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Auditores &Asociados S. Civil AUDITORES CONSULTORES

GDP S.A.C. ESTADOS FINANCIEROS INFORME DE LOS AUDITORES EXTERNOS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011

A.A.

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Carta N° 028-ss-2012 Arequipa, 10 de marzo del 2012

Señor Dr. Ángel Muñoz Gerente General de GDP S.A.C. Ciudad.-

ASUNTO:

Carta de Control Interno Auditoría Financiera del Ejercicio 2011

Nos dirigimos a usted, en relación al asunto mencionado, para

hacerle llegar el

informe sobre el Control Interno, complementario al examen de los estados financieros del periódo 2011,el mismo que contiene las deficiencias en los aspectos contables y operativos, provenientes de la auditoría realizada. Con tal motivo, a las deficiencias señalas, se ha formulado las recomendaciones del caso, con el fin de que la Gerencia se sirva tomar las acciones para superarlas y, de esta manera, permitir mejorar los procedimientos contables y administrativos de la empresa GDP S.A.C, reforzar el control interno, propiciar el logro de las economías y permitir a la administración proteger en forma más efectiva los activos y los intereses de la empresa GDP S.A.C. Durante las etapas de planeación y ejecución de la auditoría financiera y de control interno de la compañía GDP S.A.C. hemos evaluado la estructura y el funcionamiento del sistema de control interno. Cabe mencionar que nuestras recomendaciones no cubren, necesariamente, todas las deficiencias que el sistema pudiera tener, dado que el alcance de nuestra evaluación no tuvo por objeto expresar una opinión sobre el sistema de control interno tomado en conjunto.

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Agradecemos la colaboración recibida del personal de la empresa GDP S.A.C. y de sus funcionarios en relación con la labor desarrollada por la auditoria. Sin otro particular, nos suscribimos de usted.

Atentamente,

___________________________________ “Los Auditores y Asociados S. Civil” Raúl Contreras Castro(Socio) Contador Público Colegiado Certificado Matrícula No. 9999- Arequipa, Peru

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INDICE Folio PERIODO: 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL AÑO 2011

01

Carta N° 028-SS-2012

02

I. ASPECTOS GENERALES

05

1. DE LA ENTIDAD: Actividad económica

06 06

Objetivo principal de la empresa Constitución

06

Funcionarios en ejercicio a la fecha de Auditoria

07

Otros

07

2. DE LA AUDITORIA:

07

2.1 Antecedentes

07

2.2 Finalidad

07

2.3 Objetivos

08

2.4 Alcance y Naturaleza

08

3. LIMITACIONES

08

II. COMENTARIOS Y LOGROS

09

III.

10

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

De carácter Contable financiero

12

De carácter Administrativo de Gestión Otros y contingentes IV.

16

CONCLUSIONES

V. ANEXOS

18

A.A.

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GDP S.A.C. Auditoría Financiera del Ejercicio 2011 INTRODUCCIÓN Mediante el examen a los Estados Financieros de GDP S.A.C. por el año terminado el 31 de diciembre de 2011, se ha evaluado la estructura de control interno de la empresa, únicamente hasta el grado que consideramos necesario para tener una base sobre la cual determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas de auditoría, aplicadas en nuestro examen a los Estados Financieros de la empresa. La Gerencia de GDP S.A.C., es responsable del establecimiento y mantenimiento del Sistema de Control Contable. En el cumplimiento de esta responsabilidad se requieren juicios y estimaciones de la Gerencia para evaluar los beneficios esperados y los costos correlativos, de las técnicas de control. Los objetivos de un Sistema de Control Contable son proporcionar a la Gerencia seguridad razonable, pero no absoluta, de que los activos están salvaguardados contra pérdidas provenientes de disposición o uso no autorizado, y que las transacciones son ejecutadas de acuerdo con autorizaciones de la Gerencia y/o jefes de área y registradas oportuna y adecuadamente, para permitir la preparación de Estados Financieros, de acuerdo con los criterios establecidos por la Gerencia. Nuestra evaluación de la estructura de control interno no comprendió un estudio y evaluación detallada de ninguno de sus elementos y no fue ejecutada con el propósito de desarrollar recomendaciones detalladas o evaluar la eficacia con la cual la estructura de control interno de la empresa permite prevenir o detectar los errores e irregularidades que pudieran ocurrir. Los asuntos tratados aquí fueron considerados durante nuestro examen y califican nuestra opinión fechada el 10 de marzo de 2012, sobre dichos Estados Financieros. El informe adjunto también incluye Observaciones y Recomendaciones con respecto a otros asuntos financieros y administrativos, los cuales notamos durante el curso de

A.A.

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nuestro examen de los Estados Financieros. Todos estos aspectos se presentan como sugerencias constructivas para la consideración de la Gerencia, como parte del proceso continuo de modificación y mejoramiento de la estructura de control interno existente y de otras prácticas y procedimientos administrativos y financieros. Este informe es para uso exclusivo de la Gerencia de la empresa y no debe ser utilizado con ningún otro fin. Deseamos expresar nuestro agradecimiento por la cortesía y cooperación extendida a nuestros representantes durante el curso de su trabajo. Nos agradaría discutir estas recomendaciones, en mayor detalle, de ser necesario y así mismo, proporcionar la ayuda necesaria para su implementación.

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I.

ASPECTOS GENERALES

1.

DE LA ENTIDAD

1.1

Actividad económica

GDP S.A.C es una empresa dedica a la distribución de productos de línea blanca Electrodomésticos 1.2

Objetivo principal de la empresa

El objetivo de la empresa es expandirse y abrir dos sedes de distribución en el norte del Perú. La entidad tiene por finalidad la distribución de productos de línea blanca de los productos: A, B, C Y D de procedencia nacional e importada en sus sucursales ubicadas en los departamentos de Trujillo, Lima, Tacna, siendo la principal en la ciudad de Arequipa. En primer lugar se expondrán distintos enfoques que tratan de explicar qué es la empresa, el proceso que se sigue para establecer la misión, visión, valores y la estrategia de la empresa y los distintos tipos de empresa que podemos encontrar.

1.3

Constitución

La empresa GDP S.A.C. tiene como sede y domicilio la ciudad de Arequipa. Es una empresa de derecho privado con fines de lucro, con personería jurídica inscrita en la Ficha Nº 4857698 asiento 315284 del tomo 5236 Diario Legajo J 574896, recibo Nº 6932659 con fecha 28 de febrero de 2000 del Registro de Personas Jurídicas de la Oficina Registral de Lima, siendo la principal el local ubicado en Arequipa y a la vez cuenta con tres (03) sucursales: Trujillo, Lima y Tacna. En los últimos tres años ha tenido un crecimiento importante, abriendo dos sedes en Trujillo y Tacna.

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A.A. 1.4

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Funcionarios en ejercicio a la fecha de la Auditoria

Gerente General

:

Sr. Angel Muñoz

Gerente Financiero

:

Sr. Jorge Rivera

Contador General

:

Sr. David Quispe Tejada

1.5

Otros

a.

La estructura financiera a corto plazo es satisfactoria por la

existencia de un Capital de Trabajo positivo, originado principalmente por el significado volumen de las cuentas por cobrar comerciales y las existencias, la empresa podrá atender a sus deudas a corto plazo en función al comportamiento de sus existencias y a la política crediticia de la empresa. b.

La capacidad de endeudamiento de la empresa se ve

comprometida, dado que ha necesitado de nuevas fuentes externas de corto plazo en montos significativos para financiar sus operaciones. c.

La empresa no dispone de buena solvencia en el último

ejercicio, reflejada en un menor soporte patrimonial. d.

La empresa no cuenta por un Departamento de Auditoría

Interna. e. 2. 2.1

Hay cambios en las políticas contables de la compañía. DE LA AUDITORIA: Antecedentes

El año 2010 fue examinado por otros auditores, quienes dieron una opinión con salvedad por falta de revelación de contingencias y sobrevaluación de la depreciación acumulada. 2.2

Finalidad

Emitir una opinión acerca de la razonabilidad de los Estados Financieros de GDP S.A.C por el periodo terminado al 31 de diciembre del 2011.

A.A. 2.3

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Objetivos

Examinar los Estados Financieros de GDP S.A.C. por el periodo de doce meses terminados el 31 de diciembre del 2011 y dar una opinión profesional a través de un dictamen resultado de la aplicación de lo establecido por las Normas internacionales de Auditoria (NIA). 2.4

Alcance y Naturaleza

La auditoria incluye un examen en base a pruebas, de la evidencia que sustenta los montos y las revelaciones en los estados financieros. También incluye la evaluación, los principios contables usados y las estimaciones significativas hechos por la gerencia, así como una evaluación de la presentación de un dictamen en si. Nuestro enfoque de auditoría de GDP S.A.C. ha sido básicamente sustantivo y consistió en: 

Pruebas de detalle de operaciones ocurridas durante el

período y revisión de documentación sustentatoria de operaciones y/o saldos en los que por su naturaleza sea más eficiente la aplicación de estos procedimientos. 

Énfasis en todos los componentes de los estados

financieros que son significativos y/o que hubieran experimentado un fuerte movimiento. 3. LIMITACIONES 

No se nos proporcionó la Escritura de Constitución y

modificaciones que hubiese tenido a la fecha, a fin de evaluar si se encuentra en concordancia con la legislación vigente. 

Se ha solicitado documentación he información según los

Requerimientos del número 01 a número 03; y no se nos ha proporcionado, entre otros, lo siguiente:

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-

Carta de Control Interno de Auditoria, año 2010.

-

Últimas Actas de las Juntas de Accionistas y Directorio.

-

Relación de principales proveedores del exterior

-

Acta el último Inventario físico practicado.

-

Como limitante se puede indicar que el área de contabilidad no se

encuentra debidamente implementado, motivando a la inoportuna entrega de la documentación y análisis de información requerida por auditoria. De igual modo, la información que presenta Créditos y Cobranzas no es debidamente conciliada con Contabilidad y no han sido evaluadas desde agosto del 2011. Estos hechos conllevan a que la Administración y la Alta Dirección no

-

cuente con información analítica y oportuna para una adecuada toma de decisiones, situación que muchas de las veces ha generado que la alta Dirección se ocupe de aspectos operativos descuidando su verdadera función, y en otros casos la diversificación de comisiones que no evidencian la generación de resultados deseados. II. -

COMENTARIOS Y LOGROS Aunque no fue posible realizar rotación sobre el énfasis ya que no es una auditoria

recurrente, se tomo en cuenta el dictamen de los anteriores auditores, para analizar especialmente las contingencias y la depreciación acumulada. -

Se puede observar que el ambiente de control interno, de GDP S.A.C no es el

más apropiado, sin embargo no es insalvable ya que si la empresa decide poner en práctica las recomendaciones mencionadas en nuestro documento la situación podría mejorar considerablemente. -

Cabe resaltar también que la presente carta de control interno no abarca el 100%

del control interno ya que éste es responsabilidad de la gerencia, y solo a sido realizada de a cuerdo al contrato celebrado entre nuestra firma y vuestra empresa. -

Nuestra firma presta a asesorarlos en la implantación y desarrollo de cualquiera

de las sugerencias dadas a continuación tanto a nivel Administrativos, contable e informativo. -

Con respecto al siniestro ocurrido (inundación) en los almacenes de la empresa el

04 enero del 2012 aunque la auditoria no abarca dicho periodo recomendamos que se revise y se tome las medidas sobre responsable ya que dicha situación hace peligrar la correcta marcha del negocio pues su giro es la venta de productos de línea blanca.

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III. OBSERVACIONES / RECOMENDACIONES A. Aspectos Contables Y De Control Interno Carta de control interno, del ejercicio 2011 La empresa al momento de nuestro retiro no nos ha proporcionado la Carta de Control Interno del ejercicio anterior, a pesar de haber sido auditada en lo últimos cinco periodos anteriores. Este documento se considera importante porque representa las observaciones realizadas por los auditores, para poder realizar el seguimiento de la implementación de las recomendaciones realizas por éstos. Esta situación se ha producido por que la gerencia desconoce la existencia de este documento; por lo qué se recomienda para ejercicios futuros exigir la presentación de la Carta de Control Interno, mas allá de haber subsanado las observaciones realizadas por los auditores. Efectivo y Equivalentes de Efectivo De la verificación del saldo de esta cuenta se ha determinado que se han contabilizado entregas a rendir cuenta por SI. 273 000. De acuerdo a lo indicado por el Plan Contable General Empresarial, las entregas a rendir cuenta deben ser contabilizados dentro de la cuenta '"Cuentas por cobrar al Personal Accionistas (Socios) Directores y Gerentes" , por lo que se recomienda realizar el asiento de reclasificación, para mostrar el saldo correcto de esta cuenta.

COD

14

CUENT A ------------- x -------------Cuentas por cobrar Personal accionistas(socios) directores y Gerentes

DEBE

HABER

al 273 000

Entregas a rendir cuenta 10

Caja y Bancos Entregas a rendir cuenta

273 000

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La empresa no ha reclasificado el sobregiro bancario de SI. 672,000 del Banco financiero, tal como lo dispone el Reglamento para la Preparación de la Información Financiera de la SMV, estos deben ser mostrados en la parte del pasivo corriente.

Para subsanar lo comentado anteriormente se recomienda reclasificar mediante un asiento contable COD 10

10

CUENT A ------------- x -------------Efectivo y Equivalentes de Efectivo Cuentas corrientes Efectivo y Equivalentes de Efectivo Sobregiros bancarios

DEBE

HABER

672, 000

672, 000

Para que se muestre en el pasivo corriente como una obligación que tenemos con la entidad financiera Cuentas Por Cobrar Comerciales De la verificación del saldo de esta cuenta se ha determinado que la empresa no ha contabilizado ventas diferidas por SI. 546.000 Situación presentada por una emisión del contador al no reconocer esta situación. Para que los Estados Financieros reflejen los saldos correctos se recomienda realizar el siguiente asiento de ajuste: COD 12 49

CUENT A DEBE HABER ------------- x -------------Cuentas por Cobras 546, 000 Comerciales-Terceros Facturas por cobrar Pasivo Diferido 546, 000 Ventas diferidas

Por otra parte no se ha provisionado una deuda del cliente LIMA SUR S.A. por SI. 420,000 que al 31 de diciembre del presente ha sido declarado en quiebra, lo que no va tener mayor incidencia en los resultados del presente ejercicio.

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Pero se recomienda para ejercicios futuros, tener en cuenta las cuentas con riesgo de cobro para salvaguardar los intereses de la empresa y de alguna manera poder recuperar estas cuentas que califican como incobrables. Recomendando el siguiente asiento COD 68 12

CUENT A ------------- x -------------Provisión del ejercicio Facturas por cobrar Cuentas por Cobrar Comerciales-Terceros Facturas por cobrar

DEBE

HABER

420, 000 420, 000

También las cuentas por cobrar no han sido evaluadas desde junio del 2003. Por la cual se recomienda hacer una revisión seguida ya que si no se revisan traerán consecuencias, como tener cuentas incobrables que afectan a la salvaguarda de la empresa Así también se han dado Cambios en las políticas de ventas. A partir de julio del 2011 las ventas se realizan al crédito a 90 y 120 días, antes sólo se realizaba al contado a 30 días. La entidad no cuenta con una política de ventas adecuada, por lo que debería implementarse un sistema adecuado sobre ventas para no perder liquidez producto de las eventualidades propias de la entidad. Mediante este sistema la entidad pretende captar más clientes debido a que hoy en día cuenta con dos empresas extranjeras que le representan una fuerte competencia, que en su conjunto cubren el 36% del mercado, en vista que GDP S.A.C cuenta con el 30% del mercado. Los asesores legales no comunicaron que un cliente inició un juicio a la compañía en octubre del 2011 por US$ 367 500.00 por existencias en mal estado, los asesores indican que el juicio será ganado por GDP S.A.C La entidad tiene la seguridad que las existencias se entregaron en buen estado, sin embargo ella no asume la responsabilidad del transporte puesto que está a cargo del cliente.

Existencias

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La omisión comentada en el punto numero 3 de la venta diferida de la presente carta de control interno también incide en esta cuenta directamente afecta a existencias, costo de ventas diferidos por un monto de S/ 252,000.

Por lo que se recomienda el siguiente asiento contable: COD 49 20

CUENT A ------------- x -------------Pasivo diferido Mercaderías Existencias Mercaderías

DEBE

HABER

252, 000 252, 000

Antes de iniciar el inventario, el coordinador general impartió las instrucciones del caso a todos los participantes en forma general. Asimismo notamos que toda instrucción de los procedimientos de toma de inventarios, fueron dados verbalmente, no se emitieron instrucciones escritas. No existen medios probatorios para validar las expresiones vertidas por los participantes en la inspección física de inventarios, por lo que no existe un alto grado de confiabilidad. Existen mercaderías con precio unitario subvaluado de S/. 41.00 que se han emitido a S/. 21.00, además en el registro en la cuenta corriente de otro cliente, le falta el visto bueno de contabilidad. El área de almacén no hay un adecuado control interno, pues falta

una

adecuada supervisión ya que existen precios subvaluados, además el área de contabilidad no utiliza correctamente los métodos de costeo sobre las mercaderías. Inmuebles Maquinaria Y Equipo El 31 de Octubre del 2011, se realizó un contrato de arrendamiento financiero con el banco, por la compra de camiones ascendente a US$ 427 283.00, tipo de cambio 3.46 a ser pagado en 60 cuotas a partir del 01.01.2011 .Al cierre del ejercicio se registró

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US$ 42,486.00 como gasto. Los intereses son US$ 356 272.00 que el Banco los inició a cobrar conjuntamente con él. Por lo que se ha determinado que la depreciación existe una su valuación por un monto es S/. 525 000.00.

El arrendamiento financiero por

US$ 427 283.00 de vehículos cuyo inicio de

operaciones se da el 02.11.2011 a ser depreciado en 5 años. Lo comentado en el punto anterior tiene una incidencia en los estados financieros y en la expresión de la utilidad del ejercicio bajo examen.,

Por lo que recomendamos que se realice el siguiente asiento de ajuste: COD 33 371 46 59 68 39

CUENTA DEBE HABER ------------- 1 -------------Inmueble Maquinaria y 1`478,399, 000 equipo Intereses por devengar 1`232,701 Otras cuentas por pagar 2`564,099 Resultado del ejercicio 147,000 ------------- 2 -------------Gastos 49,280 Inmueble mobiliario y equipo 49,280

Cuentas por pagar No se provisionó los honorarios de los asesores legales y los auditores externos por S/. 147 000.00 y S/. 184 800.00 respectivamente. Se recomienda hacer el respectivo ajuste por la provisión la cual afectar a reculados e incrementara las cuentas por pagar Se debe implementar mecanismos de control que contribuyan a mejorar el registro adecuado de los diferentes gastos que denotan una cuenta por cobrar comercial, para lo cual deberán existir filtros de revisión. Asimismo los balances de inventario y las notas a los estados Financieros elaborados de manera oportuna permitirán detectar dichas situaciones.

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DE CARACTER ADMINISTRATIVO Y DE GESTION Los sobrantes detectados en caja chica, muestra el acceso que tiene el cajero en los fondos de la empresa y su disposición de manera libre de estos por parte del cajero.

Se recomienda implementar arqueos permanentes y sorpresivos para poder verificar el accionar del cajero y no permitir la disposición de los recursos propios de la empresa de manera libre por éste. Se han dado Cambios en las políticas de ventas. A partir de julio del 2011 las ventas se realizan al crédito a 90 y 120 días, antes sólo se realizaba al contado a 30 días. La entidad no cuenta con una política de ventas adecuada, por lo que debería implementarse un sistema adecuado sobre ventas para no perder liquidez producto de las eventualidades propias de la entidad. Mediante este sistema la entidad pretende captar más clientes debido a que hoy en día cuenta con dos empresas extranjeras que le representan una fuerte competencia, que en su conjunto cubren el 36% del mercado, en vista que GDP S.A.C. cuenta con el 30% del mercado. Los asesores legales no comunicaron que un cliente inició un juicio a la compañía en octubre del 2011 por US$ 367 500.00 por existencias en mal estado, los asesores indican que el juicio será ganado por GDP S.A.C La entidad tiene la seguridad que las existencias se entregaron en buen estado, sin embargo ella no asume la responsabilidad del transporte puesto que está a cargo del cliente. Con respecto a los inventarios de existencias, el coordinador general impartió las instrucciones del caso a todos los participantes en forma general. Asimismo notamos que toda instrucción de los procedimientos de toma de inventarios, fueron dados verbalmente, no se emitieron instrucciones escritas. No existen medios probatorios para validar las expresiones vertidas por los participantes en la inspección física de inventarios, por lo que no existe un alto grado de confiabilidad,

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Por lo que se recomienda que las instrucciones de para hacer los inventarios se debe hacer por escrito para que así se sustente los requerimientos que se deben cumplir en el desarrollo de los inventarios

La empresa ha iniciado un juicio a un proveedor por el incumplimiento de contrato en la entrega de mercadería por S/. 346 500.00. Debido a que la empresa cuenta con un contrato y el proveedor incumplió con la entrega de la mercadería, Se recomienda que se exija de inmediato la devolución del dinero o entrega inmediata de la misma tomando en cuenta las cláusulas del contrato. OTROS Y CONTINGENCIAS Con fecha

04-01-2012 se inundó el Centro de Distribución de Arequipa, los

ajustadores de seguro informaron que las pérdidas ascendían a US$ 1 260 000.00 entre existencias y envases y embalajes. El seguro cubre el 90% del siniestro, este monto representa el 12.53% de las existencias. Por lo que se recomienda hacer el respectivo ajuste en el ejercicio precedente IV CONCLUSIONES Carencia de un sistema integral de información para obtener información en tiempo real y oportuno. El ambiente de control interno es adecuado, pero se encontraron situaciones en las cuales no se llevo un exhaustivo control por lo que hemos observado que la gerencia debe de establecer un plan de mejora, de modo que esto hará mas eficiente el control interno y si no lo hace podría, afectar en cierto grado de importancia el manejo normal de la empresa. Cabe resaltar dicha falta de control en los siguientes apuntes.

A.A. 

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El control interno requerido a los inventarios no es muy apropiado esto tiene

efectos en los resultados que se reflejan en los estados financieros. 

Con relación al sistema contable

Tenemos que no existe un seguimiento adecuado

sobre las cobranzas. Las

transacciones no son efectuadas de acuerdo con la especificada por la gerencia. 

Con relación a las cuentas por cobrar

Se determino que al 31 de diciembre del 2011 las cuentas por cobrar no están debidamente valuadas Del diagnóstico realizado a las auditorias de la empresa en los últimos 5 años y teniendo en cuenta que no hemos obtenido la carta de control interno correspondiente al ejercicio económico 2010 es de indicar que la gerencia a demostrado integridad y ser consiente del la importancia de los controles en los sistemas de información contable. La empresa no cuenta con un departamento de auditoria interna -

La administración debe modificar los Estados Financieros en cumplimiento a las

Normas Internacionales de Contabilidad en lo que respecta a las observaciones encontradas. V ANEXOS

Sin otro particular esperamos de su respuesta para discutir, la presente carta de control interno.

Arequipa, Perú, 10 de Marzo del 2012

Raúl Contreras Castro Contador Público Colegiado Matrícula No.1199