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• Arely Romero Manuel

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Boda en la playa con invitados internacionales

Servicios complementarios

Integrantes: Arely Romero

Liliana Ríos

Brenda Navarro

Aurora Trujillo

Kimberly Ramírez

Justificación El servicio de planeación de bodas (Wedding planner), nació en Estados Unidos en los años 50 como una solución, su origen está vinculado a la incorporación de la mujer en el campo laboral, y desde ese momento ya disponían de tiempo necesario para la organización de su boda y con el tiempo fue convirtiéndose en una necesidad para los novios que buscan que su boda sea un éxito. (BWP, 2017) Un organizador no pretende modificar o imponer ideas o situaciones; por el contrario, busca indagar en los gustos del cliente para que conjuntamente con el equipo de trabajo y los proveedores, conseguir lo que el cliente desea. Todo esto se enriquece con las experiencias previas de todos los implicados. (Rivera, 2010). En el mercado actual la oferta para realizar servicios relacionados con eventos es escasa, y aún más limitada para la organización de bodas. Por esta razón, surge la importancia de formar un negocio de este tipo, que, organizado de forma eficiente y eficaz, se convierta en un proyecto viable. La empresa estará ubicada en Bahías de Huatulco, debido a que este sitio turístico cuenta con el segmento de mercado que pueden ser considerados como clientes potenciales, ya que abarcan las características del perfil al cual se va a dirigir el proyecto Esta idea surge para satisfacer las necesidades de un segmento específico del mercado, que no tienen un producto o un

servicio

que satisface sus

necesidades cuando se trata de realizar eventos matrimoniales, generando así una importante demanda. Actualmente, en Bahías de Huatulco la demanda de este sector es alta y continua. “Luxury Wenddings” también contara con la realización de ceremonias de bodas simbólicas; ceremonias étnicas, boda maya, ceremonia de arena, ceremonia de la luz o de las velas, ceremonia de unión de manos o handfasting, ceremonia de rosas, entre otras.

Caracterización del producto El proyecto que se propone desarrollar es una idea enfocada a la organización de bodas en este destino turístico Bahías de Huatulco, aprovechando la tranquilidad de sus playas ideales para realizar eventos, “Luxury weddings” será una empresa que ofrecerá servicios para la organización completa y detallada de matrimonios: planificación, costes, trámites, ceremonia, banquete, recuerdos, fotografías y demás servicios complementarios. Este proyecto nace para cubrir las necesidades de un segmento específico del mercado en este destino, el principal objetivo de “Luxury Weddings” es brindar un servicio de asesoramiento a las parejas que desean casarse y por motivos de tiempo no pueden ocuparse de la organización de su boda, teniendo en cuenta que el sitio es visitado por extranjeros y en la actualidad es considerado como un destino de bodas, con ello se genera una importante demanda de una organización que ofrezca cobertura completa en lo que se refiere a diseño y cotización, producción, contratación de proveedores, montaje, ejecución, desmontaje, evaluación de resultados y seguimiento. Aquí se presenta la organización para una boda en la playa con invitados internacionales, dicha a llevarse a cabo dentro del destino turístico Bahías de Huatulco, se desglosará toda la logística, cotización y costeo de la estructura de una boda en este sitio, con la finalidad de dar a conocer la viabilidad que tiene Huatulco y con ello presentar alternativas que permitan la disminución de la temporalidad en el destino.

Público Objetivo.

Se ha decidido determinar el perfil, con base en las características que se pretende posea nuestro cliente, diferenciándolo por su lugar de procedencia, el rango de edad promedio, describiendo sus motivaciones, su género, su nivel económico (ingresos), su nivel de gasto promedio, así como los servicios y actividades que estaría dispuesto a adquirir y que se pretende sea el motivo de su interés por nuestra empresa. Para poder determinar el lugar de procedencia, se comenzará dando una breve explicación del lugar donde se pretende nuestra empresa esté ubicada. La zona específica sería Bahías de Huatulco, sitio ubicado en la costa oaxaqueña, conocido por su esplendorosa y exótica belleza tropical, bahías de Huatulco es uno de los destinos de playa que se ha colocado entre los favoritos de las parejas para llevar a cabo su ceremonia nupcial. Es por ello que nuestro público objetivo se define principalmente como un cliente nacional y regional, todo aquel que guste por la naturaleza y belleza que ofrecen las Bahías de Huatulco, además de un servicio de calidad, responsable y garantizado, nuestro público objetivo será todo aquel visitante/turista que visite Huatulco con planes próximos a casarse. Según el INEGI, citado en El Universal (2014), la edad promedio de los hombre mexicanos al casarse ronda entre los 29.4 años, por su parte las mujeres, marcando un rango de edad inferior al hombre, lo hacen alrededor de los 26.6 años; indicándonos así el rango de edad aproximado de nuestro público objetivo, sim embargo nuestra empresa no excluye a toda aquella persona que tenga el deseo de casarse, sin importar el rango de edad, siempre y cuando esté permitido por las mexicanas. El principal género al que queremos llegar es al femenino, ya que es éste el que principalmente hace la búsqueda del lugar donde se querrá realizar la boda, aunque género masculino, en los últimos años, se ha vuelto más participativo en cuanto a las decisiones de la organización de la boda; así como también, nos caracterizamos

por ser un empresa incluyente aceptando así a todo género que desee hacer uso de nuestros servicios. En cuanto al nivel económico que nuestro cliente debe tener, y con base en la exclusividad, costos y calidad de nuestros servicios, éste debe ser de un nivel medio-alto a alto, para que con ellos el usuario esté dispuesto a pagar por el tipo de servicio que se le brinde. Debido a que, según sean los servicios que requiera, en esa medida será el precio que nuestro cliente deba de pagar. La decisión de compra de nuestro cliente objetivo, se debe basar en la calidad de nuestros servicios, así como la facilidad para la organización de su evento, la tranquilidad y confianza de recibir por lo que ha pagado. Servicio que se compromete a ser innovador y adaptable según sean sus exigencias y preferencias.

Cronograma

Organigrama

GERENTE GENERAL Arely Romero

Relaciones públicas (María Aurora)

Operación (Liliana Ríos)

Mobiliario

Control administrativo

Brenda

Kimberly

STAFF

A&B

Luz y sonido

Ventas

Costos

Cobranzas

Funciones de los departamentos del organigrama Gerente general -

Responsable de la planificación, diseño, organización y producción de los eventos.

-

Dirigir y supervisar a los Asistentes en la organización los días de eventos.

-

Aprobar las propuestas de promoción

-

Aprobar propuestas de paquetes a lanzar

-

Supervisar avances en la planeación del evento

Relaciones públicas -

Búsqueda de profesionales necesarios para el día del evento.

-

Identificación y contratación de profesionales necesarios para la boda y los proveedores de servicios (catering, fotógrafos, camarógrafos, esteticista, floristas, pasteleros, etc.), y la preparación y ejecución de los contratos.

-

Manejar las redes sociales como página, Facebook e Instagram.

-

Realizar técnicas de comercialización y ventas.

Operaciones -

Entrevistar a la pareja para identificar sus necesidades y conocer sus gustos e ideas.

-

Planificación detallada del evento a realizar.

-

Manejar la relación directa con los clientes mediante visitas, reuniones, correos y llamadas.

-

Listado de planificación detallada desde un año antes del evento hasta a unos pocos días después de la boda.

-

Preparación de la lista de asistentes, elección de las invitaciones y envío de las mismas.

-

supervisar el banquete y bares donde se dispensen las bebidas.

-

Disponer de un plan alternativo en cado de contratiempo.

Alimentos y bebidas -

Se encargará de todo lo relacionado con el banquete y bares donde sedispensen las bebidas - Se coordinará con los meseros para servir el banquete. Luz y sonido -

Se encargará de todo lo relacionado a música en vivo, discoteca, iluminación, fotografía, video y entretenimiento. Mobiliario -

supervisión de la decoración de flores, esculturas en hielo, estructuras móviles, distribución de mesas y sillas.

Control administrativo -

preparación de un presupuesto detallado en el que está incluidos todos y cada uno de los servicios necesarios. Ventas -

Representar a Luxury weddings en los eventos y ferias anuales relacionados a organización de eventos y bodas. Costos

-

Se encargará de llevar los libros contables de la empresa, declaraciones de renta. Cobranzas -

Administración de la empresa en cuanto a cobros, facturación y pagos al personal.

Planeación de boda con invitados internacionales “Luxury weddings” consciente de que ese día tan memorable para usted merece especial atención, ha preparado el Paquete de Bodas “Romance”, es un paquete ideal para una boda en la playa con invitados internacionales, con una capacidad de 100 invitados, considerando todos los detalles para asegurar que su evento sea único e inolvidable. ¿Qué incluye? Instalaciones: Salón, jardín o terraza con vista frente al Mar/ Montaje de Ceremonia Civil frente al Mar, servicio de banquete por 5 horas, barra libre nacional e internacional por 5 horas, barra libre en bebidas sin alcohol personal de servicio/ servicio profesional de meseros cristalería, mantelería y mobiliario Descorche DJ, luz y equipo de sonido Pista de baile Decoración y ambientación Centro de mesa/ Arreglo de mesa para los Novios. Servicio de banquete Mesas redondas y/o cuadradas Sillas Tiffany Mantel Cubremantel Vajilla

Plaque (cubiertos) Cristalería Servilletas Equipo completo para el servicio (Ceniceros, saleros, charolas, etc)

Personal de servicio Servicio por 5 horas Montaje Meseros Cantinero Personal de limpieza antes y durante el evento Coordinación y supervisión antes y durante el evento Servicio tipo buffet 1.Barra de ensalada 2.Dos pastas 3. Dos platos fuertes 4. Dos guarniciones Nota: Menú formal en tres tiempos, se cotiza aparte Refrescos ilimitados 1. Coca 2. Coca light 3. Fresca 4. Agua mineral 5. Agua natural Hielo ilimitado Descorche libre

Decoración •Centro de mesa (Árbol iluminado) • Mesas con iluminación interior •Iluminación de jardín •Tiras de luces vintage

Análisis costo beneficio La Condusef estima que los gastos promedio para una boda sencilla con 100 invitados son de 110,000 pesos, aproximadamente. Un estudio realizado por SweetRing, encuestó a 4,000 personas de entre 25 y 35 años para saber cuál será el presupuesto realista para su boda. El 42% indicó que pensaban gastar al menos 300,000 pesos, un 36% gastaría máximo medio millón de pesos y el 22% una cifra aún mayor. La cantidad total que cobraremos por una boda cubriendo los servicios básicos para 100 invitados (banquete, ceremonia, limosina, lugar de recepción)

será de

aproximadamente de $200,000.00 m/n, del cual obtendremos una ganancia de $60,000.00 que corresponde al 30% por evento, pretendemos realizar 2 bodas por mes, cubriendo un total de 24 bodas al año, lo que nos generaría un ingreso de $1, 440,000.00 anualmente. Estos ingresos pueden sufrir algún cambio dependiendo de la demanda de nuestros servicios y de los servicios extras que adquieran los clientes durante su evento.

Análisis del mercado El mercado que el destino Bahías de Huatulco abarca no se ha presentado hasta el momento como un destino que cubra las necesidades para la realización de bodas, no se ha encontrado ningún registro que hable sobre la afluencia de este tipo de mercado dentro del CIP, sin embargo nivel nacional: México es uno de los destinos líderes en la recepción de bodas de destino, sobre todo de Estados Unidos y Canadá. A pesar de lo anterior no se cuenta con información específica de México sobre este mercado para la toma de decisiones (SECTUR, s.f.).

Lo cual indica que a nivel extranjero también se tiene una gran oportunidad de crecer dentro del mercado, llamando la atención de extranjeros, sobre todo aquellos que gustan por conocer a las Bahías de Huatulco, como lo son los canadienses. No obstante, por el momento, el principal objetivo es captar la atención del mercado nacional para después crecer hacia un mercado más grande y, que por supuesto, se vuelve más exigente. Siguiendo con el usuario objetivo Publimar (2015) nos menciona que es el estado de Oaxaca uno de los diez destinos más importante y elegidos por el turismo, lo que lo hace un destino captador del mercado de bodas y luna mieleros, como lo menciona Rivas, S. (2013) en su artículo “Oaxaca el destino preferido para bodas y luna de miel”. Además de mencionar que Huatulco tiene un gran potencial para la captación de este mercado. En cuanto a la competencia que se encuentra dentro del destino a continuación se presenta una tabla mencionando las características de cada empresa:

Empresa

Capacidad

Oferta mercado

al Ventajas

del Tipo de evento

producto

ofertado

Empresa número gestión de

integral uno en todos los mercado.

detalles Bodas Huatulco

el Religiosa, civil, de destino,

al

aire

Entre 100 y relacionados con Galardonada con libre, simbólica, wedding ceremonia 300 los trámites y la el invitados organización de awards en 2015, zapoteca, diferentes 2016, actos de una 2018. los

boda

2017

Recomendado por

y ceremonias igualitarias

bodas.com.mx en 2018.

Religiosa, civil, de Empresa con el destino, al aire libre, simbólica, segundo posicionamiento Tu

Boda

Huatulco

en

Entre 300 y 500 invitados

Profesionales

temática,

importante religiosas ante el mercado. católicas, más

organizadores de ceremonia y

religiosas Ganadora

de cristianas, wedding awards anglicanas, civiles, en 2016, 2017 y renovación de

celebración

2018.

votos, autóctonas y simbólicas

Profesionales trabajando

a

altas exigencias

Banquetes Huatulco

Información no encontrada.

para lograr una boda exclusiva. Posicionamiento

Información

Ayudando

en en el mercado.

encontrada.

detalles

de

no

banquete, ceremonia

y

fiesta.

Huatulco Weddings

Entre 100 y Coordinador y Posicionamiento 300 organizador de en el mercado. invitados. bodas. Con

Religiosa, civil, de destino,

al

aire

garantía de éxito

libre.,

simbólica,

en lo que hacen.

temática.

Empresa

Huatulco Wedding planner

Más de 500 invitados.

especializada en Posicionamiento bodas de playa, en el mercado.

Religiosa, civil, de destino,

al

aire

que

brinda Ganador simbólica, del libre, asesoría y wedding awards temática, maya, propuestas para 2016 y 2018. otra. la boda. Empresa

OH!

Events

Huatulco

Entre 300 y asesora,

con

500

servicios

invitados.

especializados

Religiosa, civil, de Posicionamiento

destino,

en el mercado.

libre,

al

aire

simbólica,

temática, maya.

para las bodas. Empresa especializada en la

organización

de bodas y otros

Casa Reyes

Más de 500 invitados.

eventos. Equipo profesional

que

brinda ayuda y

Posicionamiento

Información

en el mercado.

encontrada.

no

asesoramiento. Con trabajadores capacitados. Empresa Festus Eventos

Más de 500 amplia invitados. reconocida

con y Posicionamiento en el mercado.

experiencia en el

Religiosa, civil, de destino, libre,

al

aire

simbólica,

mercado bodas.

de Los

temática,

maya,

otra

mejores eventos.

Fuente: Elaboración propia con información obtenida de Weddigwire Group, (s.f).

Como se puede observar en la tabla anterior, a pesar de que Huatulco no está posicionado oficialmente como un destino de bodas, existen en el destino ocho empresas posicionadas ante el mercado que se busca llegar. Además de poder reconocer así nuestras fortalezas y debilidades para poder enfrentar y reaccionar ante cualquier situación empresarial que se presente, buscando con ello poder llegar a ser la empresa número uno, la preferida y elegida por los novios para la realización de su evento tan importante. Estrategia de comercialización Para alcanzar la mayor ventaja competitiva es importante contar con estrategias de comercialización eficiente y efectiva, de tal forma que podamos generar una cadena de valor a nuestro producto.

Mi marca

Nombre de empresa: Luxury Weddings Slogan: Porque en tu sueño cada detalle cuenta. Razón del nombre y slogan: una boda es un momento de suma importancia para los novios, y por lo tanto se requiere de una empresa capaz de considerar cada detalle de acuerdo a sus gustos e intereses y asimismo brindar un servicio de lujo, personalizado y completo.

Estrategias a Utilizar para publicidad y promoción -

Creación de una página web: donde el cliente encontrará los paquetes que se ofrecen, contactos, filosofía de la empresa, entre otros.

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Instagram: medio por el cual se estarán publicando fotografías y promociones que la empresa maneje

-

Facebook: esta será utilizada como medio de promoción , publicidad y como una vía de comunicación de manera rápida y eficiente con el cliente

-

Pinterest: en esta página se estarán subiendo fotografías de las decoraciones y montajes realizados en eventos pasados.

-

Proyección en pantallas electrónicas ubicada en semáforos de la gasolinera.

Relaciones Públicas Las Relaciones Públicas son una función directiva independiente, que permiten establecer y mantener líneas de comunicación, compresión, aceptación y cooperación mutuas entre una organización y sus públicos; implica la resolución de problemas; ayuda a los directivos a estar informados y poder reaccionar ante la opinión pública; define y destaca la responsabilidad de los directivos que deber servir al interés público; ayuda a la dirección a mantenerse al día y a utilizar los cambios de forma efectiva (Wilcox, Ault, Agee y Cameron, 2001, p.4).

Es por eso que la empresa Luxury Weddings contará con convenios en distintos establecimientos que a continuación especificaré, esto con la finalidad de generar nuestra red. -

Medios públicos: revistas con secciones turísticas, teniendo un apartado en el cual se oferte el servicio y se muestren contactos.

-

Convenios con el hotel Isla Natura, Dreams y Secrets.

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Convenio con la florería Florarte ubicada en Bahías de Huatulco.

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Herramienta de comunicación interna: es importante que el cliente interno se encuentre actualizado de la situación presente y sea éste un medio de publicidad de boca en boca.

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Convenios con estilistas y proveedores de mobiliario.

Referencias REFERENCIAS El Universal. (2014). SDPnoticias.com. ¿A qué edad se casan y se divorcian los mexicanos?. Obtenido de https://www.sdpnoticias.com/estilo-de-vida/2014/03/05/aque-edad-se-casan-y-se-divorcian-los-mexicanos. Publimar. (2015). Publimar. Más turistas prefieren Oaxaca y Huatulco para efectuar “Bodas de Destino”. Obtenido de http://publimar.mx/mas-turistas-prefierenoaxaca-y-huatulco-para-efectuar-bodas-de-destino/. WeddingWire Group. (s.f). Bodas.com.mx. Bodas Huatulco. Obtenido de https://www.bodas.com.mx/organizadores-de-bodas/bodas-huatulco--e53888.