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• Tatiana Higuera

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Procedimiento: Administración, Manejo y Control de Bienes ADM-PD-06 V-2

Dependencia Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios Proceso Gestión Administrativa Objetivo Administrar, manejar y controlar los bienes, propiedad del IDIGER. Alcance Inicia con la recepción del bien, continua con el ingreso y legalización en el almacén para su posterior administración, uso y control y finaliza con la baja del mismo.

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Procedimiento: Administración, Manejo y Control de Bienes

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1.

Políticas de Operación 

La administración, control y manejo de los bienes de la Entidad, se mantendrá bajo los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, equidad y conservación del medio ambiente.



Es responsabilidad del Almacenista General, la recepción, organización, custodia, manejo, administración y suministro, de la totalidad de bienes de propiedad y a cargo de la Entidad.



El Almacenista General del IDIGER será el encargado de dirigir y coordinar el equipo de trabajo que opera en el almacén, bodega (s) y/o Centro de reserva (as) de acuerdo con la estructura organizacional diseñada al interior de la entidad.



Es responsabilidad del almacén mantener un sistema de información actualizado que permita identificar novedades, movimientos, saldos de bienes en bodega, servicio o en poder de terceros, debidamente clasificados por cuenta, dependencia y responsables.



Es responsabilidad del servidor público velar por el buen uso de los bienes asignados y deberá informar al almacén cualquier novedad que se presente con los bienes a su cargo.



El IDIGER contará con un comité de inventarios, organismo encargado de velar por el correcto manejo de los bienes e inventarios, y de coordinar, planificar y apoyar la gestión del almacenista. Estará integrado por un grupo multidisciplinario que tendrá a su cargo las decisiones relacionadas sobre la materia y se reunirán como mínimo una vez al año, de acuerdo a lo establecido por la Secretaria Distrital de Hacienda resolución 001 de 2001.



El IDIGER clasificara sus bienes muebles en tres tipos: i) Bienes devolutivos, ii). Bienes de consumo, iii) Bienes de consumo controlado.



El ingreso o entrada de bienes al IDIGER según su origen, puede producirse por adquisiciones, donaciones, desarrollos (software), bienes recibidos en comodato, dación en pago, leasing con opción de compra, remesas o traslados entre bodegas, recuperaciones o reposiciones, sobrantes, producción, sentencias y por traspasos entre entidades, entre otros.



El IDIGER realizara anualmente como mínimo un (1) inventario físico de sus bienes conformando dos (2) equipos de trabajo para el conteo y reconteo de los mismos y presentar al cierre del 31 de diciembre de cada año una relación detallada, ordenada y valorizada de los bienes bajo su propiedad y a cargo, señalando en un informe final las diferencias halladas dentro de la toma física para que el Comité de inventarios adopte las decisiones administrativas y contables a que haya lugar.

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2.



El IDIGER realizará mensualmente inventarios aleatorios a sus bienes, a fin de conocer el estado y tenencia de estos en poder de tercero.



Para el IDIGER el periodo de permanencia de los bienes está dado por el tiempo transcurrido entre la fecha de ingreso hasta la salida definitiva, tanto física como contable, de los bienes de la entidad, sin que se modifique el título de propiedad adquirido inicialmente.



En el IDIGER durante el tiempo de permanencia de los bienes, estos pueden estar bajo custodia del responsable de almacén o en servicio y en funcionamiento en un área o dependencia a cargo de un funcionario, quien debe aceptar su responsabilidad en aras del cumplimiento de sus funciones.



Todo ingreso al almacén debe contar con los documentos soportes legales, los cuales deberán ser entregados al almacén por parte del área responsable de su adquisición.



Todos los bienes clasificados en el IDIGER como devolutivos, se les debe asignar un número consecutivo a través de una placa de inventario para su identificación e ingreso en el sistema de información del almacén.



Es responsabilidad del Almacenista certificar mediante el Formato ADM-FT-62 “Expedición de certificado” o él ADM-FT-101 “Certificado sin pendientes servidores públicos" verificar que todos los bienes propiedad de la Entidad sean devueltos al almacén o se efectúe el traslado mediante el formato ADM-FT-38 “Traslado de bienes devolutivos en servicio” al superior inmediato una vez el servidor público y/o contratista se desvincule de la entidad.

Glosario

Almacén: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman una entidad para que esta cumpla los objetivos propuestos. Almacenista: Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación y suministro de los bienes de una entidad. Almacenamiento (Ubicación): Labor de registro de los artículos y su distribución física desde que ingresan o se adquieren hasta que se requieren para su utilización; labor sujeta a una organización interna. La organización interna del almacenamiento depende de las funciones que desempeñe la entidad, deberá efectuarse de conformidad con la naturaleza de los bienes, las necesidades de seguridad y la rapidez en su manejo. Amortización: Distribución sistemática del costo de un activo durante los años de vida útil o durante el periodo en que se van a aprovechar sus beneficios. Cancelación gradual de una deuda mediante pagos consecutivos al acreedor.

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Avalúo: Estimación que se hace del valor o precio de un bien. Avalúo fiscal: Valor asignado a la propiedad inmueble para fines impositivos y que corresponde al cien por cien del avalúo catastral o autoavalúo. Avalúo técnico: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el valor comercial o de reposición de un activo. Baja de bienes inservibles: En esta categoría se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que esa inversión resultaría ineficiente y antieconómica para la entidad. Baja de bienes servibles no utilizables: Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio por uno o más periodos, pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades o, que aunque la entidad los requiera, por políticas económicas, disposiciones administrativas, por eficiencia y optimización en la utilización de recursos, existe orden expresa y motivada del Director o Representante Legal o de autoridad competente para darlos de baja. Bien: Artículo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, los materiales y artículos en proceso de producción. Bienes de consumo: Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos o aplicarlos a otros, desaparecen como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros. Bienes de consumo controlado: Son aquellos bienes muebles o intangibles que no se extinguen o consumen de manera inmediata y que permiten ser controlados por sus características físicas y/o técnicas pero que por su costo de adquisición mínima cuantía pueden ser reclasificados como bienes devolutivos a consumo con control conforme lo establezca y autorice el comité de inventarios. Bienes devolutivos: Son aquellos bienes muebles, inmuebles o intangibles, que no se extinguen o consumen de manera inmediata y que, desde su punto de vista de su administración, control y seguimiento, requieren ser controlados. Bienes inmuebles: Bienes raíces, que tienen en común el estar íntimamente ligados al suelo, unidos de manera inseparable, física o jurídicamente al terreno y que por su naturaleza no es posible trasladar o transportar de un lugar a otro. Bienes intangibles: Bien inmaterial o sin apariencia física que pueda identificarse o controlarse, de cuya utilización o explotación pueden obtenerse beneficios económicos futuros o un potencial de servicios y su medición monetaria debe ser confiable. Bienes muebles: Recursos que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos por sí mismos, o por fuerza externa; se exceptúan los que, siendo muebles por naturaleza, se consideran inmuebles por su destino. La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”. 4/18

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Cesión o traspaso: Transferencia a un tercero de cualquier derecho o interés en bienes raíces o del título o interés en una partida de bienes muebles, como por ejemplo; una patente, un documento por cobrar o una tarjeta de propiedad de maquinaria o equipos. Conceptos que generan ingreso o entrada de bienes al almacén: El ingreso de bienes a almacén se puede dar por: compras generales , por compras de caja menor, por importaciones, por compras a través de contratos de outsorsing, ingreso de partes por aprovechamiento a partir del desmantelamiento, de productos elaborados o terminados, ingreso de maquinaria o equipos reconstruidos o mejorados, ingreso por recuperación de bienes, por sobrantes, por reposición, software adquirido o desarrollado en la entidad, de bienes recibidos en préstamo, contratos de comodato y/o interinstitucionales, donaciones y sentencias. Conceptos que generan salida de almacén: Salida de bienes por suministro, Salida para uso de funcionarios y/o contratistas, por bienes entregados en préstamos a través de contrato de uso o convenios interadministrativos, salida de bienes entregados a través de contratos de comodato, salida por perdida, daño o hurto y salida definitiva por baja de almacén. Costo histórico: Está constituido por el precio de adquisición o importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido el ente para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación. Además, harán parte del costo histórico las adiciones y mejoras objeto de capitalización efectuadas a los bienes, conforme a normas técnicas aplicables a cada caso. Costo de reposición: Representa el precio que deberá pagarse para adquirir un activo similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en Dación en pago: Sistema utilizado para cancelar una obligación, donde los contratantes convienen sustituir el efectivo por otro tipo de bien que, al entregarse, extingue la obligación original. Destinos finales: Dentro de las modalidades para dar salida definitiva a los bienes que la entidad no desea tener más en su patrimonio o que por haber sido tipificados como Bienes Servibles No Útiles u Obsoletos o como Bienes Inservibles, se deba salir de ellos. Donación: Transferencia de bienes de una persona a otra sin contraprestación alguna. Eficacia: Virtud, actividad, fuerza y poder para obrar. Capacidad para producir el efecto esperado. Eficiencia: Virtud y facultad para lograr un efecto determinado. Egreso o salida definitiva por baja: Es el proceso mediante el cual la administración decide retirar definitivamente un bien, tanto física, como de los registros contables e inventarios que forman parte del patrimonio de la entidad, por no estar en condiciones de La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”. 5/18

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prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentra, por no ser necesario su uso o por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido entregado a otra entidad en calidad de traspaso, vendido o permutado, entre otros, de acuerdo con la tipificación que se le haya dado. Enajenación: Venta o cesión de una propiedad. Gasto: Egreso necesario para el desarrollo de la actividad del ente contable, cuyo importe generalmente se asocia con los ingresos obtenidos por la venta de bienes o prestación de servicios. Ingresos: Aumentos patrimoniales que afectan los resultados de un periodo, aunque no constituyan una entrada de efectivo; tales aumentos pueden ser ordinarios o extraordinarios. Inventario: Relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia del producto o activo, valor de compra, precio de venta, fecha de adquisición, etc. Mejoras: Conjunto de erogaciones u obligaciones contraídas con relación a un activo, que tiene como efecto introducir cambios cualitativos al bien y que no aumentan su productividad sino que la recuperan. Merma: Disminución en la cantidad, calidad, peso o medida, que sufren las mercancías y bienes por causas naturales. Muebles y enseres: Equipos de oficina utilizados para las operaciones del negocio y que se consideran como un activo fijo. Obsolescencia: Pérdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos. Operaciones de traspaso de bienes: Cuenta que representa el valor de los bienes transferidos entre entes públicos del mismo nivel, diferentes de las donaciones de bienes y derechos que realicen los entes públicos con terceros y los entes públicos del nivel nacional con otros entes públicos del nivel territorial, o viceversa. Operaciones interinstitucionales: Cuentas cuya causación corresponde al ente encargado de la administración de los recursos y el pago o cancelación de los mismos lo efectúa otro ente público. Así mismo incluye el valor de los aportes, fondos y bienes transferidos a otros entes públicos. Optimizar: Buscar la mejor manera de ejecutar una actividad. Aprovechar un bien o cosa bajo su aspecto más favorable.

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Patrimonio: Sección del balance general que representa la parte de los recursos de la entidad que han sido financiados por sus propietarios. El patrimonio está constituido por el aporte de los accionistas o propietarios, el superávit de capital y las valorizaciones. Placa de inventario: Etiqueta adhesiva que contiene el número consecutivo que permite la identificación de un bien devolutivo en inventario. Placa de inventario adherida: Es aquella etiqueta adhesiva que por las características físicas y técnicas del bien y por cuanto este no se encuentra a la intemperie permite ser adherida al mismo. Placa de inventario asignada: Para los bienes que se encuentran a la intemperie y que por sus características físicas, técnicas o intangibilidad no permite ser adherida de manera física y es asignada llevando el correspondiente control en el sistema de información de administración, manejo y control de bienes. Perito: Persona que por sus especiales conocimientos, es llamado para informar sobre hechos cuya apreciación se relaciona con su especial saber o experiencia. Permuta: Contrato comercial por el que dos personas se obligan recíprocamente a dar una cosa por otra. La permuta o cambio es un contrato en que las partes se obligan mutuamente a dar una especie o cuerpo cierto por otro. (Código Civil). Precio de mercado: Valor que resulta de la interacción de las fuerzas de oferta y demanda en el mercado. Procedimiento: Secuencia correcta y ordenada de actividades para la realización de un proceso o tarea. Registro: Grupo de datos o códigos adyacentes que se manejan como una unidad. Roto(a): Desgarrado, quebrado, perdido. Salida de bienes de almacén: Entrega de bienes devolutivos, de consumo o de consumo controlado que se encuentran en depósito a cargo del almacenista, para su entrega se deberá diligenciar el formato ADM-FT-36 “Solicitud de Bienes” debidamente diligenciado y firmado por los responsables de la operación, y el almacenista a partir de dicho formato procederá a registrar esta operación en el formato ADM-FT – 37 “Salida de Bienes”. Recepción de bienes: Recibe y verifica el bien, adquiridos a través de: Compras generales, Compras por caja menor, Importaciones, Ingreso por aprovechamiento, Recuperación de bienes, Sobrantes, Reposiciones, Bienes recibidos en préstamo, Donaciones, Sentencias, Convenios o Comodatos, Operaciones, Interinstitucionales, Reintegro de bienes devolutivos, Ingreso de software, entre otros Transferencia: Cesión, traspaso a otro del derecho que se tiene sobre algo. Llevar, trasladar a alguien o algo de un lugar a otro. En operaciones en que el precio se ha La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”. 7/18

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pactado entre agentes, el valor será el convenido; cuando no exista ninguno de los anteriores, se podrá estimar empleando métodos de valuación alternativos. La cifra resultante de las anteriores situaciones constituirá el costo histórico por el cual se registrará la transacción en contabilidad. Dicho valor será objeto de actualización, usando para ello criterios técnicos acordes a cada circunstancia, entre otros: Vida útil: Tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de utilidad para su propietario; el periodo de vida podrá ser mayor o menor que la vida material o cualquier vida económica comúnmente reconocida.

3. Descripción de Actividades N° Actividad

Responsable

Control

ENTRADA DE BIENES NUEVOS O REINTEGRO AL ALMACÉN 1

Inicia con el procedimiento contractual

2

Verificar soporte documental del bien: Se analiza la existencia de los soportes que denote la legalidad del bien ¿Es un bien inmueble? SI: Continuar con la actividad 6. NO: Continuar con la actividad 3.

3

Recepcionar el bien: Recibe y verifica el estado, las cantidades y especificaciones técnicas del bien. ¿El bien es nuevo? SI: ¿Cumple con las especificaciones técnicas? SI: Continuar con la actividad 4. NO: El bien no se recibe, lo devuelve al proveedor y retorna a la actividad 2.

Almacenista y/o Supervisor del Contrato

Almacenista y/o Supervisor del Contrato

ADM-FT – 35 Reintegro de Bienes Devolutivos en Servicio

NO: Es un reintegro SI: Continuar con la actividad 6.

4

5

6

7

Contrato Certificado de libertad y tradición del Inmueble o Resolución Administrativa Remisión valorizada y/o Factura/ Contrato / GFI-FT-01 Certificado de Cumplimiento de Obligaciones

Identificar y clasificar los bienes (Devolutivo, Consumo): ¿Es un bien devolutivo? SI: Asignar la placa de inventario al bien y continuar con la actividad 5 NO: Continuar con la actividad 6 Paquetear los bienes devolutivos: Adhiere la placa al bien Actualizar el sistema de información del almacén: Ingresa al software y actualiza la información correspondiente a los bienes recibidos, estableciendo su ubicación dentro del almacén. Revisar, imprimir y firmar Formato ADM-FT-33 “Entrada de Almacén”: Revisa que concuerde las cantidades y valores del bien de acuerdo al contrato y/o factura, el número de la placa asignada a cada bien y procede a firmarla, caso contrario retorna con la actividad 6.

Almacenista / Profesional de Almacén / Técnico de Almacén

Placa de inventario

Técnico de Almacén

Placa de inventario

Almacenista / /Profesional de Almacén / Auxiliar de Almacén

Sistema de Información

Almacenista

Formato ADM-FT- 33 Firmado

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N°

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Actividad Entregar copia del Formato ADM-FT-33 “Entrada de Almacén” al Área de Pagos y a Contabilidad: Cada vez que ingrese un bien nuevo al almacén, se entregará copia del Formato ADM-FT-33 “Entrada de almacén” con los soportes correspondientes al Área de Pagos y a Contabilidad, Dando inicio al Procedimiento Gestión de Pagos y al Procedimiento Gestión Contable.

Responsable

Control

Almacenista / Profesional de Almacén / Técnico de Almacén

Formato ADM-FT- 33 Firmado y Remisión valorizada y/o Factura Contrato

Almacenista / Profesional de Almacén / Técnico de Almacén

Sistema de Información del Almacén

Almacenista / Profesional de Almacén / Técnico de Almacén

Carpeta Entradas de Almacén

NOTA: Cuando se trate de un reintegro de bienes únicamente se remite copia del Formato ADM-FT-33 al Área de Contabilidad.

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10

Ubicar físicamente los bienes en el almacén de acuerdo con sus características físicas y técnicas. NOTA: Cuando se trate de un bien inmueble esta actividad no aplica. Archivar Formato “Entrada de Almacén”: Archiva con sus soportes en la carpeta Entradas de Almacén, dando inicio al Instructivo para la organización de archivos de gestión y al Procedimiento “Transferencias y eliminación documental”.

SALIDA O BAJA DE BIENES DEL ALMACÉN Almacenista / Profesional de Almacén / Técnico de Almacén

ADM-FT-36 solicitud de Bienes Contrato ADM-FT-14 Acta de Entrega

Almacenista / Profesional de Almacén / Técnico de Almacén

Sistema de información del Almacén

13

Actualizar el sistema de información del almacén: Ingresa al software y actualiza la información correspondiente a la salida del bien.

Almacenista Profesional de Almacén / Auxiliar de Almacén

Sistema de información del Almacén

14

Revisar, imprimir y firmar el formato ADM-FT–37 “Salida de Almacén”: Revisa que concuerde las cantidades el número de la placa asignada a cada bien y procede a firmar y recoger la firma del solicitante en el formato Salida de Almacén, caso contrario retorna con la actividad 13.

Almacenista Profesional de Almacén / Auxiliar de Almacén y Solicitante

ADM-FT – 37 Salida de Almacén firmado

15

Archivar los Formato “Salidas de almacén”: Archiva con sus soportes en la carpeta Salidas de Almacén, dando inicio al Instructivo para la organización de archivos de gestión y al Procedimiento “Transferencias y eliminación documental”.

Almacenista / Profesional de Almacén / Técnico de Almacén

carpeta Salidas de Almacén

11

Recibir Formato ADM-FT- 36 “Solicitud de Bienes”: Recibe el Formato debidamente diligenciado y firmado por el solicitante y por el supervisor del contrato o funcionario autorizado. Verificar la existencia del bien solicitado: Ingresa al sistema de información del almacén y busca el bien.

12

¿Existe y está disponible el bien en el almacén? SI: Continuar con la actividad 13. NO: Le informa al solicitante la no disponibilidad del bien y retorna a la actividad 11.

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N°

Actividad

Responsable

Control

BAJA DE BIENES DEL ALMACÉN

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Identificar el tipo de baja: Si la baja es por pérdida o hurto de bienes o una baja definitiva de bienes ¿La baja es por pérdida o hurto del bien? SI: Continuar con la actividad 17. NO: Continuar con la actividad 23. Recibir comunicación informando la pérdida o hurto del bien: Se analiza la existencia de los soportes que denote el siniestro. ¿Los documentos están completos? SI: Continuar con la actividad 18. NO: Se da respuesta a la comunicación solicitando los soportes correspondientes y retorna con la actividad 16. Actualizar el sistema de información del almacén: Ingresa al sistema de información del almacén y registra toda la información del bien. Revisar, imprimir y firmar Formato ADM-FT-41 “Baja de Bienes”: Revisa que concuerde las cantidades y valores, el número de la placa del bien y procede a firmarla, caso contrario retorna con la actividad 18. Diligenciar, revisar y firmar el Formato ADM-FT-73 Acta de Pérdida de Bienes: Diligencia completamente el Formato ADM-FT-73 Acta de Perdida de Bienes, con la información del bien. NOTA: Únicamente el Almacenista puede firmar el Formato ADM-FT-73 Acta de Perdida de Bienes. Proyectar y enviar comunicación a la Coordinación Administrativa: Proyecta y envía comunicación con los soportes de la pérdida o hurto del bien a la Coordinación Administrativa para que se proceda a la reclamación ante la aseguradora, dando inicio al Procedimiento de “Seguros, siniestros y reclamaciones de bienes propiedad de la entidad o de los que llegare a ser responsable”. Archivar Formato “Baja de almacén”: Archiva el Formato ADM-FT- 41 con sus soportes en la carpeta Baja de almacén, dando inicio al Instructivo para la organización de archivos de gestión y al Procedimiento “Transferencias y eliminación documental”. Inspeccionar y clasificar los bienes susceptibles para dar de baja: Observa el estado de los bienes y los clasifica de acuerdo con sus características físicas. Solicitar concepto técnico de cada bien y/o elemento al profesional idóneo: Teniendo cuenta las características del bien (Equipos de sistemas, equipos de comunicaciones, equipos eléctricos y electrónicos, equipos de emergencias, vehículos, muebles y enseres, entre otros), solicita mediante correo electrónico al Profesional correspondiente realice la revisión y emita diagnóstico del bien.

Almacenista

Almacenista / Profesional de Almacén / Técnico de Almacén

Comunicación Interna y Denuncia ante la autoridad competente

Almacenista / Profesional de Almacén / Técnico de Almacén

ADM-FT-41

Almacenista

Formato ADM-FT- 41 Firmado

Almacenista / Profesional de Almacén / Técnico de Almacén

ADM-FT-73 Diligenciado y Firmado

Almacenista

Comunicación Interna Y ADM-FT- 41 ADM-FT-73 Denuncia ante la Autoridad Competente

Almacenista / Profesional de Almacén / Técnico de Almacén

Carpeta Baja de Almacén

Almacenista

Planilla de Clasificación de los Bienes

Almacenista

Correo Electrónico y Planilla de Clasificación de los Bienes

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Actividad Revisar el bien: Con base en la planilla de Clasificación de los bienes identifica y revisa el bien, su estado, fecha de adquisición, si ha tenido reparaciones, tecnología, entre otros y emite un diagnóstico. ¿El bien es susceptible a dar de baja? SI: Continuar con la actividad 26 NO: Inicia con el Procedimiento “Administración y Mantenimiento de la Infraestructura”. Elaborar informe: Conjuntamente diligencia el Formato ADM-FT-138 Diagnóstico con toda la información correspondiente del bien, identificando si éste es susceptible a dar de baja Convocar a Comité de Inventarios: El almacenista le informa al Director General que hay bienes susceptibles para dar de baja y se requiere convocar al Comité de Inventarios. Realizar reunión: Colocar a consideración del Comité de Inventarios la Planilla de Clasificación de los Bienes y el Formato ADM-FT-138 Diagnóstico. ¿El Comité de inventario autoriza dar de baja a los bienes presentados? SI: Continuar con la actividad 29. NO: Retornar con la actividad 24. Proyectar la Resolución administrativa de baja y destino de bienes. Revisar y aprobar Resolución Administrativa de baja y destino de bienes: El Asesor Jurídico revisa y aprueba la Resolución proyectada, para posterior Vo. Bo. de la Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios. NOTA: En caso de requerirse ajustes, se retorna con la actividad 29. Dando inicio al Procedimiento

Responsable

Control

Profesional Idóneo

Diagnóstico del Bien

Almacenista y Profesional Idóneo

Formato ADM-FT- 138 Diagnóstico

Director General y Almacenista Planilla de Clasificación de los Bienes Director General y Almacenista

Formato ADM-FT-138 Diagnóstico PLE-FT-08 Acta de Reunión

Almacenista

Asesor Jurídico y Subdirector Corporativo y Asuntos Disciplinarios

Resolución de Baja Con Vo. Bo.

Director General

Resolución de Baja Firmada

“Asesoría Jurídica a

la Gestión Institucional”. 30

Firma de la Resolución

31

Actualizar el sistema de información del almacén: Ingresa al sistema de información del almacén y registra toda la información del bien a dar de baja.

Almacenista / Profesional de Almacén / Técnico de Almacén

ADM-FT-41

32

Revisar, imprimir y firmar Formato ADM-FT-41 “Baja de bienes”: Revisa que concuerde las cantidades y valores, el número de la placa del bien y procede a firmarla, caso contrario retorna con la actividad 31.

Almacenista

Formato ADM-FT- 41 Firmado

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Destino final de bienes

Almacenista

Guía Para la Baja y Destino Final de los Bienes del IDIGER

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N°

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Actividad

Responsable

Toma física de inventarios: Realiza la programación mediante circular

Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios Almacenista

Control Guía técnica para la toma física de inventarios Circular

Fin

4.                  

Formatos y Registros ADM-FT-14 Acta de Entrega de Bienes ADM-FT-33 Entrada de Almacén ADM-FT-35 Reintegro de Bienes devolutivos en servicio ADM-FT-36 Solicitud de Bienes ADM-FT-37 Salida de Almacén ADM-FT-38 Traslado de Bines devolutivos en servicio ADM-FT-39 Traspaso de Bienes ADM-FT-41 Baja de almacén ADM-FT-62 Expedición de certificado ADM-FT-73 Acta de pérdida de Bienes ADM-FT-101Certificado sin pendientes servidores públicos ADM-FT-138 Diagnóstico ADM-FT-139 Toma física de Inventarios ADM-FT-140 Tarjeta individual de Inventarios ADM-FT-141 Diagnostico para baja PLE-FT-09 Acta de Reunión Guía para la baja y destino final de los bienes del IDIGER Guía técnica para la toma física de inventarios

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5.

Diagrama de Flujo

Diagrama de Flujo Procedimiento: “Administración, Manejo y Control de Bienes” Almacenista / Profesional de Almacén / Almacenista y/o Supervisor del Contrato

Técnico de Almacén

Técnico de Almacén

Inicio

1. Procedimiento Contractual

2. Verificar soporte documental del bien

¿Es un bien inmueble?

SI

NO

3. Recepcionar el bien

A

NO ¿El bien es nuevo?

NO “Es un Reintegro”

ENTRADA DE BIENES NUEVOS O REINTEGRO AL ALMACÉN

SI

¿cumple con las especificaciones técnicas?

SI

4. Identificar y clasificar los bienes (Devolutivo, Consumo)

NO

El bien no se recibe, lo devuelve al proveedor

¿Es un bien devolutivo?

SI

Asignar la placa de inventario al bien

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5. Paquetear los bienes devolutivos

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Diagrama de Flujo Procedimiento: “Administración Manejo y Control de Bienes ” Almacenista / Profesional de Almacén /

Almacenista

Técnico de Almacén

A

1

ENTRADA DE BIENES NUEVOS O REINTEGRO AL ALMACÉN

Almacenista / Profesional de Almacén / Técnico de Almacén Y Solicitante

6. Actualizar el sistema de información del almacén

7. Revisar, imprimir y firmar el Formato ADM-FT-33 “Entrada de Almacén”

8. Entregar copia del Formato ADM-FT-33 “Entrada de Almacén” al Área de Pagos y a Contabilidad

9. Ubicar físicamente los bienes en el almacén de acuerdo con sus características físicas y técnicas

10. Archivar Formato “Entrada de Almacén”

11. Recibir Formato ADM-FT- 36 “Solicitud de Bienes”

12. Verificar la existencia del bien solicitado

Le informa al solicitante la no disponibilidad del bien

NO

¿Existe y está disponible el bien en el almacén?

SALIDA O BAJA DE BIENES DEL ALMACÉN

SI

13. Actualizar el sistema de información del almacén

14. Revisar, imprimir y firmar el formato ADM-FT–37 “Salida de Almacén”

15. Archivar los Formatos “Salidas de Almacén

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Diagrama de Flujo Procedimiento: “Administración Manejo y Control de Bienes ” Almacenista

Almacenista / Profesional de Almacén / Técnico de Almacén

2

Se da respuesta a la comunicación solicitando los soportes correspondientes

16. Identificar el tipo de baja

¿La baja es por pérdida o hurto del bien?

SI

17. Recibir comunicación informando la pérdida o hurto del bien

NO ¿Los documentos están completos?

SI 19. Revisar, imprimir y firmar Formato ADM-FT-41 “Baja de Bienes”

18. Actualizar el sistema de información del almacén

20. Diligenciar, revisar y firmar el Formato ADM-FT-73 Acta de Pérdida de Bienes

21. Proyectar y enviar comunicación a la Coordinación Administrativa 22. Archivar Formato “Baja de Almacén”

BAJA DE BIENES DEL ALMACÉN

Instructivo Para la Organización de Archivos de Gestión

23. Inspeccionar y clasificar los bienes susceptibles para dar de baja

Procedimiento “Transferencias y Eliminación Documental”

3

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Procedimiento: Administración, Manejo y Control de Bienes

ADM-PD-06 V-2 05/05/2015

Diagrama de Flujo Procedimiento: “Administración Manejo y Control de Bienes”

Profesional Idóneo

Almacenista

Director General y Almacenista

Asesor Jurídico y Subdirector Corporativo y Asuntos Disciplinarios

3

24. Solicitar concepto técnico de cada bien y/o elemento al Profesional Idóneo

25. Revisar el bien

27. Convocar a Comité de Inventarios

26. Elaborar informe

28. Realizar reunión

¿El Comité de inventario autoriza dar NO

de baja a los bienes presentados?

29. Proyectar la Resolución Administrativa de Baja y destino de bienes

SI

SI

30. Revisar y aprobar Resolución Administrativa de Baja y destino de bienes

BAJA DE BIENES DEL ALMACÉN

Procedimiento “Asesoría Jurídica a la Gestión Institucional”

¿Aprueba la Resolución

SI

4

NO

Solicitar los ajustes requeridos

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ADM-PD-06 V-2

Procedimiento: Administración, Manejo y Control de Bienes

05/05/2015

Diagrama de Flujo Procedimiento: “Administración Manejo y Control de Bienes”

Director General

Almacenista / Profesional de Almacén / Técnico de Almacén

Almacenista

31. Actualizar el sistema de información del almacén

32. Revisar, imprimir y firmar Formato ADM-FT-41 “Baja de bienes”:

4

30. Firma la Resolución Administrativa de baja y destino de bienes

BAJA DE BIENES DEL ALMACÉN

33. Destino final de bienes

Guía “Para la Baja y Destino Final de los Bienes del IDIGER”

Guía “Técnica para la Toma Física de Inventarios”

Inventario

Fin

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Procedimiento: Administración, Manejo y Control de Bienes

ADM-PD-06 V-2 05/05/2015

6.

Control de Cambios.

Versión

Fecha

1

15/09/2008

Descripción de la Modificación

Aprobado por Margarita Buitrago SD Apoyo Institucional

Aprobación del documento mediante Resolución 214 del 15 de Septiembre de 2008 Actualización del objetivo, alcance, políticas, glosario y actividades de acuerdo con la estructura organizacional vigente.

2

7.

05/05/2015

Cambia de nombre el Procedimiento “Manejo y control de bienes” a “Administración, Manejo y Control de Bienes, conservando el código del documento para no perder la trazabilidad”.

Aida Patricia Niño Mora SCyAD

Aprobación. Elaborado por

Validado por

Aprobado por

Campo Elías Fernández Almacenista

María Constanza Ardila Ariza Coordinadora Atención al Ciudadano y Gestión Documental

Aida Patricia Niño Mora Subdirectora Corporativa y Asuntos Disciplinarios

Sandra Caycedo Moyano Profesional Especializado de Planeación Estratégica

José Leonardo Millán Alvarado Profesional Planeación Estratégica

David Valdés Cruz Asesor de Planeación Estratégica

Nota: Para una mayor información referente a este documento comunicarse con la dependencia responsable.

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