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SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos

CASO: EMPRESA DE TRANSPORTES TÍCLLAS SAC

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos

1.

DATOS GENERALES RESEÑA HISTORICA La empresa de transportes TÍCLLAS tiene sus inicios en los años 60 con otros integrantes bajo otra denominación. Los primeros y principales socios de esta empresa fueron los señores: Marcial Oroya y Agustín Molina. Inicialmente cubría la ruta:

Lima

-

Lircay,

Lima

-

Andahuaylas,

Huancayo-

Huancavelica. Contaban con una flota de ocho unidades, pero con el tiempo y debido a problemas internos la empresa se disuelve. El señor Agustín Molina conforma la empresa Fano, que después pasaría a denominarse empresa Molina. Por otro lado en los años 80 el señor Marcial Oroya con sus hijos conforman la empresa de transportes Huáscar, que posteriormente pasaría a denominarse empresa de transportes TICLLAS SAC, creada el 19 de octubre de 1999, actualmente la empresa viene brindando el servicio de transportes con 25 buses; de los cuales 15 buses son nuevos. VISION Ser la empresa líder, en el servicio de transporte interprovincial de pasajeros y carga en el centro del Perú, brindando un servicio de calidad y trabajo eficiente a nuestros clientes. MISION Promover el desarrollo económico de la región en la actividad empresarial de transportes, impulsando iniciativa

y fomentar

servicios eficientes a nuestros usuarios y acercándonos cada día más a nuestro propósito.

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VALORES Y PRINCIPIOS Seguridad Antes, durante y después del viaje en cada bus y terminales terrestres. Puntualidad En las salidas de origen y llegadas de destino de nuestras unidades. Respeto Con una atención cortés y amable a nuestros usuarios. Trabajo en equipo Basados en coordinación y comunicación vertical y horizontal. Higiene Por respeto a los usuarios en los buses, terminales y personal uniformado. ESTRUCTURA ORGANICA

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2.

GESTION DE LA INFORMACION GESTION DE LA INFORMACION EN EL PASADO La Empresa de transportes TICLLAS SAC, desde sus inicios hasta el año 2003, gestionaba su información utilizando archivos y tecnologías convencionales, es decir hacía uso de: cuadernos,

fólderes,

lapiceros,

máquina

de

escribir,

calculadoras, etc. En el Área de Boletería y Encomiendas, la Gestión de la Información se realizaba de manera manual haciendo uso de papel, lapicero y máquina de escribir. Para la emisión de los boletos de viaje el personal encargado tenía que registrar cada uno de los datos personales del cliente así como su destino, además de otros datos requeridos en el boleto. Adicionalmente, para la salida de una unidad de transporte se tenía que hacer un manifiesto de pasajeros, es decir de una relación de personas que viajan; y para ello, lo que se hacía era copiar los datos de los pasajeros de cada boleto de viaje haciendo uso nuevamente de papel, lapiceros y máquina de escribir; y similar a dicho procedimiento se tenía que hacer para el envió de encomiendas. En el Área de Contabilidad, los registros manuales de boletería y encomiendas, se tenía que volver a realizar en los diferentes

libros

contables,

duplicándose

así

dicho

procedimiento. En el Área de Personal, el registro de personal, así como el control de asistencia se realizaban a través de anotaciones en

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos cuadernos y posteriormente se cambió al registro de asistencia mediante el marcado de tarjetas, es decir, de manera mecánica, pero dicho control seguía siendo de manera convencional. En el Área Administrativa, la información perteneciente a un determinado periodo económico se registraba haciendo uso de cuadernos, lapiceros, calculadora, etc., para luego de revisarlas poder archivarlas asignándoles una determinada numeración para su identificación. Toda la información que se recababa de los actividades económicos servían para tomar decisiones; sin embargo las decisiones se guiaban más por un sentido empresarial que por el conocimiento del negocio ya que la información no era tan fácil de manipular o ser analizada en tiempo real. Los problemas ocasionados por la forma de como venían gestionando la información, en la empresa de transportes TICLLAS SAC, son: No

contar

con

información

precisa,

significativa

y

oportuna. La parte administrativa, no tenía un control eficiente de la información ya que ninguno de los procesos estaba automatizado y el flujo de la información entre áreas no era adecuado por lo cual no apoyaba a la toma de decisiones objetivas y eficientes. Pérdida de mucho tiempo en la venta de un boleto de viaje y en la emisión de un comprobante de pago y registro de encomiendas.

Realizar

estas

operaciones

originaban

incomodidad en los usuarios, ya que tomaba mucho tiempo

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos escribir cada uno de los datos requeridos. Este problema era mayor en fechas donde había una mayor demanda de pasajeros, para ello era necesario contratar más personal que apoyara en boletería, y esto a su vez implicaba mayor costo de personal. Duplicidad del número

de asiento

del vehículo en

diferentes boletos de viaje. Debido a errores del personal de venta y emisión de boletos. El manifiesto de pasajeros era un proceso engorroso, cuya realización implicaba mucho tiempo. Peligro de extravío o deterioro de los Registros de ventas diarias. Lo cual generaría inconvenientes para las áreas de contabilidad y el área administrativa. Inadecuado control del personal. Esto implica que no se tenían registros fidedignos sobre la asistencia y puntualidad del personal. GESTION DE LA INFORMACION EN EL PRESENTE La empresa ha crecido considerablemente, lo cual evidenció la ineficiente Gestión de la información. Actualmente la empresa cuenta con dos oficinas en Huancayo, tres en Huancavelica y dos en Lima. El promedio de ventas anuales se incrementó considerablemente al igual que la afluencia de usuarios, es por ello que surgió la necesidad de un mejor flujo y procesamiento de datos que permita obtener información relevante para la toma de decisiones óptimas, para esto la empresa adquirió un total de 26 equipos de cómputo a nivel de toda la empresa,

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos incluidas las demás oficinas y desarrollo e implanto Sistemas de Información para las diferentes áreas. En el Área de Boletería y Encomiendas, en el año 2004 se implanta el primer Sistema de Información utilizando el software MS Visual FoxPro 6.0 para el entorno MS DOS, permitiendo la emisión automatizada de boletos, la principal dificultad es que no permitía a las computadoras de las ventanillas trabajar en un entorno de red, sólo lo hacían de manera individualizada; por ejemplo, para obtener información de ventas se tenían que hacer equipo por equipo y para luego recién consolidar toda la información; este sistema estuvo vigente hasta el año 2006. El año 2007 se trabaja con otra versión del MS Visual FoxPro para el entorno MS Windows, logrando establecer un sistema que trabajaba en red, lo cual agilizaba las operaciones, sin embargo, este sistema era muy frágil y ante dificultades como abruptas ausencias de fluido eléctrico, producía daño en las tablas y repararlas tomaba tiempo. En el año 2008 se realiza un cambio de sistema, implantando un sistema basado en JAVA, escogiéndose éste por ser software libre. Este es el sistema que se mantiene hasta ahora y en éste momento se están realizando las acciones necesarias para trabajar el sistema en red, vía internet, con lo cual se interconectarán todas las oficinas de la empresa con una estructura Cliente /Servidor, estando ubicado el servidor, en la oficina principal y contando con 26 computadoras que trabajarán como clientes, este proceso debe concluirse a fines de este año.

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos El Sistema de Información actual automatiza la venta de boletos, postergación, cambio de bus, búsqueda de boletos y pasajeros como también el record de viajes de los mismos ya que existen pasajeros frecuentes; y también sirve para gestionar la información del envió de las encomiendas. Además de todo ello, el sistema actual también proporciona información que a su vez permite: realizar la liquidación de ventas diarias, analizar la productividad de cada uno de los buses, programar la fecha, horario, el número de asiento que quiere el pasajero, y si el

usuario ya está identificado el

proceso es más rápido. En las Áreas de Contabilidad y Administración, ambas utilizan el Sistema Empresarial FOXCONT, debido a las ventajas que presenta respecto al CONTASIS y al SISCON. Permite al área de contabilidad, realizar un adecuado registro contable porque es el que más se ajusta a los requerimientos de la SUNAT y es utilizado por la Administración para generar proyecciones de las operaciones. Además, la administración cuenta con un sistema de vigilancia y control, a través de un circuito cerrado de video compuesto por 06 cámaras, mediante las cuáles el administrador puede seguir las incidencias de la empresa, inclusive por internet. En el Área de Personal, se ha cambiado el proceso de control de asistencia, con un nuevo sistema de marcado de tarjetas con escáner biométrico digital, el cual hace más eficiente dicho proceso, pues así evitamos la suplantación por parte de amigos o compañeros que realicen el marcado de tarjetas que no les

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos correspondía y así mismo evitamos pérdidas económicas de horas hombre en la organización y nos facilita el manejo de datos y la generación de información para los pagos al personal. Cabe mencionar, que todo este proceso de cambio ha sido dirigido por el Área de Tecnología de la Información, que actualmente se encuentra a cargo del Ing. Braulio Martínez Inga. GESTION DE LA INFORMACION EN EL FUTURO La empresa de transportes TICLLAS SAC, está realizando la interconexión de todas las oficinas mediante el uso de internet a través de una arquitectura Cliente/Servidor, proceso que se concluirá a fines de este año. Esto agilizará la transmisión de información, porque la administración conocerá en tiempo real, información acerca de las ventas y utilización de recursos, y el área contable podrá también acceder a la información que necesita para realizar sus informes de recaudación, sin depender de un nuevo registro de datos e información. Además, esto hará más eficiente el proceso de venta y emisión de boletos, lo cual también podrá realizarse a través de la Web y se realizará una alianza estratégica con instituciones identificadas, que hacen uso frecuente de nuestros servicios, lo cual mejorará la relación

con nuestros clientes y con otros

Stakeholders como la PNP y otros. Además, en el mediano o largo plazo, se tiene previsto integrar los sistemas de las diferentes áreas de la organización, es decir, el sistema de emisión de boletas, encomiendas y

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos facturación, con el de personal, con el sistema contable y de gestión; para seguir haciendo más eficiente la Gestión de Información. También se tiene prevista la adquisición de un escáner de código de barras que cuente con rayos X para el área de Encomiendas, lo cual facilitará y agilizará el proceso, además de servir para mejorar el control del contenido de los paquetes, pues el control inadecuado de los mismos trae problemas

con

las

autoridades,

cuando

se

transportan

materiales prohibidos. 3.

PREGUNTAS 

Según el nivel y alcance ¿Qué tipos de Sistemas de Información identifica en la Organización? y ¿A qué nivel de

la

Organización

apoya

dichos

Sistemas

de

Información?. Explique su respuesta. 

¿Qué beneficios ha traído a la organización el desarrollo e implantación del Sistema de Información actual?.



Según Nolan ¿En qué etapa de la evolución de los Sistemas de Información se encuentra actualmente la organización?. Explique su respuesta.



¿Considera

necesario

cambiar

el

Sistema

de

información actual de la Organización? Explique su respuesta.