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• Noe Armira

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Importancia de la redacción comercial La comunicación escrita es imprescindible en la vida comercial y, puede afirmarse que sin este elemento no existirían ni los negocios ni las empresas. La cantidad de operaciones que se resuelven exclusivamente por medio de la correspondencia, es enorme, y son muchas las empresas que mantienen relaciones comerciales, conociéndose sólo a través de ella. La correspondencia comercial es un factor insustituible para el progreso económico, lo que hace necesario preparar secretarias (os) expertos, capaces de redactar en cualquier momento, cualquier comunicación escrita. La redacción comercial tiene formas y modalidades completamente diferentes de las que se emplean en la correspondencia familiar o en la literaria. Las cartas con términos rebuscados ya no se usan, hoy en día la redacción es directa, los términos que se usan son conocidos, aplicando el respeto, cortesía, sentido común y tacto. Estilo de la correspondencia comercial La carta comercial debe ser redactada en forma clara, precisa, breve, sencilla y de acuerdo con las normas gramaticales. A continuación señalaremos las cualidades fundamentales que se deben tener en cuenta al redactar una carta. 1. - CLARIDAD: se entiende por claridad la característica que presenta un contenido, por medio del cual éste se presta sólo para una interpretación, permitiendo así al lector su comprensión inmediata. 2. - PRECISIÓN: se refiere a la exactitud en la expresión, dejando de lado las palabras innecesarias. 3. - BREVEDAD: las cartas deben hacerse tan cortas como sea posible, pues las comunicaciones excesivamente largas hacen perder el tiempo al que las escribe y al que deberá leerla. 4. - SENCILLEZ: significa redactar en forma espontánea, utilizando palabras de uso normal y de fácil comprensión, evitando el empleo de términos vulgares o muy rebuscados. 5. - PROPIEDAD: es el uso de las palabras más adecuadas, de acuerdo con su real significado. Ejemplo: inadvertido - desapercibido 6. - CORRECCIÓN: es el empleo adecuado de los signos y normas gramaticales que le permiten el uso correcto de nuestro idioma.

Estilos de Cartas Comerciales El estilo bloque extremo Es el estilo más sencillo, más económico en tiempo y el que requiere menos esfuerzo, ya que todas las líneas arrancan del margen izquierdo.

Este estilo no es muy artístico, pues todo el peso esta en un solo lado. Para mejorarlo puede escribirse la fecha a lado derecho. Conviene conocer este estilo, ya que los otros estilos, son modificaciones de este. Además, tal vez su jefe lo prefiera en algunas ocasiones. Este estilo se escribirá siempre a espacio sencillo; nunca, a espacio doble. Entre párrafos se dejaran siempre dos espacios verticales.

El estilo bloque o estándar Este estilo, por ser el que más se usa, se le conoce como estilo estándar. A usted le será muy fácil aprender este nuevo estilo de carta porque existe muy poca diferencia entre éste y el estilo bloque extremo, la diferencia básica consiste en que las líneas de la fecha, de la formula final de cortesía y de la firma se mueven hacia el lado derecho de la carta, en vez de comenzar en el punto fijado para el margen izquierdo. La fecha, esta se debe empezar a escribir en el mismo entro del papel. También puede escribirse de manera que termine con el margen derecho de la carta. La despedida y la firma se colocan forma bloque, comenzando en el mismo centro del papel, a la misma distancia del margen izquierdo. Cuando alguna de las líneas es muy larga, se empieza a escribir cinco espacios hacia la izquierda del centro del papel. En el texto siempre se usa espacio sencillo entre líneas con espacio doble entre párrafos.

Semibloque Este estilo es muy atractivo, por lo que es uno de los más utilizados en el comercio. Su diferencia con el estilo bloque o estándar, es que los párrafos en el texto de la carta van sangrados. La sangría puede ser de 5 ó 10 espacios, dependiendo del gusto del remiten, pero la que se usa más corrientemente es la sangría de cinco espacios. Este estilo cuando sea demasiado corto puede escribirse a espacio doble.

Estilo Sangrado Este estilo se diferencia del estilo semibloque en que cada una de las líneas de la dirección, exceptuando la primera, se sangra. Las líneas que se sangran se empiezan a escribir 5 espacios más adentro del punto en donde se inicia la línea anterior. En la misma forma aparecen sangrados la antefirma, la firma mecanografiada y el título del firmante. Se usa poco porque consume mucho tiempo y energías.

¿Cuáles son las partes de la carta comercial ?

1.- MEMBRETE: Son los datos de la empresa, como la anotación del nombre, dirección (calle y número teléfono, residencia (ciudad y estado), código postal de la empresa o persona, que es el remitente. La mayoría de los papeles de la carta en la oficina tiene nombre de la compañía o razón social, dirección social, dirección, teléfono y otros. El membrete ocupa usualmente la 1½ pulgada de la parte superior de la hoja.

2.- FECHA: cuando se usa papel con membrete impreso, la fecha se escribe dos líneas más bajo de la última línea del membrete.

2.- DESTINATARIO: Es la anotación del nombre del destinatario, empresa, su domicilio, la ciudad, y el código postal en que reside. Los espacios que se dejan de la fecha y la dirección del destinatario varían de acuerdo con el tamaño del cuerpo de la carta. Habrá más línea en blanco si la carta es corta, se deja mínimo 4 espacios interlineados (3 espacios en blanco) y un máximo de 12 espacios interlineal (11 espacios en blanco) cuando el nombre de la persona es largo, se pone el

tratamiento

de

respeto

en

una

línea

y

el

nombre

en

la

que

sigue.

3.- VOCATIVO (Saludo inicial): Es la expresión de cortesía a modo de saludo con que se inicia una carta, aunque en otras, evitamos estas frases e iniciamos la carta con una breve introducción. Se escribe a dos espacios después de la última línea de la dirección del destinatario. 4.- TEXTO (Cuerpo de la Carta): Es la exposición del asunto que es motivo de la carta. Se escribe a

dos

espacios

después

de

la

línea

del

saludo

inicial.

5.- DESPEDIDA: Es la expresión de cortesía con que se termina una carta. Se escribe 2 espacios

después de la última línea de párrafo de una carta. Se escribe en mayúscula solamente 1 letra de la

palabra

que

comienza

la

frase

de

despedida.

6.- ANTEFIRMA: Es el nombre (aclaración de firma) de la persona responsable que firma el documento. 8.- PUESTO DE RESPONSABILIDAD (cargo): Es el puesto o nombramiento de la persona que firma

el

documento.

FIRMA O RUBRICA: Es la forma como nos identificamos en los escritos, ya sea escribiendo nuestro nombre con puño y letra propia o un simple garabato que nos identifican con ella. REFERENCIAS FINALES: son las iniciales que ubicamos al final y al lado izquierdo como “Ccp” que significan “copia carbón para” o “con copia para”, esto es, que estamos elaborando copias para dejar

constancia.

9.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD: es la anotación de las iniciales, con mayúsculas las de la persona responsable que dicta y firma el documento, y minúsculas las del empleado que la escribe, que comúnmente es la secretaria.

ESTILOS

Estilo Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando

en

el

margen

izquierdo

del

papel.

Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.

El

estilo

bloque:

Posee la misma distribución y estilo que el bloque extremo, con excepción del asunto, texto, despedida, firma, que comienzan a escribirse del centro del papel a la derecha. En este caso, debemos fijar con el tabulador para las líneas especiales

Estilo

Semibloque: es

el

estilo

más

elegante.

Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.

Puntuación

Puntuación abierta No se usan signos de puntuación después de las líneas del destinatario (nombre y lugar), saludo, despedida, nombre de la empresa (antefirma) ni las partes de la firma. Sólo lleva el punto en los párrafos que forman el cuerpo de la carta.

Puntuación mixta o estándar Sólo se usa los dos puntos después del saludo y la coma después de la despedida. El final de todo párrafo termina en punto y aparte. Es la más usada en nuestro medio.

Puntuación cerrada o completa Lleva puntuación: Punto después de la fecha. Coma después de cada línea del destinatario, con excepción de la última que lleva punto. Dos puntos después del saludo. Coma después de la despedida. Coma después de cada una de las líneas de la firma, con excepción de la última que lleva punto.