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BENCHMARKING ESTRATEGIA COMPETITIVA PARA PYMES Yesid Ariza Osorio M.B.A

Conceptos sobre Benchmarking Benchmarking: Proceso de Identificación de Mejores Exponentes y adaptar sus buenas prácticas en la realidad específica de la organización.

Mejores Exponentes: Organizaciones de la industria con los mejores resultados en determinados procesos. Procesos de la organización con mejores resultados.

Mejores resultados: Efectividad en la salida.

Qué no es Benchmarking Copiar los procesos y procedimientos de las mejores organizaciones en el mercado

Seguir un manual de benchmarking

Visitar las organizaciones líderes en el mercado

Ajustar nuestros procesos basados en encuestas de prácticas comunes pero exitosas Adaptado de: Nilda Cano (2016), ADVANCED PROCAGE, Pittsburgh, Pennsylvania

A qué hacer Benchmarking En términos generales

Procesos

A nivel de procesos

Estratégicamente

Roles

Estrategias de Cambio

Actividades Procedimientos

Misión, Visión, Principios, Valores

Operaciones Funciones

Prácticas

Indicadores de Desempeño

Competencias Básicas y Dinámicas

Adaptado de: Nilda Cano (2016), ADVANCED PROCAGE, Pittsburgh, Pennsylvania

Cuándo hacer Benchmarking Hacer cambios en la gerencia de operaciones y/o de procesos

Establecer nuevas estrategias o modificar las existentes

Establecer un proceso consistente de reducción de costos

Implementar programas de calidad

Mejorar posicionamiento en el mercado Adaptado de: Nilda Cano (2016), ADVANCED PROCAGE, Pittsburgh, Pennsylvania

Cuándo NO hacer Benchmarking

Existe incertidumbre o una fuerte resistencia al cambio

Las áreas seleccionadas para benchmarking no son críticas para la organización.

No existe un presupuesto asignado a benchmarking.

Adaptado de: Nilda Cano (2016), ADVANCED PROCAGE, Pittsburgh, Pennsylvania

El proyecto es solo una justificación de un cierto grupo en la organización.

Cómo hacer Benchmarking Análisis de Procesos de la organización.

• Identificación de procesos en niveles de Entradas, Transformación y Salidas. • Determinación procesos críticos.

Identificación Mejores Exponentes.

Proceso de compartir información.

• Análisis de Eficacia y Eficiencia. • Relaciones causa y efecto. • Determinación mejores exponentes.

• Selección figura de cooperación. • Cláusulas de confidencialidad. • Toma de información.

Adaptación mejores prácticas.

• Formación, capacitación, entrenamiento. • Actualización de Procesos. • Puesta en marcha nueva metodología.

Análisis de proceso Entradas: Necesidades para transformar materia prima en producto.

Salidas: Resultados del proceso

• Materia Prima (Energía que se transforma) • Recursos (humanos, Técnicos, Financieros). • Información.

• Producto: Resultado de un proceso, puede ser Bien, Servicio o Idea. • Beneficio. • Externalidad.

Proceso: Transformación de entradas en salidas. Asegura Valor Agregado.

Análisis de proceso Procesos de la Organización Entradas: • • • • •

Conseguir información del Entorno. Recursos. Compras Materiales y Servicios. Verificación Compra. Actualización inventario.

Transformación: • Diseño. • Realización del Producto • Inspección y Verificación. • Reproceso. • Validación y Liberación. Salidas: • • • • •

Empaque y embalaje. Salida Inventario. Distribución y Colocación. Cobro. Evaluación Satisfacción Cliente.

Procesos Críticos Conseguir información del Entorno

Compras Materiales y Servicios

Realización del Producto

Distribución y Colocación

Identificación Mejores Exponentes Análisis de Eficacia y Eficiencia

Eficacia

Eficiencia

Recursos

Aplicación

• Relación entre resultados y planeación.

• Relación entre resultados y recursos.

• Oportunidade s de creación de valor. Pueden ser Humanos, Técnicos y Financieros.

• Eficacia desde el inicio • Eficiencia a partir de la curva de aprendizaje y experiencia.

Identificación Mejores Exponentes Análisis de Recursos

Recursos según su naturaleza:

Humanos

Recursos según su percepción:

Tangibles

Técnicos

Financieros

Intangibles

Identificación Mejores Exponentes Fuentes de Información

• Publicaciones técnicas • Panel de discusión • Información de ventas

Organizaciones exitosas

• Otras divisiones, departamentos • Vendedores • Competidores • Oraganizaciones • Asociaciones

• Observatorios • Redes empresariales

Sociedades

Bases de Datos

Adaptado de: Nilda Cano (2016), ADVANCED PROCAGE, Pittsburgh, Pennsylvania

Proceso Compartir Información Figuras de Cooperación Convenios interinstitucionales.

Ferias de la industria.

Alianzas estratégicas.

Padrinazgo o Mentoría.

Relación de beneficio mutuo. Adaptado de: Nilda Cano (2016), ADVANCED PROCAGE, Pittsburgh, Pennsylvania

• Entendimiento y respeto mutuo. • Confidencialidad: Acuerdos de no divulgación. • Uso de Información: Exclusivamente para lo que se acordó. • Contactos: Interactuar solo con las personas previamente autorizadas por acuerdo mutuo. • Intercambio: No hacer preguntas que van más allá de lo requerido o establecido en el plan. • Legalidad: No conversación ni actividad que pueda ser considerada ilegal: precios/costos (cómo, no qué). • Integridad: Cumplimiento con el plan; satisfacción de todos. • Preparación: Para entrevistas,

Prácticas Ilegales

Prácticas Éticas

Proceso Compartir Información

• Proveer información falsa de la organización. • Utilizar las entrevistas de benchmarking como oportunidad para establecer contactos y buscar oportunidades individuales. • Grabar o fotografiar las entrevistas. • Contactar personas que ya no trabajan en la organización con el propósito de conseguir información adicional. • Utilizar terceras personas para que hagan el papel de potenciales clientes para obtener información de precios, incentivos de venta, copia de contratos y condiciones.

Adaptado de: Nilda Cano (2016), ADVANCED PROCAGE, Pittsburgh, Pennsylvania

Procesos Compartir Información Toma de Información Procesos de la Organización Entradas: • Conseguir información del Entorno. • Recursos. • Compras Materiales y Servicios. • Verificación Compra. • Actualización inventario. Transformación: • Diseño. • Realización del Producto • Inspección y Verificación. • Reproceso. • Validación y Liberación. Salidas: • Empaque y embalaje. • Salida Inventario. • Distribución y Colocación. • Cobro. • Evaluación Satisfacción Cliente.

Procesos Críticos

Situaciones a investigar

Preguntas

• Diseño de Instrumentos. • Colección y análisis de resultados. • Análisis de la información.

• • • •

Compras Materiales y Servicios

• Análisis de proveedores.

• ¿Cuáles son los criterios que usa para la evaluación de clientes? • ¿Qué escala de medición aplica? • ¿Cuáles son los criterios usados para la ponderación de factores de medición?

Realización del Producto

• Planeación de la producción. • Identificación de cadena de valor. • Identificación de generación de valor.

• ¿Cuáles son los elementos de entrada del Plan Maestro de Producción?

Conseguir información del Entorno

Distribución • Empaque y embalaje. y Colocación • Crossdoking

¿Cuál tipo de instrumento se usa? ¿Qué escala de pregunta cerrada? ¿Qué software de procesos de datos utiliza? ¿Cuáles son las características del equipo que colecta y procesa la información? • ¿Cómo socializa la información procesada?

• ¿Cuál es la mecánica de selección del canal de distribución? • ¿Cuáles son los criterios de selección del socio estratégico de distribución? • ¿Cuál es la política de Crossdoking?

Adaptado de: Nilda Cano (2016), ADVANCED PROCAGE, Pittsburgh, Pennsylvania

Procesos Compartir Información Análisis de Información colectada Analizar detalladamente los procesos de las organizaciones seleccionadas: Cuán mejores son

Por qué son mejores

Son aplicable a nuestra organización

Cómo pueden ser aplicables

Satisfacen nuestras necesidades?

Producirá resultados similares en nuestra organización

Hacer una distinción clara de lo que puede ser adoptado versus lo que puede ser adaptado.

Seleccionar las prácticas más favorables con potencial de ventaja competitiva.

Nilda Cano, ADVANCED PROCAGE, Pittsburgh, Pennsylvania

Adaptación Mejores Prácticas Protocolo Definir el plan de implementación

Establecer metas.

Establecer la disponibilidad de recursos: personal, tiempo, Presupuesto.

Expander los conceptos a través de la organización.

Asegurar que el equipo piloto está bien entrenado en las definiciones, procesos, mecanismos.

Definir los mecanismos para medir el desempeño y el progreso de acuerdo a las metas establecidas.

Medir constantemente los resultados.

Evaluar continuamente la utilización de los recursos de acuerdo a lo establecido por los planes de implementación.

Recomendable empezar por un programa piloto.

Nilda Cano, ADVANCED PROCAGE, Pittsburgh, Pennsylvania

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