CAPACITACION

CAPACITACION: DEFINICION: La capacitación en la actualidad representa para las unidades productivas uno de los medios má

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CAPACITACION: DEFINICION: La capacitación en la actualidad representa para las unidades productivas uno de los medios más efectivos para asegurar la formación permanente de sus recursos humanos respecto a las funciones laborales que y deben desempeñar en el puesto de trabajo que ocupan. IMPORTANCIA: La importancia de la capacitación tiene incidencia en varios aspectos como: Productividad Las actividades de capacitación no solo deberían aplicarse a los empleados nuevos sino también a los trabajadores con experiencia. Ya que capacitar a los empleados consiste en darles los conocimientos, actitudes y habilidades que requieren para lograr un desempeño óptimo. Las organizaciones en general deben dar las bases para que sus colaboradores tengan la preparación necesaria y especializada que les permitan enfrentarse en las mejores condiciones a sus tareas diarias. Calidad Los programas de capacitación y desarrollo apropiadamente diseñados e implantados, también contribuyen a elevar la calidad de la producción de la fuerza de trabajo. Cuando los trabajadores están mejor informados acerca de los deberes y responsabilidades de sus trabajos, cuando tienen los conocimientos y habilidades labores necesarios, son menos propensos a cometer errores costosos en el trabajo. Planeación de los Recursos Humanos Las necesidades futuras de personal dependerán en gran medida de la capacitación y desarrollo del empleado. Salud y seguridad Una adecuada capacitación ayuda a prevenir accidentes industriales, mientras que en un ambiente laboral seguro puede conducir actividades más estables por parte del empleado. Dimensión psicológica La capacitación genera un cambio de actitud, tanto para sus relaciones personales como laborales, además, mejora su grado de motivación, de seguridad en sí mismo, el nivel de autoestima, etc. Desarrollo personal No todos los beneficios de capacitación se reflejan en la misma empresa. En el ámbito personal los empleados también se benefician de los programas de desarrollo administrativo, les dan a los participantes una gama más amplia de conocimientos, mayor sensación de competencia y un sentido de conciencia; un repertorio más grande de habilidades y otras consideraciones son indicativas del mayor desarrollo personal. Prevención de la obsolescencia La capacitación continua es necesaria para mantener actualizados a los trabajadores de los avances en sus campos laborales respectivos, en este sentido la obsolescencia puede controlarse mediante una atención constante al pronóstico de las necesidades de recursos humanos, el control de cambios tecnológicos y la adaptación de los individuos a las oportunidades, así como los riesgos del cambio tecnológico. Las capacidades individuales están siendo transformadas en capacidades de la organización. Los gerentes y profesionales de Recursos Humanos deberán desarrollar constantemente las capacidades necesarias para el éxito. Por lo tanto, es necesario 1

redefinir las capacidades de la organización, que podríamos denominar "ADN de la competitividad", para dar sustento a integrar las capacidades individuales. Supervivencia La capacitación bien administrada, influye en la eficiencia de las organizaciones, porque se representa de manera directa en los subsistemas, (tecnología, administrativo, y el social-humano).

FASES: Las fases sugeridas son las siguientes: Beneficios de la capacitación para las organizaciones Entre los beneficios que tiene la empresa con la capacitación se pueden enumerar los siguientes 

Crear mejor imagen de la empresa



Mejora la relación jefe subordinado



Eleva la moral de la fuerza de trabajo



Incrementa la productividad y la calidad en el trabajo.

Beneficios de la capacitación para los trabajadores Entre los beneficios que obtienen los colaboradores con la capacitación están: 

Elimina los temores de incompetencia



Sube el nivel de satisfacción con el puesto



Desarrolla un sentido de progreso

Análisis situacional de la organización Al ser las organizaciones laborales entidades económicas destinadas a ofrecer al público usuario productos o bienes, y a obtener en algunos casos beneficio de ello, requieren para su correcto funcionamiento contar con una capacidad efectiva que les permita aprovechar los recursos de que disponen El éxito de todo centro de trabajo depende en gran parte de la correcta administración de los elementos y recursos con que cuentan. De manera interna se integra por personas, recursos materiales, financieros, tecnológicos, etc., en donde cada uno de ellos desempeña una función específica, pero a la vez contribuyen a las funciones generales de la unidad ateniendo a un objetivo común; hacia afuera existen factores que afectan su quehacer, éstos se refieren a las condiciones sociales, económicas, culturales, educativas y físicas del contexto. Considerar cada uno de los aspectos anotados, y muchos otros más, debe representar para toda organización el punto de partida en la definición de cualquier proyecto de trabajo que se emprenda. La función de capacitación se inserta como parte integrante del acontecer cotidiano de las empresas y para cumplir con sus objetivos toma información del medio ambiente y del mismo centro de trabajo. 2

Por ello, es necesario que antes de tomar alguna decisión al respecto se lleve a cabo un estudio que permita identificar la situación real que en términos generales prevalece en el centro de trabajo. El análisis situacional, en el esquema que aquí se presenta, constituye la primera fase del proceso capacitador porque define el momento en que se establecen las bases de las actividades posteriores. Por lo anterior, éste debe reflejar información sobre: 

Misión, objetivos y metas laborales



Proceso productivo



Estructura organizacional



Funciones y líneas de autoridad



Recursos disponibles



Clientes y proveedores



Fuerzas y debilidades

A partir del análisis que realice la empresa de los aspectos antes anotados, se obtendrá información de las dificultades que enfrentan las áreas que la componen. Los puntos débiles o deficiencias encontradas deben ser cuidadosamente estudiadas a fin de establecer con claridad los problemas que pueden y deben ser resueltos con capacitación La capacitación al ser una actividad planeada contribuye a preparar y formar al recurso humano que requiere y labora actualmente en una empresa, por lo tanto no todos los problemas pueden ser satisfechos con la misma. Cuando el diagnóstico de la empresa refleja problemas específicos en cuanto al desempeño laboral de los trabajadores referidos a la inducción, formación, actualización y desarrollo de sus funciones, éstos representan indicadores que guiarán el curso de las acciones de capacitación; por lo que representan la materia de la siguiente fase del proceso. DETECTAR NECESIDADES: La determinación de necesidades de capacitación es la parte medular del proceso capacitador que permite conocer las deficiencias existentes en una empresa a fin de establecerlos objetivos y acciones a considerar en el plan. Síntomas posibles que puedan indicar o sugerir una necesidad de capacitación son: 

Baja producción, normas de rendimiento, utilización de máquinas y equipos



Aumento en la tasa de accidentes, rotación de personal, ausentismo, desperdicio.



Aumento en demoras, disputas, quejas de clientes, problemas de reclutamiento.



Tiempo demasiado prolongado para ejecutar los trabajos o para la utilización de máquinas y equipo.

La capacitación que surja de los problemas anteriores se reconoce como capacitación reactiva, ya que proviene de hechos y dificultades presentes. Las características del diagnóstico de la empresa permiten flexibilidad en su aplicación, ya que se puede realizar como una revisión periódica, semestral o anual buscando siempre la calidad y 3

confiabilidad de los resultados, los cuales dependerán sustancialmente de la veracidad de la información. Factores que provocan necesidades de capacitación ·

Expansión de la empresa o ingreso de nuevo empleados

·

Trabajadores transferidos o ascendidos

·

Implantación o modificación de métodos y procesos de trabajo

·

Actualización de tecnología, equipos, instalaciones y materiales de la empresa

·

Producción y comercialización de nuevos productos o servicios

Los cambios que efectúe la empresa provocarán futuras necesidades de capacitación, a ésta se le reconoce como capacitación proactiva, ya que se adelanta a los problemas y trata de prever resultados que fortalecerán 

Localización de necesidades reales a satisfacer



Determinación de perfiles depuestos y/o actualización de los mismos.



Identificación clara del universo capacitar, número de trabajadores, áreas y puestos.



Definición de objetivos y metas concretas factibles de alcanzar



Estructuración de un programa de trabajo con tareas definida



Determinación de los recursos que serán necesarios para la realización de las acciones que se programen

DISEÑO DE PROGRAMA: El Plan de general de capacitación de la organización o Plan Maestro de Capacitación engloba a los programas de capacitación de la empresa, los cuales incluyen: el conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de trabajo, etapas a seguir y elementos necesarios para llevar a cabo la capacitación en una organización (Pinto, 2000). Los programas parten de los objetivos de capacitación previamente diseñados, establecidos a partir de la información obtenida con el DNC. Los cursos se agrupan para conformar estos programas de capacitación, cuyos contenidos o temas que abordan, surgen de las necesidades detectadas con el DNC, y pueden ser diseñados para su aplicación, de acuerdo con los puestos, áreas de trabajo o los niveles organizacionales (Pinto, 2000). Los Programas de Capacitación incluyen: a) la presentación del programa, donde se explica la cobertura, etapas y características del programa. b) la planeación estratégica de la capacitación en la organización. c) análisis de la situación de la capacitación en la empresa (análisis FODA). d) los objetivos de capacitación. e) la programación de los cursos de capacitación, incluyendo la calendarización de eventos de acuerdo a las necesidades detectadas, el alcance de los eventos y participantes, los instructores, el responsable de la coordinación operativa, costos y presupuestos. f) los contenidos de los cursos, los medios adecuados para la conducción y evaluación del proceso de instrucción. 4

Para la elaboración de un programa de capacitación se requiere: • Investigar los antecedentes: revisar las necesidades organizacionales y de capacitación, para establecer las necesidades manifiestas y encubiertas, jerarquizar áreas, puestos y personas a capacitar. Revisar niveles y profundidad de los cursos o actividades a programar, prever las técnicas de instrucción a emplear, los materiales requeridos, los facilitadores, el equipo y aulas, entre otros aspectos relevantes. • Hacer un inventario de recursos humanos en el que se describa lo más detallado y preciso posible las carencias en cuanto a conocimientos, habilidades o actitudes, de cada empleado y/o grupos de trabajadores. Investigar las características culturales y de conocimiento, los niveles jerárquicos de los participantes, y el número posible de candidatos totales y por cada curso o evento. • Las fases de elaboración de programas son: redacción de objetivos, estructuración del contenido, especificación de objetivos intermedios y particulares, evaluación del curso de capacitación en todas sus dimensiones, la selección de técnicas y materiales de apoyo, la preparación de las actividades de instrucción, la elaboración de la guía del instructor, la organización e integración de los cursos o eventos de capacitación, la incorporación en una sola estrategia de todos los cursos o eventos tendientes a satisfacer las necesidades de capacitación, la programación en tiempos y recursos de los eventos, el apoyo logístico y la evaluación en todas sus dimensiones. • Llenado y formalización de formatos legales. De acuerdo a lo establecido por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.

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IMPLEMENTACION Y EVALUACION: Para determinar las necesidades de capacitación es necesario investigar todos los hechos observables que sean generadores de causas por las cuales los trabajadores no ejecutan con éxito sus labores, o incurren en accidentes. Los expertos creen que el diseño del programa de capacitación debe enfocarse al menos en cuatro cuestiones, ésta son: Objetivos de capacitación. Deseo y motivación de la persona. Principios de aprendizaje. Características de los instructivos. Para implementar un programa de capacitación es necesario considerar: La efectividad respecto al costo. El contenido deseado del programa. La idoneidad de las instalaciones con que se cuenta. Las preferencias y la capacidad de las personas. Las preferencias y capacidad del capacitador. Los principios de aprendizaje a emplear. La evaluación del proceso de capacitación permite estimar el logro de los objetivos propuestos y retroalimentar el proceso mismo. Por esta razón, al concluir la fase de aplicación del programa de capacitación y con el propósito de tener conocimiento preciso de los resultados logrados con relación a lo planeado, es necesario llevar a cabo un trabajo de evaluación para obtener información útil para analizar los cambios de conducta logrados en los capacitados, su desempeño en el área de trabajo, juzgar alternativas y tomar decisiones acerca de los diferentes elementos que intervinieron en el proceso. DESARROLLO PROFESIONAL: El desarrollo profesional es un esfuerzo organizado y formalizado que se centra en el desarrollo de trabajadores más capacitados. Tiene un alcance mayor y de duración más extensa que la 5

formación. El desarrollo debe ser una opción empresarial estratégica si la organización quiere sobrevivir en un entorno global y cada vez más competitivo. Los rápidos cambios tecnológicos y la tendencia a dar más responsabilidad a los trabajadores han hecho que el trabajo sea más retador y gratificante. La obligación de satisfacer las necesidades de los clientes, hace que tanto trabajadores como empresas puedan descuidar cuestiones relativas a la planificación profesional; un descuido que tiene consecuencias negativas para ambas partes. Desde la perspectiva de la empresa, la falta de ayuda en la planificación profesional puede provocar el desinterés de los empleados por cubrir los puestos vacantes. Desde la óptica de los trabajadores, los resultados son frustración y sentimientos de no estar valorados por la empresa. En definitiva, empresas, directivos y trabajadores deben tomar medidas que aseguren la carrera profesional (Mayo y Lank, 2000) El desarrollo profesional es el proceso por el que las personas progresan a través de una serie de etapas caracterizadas por distintas tareas de desarrollo, actividades y relaciones. Es importante señalar que existen diferentes modelos de desarrollo profesional y que la literatura de investigación no se pone de acuerdo sobre cuál es el mejor. A continuación se presentan tres clases de modelos: 1. Modelos de ciclo de vida. Indican que los trabajadores hacen frente a tareas de desarrollo en el transcurso de su profesión; pasan por distintas etapas personales o profesionales (Blake, 1997). 2. Modelos basados en la organización. También sostienen que las profesiones pasan por varias fases, sin embargo, afirman que el desarrollo profesional implica aprendizaje de los trabajadores para realizar tareas definitivas. Cada etapa supone cambios en las actividades y en las relaciones con compañeros y jefes (Pineda, 1995). 3. Modelo del patrón de dirección. Describe cómo contemplan las personas su profesión; cómo deciden sobre la rapidez con que quieren avanzar por las etapas profesionales y en qué punto desean regresar a una fase anterior (Driver, 1992). Por ejemplo, algunos trabajadores planifican permanecer en un determinado puesto o empleo durante toda su vida y no entra en sus planes cambiar de trabajo; tiene un concepto lineal de sus profesiones. Otros empleados consideran sus profesiones como una espiral: permanecen durante un tiempo en un determinado puesto o empleo y luego pasan a un área completamente diferente. Un buen ejemplo son los asesores de dirección que trabajan en el proyecto de una empresa durante varios años y, cuando está terminado, se trasladan a otra compañía con un proyecto completamente distinto. EVALUACION DE DESEMPEÑO: El Sistema de Evaluación del Desempeño es un conjunto de elementos interrelacionados, constituidos por normas, procedimientos, instrumentos de evaluación y programas automatizados para el procesamiento de información relativa a la valoración del desempeño de los trabajadores. Se basa en un proceso de evaluación continua y sistemática que permite calificar la actuación del trabajador en el desempeño de su cargo. Constituye una técnica de Dirección Administrativa imprescindible para la aplicación de programas de incentivos, planes de carrera e implantación de programas de adiestramiento, tanto correctivos como de desarrollo. La evaluación del desempeño pudiera basarse en el método de valoración de factores con sus respectivos indicadores y niveles de desempeño. Este método evalúa los factores estándares de los diferentes cargos para los niveles de personal supervisor, profesional, administrativo, agrupando las funciones y factores de acuerdo con la complejidad de dichos cargos. El instrumento de Evaluación del Desempeño tiene cinco versiones correspondientes a: personal supervisor, profesional, y administrativo. Cada versión consta de tres partes. La parte A contiene datos de identificación del supervisor y supervisado, La parte S, denominada Instrumento de Evaluación del Desempeño de acuerdo al tipo de personal, donde se refleja la evaluación continua e integral, y la parte C, denominada Registro Cualitativo de la Evaluación del Desempeño, en la cual se plasman los aspectos descriptivos de la evaluación. 6

1. El instrumento de evaluación contiene las siguientes partes: a. Un instructivo que explica paso a paso el procedimiento para realizar la evaluación continúa del desempeño y la evaluación integral. b. La definición de los factores con sus respectivos indicadores de acuerdo al tipo de personal. - Supervisores: 14 factores - Profesionales: 13 factores - Administrativo: 12 factores -. Un apartado denominado "Registro de Evaluación Continua" que consta de una matriz de doble entrada donde se cruzan los factores a evaluar en cada trimestre del lapso de evaluación. La definición de los niveles de desempeño, que establecen las categorías de eficiencia (deficiente, regular, bueno, muy bueno, excelente). Un apartado para la conformación, donde se deben colocar datos como: nombre, cargo, unidad y las respectivas firmas del evaluado, evaluador y supervisor jerárquico. Un apartado para comentarios, en el cual pueden realizar observaciones tanto el evaluador como el evaluado. EVALUACIÓN INTEGRAL: es el formato donde se refleja el resumen del registro de evaluación continua. El mismo contiene la denominación de los factores y sub factores y tres (3) apartados destinados a: 1. Conformación de firmas 2. Adiestramiento requerido 3. Fecha. 2. El registro cualitativo de la evaluación contiene las siguientes partes: a. Un instructivo que explica paso a paso el procedimiento para llenar el formato. b. Un apartado, en el que se coloca el objetivo del período a evaluar c. Un apartado donde el Supervisor, conjuntamente con el Supervisado, anota las funciones y actividades generales que realizará el evaluado durante el período d. El apartado denominado Evaluaciones Continuas está dividido en aspectos positivos y aspectos mejorables. En este apartado, el Supervisor describirá las conductas positivas que deben mantenerse, así como las que el evaluado debe mejorar para alcanzar un nivel de desempeño superior e. En el apartado denominado "Causas y factores externos que influyeron en el logro de los objetivos", el Supervisor, conjuntamente con el Supervisado, analiza y describe los aspectos que influyeron en el logro de los objetivos y los aspectos que obstaculizaron el logro de los mismos f. El apartado denominado "Acuerdos o sugerencias establecidos entre Supervisor y Supervisado" es el espacio donde el supervisor anota las actividades, cursos, pasantías, rotación u otras actividades que considere para coadyuvar a mejorar el desempeño. DEFINICIONES OPERACIONALES 4.1. Desempeño: conducta cotidiana y generalizada del empleado en términos de resultados de la ejecución del trabajo. 4.2. Evaluación de desempeño: proceso mediante el cual se mide sistemática, periódica, continua y objetivamente "el desempeño del trabajador. 4.3. Factor: atributo que caracteriza un área específica de las funciones del trabajador. 4.4. Indicador: son frases descriptivas de la conducta laboral observable del funcionario, que está directamente relacionada con el factor que se evalúa.

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