________________________________________________________12-18 EVALUACIÓN Y DOCUMENTACIÓN EN PAPELES DE TRABAJO DE TRABAJO__18 ORIGEN DE LAS RESPUESTAS_________________________________________18 FORMATOS UTILIZADOS_______________________________________________19 SUMARIA DE CIRCULACIÓN____________________________________________20 RESPUESTAS RECIBIDAS CONFORMES _________________________________20 RESPUESTAS RECIBIDAS INCONFORMES _______________________________21 SIN RESPUESTAS____________________________________________________21 EMITIR UNA SEGUNDA SOLICITUD______________________________________21 OTROS PROCEDIMIENTOS SUPLETORIOS_______________________________22 PROCEDIMIENTOS SUPLETORIOS COMÚNMENTE UTILIZADOS POR EL AUDITOR DURANTE LA REVISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS_______________________23 CONCLUSIONES______________________________________________________24 BIBLIOGRAFÍAS______________________________________________________25 ANEXOS__________________________________________________________26-37

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INTRODUCCION -

Los estados de circularización financiera informan sobre los fondos registrados en un intervalo de tiempo, normalmente coincidente con el ejercicio económico a que se refieren las cuentas por cobrar, clientes y otros. A tal efecto, se distingue entre las entradas u orígenes de recursos financieros y sus empleos o aplicaciones.

-

Es decir, se informa de la procedencia de los fondos o saldos captados durante el ejercicio: si fueron generados por la propia entidad o si fueron aportados externamente por acreedores o por los propietarios; así como del uso dado a tales fondos.

-

La circularización consiste en solicitar a la empresa que debe preparar las cartas de circularización de saldos, en los modelos establecidos al efecto, de todas las cuentas bancarias y enviarlas a las entidades financieras para que las remitan a los auditores que confirme un hecho a una fecha determinada

-

La circularización de las cuentas por cobrar se realiza para verificar la existencia de los saldos de la cartera presentada por la compañía auditada y forma parte de los procedimientos obligatorios que un auditor debe efectuar en la revisión de estados financieros .

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CIRCULARIZACIÓN DE SALDOS

DEFINICION: La circularización de saldos es una técnica de investigación empleada por un auditor durante su revisión de Estados Financieros, que tiene como propósito obtener evidencia de terceros sobre la veracidad de las cifras examinadas.

Su i m p o r t a n c i a r a d i c a

e n l a n a t u r a l e z a d e l a e v i d e n c i a r e c o l e c t a d a , y a q u e l a misma queda fuera de cualquier manipulación o tergiversación sea intencional o no por parte de la administración del negocio sujeto a revisión. En la práctica, la confirmación es uno de los favoritos entre los procedimientos de validación porque normalmente es relativamente rápido y eficiente. Consiste en solicitar a la empresa que debe preparar las cartas de circularización de saldos, en los modelos establecidos al efecto, de todas las cuentas bancarias y enviarlas a las entidades financieras para que las remitan a los auditores que confirme un hecho a una fecha determinada, que usualmente es la fecha de cierre de los Estados Financieros que se están revisando. De acuerdo a las circunstancias particulares del trabajo de auditoría y a los saldos o partidas de los Estados Financieros que el auditor considera verificar por medio de confirmaciones a terceros, la circularización de saldos se aplica con más frecuencia a saldos de cuentas y algunas veces a transacciones o hechos que no tienen que ver directamente con los registros contables de la empresa auditada.

El contenido orientativo de la confirmación directa bancaria es (ver anexos):

1. Se debe hacer a todos los saldos, haciendo constar si los mismos son restringidos o no, e indicando la naturaleza de la restricción en caso de existir. 2. Sobre cuentas que hayan tenido movimiento en el anterior ejercicio que aparezcan saldadas en este, indicando los detalles de dichas cuentas. 3. Préstamos o anticipos pendientes de liquidación no incluidos en las cuentas de los apartados anteriores.

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4. Total de las letras: descontadas y pendientes de cobro, enviadas en gestión de cobro y pendientes impagadas en poder del banco. 5. Pormenores sobre toda clase de valores a favor de la empresa auditada que hayan estado en poder del banco, en custodia o en depósito. 6. Cualquier otra información relativa a la empresa auditada con el banco. 7. Personas que figuran con autorización en el banco para la firma de cheques, letras, endosos, etc., indicando cuántas de ellas son indispensables y combinaciones de las mismas.

Clasificación de la circularización de saldos según la naturaleza de la información solicitada De acuerdo a la naturaleza de la información solicitada a terceros, la circularización de saldos puede ser clasificada de la siguiente manera: 

De disponibilidad bancaria



De cuentas por cobrar



Clientes



De cuentas por pagar



Proveedores



De préstamos bancarios



De bienes arrendados



De contratos en general



Circularizaciones especiales

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De Disponibilidad Bancaria La confirmación de disponibilidad bancaria tiene como objeto, corroborar la información proporcionada por el cliente en cuanto a los saldos de depósitos en instituciones bancarias y financieras en general (depósitos monetarios, de ahorros, especiales, etc.) a favor de la compañía bajo revisión, que usualmente s e l e presentan al auditor en el Balance General bajo el rubro de "Caja y Bancos" a determinada fecha.

Los fondos de disponibilidad bancaria pueden estar depositados tanto dentro c o m o fuera del territorio nacional, por lo que el auditor debe contar con formularios redactados en idioma español e inglés.

La importancia de esta

circularización radica en los montos confirmados y en información adicional como la siguiente:

a) Nombre de la cuenta b) Numero(s) de cuenta(s) a nombre de la Cía. c) Tasa de interés a la que se colocó la inversión d) Fecha en que se capitalizan los intereses e) Firmas registradas f) Restricciones o líneas de crédito disponibles sobre las sumas depositadas. g) Cualquier otra observación o comentario que la institución financiera crea conveniente proporcionar al auditor.

a) Nombre de la cuenta Da acuerdo a la respuesta obtenida, el auditor puede asegurarse que l o s fondos depositados en instituciones financieras se encuentren a nombre de la empresa auditada ya que debido a que se trata de un ente con

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p e r s o n e r í a jurídica propia, no debe en ningún momento mezclarse con el patrimonio de los socios o representantes legales.

b) Número(s) de cuenta(s) a nombre de la compañía La confirmación de este dato es de suma importancia para el auditor, porque puede comprobar si se la ha facilitado toda la información relacionada con la disponibilidad de los fondos de la empresa auditada. Debido a esta razón, no es recomendable que el auditor indique de antemano los números de las cuentas que solicita confirmación ya que esto provocaría restricción en las respuestas que se esperan obtener de la institución bancaria o financiera

c) Tasa de interés a la que se colocó la inversión El auditor deberá verificar en caso de depósitos que generen interés, que la tasa pactada con la Institución financiera sea razonable de acuerdo a l a realidad financiera del país así como del monto depositado. deberá

observar

que

la

misma

justifique

la

rentabilidad

También de

la

inversión, en caso contrario deberá evaluar el efecto que produciría i n v e r t i r t a l e s f o n d o s e n capital de trabajo para la empresa.

d) Fecha en que se capitalizan los intereses Al igual que la tasa de Interés a la que se colocó la Inversión, es importante confirmar la fecha, en que se capitalizan los intereses. esta

información

el

auditor

se

podrá

Con base en

satisfacer

sobre

la

r a z o n a b i l i d a d d e l o s Intereses registrados (por medio de cálculos g l o b a l e s a p l i c a d o s s o b r e l o s montos de la inversión) así como de las provisiones realizadas por los intereses no devengados.

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e) Firmas registradas Los nombres de los funcionarios con firmas registradas para retirar fondos o realizar transacciones financieras deben ser confirmados por el auditor para satisfacerse del adecuado resguardo de los activos propiedad de la compañía auditada.

Las firmas registradas deben estar actualizadas y el auditor debe de asegurarse que correspondan solamente a funcionarios que trabajen para la c o m p a ñ í a y q u e c u e n t e n c o n u n n i v e l a d e c u a d o d e a u t o r i d a d d e n t r o d e l a organización. Además debe evaluar la conveniencia de que existan firmas mancomunadas y que no se pueda retirar sumas de dinero sin el consentimiento de por lo menos dos funcionarios de alta autoridad.

f) Restricciones o líneas de crédito disponibles sobre las sumas depositadas El auditor debe prestar especial atención a las restricciones de c a r á c t e r financiero que pudiesen adolecer las sumas de dinero confirmadas por las instituciones bancarias y financieras ya que de ello dependerá su convertibilidad a efectivo.

Así mismo, debe confirmar si existen líneas de crédito disponibles q u e pudiesen implicar pasivos no registrados o eventuales fuentes de financiamiento con un costo más elevado que los préstamos registrados.

g) Cualquier otra observación o comentario de la institución financiera Por medio de esta información, el auditor se puede enterar sobre posibles cambios en las condiciones pactadas, tratos preferenciales o problemas que la compañía auditada ha tenido con la institución financiera como el caso de sobregiros continuos. 8

De Cuentas por Cobrar/ Clientes La circularización de las cuentas por cobrar se realiza para verificar

la

existencia de los saldos de la cartera presentada por la

compañía auditada y forma parte de los procedimientos obligatorios que un auditor debe efectuar en la revisión de Estados Financieros. Además de estudiar la antigüedad de las partidas a ser circularizadas para determinar su recuperabilidad, los resultados de la circularización de sal dos siempre deben ser acompañados del estudio de los controles claves aplicables a las cuentas por cobrar como lo son:

a) Que haya una política definida de créditos así como de rebajas y devoluciones. b) Que los límites de crédito y descuentos sean autorizados por un funcionario responsable, tomando como base la solvencia económica del c l i e n t e p a r a respaldo al crédito concedido. c) Que durante el proceso de facturación y ventas exista evidencia de: a. Que los pedidos del cliente sean comparados con los límites de crédito y existencia de inventarios. b. Que los despachos de mercadería en la medida de lo posible, se hagan con base a los pedidos de clientes ya autorizados. c. Que exista evidencia de que el cliente realmente haya recibido el producto. d. Que la facturación se haga con base a la orden de despacho o envío. e. Que los precios facturados sean los autorizados. f. Que haya una adecuada segregación de funciones entre las personas que intervienen en las ventas, créditos y cobranzas.

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Existen varios criterios establecidos para la circularización de las cuentas por cobrar, entre los cuales cabe mencionar los siguientes: a) De acuerdo al monto de los saldos de la cartera b) Según las estratificaciones de las cuentas por cobrar (corto, mediano o largo plazo; nacionales o extranjeras; distribuidores, supermercados o tiendas; etc.) c) Por áreas o distritos d) Comerciales o de empleados e) Por aplicación de métodos aleatorios.

a) De acuerdo al monto de los saldos de la cartera: Este es uno de los criterios más utilizados por el auditor durante la confirmación de las cuentas por cobrar, ya que el mismo permite obtener una cobertura razonable de los saldos en cartera.

b) Según las estratificaciones de las cuentas por cobrar : De acuerdo a este criterio el auditor seleccionará los saldos a s e r confirmados, considerando las estratificaciones que pudieran presentar los saldos de las cuentas por cobrar.

Los saldos de las cuentas por cobrar pueden estar divididas de acuerdo a su recuperabilidad

(corto,

mediano

y

largo

plazo),

al

territorio

( n a c i o n a l e s o extranjeras, urbanas o rurales) o a la naturaleza de los clientes (grandes o p e q u e ñ o s d i s t r i b u i d o r e s , s u p e r m e r c a d o s , t i e n d a s , e t c . ) y d e p e n d e r á d e l a planeación y del juicio del auditor aplicado de acuerdo a las circunstancias, el e s t r a t o a l c u a l d a r á m a y o r i m p o r t a n c i a p a r a l a c o n f i r m a c i ó n d e l o s s a l d o s respectivos.

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c) Por áreas o distritos: De acuerdo a la naturaleza de las operaciones de la compañía auditada, el auditor podría decidir confirmar saldos de acuerdo a determinadas áreas o distritos donde se sitúen las cuentas por cobrar. Generalmente, este tipo de confirmación surte efectos positivos cuando se tratan de empresas con áreas distritos de venta bien establecidas (norte, sur, etc.) y que cuentan con una cartera numerosa formada por saldos individualmente menores, ya que permite una cobertura total con relación de las mismas.

d) Comerciales o de empleados: Uno de los aspectos que el auditor debe tomar en cuenta a n t e s d e l a confirmación de saldos es decidir si dentro de su cobertura de las cuentas por cobrar necesita o no confirmar la de los empleados de la compañía auditada.

Dependiendo de la materialidad del saldo y las circunstancias, el auditor podría confirmar los saldos por cobrar a empleados y verificar que no se tratan de préstamos a funcionarios o empleados fantasmas o que ya no trabajan con la compañía.

e) Por aplicación de métodos aleatorios: Cuando el auditor se encuentra con una cartera de saldos homogéneos este es uno de los mejores métodos para determinar la circularización, ya que impide subjetividad en la selección de los saldos porque se trata de un mero cálculo estadístico.

Entre uno de los métodos estadísticos más utilizados en computador s e encuentra el programa RANDOM el cual únicamente necesita información como el universo o número de saldos que componen la cartera, el primero y último números de códigos de clientes a ser confirmados, nivel de error y de 11

confianza y si se requiere la selección en forma ascendente o descendente para que despliegue los códigos de clientes que deberían ser confirmados por el auditor.

FACTORES A CONSIDERAR PARA ESTABLECER EL TIPO DE CIRCULARIZACIÓN A ENVIAR Durante

la

fase

de

planeación

del

trabajo

de

auditoría,

el

a u d i t o r d e b e contemplar ciertos aspectos de la empresa auditada c o n e l p r o p ó s i t o d e i d e n t i f i c a r n i ve l e s y c l a s e s d e r i e s g o s d e a u d i t o r í a y l o s p r o c e d i m i e n t o s a utilizar para poder alcanzar los objetivos del trabajo. En lo que respecta a la confirmación de saldos, el auditor debe considerar los siguientes factores para establecer el tipo de circularización a enviar: 

Estudio general del negocio



Conocimiento acumulado del cliente



Evaluación del control interno



Área en que se desenvuelve el negocio dentro del mercado.



Moralidad de la administración del negocio y de los sujetos a circularizar.



Características de las cuentas a circularizar



Área geográfica y nivel cultural de los sujetos a circularizar.



Postura de la Gerencia respecto a la circularización al estudio general del negocio

Estudio General del Negocio: El auditor independiente debe tener un claro conocimiento sobre las c a r a c t e r í s t i c a s g e n e r a l e s d e l a e m p r e s a q u e s e r á a u d i t a d a t a l e s c o m o l a actividad a la que se dedica, el contexto del mercado donde se desenvuelve, la organización administrativa de la empresa, sus Estados Financieros, etc. información,

la

planeación

del

trabajo

y

Sin e s t a

consecuentemente

la

planeación de la forma en que se circularizarán los saldos no podría s e r determinada en forma técnica y objetiva.

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Conocimiento Acumulado del Cliente: Con base a la experiencia y juicio profesional que se forma con el transcurrir de varias auditorias recurrentes el auditor va adquiriendo un conocimiento acumulado del negocio auditado el cual es de suma utilidad en el proceso de planeación de las pruebas, pues gracias a este conocimiento acumulado el auditor puede identificar con mayor certeza los riesgos de la auditoria y los r u b r o s d e l o s Estados Financieros que merecen especial atención. E s p o r medio del conocimiento acumulado del cliente que el auditor elige el tipo de circularización más conveniente de acuerdo a las circunstancias.

Evaluación del Control Interno: De acuerdo a lo establecido en las Declaraciones sobre Normas de Auditoria del American

Institute

of

Certified

Public Accountants

(SAS)

No. 55

"Evaluación de la Estructura del Control Interno en una Auditoria de Estados Financieros” el auditor independiente debe tener en cuenta la estructura de control interno durante la auditoria de Estados Financieros considerándola desde el momento d e p l a n e a c i ó n d e l a m i s m a , s e g ú n l o i n d i c a d o e n e l p á r r a f o N o . 1 6 d e t a l pronunciamiento que literalmente dice "El auditor deberá adquirir comprensión suficiente de cada uno de los tres elementos de la estructura de control interno de una entidad, para planear la auditoria de Estados

Financieros

de

la

mima.

Esa

comprensión

deberá

incluir

conocimientos sobre el diseño de políticas, procedimientos y registros relevantes y de que si la entidad los ha puesto en marcha.

Al planear la

auditoria tales conocimientos deberán emplearse para: Identificar los tipos de declaraciones incorrectas potenciales, considerar los factores que afectan el riesgo de las declaraciones incorrectas importantes y diseñar pruebas sustantivas". Área en que se desenvuelve el negocio dentro del mercado.

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Otro de los factores que deben ser considerados por el auditor es el área en que se desenvuelve el negocio dentro del mercado pues en ocasiones, será más fácil obtener respuesta de la confirmación de saldos si ésta se lleva a cabo personalmente a que si se envía por correo; como en el caso de las empresas tabacaleras cuyos proveedores de materia prima se encuentran ubicados en el interior del país lo que dificultaría la obtención de las respuestas oportunamente.

Moralidad de la administración del negocio: De acuerdo al conocimiento acumulado del negocio, el auditor puede evaluar la moralidad de la administración de la empresa auditada y en cierto grado la de los sujetos a circularizar lo que le ayudará a definir el tipo de circularización que le dará los resultados esperados.

Cuando según

auditorias precedentes una compañía ha tenido un récord que muestra ajustes importantes en sus Estados Financieros a rubros o partidas que serán circularizadas, al auditor debe tener especial cuidado en la preparación, envió, recepción y análisis de las mismas pues éstas podrían estar viciadas o adolecer de objetividad. En determinados casos cuando así lo demanden las circunstancias, el auditor p o d r á

realizar

la

confirmación

de

saldos

personalmente y asegurarse de aspectos como existencia física de la e m p r e s a o p e r s o n a c i r c u l a r i z a d a , vínculos con la empresa auditada, oportunidad de la información, etc.

Características de las cuentas a circularizar: El auditor debe conocer las características de las cuentas o saldos que serán circularizados para poder definir el método de circularización que mejor se adapte a las circunstancias, por ejemplo podría definir si los saldos corresponden a proveedores o clientes radicados en el exterior, si se trata de

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saldos originados en moneda nacional o extranjera, la antigüedad de l o s mismos, etc. Área geográfica y nivel cultural de los sujetos a circularizar un o d e l o s aspectos

más

importantes

que

el

auditor

debe

considerar

para

determinar el método de circularización que utilizará, es el área geográfica y el nivel cultural de los sujetos a circularizar.

El área geográfica es

importante debido a que en el caso de Guatemala, el a u d i t o r p u e d e e n c o n t r a r s e c o n l i m i t a n t e s d e m e d i o s d e c o m u n i c a c i ó n y locomoción para

obtener

respuesta

a

su

solicitud

de

confirmación

de

saldos,

especialmente si se trata de personas o empresas ubicadas en el área rural del país. Además dependiendo del nivel cultural de los sujetos a circularizar el auditor podría decidir realizar la circularización en forma personal, ya que de tratares de personas campesinas o con limitantes para entender el objetivo de la prueba podría causarles dudas al malinterpretar la solicitud de confirmación del auditor y pensar que se trata de reclamos o cobros de sus saldos. Postura de la Gerencia respecto a la circularización: La

postura

de

la

gerencia

de

la

empresa

auditada

respecto

a

la

Circularización es importante ya que suele ser un indicio de la buena voluntad o no de ésta porque el auditor realice su trabajo a través de la obtención de información ajena a los registros contables de la empresa bajo revisión. La postura que la Gerencia y en general la administración de un n e g o c i o adopte en relación a la circularización realizada por un auditor independiente puede ser resumida como se muestra a continuación: 

Colaboración



Apatía



Renuencia

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Colaboración: Generalmente el auditor cuenta con la colaboración de la administración del negocio para realizar sus pruebas, lo que facilita en buena forma la preparación, envió y recolección de la información. Sin embargo, el auditor siempre deberá mostrar diligencia y cuidado profesional en la realización de su trabajo para que la circularización de saldos así como al resto de sus pruebas cumplan su cometido.

Apatía: Existen también casos en que la colaboración no siempre es brindada a l auditor porque quizá la administración del negocio auditado no entiende la importancia de esta técnica de auditoría.

En estos casos el auditor deberá

comunicar los objetivos de la prueba de circularización de saldos a la Gerencia y lo primordial que significa para su trabajo al obtener confirmación procedente de terceros.

Renuencia: Así mismo, es posible que la administración del negocio muestre renuencia a prestar la colaboración necesaria para que el auditor confirme saldos parcial o totalmente porque crea que no le conviene a sus intereses.

Si la

administración acepta que se lleve a cabo la circularización en forma parcial y logra justificar su postura, el auditor debe evaluar las razones que expone el cliente y decidir si las mismas son válidas y no afectan en forma importante los saldos de los Estados Financieros, en cuyo caso bastara con documentar tal situación en sus papeles de trabajo. Por otra parte si el auditor cree que no se le han facilitado todos los registros contables o la colaboración por parte del personal de la empresa auditada para poder desarrollar sus pruebas y no es posible satisfacerse de la 16

razonabilidad de las cifras por otros procedimientos supletorios de auditoría, podrá emitir una opinión con salvedad o bien abstenerse de opinar, dependiendo del grado de importancia del rubro no circularizado en relación a los Estados Financieros sujetos a revisión, argumentando limitaciones en al alcance de su trabajo. La base técnica para el tratamiento de esta situación se encuentra en l a norma No. 10 del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores q u e t r a t a e l d i c t a m e n s o b r e E s t a d o s F i n a n c i e r o s a u d i t a d o s . D i c h a n o r m a establece en el párrafo No. 46 “Opinión con Salvedad” que: “Algunas circunstancias pueden requerir una opinión con salvedad” y específica que esta opinión se expresa cuando “No hay suficiente evidencia importante o hay restricciones en el alcance de la auditoria, que han llevado al auditor a la conclusión de que no puede expresar una opinión sin salvedades,

y

que

tampoco

va

a

abstenerse

de

opinar”.

Complementariamente el párrafo No. 48 que trata sobre “Limitación en el Alcance” indica al auditor independiente que: “Las restricciones en el alcance de su auditoría, sean impuestas por el cliente o por las circunstancias (tales como limitación de tiempo para ejecutar el trabajo, imposibilidad de obtener evidencia suficiente de algún asunto, o registros contables inadecuados), pueden ocasionar que el auditor emita una opinión con salvedad o abstención de opinión".

EVALUACION Y DOCUMENTACION EN PAPELES DE TRABAJO Una de las funciones más importantes que tiene a cargo al auditor, es el de realizar

la

evaluación

de

circularización d e s a l d o s .

la

información

obtenida

a

través

da

la

Así mismo, deberá verificar que exista

e v i d e n c i a s u f i c i e n t e y competente que respalda el trabajo realizado por sus auxiliares. Este trabajo puede llevarse a cabo por medio de los siguientes lineamientos: 17

Base y selección de los saldos a circularizar la evaluación del trabajo de circularización debe empezar por determinar si la base tomada para realizar el trabajo dará como resultado la obtención de la información requerida o si por el contrario se necesita efectuar cambios a la planeación. La

base

para

realizar

la

circularización

de

saldos

depende

de

las

circunstancias en que se ejecuta el trabajo y puede consistir en tomar determinados grupos homogéneos del universo como por ejemplo aquellos que excedan de d e t e r m i n a d a c a n t i d a d o b i e n q u e p r e s e n t e n " x " días de antigüedad.

E l supervisor del trabajo de auditoría deberá

evaluar también que la selección de los saldos tomados individualmente corresponda a los de la base definida y que no se hayan dejado saldos de dicha base sin circularizar.

Otro de los aspectos que debe tener en cuenta el auditor al evaluar su trabajo de circularización, es de cotejar la totalidad de las cuentas a ser confirmadas c o n l o s registros contables y los Estados Financieros así como que las direcciones de los clientes y/o proveedores sean las correctas y estén actualizadas.

Origen de las respuestas El auditor debe asegurarse que las respuestas recibidas por los s a l d o s confirmados provengan de las áreas o distritos a donde fueron enviados, con el fin de evitar cualquier posible manipulación de terceros. En caso de confirmaciones enviadas al exterior, tal prueba puede ser realizada fácilmente por medio de observar que el remitente y las estampillas postales adheridas a los sobres correspondan al lugar donde fue enviada la solicitud por el auditor.

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Alcance de la circularización: Una vez se ha recibido la totalidad de las respuestas de la confirmación, el auditor deberá evaluar los resultados obtenidos con el fin de definir si e l alcance con el cual se realizó el trabajo fue el adecuado o si debe de efectuar un cambio al mismo. En caso de que el alcance consista en un monto determinado, y el auditor obtenga exceso o faltante de información a través de la circularización, podrá redefinir dicho alcance, disminuyendo o aumentando al mismo. Al considerar ampliar el alcance de la prueba, el auditor debe tener presente e l c o s t o q u e e l l o i m p l i c a y e l t i e m p o q u e d e b e r á i n v e r t i r p a r a l o g r a r t a l objetivo. Formatos Utilizados Los formatos utilizados para la circularización deben ser evaluados por el auditor previo a su uso, ya que los mismos deben ser claros, concisos y no prestarse a dudas o malinterpretaciones por parte de las personas o empresas circularizadas.

Además, deben solicitar información que sea identificable y de fácil

respuesta para el que confirma.

Para

mayor

facilidad

en

la

respuesta,

se

acostumbra

que

a

la

s o l i c i t u d d e confirmación se adjunte un sobre previamente porteado con indicación del apartado postal o dirección donde deberá remitirse la información requerida, q u e d e b e s e r l a d e l d e s p a c h o d e l a f i r m a d e l a u d i t o r p a r a l o g r a r q u e l a respuesta sea independiente y objetiva. Existe

una

gran

variedad

de

formatos

para

realizar

confirmaciones,

dependiendo de la naturaleza del saldo que se planea solicitar. Cada uno de ellos a pesar de que por lo regular consisten en formas pre-impresas, deben s e r adaptados al tipo de negocio o persona que se confirma por lo que el auditor debe estar en constante evaluación de sus formatos utilizados y llevar a cabo los cambios que estime convenientes a modo de que los mismos le proporcionen el máximo de utilidad en la recusación de la información. 19

Sumaria de Circularización Se le denomina así a la cédula de trabajo que reúne la circularización d e determinada cuenta con el objeto de mostrar los resultados obtenidos. En esta cédula se indica el total del saldo de la cuenta, el porcentaje circularizado de la misma y el resultado de dicha circularización, mostrando el porcentaje y v a l o r d e las respuestas recibidas conformes, las inconformes y las no contestadas.

En

vista

que

se

trata

de

una

cédula

sumaria

de

una

prueba

s u s t a n t i v a , s e acostumbra dejar un espacio destinado para la conclusión de la circularización a la que llegó el auditor que desarrolló al trabajo.

En caso de ser

necesario, la cédula sumaria de circularización indica también al trabajo supletorio llevado a cabo por el auditor para lograr satisfacción de auditoría.

Respuestas recibidas conformes El auditor debe evaluar las respuestas recibidas conformes y determinar si estas le brindan los elementos necesarios que le permitan confiar en l a información recabada observando los siguientes lineamientos a) Que hayan sido recibidas directamente por el auditor b) Que muestren nombre y firma de un funcionario de la empresa confirmada con un adecuado nivel jerárquico dentro de la misma. c) Que muestre sello de la empresa confirmada y fecha de emisión de la respuesta. d) En caso de auditorías recurrentes, debe chequear selectivamente algunas respuestas y observar la forma en que fueron confirmadas en periodos anteriores.

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Respuestas recibidas inconformes El auditor debe prestar atención especial a esta clase de respuestas ya que por tratarse de evidencia procedente de terceros, cualquier inconformidad u observación puede ser indicio de errores contables o situaciones que lleven a detectar

irregularidades

importantes

en

los

Estados

Financieros

s u j e t o s a revisión.

Las respuestas recibidas inconformes pueden originarse por partidas o movimientos que pertenecen a periodos diferentes de registro entre los libros contables de la empresa auditada y los de la empresa o persona que confirma, por lo que en estos casos no se necesita correr ajustes contables.

Sin embargo, existe la posibilidad de errores u

omisiones importantes en los registros de la empresa auditada que se reflejan al momento en que el auditor compara la información recibida versus los registros de la empresa sujeta a revisión. En estos casos si la diferencia es importante, el auditor procede a realizar los ajustes necesarios en sus papeles de trabajo que luego serán discutidos con la Gerencia de la empresa auditada:

Sin Respuesta En ocasiones las confirmaciones sin respuesta son las que mejor ilustran al auditor sobre potenciales fraudes e irregularidades en los Estados Financieros. Es por ello que el auditor debe estar atento e investigar oportunamente las razones que impidieron obtener la confirmación de las personas o empresas circularizadas y de persistir esta situación recurrir a los siguientes procedimientos supletorios:

Emitir una Segunda Solicitud: El auditor debe enviar una nueva solicitud de confirmación con alguna

indicación que de la idea sobre la urgencia de la respuesta,

pudiendo utilizar u n s e l l o c o n l a l e ye n d a i g u a l o s i m i l a r a l a s i g u i e n t e : 21

“ S e g u n d a S o l i c i t u d ” Agradeceríamos su respuesta a la brevedad posible”. Con el objeto de tener un control sobre el particular, el auditor debe anotar la fecha en que envió la primera y segunda solicitud así como si consiguió o no la respuesta requerida.

Otros Procedimientos Supletorios: Si a pesar de enviar una segunda solicitud de confirmación el auditor no logra obtener respuesta, debe proceder a realizar otros procedimientos supletorios con el debido cuidado profesional dado las circunstancias. E n t o d o m o m e n t o , d e b e s e r e l b u e n j u i c i o d e l a u d i t o r e l q u e d e f i n a l o s procedimientos supletorios que serán utilizados, basándose en su experiencia, el conocimiento acumulado del negocio y la planeación del trabajo.

A continuación se presentan los procedimientos supletorios comúnmente utilizados por el auditor durante la revisión de Estados Financieros



Confirmación Personal

Uno de los procedimientos supletorios que el auditor puede utilizar es el de realizar una visita personal a las personas o empresas cuyas respuestas no han sido recibidas y tratar de conocer las causas que originan tal situación. Este procedimiento es por lo general muy efectivo y rápido pero puede resultar costoso si las distancias a recorrer para poder realizar la visita personal son grandes. 

Pagos o cobros posteriores

Se le puede dar validez a los saldos que no fueron confirmados a través de realizar pruebas de pagos o cobros posteriores. El juicio del auditor se basa en que si por ejemplo una cuenta por cobrar a fecha de cierre es cancelada días después y el auditor puede examinar el recibo de ingreso y cotejarlo por medio d e u n d e p ó s i t o b a n c a r i o a l e s t a d o d e c u e n t a r e s p e c t i v o , e n t o n c e s p o d r á concluir que 22

tal saldo a fecha de cierre es válido.

Similar situación se aplica para las

cuentas por pagar, donde el recibo de caja del proveedor y el cheque Voucher de la empresa auditada evidenciarán la existencia de la cuenta por pagar a fecha de cierre.

Examen de documentación El auditor podrá realizar un examen de documentación para cerciorarse sobre la veracidad de los saldos que no fueron confirmados a través de r e v i s a r contratos, facturas, asientos de contabilidad, etc.

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CONCLUSIONES

El auditor pedirá a la empresa que redacte cartas (circularización) a los clientes que estime, según su criterio profesional, para poder obtener evidencia suficiente sobre las cuentas. El total de saldos que debe contemplar el auditor para circularizar, estará formado por los saldos de los deudores; clientes, efectos comerciales a cobrar; efectos comerciales descontados y otros saldos. Las Circularizaciones enviadas por el auditor, estarán en función de los resultados obtenidos en el control interno.

En Auditoria la circulación de saldos se puede

determinar con un cierto grado de

seguridad, que las operaciones al contado y los saldos de cuentas y son las operaciones que llevan controles internos y externos en buenos manejos.

El auditor podrá realizar un examen de documentación para cerciorarse sobre la veracidad de los saldos que no fueron confirmados a través de r e v i s a r contratos, facturas, asientos de contabilidad, etc.

Se puede Documentar la evaluación detallada de los sistemas, las revisiones de transacciones y las pruebas de cumplimiento.

Se puede Mostrar que el trabajo de los auditores en circularización debidamente supervisado y revisado

puede ser

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BIBLIOGRAFIA

1. La circularización como técnica de auditoría. Tesis para recibir el título de Licenciado en la carrera de Contador Público y Auditor 2. P r i n c i p i o s y p r o c e d i m i e n t o s d e a u d i t o r í a .

Biblioteca de

c o n t a b i l i d a d superior. Arthur W. Holmes, C.P.A.; UTEHA segunda edición 1987. 3. Enciclopedia de la Auditoria.

Grupo editorial OCÉANO, Edición

española1998. 4. Auditoría de Estados Financieros Lic.

Esperanza de Morales USAC

2,010. 5. Apuntes de Auditoria. Juan Carlos Mirra Navarro, Versión 2.0 2006.

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MODELO DE CIRCULARIZACION DE ABOGADOS

[Membrete de la empresa] [Fecha]

[Nombre y dirección del abogado]

Ref.: Pedido de información sobre gestiones, juicios, etc. al [fecha de cierre del ejercicio].

De nuestra consideración:

Con motivo del examen de nuestros Estados Contables al [fecha de cierre de ejercicio] que practican nuestros auditores XX & ASOCIADOS, mucho agradeceremos se sirvan informarles directamente sobre los siguientes puntos que sean de su conocimiento:

1.- Existencia de juicios o gestiones judiciales o extrajudiciales a favor o en contra de esta sociedad, con indicación de su denominación, concepto, monto actualizado al [fecha de cierre del ejercicio], situación actual, porcentaje de probabilidad de resolución a favor o en contra, existencia de seguros y monto cubierto al [fecha de cierre de ejercicio], honorarios y costas a nuestro cargo.

2.- En caso de existir cobros a cuenta, rogamos indicarlos e identificar su imputación (monto afectado a capital, actualización, intereses, etc.).

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3.- Una lista que describa la naturaleza y los importes de cualquier juicio terminado, o arreglos extrajudiciales, en que la compañía haya sido parte, desde comienzo del ejercicio hasta la fecha de su contestación.

4.- Cualquier otra información de una naturaleza semejante que haya llegado a llamar su atención y que en su opinión requiera ser mostrada en nuestros estados contables, los cuales se presentan a nuestros accionistas, acreedores, inversionistas potenciales u otros que puedan hacer uso de los mismos.

5.- Montos adeudados por nosotros a vuestro Estudio Jurídico al [fecha de cierre de ejercicio].

Toda la información arriba solicitada se refiere al [fecha de cierre de ejercicio], pero agradeceremos que su respuesta comprenda los hechos o actos que puedan proporcionar nuevos elementos de juicio, producidos entre dicha fecha y la fecha en que emitan su informe.

Sírvanse enviar por correo su respuesta a:

XX & ASOCIADOS Quilmes 2006 (1000) – C.A.B.A.

Sin otro particular, y agradeciendo por anticipado su especial atención a este pedido, saludamos a ustedes muy atentamente.

[Sello y firma] 27

MODELO DE CIRCULARIZACIÓN DE BANCOS Cuenta Corriente

[Membrete del cliente]

[Fecha]

[Denominación y dirección del banco]

De nuestra consideración:

A los efectos de una comprobación general estimaremos quieran hacer conocer a nuestro auditores XX & ASOCIADOS, el saldo de nuestra Cuenta Corriente Nro. -------------- Al [fecha de cierre de ejercicio]. Asimismo, solicitamos nos informen acerca de las siguientes operaciones a la fecha antes mencionada:

1) 2) 3) 4) 5) 6)

Plazo fijo: importe, vencimiento, tipo. Documentos descontados. Obligaciones a sola firma en moneda nacional y/o extranjera. Valores al cobro: cheques y/o documentos. Documentos entregados en caución: saldo y créditos que garantizan. Avales y/o garantías otorgadas.

7) Documentos en Caución vencidos al [fecha de cierre de ejercicio] y a aplicarse a la cancelación del préstamo que garantizan. 8) Exportaciones y/o importaciones. Cartas de crédito/Cobranzas. 9) Valores en custodia. 10) Asuntos legales. 11) Nómina de las personas autorizadas, Clase de poder, en caso de corresponder. 12) Otros.

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Si no existiera saldo en cuenta corriente y/u otro tipo de operaciones al [fecha de cierre de ejercicio], rogámosle informar igualmente haciendo conocer tal situación.

Sean tan amables de enviar directamente por correo su respuesta a:

XX & ASOCIADOS Quilmes 2006 (1000) – C.A.B.A.

Para su comodidad, si lo desean, pueden utilizar el Fax de nuestros auditores Nro. 4111-0000

Saludamos a ustedes muy atentamente.

[Sello y firma]

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MODELO DE CIRCULARIZACION A DESPACHANTES DE ADUANA

[Membrete del cliente]

[Fecha]

[Nombre y domicilio del despachante]

De nuestra consideración:

Con motivo del examen a nuestros estados contables al [fecha de confirmación], que practican nuestros auditores XX & ASOCIADOS, mucho agradeceremos se sirvan informarles directamente sobre los siguientes puntos que sean de su conocimiento:

1.- Detalle de exportaciones y/o importaciones en curso a la fecha citada, e importes de derechos y gastos pendientes de pago.

2.- Detalle de los bienes ingresados al país bajo el régimen de admisión temporaria (Decreto Nº1439/96 u otros).

3.- Montos adeudados por nuestra empresa a ustedes a [fecha de confirmación]

Sean tan amables de enviar su respuesta directamente a: XX & ASOCIADOS Maipú 942 - Piso 2 C1000 – C.A.B.A.

30

Para su comodidad, acompañamos un sobre timbrado y con la dirección impresa; o sírvanse utilizar el fax de nuestros auditores Nro. 4111-0000.

Sin otro particular, y agradeciendo por anticipado su especial atención a este pedido, saludamos a ustedes con la mayor consideración.

[Sello y firma]

31

MODELO DE CIRCULARIZACION DE CONFIRMACION DE DEUDORES

[Membrete del cliente]

[Fecha]

[Nombre y dirección del deudor]

De nuestra consideración:

Nuestros auditores XX & ASOCIADOS, están llevando a cabo una auditoría de nuestros estados contables. En consecuencia, y al solo efecto de verificar la exactitud de nuestras registraciones, nos permitimos pedirles tengan a bien suministrarles un estado de nuestras cuentas al [fecha de confirmación].

Después de firmar en el espacio provisto en la parte inferior, envíen directamente por correo su respuesta a:

XX & ASOCIADOS Quilmes 2006 C1000 – C.A.B.A.

Para su comodidad, acompañamos un sobre timbrado y con la dirección impresa, o sírvanse utilizar el Fax de nuestros auditores Nro. 4111-0000.

32

La presente no es un reclamo de pago y no persigue otro fin que el enunciado. Por tal razón, descontamos desde ya su cooperación, y aprovechamos la oportunidad para saludar a ustedes muy atentamente.

[Sello y firma]

Nº circular:…………. Nº de cuenta: ..........

Sean tan amables de confirmar A o B:

A: Nuestro saldo de $ al [fecha de confirmación], está de acuerdo con nuestros registros y se compone de la siguiente manera:

Cuenta Corriente $ Documentos

$

Anticipos

$

Otros

$

Total

$

B: El saldo que debíamos al [fecha de confirmación] era de $ . Adjuntamos la composición de nuestras cuentas, indicando las diferencias identificadas.

Sello y firma

Cargo del firmante

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MODELO DE CIRCULARIZACION DE CONFIRMACION DE PROVEEDORES

[Membrete del cliente] [Fecha]

[Nombre y dirección del proveedor]

De nuestra consideración:

Nuestros auditores XX & ASOCIADOS, están llevando a cabo una auditoría de nuestros estados contables. En consecuencia, y al sólo efecto de verificar la exactitud de nuestras registraciones, nos permitimos pedirles tengan a bien suministrarles un estado de nuestras cuentas al [fecha de confirmación].

Después de completar y firmar en el espacio provisto en la parte inferior, sean tan amables de enviar su respuesta, por correo, directamente a:

XX & ASOCIADOS Quilmes 2006 C1000 – C.A.B.A.

Para su comodidad, acompañamos un sobre timbrado y con la dirección impresa; o sírvanse utilizar el Fax de nuestros auditores Nro. 4111-0000.

Agradeceríamos que acompañen a su respuesta un resumen de nuestra cuenta, o una conformación del saldo adeudado.

34

Sin otro particular, saludamos a ustedes muy atentamente.

[Sello y firma]

Nº circular:…………. Nº de cuenta: .......... Señores XX & Asociados

Con respecto al pedido de saldos formulado por la firma [nombre del cliente] al [fecha de confirmación], les informamos:

Cuenta corriente

$...................

Anticipos

$...................

Documentos

$...................

Otras deudas

$...................

Sello y firma

Cargo del firmante

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MODELO DE CIRCULARIZACION A COMPAÑÍAS ASEGURADORAS

[Membrete de la empresa]

[Fecha]

[Nombre y domicilio de la compañía de seguro]

De nuestra consideración:

Con motivo de la revisión que llevan a cabo nuestros auditores XX & ASOCIADOS, les agradeceremos remitir directamente a los mismos la siguiente información:

1.- Detalle de las pólizas en vigencia al [ fecha de cierre del ejercicio ], con los siguientes datos:

- Número de Póliza. - Riesgo Cubierto. - Monto de la cobertura. - Importe y vigencia de la prima.

2.- Saldo de cuenta de nuestra empresa con la suya al [fecha de cierre de ejercicio] indicando la composición de dicho saldo.

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3.- Monto de los reclamos presentados y pendientes de compañía al [ fecha de cierre de ejercicio ].

pago

por su

Para su comodidad, acompañamos un sobre timbrado y con la dirección impresa; o sírvanse utilizar el Fax de nuestros auditores Nro. 4111-0000.

Quedando a la espera de la información solicitada a la mayor brevedad, les saludamos muy atentamente.

[Sello y firma]

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