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Universidad Nacional de Tumbes Escuela Profesional de Administración

"Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación"

Universidad nacional de Tumbes Facultad de ciencias económica Escuela Profesional de administración

CICLO DEL SISTEMA DE UN HOTEL Alumnos :  Quevedo Cruz, Ronald Kevin  Rugel Huacal, Victor Oscar

Curso: Sistema de Información Gerencial

Docente: Dr. Jesús Merino Velásquez 2015

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INTRODUCCIÓN Hoy en día los sistemas de información basados en computadoras son el corazón de las actividades cotidianas y objeto de gran consideración en la toma de decisiones, las empresas consideran con mucho cuidados las capacidades de sus sistemas de información cuando deciden ingresar o no en nuevos mercados o cuando planean la respuesta que darán a la competencia. Al establecer los sistemas de información basados en computadoras deben tener la certeza de que se logren dos objetivos principales: que sea un sistema correcto y que este correcto el sistema. Ningún sistema que deje satisfacer ambos objetivos será completamente útil para la gerencia u organización. Los informes y las salidas producidas por el sistema deben ser precisos, confiables y completos. La función del Análisis puede ser, dar soporte a las actividades de un negocio, o desarrollar un producto que pueda venderse para generar beneficios. Es el Proceso de gestión para la creación de un Sistema o software, la cual encierra un conjunto de actividades, una de las cuales es la estimación, estimar es echar un vistazo al futuro y aceptamos resignados cierto grado de incertidumbre. Aunque la estimación, es más un arte que una Ciencia, es una actividad importante que no debe llevarse a cabo de forma descuidada. Existen técnicas útiles para la estimación de costes de tiempo. Y dado que la estimación es la base de todas las demás actividades de planificación del proyecto y sirve como guía para una buena Ingeniería Sistemas y Software. A medida que el tamaño aumenta, crece rápidamente la interdependencia entre varios elementos del Software. La disponibilidad de información Histórica es otro elemento que determina el riesgo de la estimación.

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OBJETIVOS



Dar a conocer que la creación y uso de un sistema basado en computadora pasa por un ciclo de vida de los sistemas y que los usuarios y los especialistas en información desempeñan papeles clave en cada fase.



Dar a conocer cuáles son los pasos que se deben de seguir en cada fase del ciclo de vida de los sistemas.



Dar a conocer la ingeniería de software asistida por computadora la cual es ilustrada herramientas para creación de sistemas que pueden apoyar las metodologías del ciclo de vida de los sistemas.

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CONTENIDO INTRODUCCIÓN....................................................................................................................................................2 OBJETIVOS............................................................................................................................................................3 LA FASE DE PLANIFICACIÓN..................................................................................................................................6 1)

Reconocer el problema...........................................................................................................................6

2)

Definir el problema..................................................................................................................................6

3)

Fijar los objetivos del sistema.................................................................................................................7

4)

Realizar un estudio de factibilidad..........................................................................................................7

5)

Preparar una propuesta de estudio de sistema......................................................................................8

6)

Aprobar o rechazar el proyecto de estudio...........................................................................................10

7)

Establecer un mecanismo de control....................................................................................................10

LA FASE DE ANÁLISIS...........................................................................................................................................12 1)

Anunciar el estudio de sistemas............................................................................................................12

2)

Organizar el equipo de proyecto...........................................................................................................12

3)

Definir las necesidades de información................................................................................................13

4)

Definir los criterios de desempeño del sistema....................................................................................15

LA FASE DE DISEÑO.............................................................................................................................................16 1)

Preparar el diseño de sistema detallado...............................................................................................16

LA FASE DE IMPLEMENTACIÓN...........................................................................................................................19 1)

Planear la implementación...................................................................................................................19

2)

Anunciar la implementación.................................................................................................................19

3)

Obtener los recursos de Hardware.......................................................................................................20

4)

Preparar la base de datos......................................................................................................................20

5)

Preparar las instalaciones físicas...........................................................................................................20

6)

Educar a los participantes y usuario......................................................................................................21

7)

Corte y cambio al nuevo sistema..........................................................................................................21

LA FASE DE USO..................................................................................................................................................22

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LA FASE DE PLANIFICACIÓN 1) Reconocer el problema

Hospedaje Florian brinda el servicio de alojamiento, el cual se caracteriza por ser un servicio personalizado; es decir, se concentra en la satisfacción de las necesidades del cliente y la disposición de nuestro personal las 24 horas del día, cuenta con 44 habitaciones distribuidas en las dos plantas, de las cuales 24 son simple, 16 doble, 16 matrimoniales y 4 triples. Se ha identificado que existe una demora en el manejo del registro de los huéspedes, ya que el procedimiento se realiza manualmente, es decir se registra en una ficha la cual contiene los datos del cliente, las características de las habitaciones, el precio, el número de huéspedes, la hora de entrada y salida, entre otros servicios adicionales. El problema es la demora en el manejo del registro de los huéspedes lo que ocasiona retraso en la atención y malestar al cliente atendido; y a los clientes en espera.

2) Definir el problema En el área de recepción se están observando los siguientes problemas:  En la actualidad se maneja el registro de los huéspedes de manera manual a través de un libro.  No se cuenta con una base de datos de los clientes que proporcione información rápida.  Pérdida de tiempo al no contar con una base de datos.  No se cuenta con un adecuado control en el registro de ingreso de los huéspedes.

3) Fijar los objetivos del sistema

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

Minimizar el tiempo que se utiliza para el registro de los clientes.



Proporcionar información rápida y actualizada de los clientes.



Información del reporte de las habitaciones ocupadas durante el mes.



Control en el registro de ingreso de huéspedes durante el mes

4) Realizar un estudio de factibilidad  Técnica: La empresa cuenta con un equipo de cómputo que nos permite instalar un sistema más ágil para el registro de los huéspedes. Asimismo se cuenta con un antivirus actualizado por tener internet lo que permite darle seguridad a la base de datos que se almacenará.  Rendimiento económico: Comparando con los costos que abarcaría la implementación del sistema con los beneficios no solo de registrar eficientemente lo clientes con mayor rapidez y llevar el control estricto para el registro. Se reducirá los costos de compra del libro de registro.  Rendimiento no económico: Implantando este sistema se contara con una base de datos actualizada de los clientes entrantes al hospedaje así mismo se tendrá información rápida sobre la disponibilidad de habitaciones y se brindara un rápido registro de nuevos huéspedes.  Legal y ética: El uso del sistema está dentro del marco legal y ético por ser un programa de control interno y de uso eficiente de la información no va contra ninguna normativa legal impuesta en el país y por ende su uso no está en contra de ningún principio de ética.  Operativa: Para el buen uso del sistema se requiere el ingreso ordenado y correcto de los datos respectivos así mismo tener conocimiento de los

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parámetros y procesos a lo que está inmerso cada uno de ellos. Por ello se contará con el apoyo y capacitación de las personas que crearon el sistema.  De programación: La implementación del sistema si se llevara a cabo dentro del tiempo previsto, realizando todas las coordinaciones y ajustes necesarios del mismo.

5) Preparar una propuesta de estudio de sistema

Resumen ejecutivo El sistema SRH-HF que se implementara permite no solo tener una base de datos actualizados que manejará internamente la empresa sino además permitir a la empresa tener conocimiento de cuantas habitaciones y de qué tipo están disponibles, asimismo por ser una base de datos se obtendrá información sobre aquellos problemas más comunes que presentan. Por ellos se requiere contar con personal que tenga conocimientos de computación para ser capacitados y adiestrados en el manejo del sistema. Objetivo y restricciones del sistema El sistema tiene como prioridad el manejo rápido y eficiente de la información para tomar decisiones, asimismo la reducción en el tiempo empleado para el registro de los huéspedes, para ello se requiere contar con una PC que cuente estrictamente con un antivirus actualizado para mantener la información de manera segura. El sistema solo será de uso interno y por el personal designado para su manejo el cual se encargara de controlar cada registro y su proceso. Proyecto de estudio de sistema recomendado -

Tareas a realizar |

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*

Estudiar los formatos de registros actuales.

*

Analizar la información requerida para proceder al registro.

*

Identificar los tipos de habitación con los que cuenta el hospedaje.

*

Obtener información sobre la tarifa correspondiente a cada tipo de habitación.

Recursos humanos requeridos Se requiere contar con 2 personas para reconocer las necesidades vitales que requiere el área de recepción, en este caso se identificara el problema de la demora en el registro del huésped y el tiempo que requiere para encontrar información relacionada con la disponibilidad de habitaciones. Impacto esperado del sistema El impacto que se espera tenga la implementación y posterior uso del sistema es el eficiente manejo del registro de huéspedes, así mismo tener un mayor conocimiento de las habitaciones que están disponibles, información que nos servirá para la toma de decisiones. -

Impacto sobre las operaciones de la empresa Con respecto a la operación dentro de la empresa será de gran ayuda para reducir el tiempo que lleva registrar a los huéspedes, la búsqueda de información respecto a un cliente y a las habitaciones y además la reducción de los papeles de trabajo dentro del área de recepción.

6) Aprobar o rechazar el proyecto de estudio

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El sistema planteado si responde a las expectativas de reducir el tiempo en el registro de huéspedes y de la espera que lleva al requerir una información, así mismo permitirá obtener datos para la toma de decisiones.

7) Establecer un mecanismo de control Para evaluar el impacto de la incorporación del Sistema para la implementación de un registro computarizado de huéspedes y habitaciones, el mismo que se detalla a través de actividades establecidas con tiempos determinados para el logro del objetivo mencionado con anterioridad.

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Sub tareas

Responsable

Tiempo estimado (días – personas)

Identificar los criterios del

Recepcionista

5

registro Identificar la información

Recepcionista y Jefe

3

requerida

de piso

Preparar la documentación para el sistema Diseñar la base de datos (Tarifas y tipos de habitación) Revisar diseño

Recepcionista

3

Ingeniero de Sistemas y recepcionista Recepcionista e

6 2

Ingeniero de Sistemas Codificar el programa

Ingeniero de

3

Sistemas Aprobar el programa Administrador

Preparar base de datos

2

Ingeniero de Sistemas y recepcionistas

4

Educar a los encargados del área

Ingeniero de

4

Sistemas Corte y cambio al modelo

Administrador

5

nuevo. |

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Supervisión del avance del proyecto Una vez establecido el programa del proyecto, para poder requerir la información necesaria para la medición del control se obtendrán los reportes generados por el propio sistema SRH-HF, los mismos que nos ayudarán a ser más efectivo los procesos de registro, asignación y disponibilidad de habitaciones para que los huéspedes se sientan satisfechos.

LA FASE DE ANÁLISIS 1) Anunciar el estudio de sistemas Las medidas que la gerencia tomara para asegurar la cooperación de los empleados, para evitar temores de estos respecto a la forma como la computadora podrían afectar su trabajo. Son las siguientes:  Se establecerá un cronograma de reuniones para informar sobre el uso y beneficios del sistema.  La gerencia puede reunirse con los empleados en sesiones individuales o de grupo y puede usar material escrito como boletines de la empresa para anunciar el estudio.

2) Organizar el equipo de proyecto El equipo de este proyecto estará conformado por el Administrador del hotel, el ingeniero de sistemas (sólo para el diseño del software) y los recepcionistas quienes harán la descripción y mención de cada uno de los requisitos necesarios que deberá contener el sistema; a continuación detallaremos las actividades que desempeñarán cada uno de ellos: |

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Cargo en el proyecto Administrador

Funciones a realizar Analizar el impacto que tendrá la implementación de este nuevo sistema. Autorizará

la

implantación

del

sistema,

y

previa

coordinación con el recepcionista establecerán la manera de cómo debe operar el sistema. Programador de

En

sistemas

administrador y el recepcionista, diseñará el software que

(Ingeniero de sistemas)

base

a

la

información

proporcionada

por

el

simplificará y agilizará las actividades desempeñadas en el hotel.

Recepcionista

Suministra toda la información recabada de cada una de las

(Operadores)

actividades que se desean simplificar (registro de huéspedes, estado de habitaciones, ocupación).

3) Definir las necesidades de información Las actividades diarias se manejan mediante un sistema de registro manual (Sistema Tradicional), el mismo que contiene los datos más importantes de los huéspedes; estos formatos nos ayudan a poder ejercer la actividad de control diaria del hotel, así como a manejar una base de datos propia del hotel en la que se detallan los siguientes datos:  Datos del Huésped  Nombre completo del huésped  Numero de Documento de Identidad Nacional (DNI)  Sexo

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 Nacionalidad  Fecha de Ingreso al Hotel  Periodo pronosticado de estancia  Fecha de partida del hotel  Número de personas que lo acompañan  Número de Menores de edad (Niños-Bebes)  De la Habitación  Número de habitaciones  Características personalizadas  Tipo de habitación  Tarifa a cancelar  Número de camas adicionales  Ubicación Cada huésped al hacer efectivo su ingreso al hotel, se le proporciona una ficha debidamente codificada para que proceda al llenado de datos, con la finalidad de que ésta información quede para la base de datos. El hotel maneja una base de datos de aproximadamente 600 huéspedes quienes asisten de manera fluida al uso de los servicios, lo que trae como consecuencia a que se manipulen excesiva cantidad de papeles, los mismos que en muchas ocasiones en los cambios de turno de los recepcionistas tienden a traspapelarse y más aún cuando la afluencia de huéspedes es alta, no se sabe con exactitud el número de habitaciones disponibles ni mucho menos en el estado en el que se encuentran (Limpias, sucias, fuera de servicio). |

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El formato de registro del que se hace uso en el hotel es el que se muestra a continuación:

4) Definir los criterios de desempeño del sistema Una vez definidas las necesidades de información del administrador ya es posible especificar en términos exactos qué es lo que debe lograr el sistema:  Agrupar a los huéspedes por orden alfabético con sus datos (número de teléfono, dirección, documento de identidad) por tipo de habitación, con todas sus características (tipo, características, tarifas, ubicación).  Agrupar cronológicamente las fechas de entrada y salida de los huéspedes, esta operación se realizara semanalmente para tener un mejor control.  Seleccionar a los huéspedes que acuden con mayor frecuencia para brindarles beneficios.  Especificar los ingresos que se reciben por habitación

y otros servicios

complementarios

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LA FASE DE DISEÑO 1) Preparar el diseño de sistema detallado. Antes de diseñar el software, haremos uso del Excel para diseñar un formato el cual simplificará el proceso de registro, control y estado de las habitaciones. Este programa contendrá información interna importante para la empresa y para la toma de decisiones; una base de datos actualizada que se manejara de manera computarizada y que se actualizara diariamente según el movimiento diario del servicio. El sistema permitirá además que el administrador tenga conocimiento a mayores detalles y controlará los ingresos percibidos por el servicio. El sistema que se busca implantar deberá contener la siguiente información:



Control total de habitaciones, El usuario puede definir cada una de las habitaciones del hotel y alimentar su detalle, como máximo número de huéspedes, si es posible fumar o no, así como las categorías a la que cada una pertenece (Simples, Dobles, Triples y Matrimoniales).

Asimismo, es posible definir

características específicas de cada habitación a fin de facilitar la búsqueda posterior a la hora de la reservación; el sistema permite localizarla de una manera rápida y eficaz a fin de crear la reservación. 

Gestión de reservaciones, El sistema está diseñado de tal forma que es muy sencillo generar reservaciones mientras la persona en la recepción habla con el |

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huésped. Permite ingresar la información del huésped como teléfonos, dirección, datos de facturación, información sobre tarjetas de crédito, etcétera. Toda esta información es almacenada en la base de datos del sistema para futuras referencias aún cuando el huésped ya haya salido del hotel. Se genera una confirmación de reservación la cual puede ser impresa y enviada al huésped para su registro en el momento de presentarse en el hotel, la cual es controlada por un número de reservación consecutivo. 

Control de tarifas. El sistema permite definir tarifas a nivel habitación o a nivel categoría, para fines de semana y para días entre semana. Además es posible definir un calendario de tarifas especiales para periodos vacacionales o de alta ocupación, como Semana Santa o fin de año. Por último, es posible aplicar tarifas para una fecha en especial a una reservación específica.



Estado de cuenta, El sistema permite llevar un estado de cuenta para cada registro, permitiendo gestionar los movimientos que el huésped genere durante su estancia. Es totalmente configurable, de tal suerte que es posible llevar un control por cada cargo hasta el nivel deseado, por ejemplo, cargos por lavandería, por teléfono, etc. El sistema muestra el estado de cuenta en un reporte claro y conciso, el cual es generado en cualquier momento. Por medio del estado de cuenta es posible controlar todos los gastos y pagos de cada huésped.



Salida del huésped. A la hora del check-out, el usuario del sistema puede ver todos los cargos del huésped y aplicar los pagos. A guisa de control administrativo, no es posible efectuar una salida hasta que la cuenta haya sido saldada.



Facturación. Generación automática de facturas en base a la información de la estadía del huésped, así como capacidad para generar facturas manuales. El formato de las facturas puede ser adecuado para las necesidades específicas de cada hotel directamente por el usuario en base a una codificación de formatos de impresión muy sencilla e intuitiva.

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Reportes. El sistema genera una serie de reportes en base a la información sobre huéspedes, habitaciones y reservaciones. La información generada se puede categorizar en cuatro diferentes áreas: o

Catálogos. Vaciado de todas las tablas maestras del sistema: habitaciones, huéspedes, categorías, características, etcétera.

o

Procesos. Datos de los diferentes procesos, como reporte de confirmación de reservación, reportes de estados de cuenta, reportes de ocupación actual, etcétera.

o

Estadísticos. Información estadística en base a la información existente, como huéspedes más recurrentes, fechas de mayor ocupación, habitaciones con más ocupación, tarifas más utilizadas, ingresos percibidos durante el mes, etcétera.



Multiusuario. Es posible designar accesos por medio de claves y contraseñas, así como definir qué usuario tiene acceso a que parte del sistema, a fin de evitar cambios no autorizados por la gerencia. Esta parte puede ser deshabilitada si la gerencia del hotel así lo desea.

En resumen, los ítems que contendrá el programa diseñado en Excel:

Sistemas

Tablas

Módulos

Reportes

Herramientas

Ventanas

Ayuda

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LA FASE DE IMPLEMENTACIÓN 1) Planear la implementación. Para implementar el sistema, lo primero que se diseñara es un manual el cual contendrá de manera descriptiva el manejo del software, con cada una de las opciones descritas para su utilización; el mismo que servirá como guía al personal encargado (Recepcionistas) para manejar el sistema. Paralelo al diseño del manual se tendrá que capacitar a los recepcionistas quienes harán uso del sistema, realizando simulaciones para detectar los posibles problemas que se le pudiesen presentar durante su manejo. Es así que antes de implantar definitivamente el nuevo sistema, el administrador es quien deberá autorizar y dar luz verde para el corte definitivo del sistema tradicional (registro manual); de la misma manera los datos de todos los registros manuales con los que contábamos se ingresarán a la base de datos para una mejor utilización y control.

2) Anunciar la implementación. Para anunciar la decisión de implementar el sistema la gerencia realizara una reunión oficial, la cual no solo les comunicara la decisión de implementación, sino que mediante dicha reunión se pedirá el compromiso de todos los implicados para realizar las operaciones eficientemente, mostrándoles los beneficios que se obtendrán con el programa.

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3) Obtener los recursos de Hardware o

Sistema operativo: Windows 7 con Google Chrome. Se recomienda Windows XP

o

Espacio en disco: 250 Gb en el disco del sistema y para la base de datos (que puede estar en otro dispositivo).

o

Sentinel: Requiere un puerto USB disponible

o

Resolución mínima de monitor: 800x640 con profundidad de 256 colores.

o

Soporte a redes: Cualquier red soportada por el sistema Windows 7 que permita compartir carpetas.

o

Base de datos: El diseño original está en MS Access 2010, pero puede ser migrado a cualquier gestor de bases de datos que soporte ODBC (SQLServer, Oracle, Informix, Paradox, DB2, etc).

4) Preparar la base de datos. El encargado de la recolección de toda la información será el recepcionista, quién tiene un contacto directo con cada uno de los huéspedes; esta información deberá alcanzarla al Administrador. Ésta información tendrá que ser ingresada al sistema diseñado por el programador para la generación de la base de datos que ayudará a simplificar las labores del hotel.

5) Preparar las instalaciones físicas Dentro del área de recepción instalaremos el equipo de cómputo el mismo que contendrá el nuevo sistema para el registro computarizado de huéspedes.

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6) Educar a los participantes y usuario El Programador a través de una charla por 4 días consecutivos capacitará a los recepcionistas detallándoles cada uno de los manejos del sistema, las diferentes opciones que se van a manejar para la obtención de los reportes que pudiese solicitar el administrador del hotel.

7) Corte y cambio al nuevo sistema Una vez autorizado la implementación del nuevo sistema, procederemos a su instauración en la recepción, pero no de manera radical; sino que primero se harán pruebas piloto con los recepcionistas para detectar cuales podrían ser las deficiencias o desperfectos que pudiese presentar el sistema durante su manejo.

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LA FASE DE USO A continuación se mostrara un ejemplo del software ya funcionando, los cuales permiten apreciar su facilidad de uso

Pantalla principal Se puede observar los diferentes colores (configurables por el usuario) para destacar reservaciones, registros y días entre y en fin de semana. Asimismo, se puede observar el despliegue de las tarifas para cada una de las habitaciones. El calendario permite visualizar cualquier semana en cualquier fecha y efectuar prácticamente todas las operaciones relacionadas con la reservación de una forma visual e intuitiva. A cada reservación le es asignada un número de folio consecutivo mantenido por el sistema; la información de los huéspedes es guardada aún cuando el huésped cierra su cuenta para generar información histórica.

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Cuadro de estadísticas facilitado por el software

Algunas de estas herramientas permiten al usuario preparar la documentación de manera detallada, comenzando con el panorama general e introduciendo gradualmente más detalles.

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