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• Pao Ceci Martinez

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INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE TURISMO. Campus Virtual

Materia: Auditoria Administrativa

Unidad 4: sistemas de control y auditoria administrativa

Introducción Para que una empresa en la industria turística pueda desarrollarse y tener crecimiento debe mantenerse a la vanguardia con los constantes cambios que se producen, ya sean en la infraestructura, servicios y publicidad que se le da a cada uno La siguiente actividad tiene como objetivo principal el desarrollar mediante una problemática proporcionada por la plataforma, como sería llevar una auditoria con la finalidad de dar soluciones a la problemática que en él se presenta.

Actividad 10 “Solución al caso” LECTURA Un restaurante se localiza en las cercanías de la zona arqueológica de Teotihuacán. Su especialidad son los molcajetes, preparados con variedad de carnes, nopales, salsa borracha, y servidos con tortillas de maíz y trigo. Además tiene una amplia carta de platillos mexicanos, y ofrece servicio de bufete diariamente. Se trata de un restaurante familiar, atendido y administrado por los dueños: dos jóvenes de la segunda generación de la familia. Tiene un equipo de seis meseros muy profesionales (aunque su dominio del inglés no es suficiente), y alrededor de cinco personas laborando en la cocina. El restaurante comercializa sus servicios principalmente con agencias de viajes y transportistas locales, lo cual le garantiza un flujo constante de comensales, aunque a veces irregular; los cuales son principalmente extranjeros. Es raro ver turistas nacionales comiendo en sus instalaciones, pues comentan que los precios son elevados. Tiene un aforo para aproximadamente 150 comensales, pero rara vez logra ocupar siquiera una tercera parte de su capacidad

al

mismo

tiempo.

Las

horas

de

trabajo

más

intensas

se

concentran entre la una y las cinco de la tarde, normalmente. Los únicos días en que las ventas suben considerablemente son dos: los equinoccios Sus precios son más económicos que los de su principal competidor, otro restaurante de la zona; sin embargo, no posee el encanto de aquél. Para hacer más atractivos sus servicios, el restaurante ofrece un espectáculo de música y danza prehispánica para amenizar la comida. A pesar de su larga trayectoria de más de 20 años, el restaurante no tiene una identidad empresarial bien definida, ni presenta una propuesta de producto diferenciado. Cuenta con distintivo H, obtenido a petición de las agencias de viajes, como requisito para operar sus servicios. Desde hace un par de años, el restaurante ha notado un descenso en las utilidades. El platillo que representa mayor utilidad para el restaurante es el

molcajete, que tiene un precio de $180 pesos. El restaurante ofrece a los guías una comisión por cada comensal que solicita este platillo, por lo que su venta depende en buena medida de la “labor” que haga el guía de turistas antes de llegar al sitio. Los ingresos por ventas no han asegurado un sano flujo de efectivo, por lo que los dueños han comenzado a dar días de descanso adicionales a sus meseros para evitar despedirlos. La competencia es mucha en la zona. Los restaurantes tratan de obtener más ventas con agencias ofreciendo comisiones más altas a los guías de turistas y conductores de grupo, de manera que algunos incumplen los acuerdos de venta formales, dejando de ir a

al restaurante que presenta la problemática,

ya que éste no posee la capacidad para ofrecer comisiones más altas.

Reflexiones El restaurante tiene una problemática bastante notable y el mayor causante es; no tener una identidad administrativa fija. ¿Cómo administrar un establecimiento con éxito si no tienes una administración como tal? Si bien tiene gran ingreso con su producto especial, o destacado pero no es suficiente para atraer al nuevo turismo. Sin organización y comunicación de todos los miembros que laboran, en especial los encargados, este establecimiento no tendrá futuro en poco tiempo, quebrara, no hay más. Muchas veces, estando dentro del equipo laboral de un establecimiento evita darse cuenta sobre las fallas, es decir, “como te ven del otro lado del mostrador, como te ven los clientes y competencia, donde están la fallas”. Ahí es donde radica la importancia la realización de una auditoria. Hipótesis Sí el Restaurante, mejora sus métodos de difusión de mercado con métodos más actuales e innovadores, incluyendo promociones con las agencias de transporte y de viaje, además sí genera una esencia única renovando instalaciones creando un platillo único. Podrá recibir aún más visitantes interesados en consumir alimentos y una buena experiencia en sus instalaciones.

Si tú fueras un auditor, cómo convencerías a la empresa para que se someta a una auditoría administrativa. Si fuese un auditor principalmente les mencionaría encargados del establecimiento los siguientes beneficios que obtendrían al dejar que les realice una auditoría: Identificar los fallos existentes en los diferentes procesos de gestión de la calidad de la organización. Lograr una mejora de la comunicación interna, pues a través de las reuniones informativas para transmitir los hallazgos de las auditorías internas, fomenta que el personal esté informado tanto de sus actividades como de las del resto. Esto evita el que se realicen acciones de forma incorrecta por falta de información. Detectar cuestiones que pueden llegar a ser graves, dando incluso lugar a sanciones en caso de incurrir en incumplimiento. Descubrir posibles oportunidades en lo referente a eliminación de residuos, lo cual es un aspecto que juega especial importancia en la eficiencia de la fabricación. Plantear las acciones correctivas y preventivas a aplicar a fin de poner solución a las no conformidades detectadas. Proponer recomendaciones para optimizar las prácticas de gestión de la calidad, logrando reducir costes. Finalmente se puede promover la mejora continua de los procesos de la organización, pues mediante las acciones correctivas y eliminación de problemas en conjunto con las acciones preventivas, es posible obtener importantes beneficios en el proceso en cuestión, es te caso la falta de ingresos monetarios óptimos para el restaurante.

Metodología Método de investigación El tipo de investigación que se utilizará será “Método de las funciones gerenciales y a su vez el método de la revisión del proceso administrativo” Utilizando un diseño transversal simple. Como fuente de datos se usarán algunas técnicas de observación, encuestas específicamente con el cuestionario como instrumento de recolección de datos. Nuestra muestra estará enfocada a un público objetivo de un ingreso adquisitivo promedio; y de clases sociales, media baja, media y media-alta El método implementado será el de la comunicación personal. Para ser aplicadas en la zona de Teotihuacán, específicamente a aquellos clientes activos que se encuentren consumiendo en el restaurante. Información a obtener Se utilizara un cuestionario con preguntas abiertas, Estas preguntas fueron pensadas para tener la mayor claridad posible para que no haya problemas en su interpretación. Análisis El método mediante el cual se procesará las repuestas será Excel, se extraerán los resultados de los datos recabados, los tabularemos, calcularemos los promedios. Cuestionario a aplicar Datos generales -Razón o denominación social -Giro u objeto. -Domicilio y teléfonos de oficina y plantas .Grupo económico -Problemas especiales que el restaurante haya tenido durante los últimos 5años. -Llevar acabo un recorrido de las instalaciones del restaurante. Datos comerciales -¿Cuál es la situación del restaurante con respecto al mercado que compite? -Enumerar los productos que vende el restaurante, sus características, condiciones, precios de venta y márgenes de utilidad bruta. -Clientes a quiénes van destinados los productos -¿Cuáles son sus principales materias primas?

Organización -Obtener organigrama general del restaurante -Obtener descripción de los principales puestos que se encuentran en el organigrama. -Pedir descripción de los sistemas contables y de costos. Datos de volúmenes .Número de empleados -Número de clientes -Número de personal a cargo Datos financieros -Utilidad neta -Ventas totales -Inventarios -Activos fijos -Razón de solvencia -Razón de capital de trabajo Guía de observación >El punto de Óptica es el Restaurante a cuestión >Observaciones desde el punto de vista de un comensal y Mesero >Los objetos a observar son los siguientes: Ambiente Decoración, iluminación, mobiliario, losa, cristalería, menú, métodos de servicio, personalidad de los meseros, música, rapidez de servicio, precios. Mesas Montaje, distribución, aforo, numeración, comodidad, flujo del servicio. Cliente Segmento de mercado Personal Uniforme, servicio de vino, conocimiento de idiomas, preparación y seguridad, ofrecimiento de productos para generar venta.

Guía de entrevista Describir su posición en la organización: ¿Cuáles son sus obligaciones y responsabilidades como jefe? ¿Con quién o con qué posiciones se comunica regularmente? ¿Qué factores tienden a facilitar la efectividad de su trabajo? ¿Qué inhibe su efectividad? Describa la forma en que son tomadas las decisiones en su organización ¿Qué decisiones toma Ud. normalmente? ¿Qué información necesita para tomar estas decisiones? ¿Son políticas formales o informales las que determinan cómo consigue la información? Describa los objetivos principales de su unidad o área. para este año ¿Cómo sabe la organización cuándo se ha hecho un buen o mal trabajo? ¿Cuál es el criterio para el éxito? ¿Cuáles son sus objetivos personales? ¿Qué estrategias de comunicación utiliza para lograrlos? ¿Para Ud., qué tipo de comunicación con otras unidades es necesaria en tu trabajo? ¿Cuáles son las mayores debilidades en comunicación que tiene su organización? ¿Cuál es para Ud. el mayor problema sin resolver que tiene la organización? ¿Qué le gustaría ver que se haga acá para mejorar la comunicación? ¿Por qué no se ha hecho todavía? ¿Cuáles son los mayores obstáculos? Sugerencias para mejorar la comunicación, ¿qué haría?

Conclusión Para la realización de esta actividad recurrí a mi experiencia cuando trabaje en un restaurante para que me ayudara de manera global como realizar los formatos que anexe en este trabajo. Es claro que para realizar una auditoria se necesita muchas horas de trabajo conjunto con el restaurante, para poder recaudar exitosamente la información para llevar acabo el análisis final.

Referencia Aula polivirtual (S.F) Auditoria administrativa; unidad 4 sistemas de control y auditoria administrativa. Consultado el 4 de febrero de 2020. Disponible en https://www.nsyp.aulapolivirtual.ipn.mx/mod/assign/view.php?id=2778

Aula polivirtual (S.F) Auditoria administrativa; unidad 5 informa global de auditoria. Consultado el 10 de febrero de 2020. Disponible en https://www.nsyp.aulapolivirtual.ipn.mx/mod/assign/view.php?id=2778