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• Russell Agama

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Caso Sistemas Pull MaderasComfort S.A. Desde que asumió la gerencia de la empresa hace

tres años Gustavo no ha dejado de

tener crecimiento. Esa suerte posiblemente no la tuvo su padre quien inició el negocio con un pequeño taller de carpintería a finales de los años 80. Posiblemente al inicio de su administración, su padre no estaba tan confiado de su decisión de eliminar cerca del 75% del catalogo y dedicarse específicamente al 25% de productos que en realidad representan cerca del 80% de la venta anual. Dentro de ese selecto grupo de productos se destacan los sillones reclinables, un producto estrella que ha representado de manera consecutiva en los últimos dos años cerca del 50% de su facturación anual. La explicación de este éxito pueda estar en el auge de mayor contenido en las plataformas digitales, junto con la ampliación de cobertura de internet que ha permitido a más personas pasar mayor parte de su tiempo de ocio en un cómodo sillón reclinable frente a las pantallas. Precisamente este concepto es el que se ha explotado en las cinco tiendas propias distribuidas entre Cuenca y Guayaquil donde los diseñadores presentan agradables salas o dormitorios con grandes pantallas y equipos de audio que pueden ser disfrutadas en uno de los sillones reclinables de la marca. El departamento de ventas lleva un registro y conoce que en un poco más del 80% de los casos el cliente no se puede resistir y concreta la venta luego de pasar unos minutos en los sillones de exposición. Sin embargo la experiencia en las salas de exhibición no lo es todo, los productos de MaderasComfort S.A. ofrece un excelente nivel de calidad con 5 años de garantía a un precio no mayor del 60% de lo que pueden ofrecer los productos importados. De hecho esto le ha permitido convertirse en proveedor de una de las tiendas de muebles más importantes del país que ha reconocido su calidad igual y en algunos casos mejor al de los productos importados. Sin embargo para Gustavo no todo es felicidad, aunque las ventas han incrementado a la par lo han hecho los inventarios de producto terminado y de producto en proceso lo cual Sistemas de Control de Producción Marcos Buestán B. Ph.D.

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les ha obligado a incrementar su capital de trabajo por el dinero retenido en inventarios llegando a USD. 60,000 en este año 2019. Es precisamente esta cantidad la requerida para invertir en otros sectores de la planta que dado el incremento de demanda ya se han vuelto pequeñas. Las razones para mantener este elevado nivel de inventario tanto en proceso como en producto terminado es el deseo de Gustavo de no ser catalogado como proveedor pequeño e incumplido, lo cual era el temor de algunos de los ejecutivos de la cadena de muebles que actualmente distribuye sus productos y que representa el 50% de la venta de sillones reclinables, el otro 50% lo hace en sus tiendas propias. Con el objetivo de lograr ese nivel de confianza Gustavo apenas incorporado a la gerencia apostó por la adquisición de un software de planificación y control de la producción basado en MRP y el cual incorporaba un módulo de pronóstico de la demanda. Desde ese momento y considerando data histórica de las ventas que Gustavo como asistente de su padre mantenía desde hacia cinco años decidió producir considerando un pronóstico de 3 meses. Este tiempo fue escogido considerando el refrán que su padre siempre repetía de que “al que madruga Dios lo ayuda”, por tanto la política de producción impuesta por Gustavo fue elaborar siempre con el mayor tiempo de antelación que fuera posible. A pesar de ser tan previsivo, las planificaciones de Gustavo no podían satisfacer los cambios de última hora que usualmente se daban durante la semana previa la entrega del producto. Como resultado teníamos lo usual, una gran cantidad de sillones almacenados en bodega que no coincidían con lo solicitado y pago de horas extras por la elaboración de productos a última hora hechos o modificados de acuerdo al pedido específico de cada semana. En definitiva, la previsión de Gustavo no era suficiente, en algún momento su equipo de trabajo sugirió realizar el pronóstico para cuatro o más semanas, sin embargo a Gustavo le parecía instintivamente una solución equivocada considerando que la falta de exactitud en el pronóstico se daba precisamente por la antelación con la cual se predecía las venta. Adicionalmente la empresa no tenía capital de trabajo adicional para comprar materias primas con mayor antelación a las tres semanas de anticipación con la que se lo hace actualmente. Es de reconocer que el padre de Gustavo siempre fue un buen acreedor y desde que inició su negocio ha mantenido las mejores relaciones con sus proveedores sin que haya tenido que pedir prórrogas para los pagos a excepción de la crisis del 99 que afectó a todo el Sistemas de Control de Producción Marcos Buestán B. Ph.D.

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sector maderero del país. Precisamente por esa confianza ganada, los proveedores aceptaron entregar los tres productos básicos para la elaboración de los sillones: Madera, telas y espuma con la frecuencia que Gustavo lo requirió de 3 meses de antelación, de acuerdo al horizonte con que realiza su planificación. Todo esto a pesar de que los proveedores mantienen un tiempo de entrega de una semana pudiendo realizar entregas de manera semanal si así lo solicitaran. Producto Los sillones reclinables elaborados por MaderasComfort S.A. son de 4 tipos. Sillón tipo A: Es un sillón reclinable hasta 120 grados hecho de tela común. Su demanda mensual promedio es de 150 unidades. Sillón tipo B: Es un sillón reclinable hasta 160 grados hecho de tela Premium. Su demanda mensual promedio es de 150 unidades. Sillón tipo C: Es un sillón reclinable hasta 180 grados con apoyo en pies y con tela Premium. Es el producto estrella y a pesar de ser el más costoso tiene una demanda promedio de 400 unidades por mes. Sillón tipo D: Es cualquier sillón pedido a medida y gusto del cliente, usualmente es solicitado por clientes exclusivos o por instituciones como hoteles, hospitales, o cualquier empresa que desea poseer un sillón de descanso premium en sus salas de espera. Se solicitan en promedio 50 sillones de este tipo por mes. Los sillones son vendidos tanto en sus tiendas propias como a través de una de las empresas más grandes del país dedicada a la venta de productos de madera. La demanda puede de manera mensual tener una variación de aprox. 15%. Como se puede notar aunque la variación en cuanto a volumen mensual no es alta, los grandes cambios se dan en el mix de productos que solicitan ser elaborados cada semana y que finalmente reflejan el gusto del consumidor que es necesario cumplir a tiempo. Actualmente el nivel de servicio de la empresa es del 80%.

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Proceso Productivo El proceso productivo inicia con los procesos de corte tanto de madera como de tela y esponja. El corte de tela y esponja así como el de madera se realiza en paralelo sin embargo el corte de tela y esponja se desarrolla en un área dentro del galpón que alberga la llamada planta nueva inaugurada cinco años antes de que Gustavo asumiera la administración mientras que el corte de la madera se desarrolla aun en el taller original del padre de Gustavo el cual está en un terreno contiguo al galpón nuevo. El corte de tela y esponja se desarrolla en un área dentro del galpón junto a la bodega donde se albergan estos productos. Esta área está integrada por cuatro personas que desarrollan este proceso de manera casi en su totalidad manual. El proceso es muy rápido, el proceso de corte de esponja para un sillón tiene un tiempo promedio de 6 min. mientras que el tiempo promedio para el desarrollo de los cortes de tela es de 7 min. Estos tiempos asumen que los 4 trabajadores trabajan al mismo tiempo. En caso de dividirse las áreas los tiempos de ciclo se duplicarían. El área de corte de telas y esponjas es el único dentro de la planta nueva donde los cuatro operarios se dan el lujo de almorzar juntos durante 30 min. al día, esto producto de su rapidez. El área de corte de tela y esponja así como todos los procesos de la planta nueva laboran en turnos de 12 horas por día, 5 días a la semana. Una de las quejas más grandes de las personas del área de corte de telas y esponja es la intermitencia con la que trabajan ya que mientras estan cortando esponja pueden recibir la orden de cortar tela generando en muchos casos hasta 10 minutos de preparación si desean pasar de cortar esponja a tela o viceversa. Entre cada tipo de producto el tiempo de preparación es menor tanto en esponja como en tela el pasar de un modelo a otro toma apenas 5 min. De hecho frente a este problema los 4 operarios del área consideran más adecuado dividirla y de esa manera lograr un trabajo más especializado y la eliminación de los tiempos de preparación entre tipo de productos, por supuesto esto no eliminaría los tiempos de preparación entre modelos. Se respaldan en que son un área rápida del proceso, de hecho la bodega de telas o espumas cortadas almacena producto para una semana. Las telas y las esponjas se guardan por separado en fundas que guardan un “kit” para el armado de dos sillones. Por supuesto cada kit debe estar asociado a un tipo de sillón (A,B,C). En el caso de un sillón tipo D se guarda un kit para un solo sillón dado que el mismo es personalizado. El tiempo de transporte de un kit desde el area de corte de esponjas o tela hacia sus puntos de bodega temporales es de 5 min. Este transporte lo Sistemas de Control de Producción Marcos Buestán B. Ph.D.

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realiza un auxiliar de producción quien se encarga de todos los transporte dentro de la planta nueva, es decir no se ocupa tiempo del operario. El área de corte de madera por otro lado se desarrolla en el taller del padre de Gustavo quien aun labora como jefe de producción del mismo de una manera independiente aunque siempre esta dispuesto a colaborar en lo que su hijo requiera para mejorar. La madera ya cortada se almacena en el galpón nuevo junto a la tela y esponja previamente cortada. La distancia entre el taller y el punto de acopio de la madera ya cortada en el galpón nuevo se recorre sin carga y a paso normal en 10 min. Sin embargo el mismo recorrido toma entre 10 min y 15 min en el caso de que tocará recorrer el mismo trayecto con carga lo cual se hace utilizando una transportadora de pallets hidráulica, este tiempo ya considera los tiempos de carga y descarga de materiales. Actualmente hay una persona exclusivamente dedicada a llevar y traer producto entre el taller y el galpón nuevo. Cada vez que llega al taller, el padre de Gustavo le entrega a esa persona la información de lo realizado y recibe los pedidos que el sistema MRP solicita para el día, esta tarea administrativa normalmente ocupa unos 5 min. en cada viaje. El taller antiguo posee en realidad una sola máquina cortadora de gran tamaño y última generación que reemplazó a las 4 máquinas antiguas de la década de los 80 que el padre de Gustavo utilizaba en sus inicios y que fueron vendidas cuando se inauguró la planta nueva. La nueva máquina el día de su inauguración fue bautizada como la Gustavina, creo que el origen del nombre es claro. El tiempo para cortar la madera para un sillón tipo A y B es de 5 min. Para un sillón tipo C es de 10 min. y para un sillón tipo D es de 15 min. Los tiempos son cortos comparados con las máquinas antiguas donde cortar un kit de madera para un sillón tipo A podía tomar cerca de 45 min y para un sillón tipo D más de una hora. Aunque el taller tiene otras máquinas que brindan servicio a varias familias de productos, la máquina cortadora a la que se hace mención (Gustavina) es exclusiva para el desarrolle de corte de madera para los sillones. Los tiempos de preparación (set-up) de la máquina cortadora actual también son bajos siendo 5 min. para sillones A-B y 10 min. para sillones tipo C-D. El padre de Gustavo labora 8 horas al día de lunes a viernes y dado que tiene autonomía en su taller, tiene la costumbre de almorzar junto con los operarios religiosamente a las 12:30, tomándose un tiempo de 30 minutos para esto sin que nadie hable incluso de trabajo durante ese tiempo. Sistemas de Control de Producción Marcos Buestán B. Ph.D.

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Gustavo se lo ha permitido ya que normalmente los procesos de la planta nueva se tardan más que los de la planta antigua, de hecho lo normal es que la bodega de madera almacene kits de madera para sillones para un tiempo de consumo aproximado de dos semanas. Por supuesto dada la forma desordenada en que actualmente el producto es almacenado en la bodega de kits de madera es un verdadero desafío encontrar el kit correcto ya que puede estar un A junto a un D sin que exista ningún tipo de distinción entre los mismos. Una vez que la madera, tela y esponja se encuentra cortada, preparada y almacenada en sus bodegas temporales, se inicia el proceso ensamble el cual se desarrolla con dos operadores dedicados junto con equipo de apoyo exclusivo para el ensamble de los sillones. El tiempo de ciclo para el ensamble de un sillón es de 15 min. aunque el proceso medido en los últimos meses muestra un performance del 90% con un nivel de re-trabajo del 5% por temas de calidad. Al operario de ensamble le toma ciertamente cerca de 5 min. encontrar el kit correcto a ensamblar. Actualmente el nivel de inventario de armazones de madera es de aproximadamente 3 días. Posteriormente se desarrolló el proceso de colocación de esponja en el armazón de madera, este proceso toma en promedio 12 min. por cada sillón y es desarrollado por dos operarios quienes trabajan al mismo tiempo sobre cada sillón. El performance de este proceso es del 88% y el nivel de re-trabajo es mínimo. El inventario de producto semi-elaborado luego de este proceso tiene un nivel de inventario para dos días. El proceso de colocación de tela es bastante rápido apenas toma 5 min prepara un sillón con un performance del 95%, dado el equipo moderno que se utiliza este proceso también se desarrolla con una sola persona. Precisamente por su rapidez a este mismo operario se le pide que realice el control de calidad y coloque el plástico de protección respectivo en cada sillón. Estas dos actividades toman aprox. 10 min por cada sillón. Finalmente, los sillones listos para envío son colocados en la bodega de producto terminado donde se mantiene un nivel de inventario para satisfacer la demanda de al menos dos semanas. Gustavo conoce que hay mejores maneras de hacer las cosas sin necesidad de invertir mayor capital, logrando satisfacer la demanda variable y reduciendo el capital de trabajo. El confía en que Ud. Junto con su equipo consultor pueda demostrárselo.

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Entregables 1. Desarrollo de VSM actual 2. Desarrollo de VSM futuro ( Herramientas propuestas) 3. Justificación de los sistemas pull propuestos en el VSM futuro. Cálculos matemáticos. 4. Cálculo del lead time con las mejoras implementadas.

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