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• Aleehandra Bonilla Rodriguez

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Universidad Arturo Prat

Departamento Ingeniería Industrial

Capítulo IV

Método de Intervención de Raúl Espejo

Teoría de Sistemas

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METODO DE INTERVENCION Por Raúl Espejo Como una forma de hacer más práctico el uso del modelo de sistema viable, el profesor chileno – peruano Raúl Espejo, diseñó un método de intervención de organizaciones, la que a través de cinco etapas que consideran diferentes aspectos de una organización, permite realizar un diagnóstico que servirá de ayuda y apoyo en el momento de la toma de decisiones. El método de intervención observa a la organización como un sistema vivo. En este método existe la presencia de un individuo externo a la organización, capaz de observarla desde un punto de vista sistémico y que no tiene una historia común con ella. El analista que llega a la organización trata de desarrollar un proceso de aprendizaje a través de un diagnóstico, es decir, el analista debiera generar una conversación interna con los miembros de la organización de manera que ellos mismos busquen las medidas posibles para que se llegue a la organización ideal. Si los miembros de la organización son capaces de aprender el proceso, la organización se transforma en una organización inteligente y a la vez genera un cambio. Es importante para conseguir este cambio la voluntad de las personas que conforman la organización y que el individuo externo esté apoyado por una persona que tenga poder dentro de la organización. Para poder realizar el diagnóstico, se deben analizar y discutir cinco etapas que comprenden aspectos fundamentales dentro de la organización. Estas cinco etapas se desarrollan bajo dos modos: MODO I: Teorías en uso A través de este modo se obtiene una visión de lo que la organización hace en términos reales. MODO II: Teoría Expuesta A través de este modo se observa lo que la organización dice que hace y que generalmente expone en sus diseños estructurales o políticas organizacionales. Las cinco etapas de la metodología son: 1. Identidad organizacional. 2. Límites Organizacionales, modelamiento de las actividades primarias de una organización. 3. Modelamiento de los niveles estructurales de una organización. 4. Análisis de la distribución de discreción y autonomía en la organización. Teoría de Sistemas

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5. Análisis y diseño de los mecanismos regulatorios. 1.

Identidad Organizacional

Este punto busca definir la identidad de la organización, es decir que la organización o las características que la distinguen. Consiste básicamente en que su propósito debe estar claramente definido. En el modo 1 el analista hace un diagnóstico de lo que hace la organización en el presente (Figura 8) y en el modo 2 se puede observar la identidad de la organización en sus políticas organizacionales (Figura 9)

Figura 1 Identidad Organizacional – Modo en Uso

Figura 2 Teoría de Sistemas

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Identidad Organizacional, Modo Expuesto Para lograr analizar este punto en los dos modos se necesitan de herramientas o instrumento s que proporcionen de información necesaria. Estas herramientas pueden ser:  Entrevistas y encuestas, en los diferentes niveles de la organización.  TACOME o “definición de raíces”, metodología creada por Peter Checkland en 1981 que permite dispoiner de un conjunto de distinciones, las cuales permiten acercarse a una definición de identidad y sirve para clarificar la misión o propósitos de la organización. La estructura del Tacome es la siguiente: T : Transformación . Indica qué entrada es transformada en que salida. A : Actores. Personas que llevan a cabo o son causantes directos de la transformación. C: Clientes. Beneficiarios o víctimas de la transformación. O: Dueño (owner). Controlador o responsable del sistema. M: Metasistema. Sistema mayor, en el cual está inmerso el sistema en estudio. E: Ambiente. Imposiciones ambientales que afectan al sistema. 2. Modelamiento de las Actividades Primarias de una organización. Teniendo una identidad ya definida podemos fijar los límites para la organización, estos límites están definidos a través del modelamiento de las Actividades Primarias. Estos son las tares que se implementan dependiendo del rubro o identidad de la organización para lograr un fin en común, estas tareas pueden tener una separada estructura pero son responsables directa o indirectamente por el rendimiento que la empresa desea hacer viable. En este modelamiento no se incluyen las actividades de apoyo o reguladoras y la realización de ésta debe considerar tanto los niveles globales como niveles específicos. Para este modelamiento se utiliza el método de cajas negras dentro de cajas negaras.

Figura 3 Cajas negras dentro de cajas negras El análisis de esta etapa en el Modo I implica la descomposición actual de las actividades primarias inferiores, en el Modo II, el diseño organizacional está

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relacionado con el modelamiento de las actividades primarias las cuales deben apoyarse en informes y opiniones de expertos, por tanto los límites de ésta serán el resultado de estrategias para implementar la identidad de la organización , por ejemplo la tecnología y recursos disponibles. 3. Modelamiento de los niveles estructurales. Según el modelamiento de las actividades primarias podemos definir los niveles estructurales. Cada tarea o actividad primaria posee un cierto grado de complejidad lo cual no dificulta el ordenamiento ni el ajuste de ésta. Este modelamiento es la respuesta estructural para absorber la complejidad de las tareas organizacionales (estas varían dependiendo del tipo de establecimiento). Una estructura más centralizada necesitará probablemente más niveles estructurales comparado con una estructura descentralizada para alcanzar la misma propuesta. El análisis de este punto en el Modo I trata sólo de la estructura actual de la organización dando una descripción a través del despliegue de complejidad de cada nivel estructural. (Figura 12) El Modo II tiene relación con las respuestas regulatorias del estudio del desdoblamiento de complejidad y a la vez complementado con el apoyo y opiniones de analistas de expertos y las experiencias de organizaciones previas (Figura 13).

Despliegue de complejidad regulatoria (Modo I) Figura 4

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Actividades primarias y niveles estructurales (Modo 2) Figura 5 4. Análisis de Distribución y Autonomía. El objetivo de esta etapa es relacionar las actividades primarias de la organización con sus correspondientes actividades de regulación, además se debe establecer el grado de autonomía y discreción que tienen los responsables de la regulación de las actividades primarias de la organización. Esto se realiza mediante tablas de discreción y autonomía que relacionan la recursividad estructural con las funciones reguladoras. Al analizar esta etapa en los dos modos se puede observar si hay una distribución en la toma de decisiones, se analiza la flexibilidad de la organización frente a las perturbaciones en base al control ya que si el nivel mayor es el que controla significa que es poco flexible, no es rápida para enfrentar los problemas, en cambio, si se distribuye el control a cada nivel de la organización puede ser más rápida la acción frente a una perturbación. También se puede observar si existen desdoblamientos de actividades o vacíos de responsabilidad.

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5. Análisis de Mecanismos Regulatorios. El modelo de sistema viable reconoce dos mecanismos de regulación que operan en cada nivel recursivo, ellos son el mecanismo de monitoreo – control y el mecanismo de adaptación. El mecanismo de monitoreo y control se preocupa que los procedimientos estén de acuerdo a lo deseado, si estos no fueran así se tendrán que nivelar las actividades de las unidades desviadas. El mecanismo de adaptación se preocupa de resolver los problemas que se generan entre las funciones de inteligencia y funciones de control.

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Análisis de Mecanismos Regulatorios Figura 7.

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