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CURSO Formación de Auditores Internos de las Normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 según la Norma ISO 19011:2018 Curso desarrollado por BeCert. Actualización Abril de 2020

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ANTES DE COMENZAR

• • • •

Lugar sin distracciones Cortesía (móviles, micrófono). Arreglos locales (agua, café, etc) Mente abierta.

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ANTES DE COMENZAR • Company page LinkedIn • Publicaciones de interés aparecen en el feed de seguidores. • Reaccionar, comentar y compartir.

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ANTES DE COMENZAR

• Grupo público en LinkedIn • BeCert | Comunidad ISO • https://www.linkedin.com/groups/1 2272864/

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ANTES DE COMENZAR

• Grupo en Whatsapp • BeCert | Comunidad ISO • https://chat.whatsapp.com/Bj7a2S aPhZ35T30XnRmn28

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¿Quiénes somos? Somos BeCert, una organización independiente, especializada en auditorías, formación y consultoría en sistemas de gestión certificables. Nuestros servicios son realizados por profesionales de vasta experiencia en las normas internacionales de referencia. Todos nuestros servicios están diseñados para ser flexibles a la demanda de nuestros clientes.

becert.pe 6

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¿Quiénes somos? BeCert es representante en Perú de UQSR Global Private Limited, organismo certificador multinacional. UQSR Global Private Limited, es el organismo pionero de normas de la India.

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Presentación de los participantes Información deseada: 1. Nombre completo – Nombre de la organización en la cual trabajan. 2. Cargo y papel dentro de la organización. 3. Antecedente profesionales. 4. Conocimiento de ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 en una escala de 1 a 10. 5. Experiencia en auditoría – primera, segunda y tercera parte. 6. Objetivo personal para asistir a este curso. 7. Cualquier información que ayude a establecer una comunicación exitosa. 9

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OBJETIVOS 1.

Conocer los conceptos básicos, los principios y prácticas de una auditoria interna de Sistemas de Gestión de calidad, medio ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo.

2.

Desarrollar capacidades para la planificación de auditorias internas de sistemas de gestión.

3.

Desarrollar la metodología de verificación de los elementos de un Sistema Integrado de Gestión.

4.

Explicar el papel de un auditor en la planificación, realización, informe y seguimiento de una auditoría según directrices de ISO 19011. 10

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EVALUACIÓN CONTINUA • Participación en talleres y discusiones (40%) • Evaluación escrita Final (60%) Consideraciones para rendir el examen final: • Para rendir el examen final es requisito indispensable haber participado en todos los talleres de trabajo y haber asistido al

100% de las sesiones programadas. 11

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• TEMA O ¿Hecho o inferencia?

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CONCEPTOS • HECHO: una declaración fácilmente verificable revisando su fuente. • INFERENCIA: una declaración sobre lo desconocido basada en lo que se conoce.

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¿CUÁL ES EL PROPÓSITO DE ENTENDER LA DIFERENCIA? • Desarrollar la capacidad para leer información contenida en comunicaciones escritas sin hacer inferencias. • Visualizar el potencial de malinterpretar los requisitos de las normas u otras especificaciones • Aprovechar la oportunidad para discutir las consecuencias potenciales de ‘inventar’ requisitos que no existen en los documentos que especifican los criterios de auditoría. 14

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SONDEO Por favor lea el párrafo siguiente y a continuación clasifique cada una de las 7 declaraciones, que aparecen en la sección de sondeo de la plataforma GoToWebinar, como un “hecho” o una “inferencia”.

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LO QUE UD. ESCUCHA / VE “Pérez, agente comercial de la Compañía XYZ, tenía programada una reunión a las 10 en punto en la oficina del señor Vargas para discutir los términos de un pedido grande. En el camino hacia esa oficina, Pérez se resbaló en el piso recién encerado, lo que resultó en una pierna bastante golpeada. En el momento en que Vargas fue notificado sobre el accidente, Pérez se encontraba camino al hospital para unas radiografías. Vargas llamó al hospital para informarse, pero parecía que nadie allí sabía nada acerca de Pérez. Es posible que Vargas haya llamado al hospital equivocado.” 16

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DISCUSIÓN • ¿Por qué tenemos la tendencia a hacer inferencias? • ¿Cuáles podrían ser las consecuencias para el auditor leyendo “entre líneas”? • ¿Cuál es el motivo por el cual las personas muy jóvenes probablemente leerían el texto tal cual?

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CONCLUSIONES • El ejercicio demuestra que todos tenemos un cierto nivel de prejuicio y condicionamiento social (p.e. ¿por qué suponer que Pérez es un hombre?). • Como auditores, tratamos con hechos objetivos y no con suposiciones o lo que creemos debería estar ocurriendo o ha ocurrido. • Como auditores, a veces es muy difícil no permitir que nuestros prejuicios y nuestra experiencia social y de trabajo influencien la auditoría. • Si un auditor inventa un requisito inexistente, esto puede causar una pérdida económica al auditado. 18

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• TEMA 1 Sistema nacional de acreditación.

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IAF

ORGANISMO ACREDITADOR RECONOCIMIENTO / ACREDITACIÓN

ORGANISMO EVALUADOR DE LA CONFORM IDAD

INFORME; CERTIFICADO

ORGANIZACIÓN

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Organismo de Acreditación

ISO/IEC 17025

Laboratorios de ensayo o calibración

Informe de ensayo o calibración

ISO/IEC 17065

ISO/IEC 17021

O.C.Productos

O.C. SGA; SGC; SGS&SO

Certificados de conformidad

ISO 9001

ISO 45001

ISO/IEC 17011

ISO 15189

ISO/IEC 17024 21

ISO/IEC 17020

Laboratorios Clínicos

O.C. Personal

Organismo de inspección

Informe de ensayo clínico

Certificado o registro

ISO 14001

ISO 22000

Informe de Inspección

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Normas de referencia

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Requisitos Mínimos para un SG

SG ORGANIZACIÓN

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El contenido ISO 9001:2015

10. Mejora • Generalidades • No conformidad y acción correctiva • Mejora continua 9. Evaluación de desempeño

4. Contexto de la organización

• Seguimiento, medición, análisis y evaluación

• Comprensión de la organización y su contexto

• Auditoria interna

• Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

• Revisión por la dirección

• Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad 8. Operación

• Sistema de gestión de la calidad y sus procesos

• Planificación y control operacional • Determinación de los requisitos para productos y servicios

5. Liderazgo

• Diseño y desarrollo de productos y servicios

• Liderazgo y compromiso

• Control de productos y servicios suministrados externamente

• Política de la calidad

• Producción y prestación del servicio

• Roles, responsabilidad y autoridad

• Liberación de productos y servicios • Control de los elementos de salida del proceso, los productos y servicios no conformes

6. Planificación para el sistema de gestión de la calidad

• Acciones para tratar riesgos y compromisos • Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos • Planificación de los cambios

7. Soporte • Recursos • Competencias • Toma de conciencia • Comunicación • Información documentada

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El contenido. ISO 14001:2015

10. Mejora • Generalidades • No conformidad y acción correctiva • Mejora continua

4. Contexto de la organización • Comprensión de la organización y su contexto • Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

9. Evaluación de desempeño

• Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental

• Seguimiento, medición, análisis y evaluación

• Sistema de gestión ambiental

• Auditoria interna

• Revisión por la dirección 5. Liderazgo

8. Funcionamiento

• Liderazgo y compromiso

• Planificación y control operacional

• Política ambiental • Funciones, responsabilidad y autoridad

6. Planificación

• Preparación y respuesta a emergencias

7. Soporte

• Acciones para hacer frente a riesgos y oportunidades.

• Recursos

• Objetivos ambientales y planificación para lograrlos

• Competencias • Conciencia • Comunicación • Información documentada

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10. Mejora

ISO 45001 El contenido

• Generalidades • Incidentes, no conformidad y acción correctiva • Mejora continua 9. Evaluación de desempeño

4. Contexto de la organización

• Seguimiento, medición, análisis y evaluación

• Comprensión de la organización y su contexto

• Auditoria interna

• Comprensión de las necesidades y expectativas de trabajadores y de otras partes interesadas

• Revisión por la dirección

• Determinación del alcance del sistema de gestión de SST • Sistema de gestión de la SST

8. Operación • Planificación y control operacional • Preparación y respuesta ante emergencias

5. Liderazgo • Liderazgo y compromiso • Política de la SST • Roles, responsabilidad y autoridad en la organización • Consulta y participación de los trabajadores

7. Soporte • Recursos • Competencias

6. Planificación para el sistema de gestión de la SST

• Toma de conciencia

• Acciones para tratar riesgos y oportunidades

• Comunicación

• Objetivos de la SST y planificación para lograrlos

• Información documentada

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Quien lo hace Como se hace Cuando se hace

Debe Debe

Pág. 16 Debe Debe

Debe

Debe ………Verbos…….

En esta Norma se utilizan las siguientes formas verbales: • “debe” indica un requisito; • “debería” indica una recomendación; • “puede” indica un permiso, una posibilidad o capacidad. La información incluida en una “NOTA” está prevista para ayudar a la comprensión o uso del documento. “Nota a la entrada”, usada en el capítulo 3, proporciona información adicional que complementa los datos terminológicos y puede contener disposiciones relacionadas al uso de un término.

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Taller 1 Análisis de requisitos 1.

Determinar la verdad o falsedad de cada afirmación presentada. Incluir

la identificación de la claúsula relacionada de la norma referenciada

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Marcar verdadero o falso Afirmación 1

2

VóF

Clausula

La norma ISO 45001:2018 requiere que la declaración de la política de SST sea aprobada por la Alta Dirección de la organización La norma ISO 45001:2018 requiere que la declaración de la política de SST sea documentada y entregada a todas las personas que trabajan para la organización. Según la norma ISO 45001:2018 , cuando una organización decide contratar una empresa para que realice

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mediciones para determinar el cumplimiento de requisitos legales, se debe exigir al proveedor del servicio, que remita evidencias de que los equipos que utilizó en las mediciones se encuentran calibrados o verificados. Según la norma ISO 45001:2018, las revisiones que realiza la Alta dirección, al Sistema de Gestión de la

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seguridad y salud en el Trabajo de la organización, no deben realizarse a intervalos mayores a 12 meses.

Según la norma ISO 45001:2018, las organizaciones deben contar con procedimientos documentados para 5

el diseño del lugar de trabajo a fin de reducir o eliminar los riesgos a la seguridad y salud en el Trabajo. 30

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Marcar verdadero o falso Afirmación

VóF

Clausula

Según la norma ISO 9001:2015 no se puede ofertar un producto y servicio si es que primero no 6

7

8

se han revisado los requisitos relacionados con el producto.

Según la norma ISO 9001:2015 es obligatorio documentar como se establecen los objetivos de la calidad en la organización. Según la norma ISO 9001:2015 debe comunicarse al área auditada los resultados de las auditorias internas.

Según la norma ISO 9001:2015 debe realizarse encuestas a los clientes para poder contar con 9

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información documentada sobre la percepción de los clientes.

Según la norma ISO 9001:2015 los productos y servicios deben ser identificados por medios adecuados. 31

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Marcar verdadero o falso

Afirmación

VóF

Clausula

La norma ISO 14001:2015 requiere que la declaración de la política ambiental sea

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aprobada por la Alta Dirección de la organización

12

Según ISO 14001:2015 las actividades de concientización deben considerar a los proveedores de servicios que realizan sus actividades dentro de las instalaciones de la organización.

13

Según ISO 14001:2015 los vehículos para transportar los residuos generados por las operaciones deben mantenerse así estos sean de propiedad de los proveedores externos que realizan el transporte.

14

Según ISO 14001:2015 no es necesario determinar los riesgos asociados a los aspectos ambientales.

15

Según ISO 14001:2015 las responsabilidades establecidas para un proveedor externo de servicios que realiza actividades dentro de las instalaciones de la organización deben estar definidas y comunicadas a estos. 32

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• TEMA 2 Términos y definiciones.

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Definición de Auditoría Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.

Definición de evidencia de la auditoría Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable. 34

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Ejemplo 1.

Declaración de hechos: “el jefe de RRHH declara al auditor que ya se realizó el entrenamiento de los trabajadores de planta”.

2.

Declaración de hechos: “el jefe de RRHH declara al auditor que ya se realizó el entrenamiento del mes de mayo , referido a calibraciones, de los trabajadores de nivel A2 de planta de chancado”.

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Definición de Hallazgo de la Auditoría

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría NOTA: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría, u oportunidades de mejora.

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Ejemplo 1.

Declaración de hechos: “El jefe de RRHH declara al auditor que ya se realizó el entrenamiento de los trabajadores de nivel A2 de planta de chancado”; programado

para el mes de mayo , referido al tema calibraciones. 2.

Hallazgo: La organización mantiene los registros apropiados como evidencia de la competencia, conforme a lo dispuesto en la sección 7.2.d de la norma ISO 9001:2015

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Definición de No Conformidad Incumplimiento de un requisito

Definición de Observación Comprobación de hechos efectuada en el marco de un proceso de auditoría y sustentada por evidencias objetivas 38

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Una No Conformidad debe ser ... • • • • •

Basada en hechos Precisa Objetiva Trazable Concisa

¿Podría alguien más trazar hacia atrás y encontrar la misma evidencia que usted encontró, basado en lo que usted ha escrito? 39

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PRECAUCIÓN • • • • • •

¡Sea precavido, no sea demasiado concluyente! ¡No juzgue con base en las apariencias! ¡Esté seguro de tener la evidencia completa! ¡Esté seguro de que su evidencia es objetiva! En caso de duda , ¡investigue! Identifique las pistas para investigaciones adicionales

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Conformidades y No Conformidades (Ejemplos) ✓

Conformidad: “Tal como lo establece el procedimiento P-DF-001, el jefe del laboratorio verificó las balanzas analíticas: BAL-Q-002 y BL-Q-013 antes de ponerlas en uso para la determinación del

contenido de Cu en el concentrado (ref. orden de ensayo N° 2513-2007)”

✓

No conformidad: “La implementación de acciones correctivas propuestas a la no conformidad N° SAC007-2007, fue concluida 2 meses después de vencerse los plazos para su realización según se establece en el plan de la calidad PL-STA-012”.

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Taller 2 Aplicación de conceptos 1.

Considerar una organización minera dedicada a la producción de cementos.

2.

Analizar cada una de las declaraciones presentadas, obtenidas durante una auditoria

interna. 3.

Determinar la pertinencia o no con las normas ISO 9001:2015; ISO 45001:2018; e ISO 14001:2015 42

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Descripción de la situación (ISO 9001:2015)

N°

1

Pertinencia Si/no

Clausula

Se evidencia que los trabajadores que realizan la refinación no conocen los procesos de comunicación interna desarrollados por la organización .

2

No se encontraron disponibles los registros de los seguimientos del nivel de ruido en la sala de maquinas (lugar donde se realiza la trituración) .

3

El personal entrevistado no conoce cuales son los riesgos asociados a sus

actividades. Se evidenció que los proveedores del servicio de alimentación (comedor) 4

no han sido evaluados para determinar su capacidad para cumplir requerimientos de la organización. No se encontraron disponibles los registros de las calibraciones de los

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manómetros instalados en las tuberías que transportan el aceite que sirve de lubricación a las maquinarias de la planta de producción de vapor.

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Descripción de la situación (ISO 45001:2018)

N°

Pertinencia Si/no

Clausula

Se evidenció que el Supervisor de seguridad del turno nocturno no tenia

6

documentado sus funciones, responsabilidades y autoridades relacionadas con la SST.

7

Se evidenció que los montacargas del área de almacenes no tienen

operativas las sirenas y circulinas para maniobras en retroceso. 8

Los registros de la identificación de peligros no demuestran que se haya identificado peligros originados en las inmediaciones de la organización.

9

Se evidencia que no todas las escaleras se encuentran pintadas de color amarillo.

10

No se observa la existencia de botiquines en las áreas de trabajo.

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N°

11

Descripción de la situación (ISO 14001:2015)

Pertinencia Si/no

Clausula

Los Potenciómetros con las que confirma el pH de los efluentes tratados tiene una incertidumbre que supera las tolerancias determinadas como requisitos para las mediciones.

12

En el taller de mantenimiento se evidencia el uso de EPP´s que no cumplen los estándares de las hojas de seguridad.

13

La licencia de funcionamiento de la organización no se encuentra actualizada.

14

La secretaria del área de RRHH no conocía sus responsabilidades y autoridades.

15

Los requisitos legales son determinados por una organización externa a la organización.

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Identificación y análisis de evidencias objetivas NC Hallazgo

Información

Enriquecer

Evidencia objetiva

C

Analizar

Observación

•Observe •Entreviste •Lea •Revise •Cruce información

Contra criterios de auditoria 46

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Taller 3 Aplicación de conceptos 1.

Considerar una organización dedicada a la producción y comercialización de productos de hidrocarburo.

2.

Para cada uno de los hallazgos descritos, determine la clausula aplicable. Considerando las normas ISO 9001:2015; ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018.

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N°

Descripción del hallazgo (ISO 9001:2015)

1

La organización no dispone de información documentada apropiada como evidencia de la calibración o verificación de los equipos usados en la medición o seguimiento planificados.

2

No se proporcionó evidencias que demuestren que la alta dirección este asegurando que los riesgos que pueden afectar la conformidad de los productos y servicios se estén determinado y considerando.

3

El manual de organización y funciones “MOF” desarrollado por la organización establece las responsabilidades para asegurar que los procesos están generando y proporcionando las salidas previstas.

4

Se comprueba que las salidas del proceso de producción no son preservadas.

5

Se comprueba que se realiza la prestación de servicios sin tomar previsiones para evitar que los riesgos identificados se materialicen.

Clausula

48

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N°

Descripción del Hallazgo (ISO 14001:2015)

6

La organización no dispone de información documentada apropiada como evidencia de la calibración o verificación de los equipos usados en la medición o seguimiento planificados

7

No se proporciono evidencias que demuestren que la alta dirección este asegurando que los riesgos que pueden afectar el desempeño del SGA se estén determinado y considerando.

8

El manual de organización y funciones “MOF” desarrollado por la organización establece las responsabilidades para asegurar que los procesos están generando y proporcionando las salidas previstas.

9

Se comprueba que los procedimientos de preparación y respuesta a situaciones de emergencia no se ponen en práctica.

10

Se comprueba que se realiza las operaciones sin tomar previsiones para prevenir errores humanos.

Clausula

49

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N°

Descripción del hallazgo (ISO 45001:2018)

11

No se proporciono evidencias de la asignación de responsabilidades al Supervisor de seguridad, para facilitar una gestión de SST eficaz.

12

Se evidencia ausencia de controles relacionados al uso de escaleras.

13

Los procedimientos desarrollados para concientizar a las personas que trabajan para la organización no consideran los requisitos para la preparación y respuesta ante emergencias.

14

No se proporciono evidencias que aseguren que la revisión de objetivos tenga en cuenta los requisitos legales.

15

Se comprobó que las investigaciones de los incidentes no se realizan en el momento oportuno.

Clausula

50

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Principios de la Auditoría Asociados a los auditores: – – –

Integridad Presentación imparcial Debido cuidado profesional.

Asociados al proceso de auditoría: – – – –

confidencialidad Independencia Enfoque basado en la evidencia. Enfoque basado en riesgos. 51

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Principios de la Auditoría “Integridad”

Fundamento de la profesionalidad

52

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Principios de la Auditoría “Presentación imparcial” Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoria reflejan sinceramente y con exactitud las actividades de la auditoría

53

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Principios de la Auditoría “Debido cuidado profesional” Los auditores proceden con cuidado de acuerdo con la importancia de la tarea que deben desempeñar y la confianza puesta en ellos por el cliente y otras partes interesadas.

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Principios de la Auditoría “Confidencialidad”

Los auditores deberían proceder con discreción en el uso y la protección de la información adquirida en el curso de sus tareas. La información de la auditoría no debería usarse

inapropiadamente para beneficio personal del auditor o del cliente de la auditoría, o de modo que perjudique el interés legítimo del auditado. Este concepto incluye el tratamiento

apropiado de la información sensible o confidencial 55

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Principios de la Auditoría “Independencia” Base de la imparcialidad. Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres de sesgo y conflicto de intereses. Sus conclusiones están basadas solo en evidencias

56

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Principios de la Auditoría “Enfoque basado en evidencia”

La evidencia en la auditoria es verificable. Esta basada en muestras de la información verificable, ya que una auditoria es llevada a cabo durante un período de tiempo y con recursos finitos. 57

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Principios de la Auditoría “Enfoque basado en riesgos”

El enfoque basado en riesgos debería influir sustancialmente en la planificación, la realización y la presentación de informes de auditoría a fin de asegurar que las auditorías se centran en asuntos que son importantes para el cliente de la auditoría y para alcanzar los objetivos del programa de auditoría. 58

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Taller 4 Aplicación de principios de auditoría 1.

Examine los siguientes comportamientos de un auditor dados durante la realización de una auditoria interna en una organización dedicada a la administración de fondos

de terceros. 2.

Determine para cada caso cual o cuales de los principios de auditoria se ve afectado (Máximo 2 por cada situación) 59

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N°

1

2

Situaciones

Principios afectados (Máx. 2)

El auditor suele responder el celular mientras entrevista a los trabajadores. El auditor entrevistó a los trabajadores en el bus que los transportaba de retorno a sus hogares.

3

4

El auditor suele contar en otras áreas los detalles de las entrevistas.

El auditor no puede ajustarse al horario que el mismo planificó (suele excederse de los tiempos previstos).

5

El informe preparado por el auditor contiene hallazgos no presentados durante la reunión de clausura (cierre de auditoria).

6

El auditor presentó como una no conformidad un hallazgo que durante una entrevista fue declarado como observación. 60

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• TEMA 3 Tipos de auditoría.

61

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Tipos de Auditoría INTERNA

Realizada por personal que pertenece a la propia organización, o bien por personas externas que actúan con procedimientos de la propia organización

DE PROVEEDORES Realizada por la organización a sus proveedores

DE CERTIFICACIÓN Realizadas por un organismo independiente, con sistemática de actuación propia

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• TEMA 4 Objetivos de una auditoría.

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Objetivos de una Auditoría • Determinar la conformidad o no conformidad de los elementos del sistema de gestión con los requisitos especificados.

• Determinar la efectividad del sistema de gestión instrumentado para lograr los objetivos especificados.

• Evaluar la necesidad de mejoramiento o de acción correctiva (no debe confundirse con supervisión, inspección o control)

• Proveer al auditado la oportunidad de mejorar su sistema de gestión. • Satisfacer requisitos reglamentarios. • Permitir la incorporación del sistema de gestión de la organización auditada en un registro. 64

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• TEMA 5 Principales actores.

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¿Quiénes intervienen en la Auditoría? • El auditor • El auditado • El cliente de la auditoría

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Auditor Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría

67

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Auditado Organización que es auditada

Cliente de la auditoría Organización o persona que solicita una auditoría

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Equipo Auditor (Definición de ISO 19011)

Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría. NOTAS: – Un auditor del equipo auditor se designa generalmente como auditor jefe del equipo. – El equipo auditor puede incluir auditores de formación y, cuando sea preciso, expertos técnicos

– Los observadores pueden acompañar al equipo auditor pero no actúan como parte del mismo. 69

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• TEMA 6

Gestión de un programa de auditorías.

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Definiciones • Programa de auditoria – Conjunto de una o mas auditorias planificadas para un periodo de tiempo especifico y dirigidas para un propósito especifico

• Plan de auditoria – Descripción de las actividades in situ y los preparativos de una auditoria.

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Ejemplo de Programa de Auditorias Proceso; actividad o elemento del SG a auditar

Alcance de la auditoria (requisitos a examinar)

Identificació n del personal a entrevistar

Meses; Días; auditor líder

01

Proceso “A”

05 JJ

Proceso “B”

13 AC

02

03

04

06

07

08

09 CC

11

12

13 ED 14 MN

15 AR

12 AR 14 FD

…..

Local “B”

10

11 AC

Área “A”

Local “A”

09

10 FD

….

Área “B”

05

11 CC 11 AC

16 FD

72

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Actividades de gestión de un Programa de Auditoria Autoridad Definición del programa de auditoria

Mejora del programa de auditoria

Implementación del programa

Seguimiento y revisión de la implementación del programa

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Actividades de gestión de un Programa de Auditoria Autoridad

Objetivos

Extensión

Definición del programa de auditoria

Responsabilidades Recursos procedimientos

Mejora del programa de auditoria

Implementación del programa

Seguimiento y revisión de la implementación del programa 74

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Responsabilidades de los encargados de gestionar un Programa de Auditoria a) Establecer los objetivos y extensión del programa de auditoria. b) Establecer

las

responsabilidades,

los

recursos

y

los

procedimientos c) Asegurarse de la implementación del programa d) Controlar, revisar y mejorar el programa e) Asegurarse que los registros del programa se mantienen.

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Responsabilidades para la Gestión de un Programa de Auditorias Quien gestiona el programa debe conocer los principios de la auditoria y los requisitos para la competencia de auditores, el negocio y las actividades a auditar. Las responsabilidades de esta persona son: Definir , implementar, controlar, revisar y mejorar el Programa de auditoria. Identificar y proveer los recursos para gestionar el programa.

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Responsabilidades para los que intervienen en la Auditoria Responsabilidades del auditor: • Ajustase a los requerimientos aplicables a la auditoría. • Comunicar y clarificar los requerimientos dela auditoría • Planear y desarrollar efectiva y eficientemente las responsabilidades asignadas. • Documentar las observaciones • Informar los resultados de la auditoría • Verificar la efectividad de las acciones correctivas tomadas como resultado de la auditoría (si se le solicita) • Retener y resguardar documentos según sean requeridos: – Asegurar la confidencialidad de tales documentos – Tratar la información con discreción • Cooperar y asistir al auditor responsable 77

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Responsabilidades para los que intervienen en la Auditoria. Responsabilidades del auditor líder: • Tiene la responsabilidad final de todas las fases de la auditoría. • Le debe ser otorgada la autoridad para adoptar decisiones finales relacionadas con la • • • •

conducción de la auditoría y con cualquier observación surgida durante la misma. Participar en la selección del equipo auditor Preparar el plan de auditoría. Presentar el equipo al la dirección del auditado. Elevar el informe de la auditoría.

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Responsabilidades para los que intervienen en la Auditoria Responsabilidades del cliente el auditor: • • • • •

Determina la necesidad y el propósito de la auditoría e inicia el proceso. Determina el organismo auditor. Determina el alcance de la auditoría (norma o documento referencial).

Recibe el informe de la auditoría. Determina la acción a seguir como resultado de la auditoría (informa al auditado).

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Responsabilidades para los que intervienen en la Auditoria Responsabilidades del auditado: • Informar al personal involucrado los objetivos y el alcance de la auditoría. • Designar acompañantes del equipo auditor • Disponer medios adecuados al equipo auditor • Permitir acceso a instalaciones • Cooperar con los auditores • Determinar e iniciar acciones correctivas 80

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Recursos para la gestión de un Programa de Auditorias Identificar y proveer los recursos necesarios. Considerar los siguientes: Financieros para: desarrollar, implementar, dirigir y mejorar el PA. Las técnicas de auditoria Los procesos para alcanzar y mantener la competencia del auditor La disponibilidad de auditores y expertos técnicos competentes Gastos de viajes, alojamiento, estadía, etc.

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Procedimientos para la gestión de un Programa de Auditorias Procedimientos para: 1. Planificación y calendario para auditores. 2. Asegurar la competencia de los auditores. 3. Seleccionar miembros del equipo de auditores. 4. Realización de auditorias. 5. Seguimiento de la auditoria. 6. Mantenimiento de los registros de auditoria. 7. Control del desempeño y mejora del PA. 82

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Actividades de gestión de un Programa de Auditoria Autoridad Definición del programa de auditoria

Mejora del programa de auditoria

Implementación del programa

Evaluación de auditores

Conformación de equipos Dirección de actividades registro

Seguimiento y revisión de la implementación del programa 83

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Registros del Programa de Auditorias Mantener los siguientes registros que demuestran la implementación del PA: Resultados de la revisión del PA Evaluación de cada auditor Selección del auditor Formación del auditor Planes de auditoria. Informes de auditoria. Informes de no-conformidades. Informes de acciones correctivas y preventivas. 84

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Actividades de Auditoria Vista general de actividades de auditoria (se vera mas adelante): Inicio de auditoria

Revisión de la documentación Preparación de actividades de auditoria in situ Realización de actividades de auditoria in situ Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoria. Terminación de la auditoria. Realización del seguimiento de la auditoria 85

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Actividades de Gestión de un Programa de Auditoria Autoridad Definición del programa de auditoria

Mejora del programa de auditoria

Implementación del programa

Seguimiento y revisión de la implementación del programa

Identificación de oportunidades de mejora 86

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Seguimiento y Revisión del Programa de Auditorias Asegurar que los objetivos se han cumplido y para identificar oportunidades de mejora. Definir indicadores de desempeño que midan: Aptitud de auditores para implementar el PA. Conformidad con los PA y calendarios La retroalimentación de los clientes de auditoria, auditados y auditores. El tiempo tomado para cerrar las acciones correctivas del PA 87

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Actividades de Gestión de un Programa de Auditoria Autoridad Definición del programa de auditoria

Mejora del programa de auditoria

Implementación del programa

Seguimiento y revisión de la implementación del programa 88

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• TEMA 7 Actividades de auditoría.

89

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Actividades de Auditoria

Inicio de la auditoria • • • •

Designación del Líder del equipo Auditor Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoria Selección y designación del equipo auditor Establecimiento de los contactos iniciales con los auditados

Revisión documentaria • Revisión de los documentos pertinentes del SGC, incluyendo registros • Determinación de la adecuación de la documentación respecto a los criterios de auditoria

Preparación de las actividades de auditoria In Situ. • Preparación del plan de auditoria • Asignación de tareas al equipo auditor • Preparación de documentos de trabajo

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Actividades de Auditoria Realización de las actividades de auditoria In Situ. • • • • •

Realización de reunión de apertura Recopilación y verificación de la información Generación de hallazgos de auditoria Preparación de conclusiones de auditoria Realización de reunión de cierre

Preparación, aprobación y distribución del informe

• Preparación de informe de auditoria • Aprobación y distribución de informe de auditoria Finalización de la auditoria Seguimiento

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Revisión de Documentos • Determinar la conformidad del sistema según documentación. (incluir documentación y registros relevantes así como informes de auditorias previas). • Realizar, si es necesario una visita preliminar del emplazamiento. • Informar al cliente si se encuentra que la documentación es deficiente.

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Documentación recomendada para revisar • Información documentada relacionada a: – – – – – – – – – –

Alcance del SG Los recursos de seguimiento y medición Política del SG Objetivos del SG Competencia del SG Control de la información documentada Ultima auditoria realizada Ultima revisión del SG realizada … …. 93

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Documentación recomendada para revisar • • • •

Manual del sistema de gestión Procedimiento de control de documentos Procedimiento de control de registros Procedimiento para gestionar no conformidades • Registros de ultima revisión del sistema de gestión.

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Preparación de las actividades de visita al emplazamiento 1. Preparación del plan de auditoria – Lo prepara el auditor responsable – La cantidad de detalles del plan debe reflejar el campo de aplicación y la complejidad de la auditoria. – Hacerlo flexible para permitir eventuales cambios

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Contenido de un Plan de Auditoria 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Objetivos y alcance

7. 8. 9.

Identificación de recursos necesarios por área

10. 11.

Arreglos de logística

Identificación de los criterios y documentos de referencia Lugares y fechas de auditoría Tiempo esperado y duración para cada actividad Cronograma de actividades Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo y acompañantes.

Identificación del representante del auditado. Idioma de trabajo y del informe incluyendo la clasificación de NC. Requerimientos de confidencialidad 96

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Tiempo de Auditoria: En función a número de Personal y Complejidad 25

Number of Auditor Days

20 High Medium Low Limited 15

10

5

0 0

10

30

100

Number of Employees

500

2000

97

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Tiempo de Auditoria: En función a número de Personal y Complejidad

98

IAF MD 5:2009

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Preparación de las actividades de visita al emplazamiento 2. Asignación de los trabajos al equipo de auditores. – El auditor responsable asigna los trabajos asegurando la objetividad e independencia. – Las actividades asignadas pueden cambiar de acuerdo al desarrollo de la auditoria. 99

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Preparación de las actividades de visita al emplazamiento 3. Preparación de los documentos de trabajo. A partir de los criterios de auditoria preparar: • Listas de verificación y planes de muestreo de auditoria. • Formularios para recoger la información como: evidencias de soporte, hechos encontrados y registros de encuentros.

100

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Lo que puede incluir una Lista de Verificación 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Preguntas Los documentos que se deben pedir Personas a entrevistar Registros que se deben pedir N.C. de auditorias anteriores Actividades que se deben observar Locales que se deben visitar 101

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Elaboración de una Lista de Verificación para la Auditoria in situ.

Documentación desarrollada por la organización

Elaboración de listas de verificación

Listas de verificación para auditorias in situ Criterios de auditoria

102

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Ejemplo desarrollado Nombre del auditor

Lista de verificación Nº

N°

Tema de verificación

Resultados / evidencias

1

Pedir informe de ultima auditoria

2

¿desde cuando no se realizan auditorias extraordinarias?

3

Observar como se estandariza la solución de calibración del equipo de AA.

4

Entrevistarse con el analista A2 sobre validaciones.

5

Visitar el almacén de estándares

6

Preguntar por la calidad del agua que se usa en los ensayos

Conclusiones

103

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Realización de auditoria en el emplazamiento 1. Realización de la reunión inicial. Se realiza con la Dirección del auditado o con los responsables de las funciones a auditar. Son propósitos de esta reunión los siguientes: • Revisar el plan de auditoria • Proporcionar informe sobre como se puede realizar las actividades de auditoria. • Confirmar los canales de comunicación • Dar oportunidad al auditado de realizar preguntas. 104

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Agenda para la Reunión Inicial ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Presentar al equipo auditor Revisar el alcance y los objetivos de la auditoría Explicar método y procedimientos a seguir Establecer lazos de comunicación oficiales Confirmar recursos solicitados Explicar sistema de calificación de hallazgos Clarificar cualquier detalle del plan de auditoría Confirmar la hora y la fecha para la reunión de cierre.

¡Gestione el tiempo!

105

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Y ¿si se retrasan?

Deles más tiempo, de ser posible!

106

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Realización de Auditoria en el Emplazamiento 2.Comunicación durante la auditoria ▪ Proceder periódicamente a intercambiar información. ▪ Proceder periódicamente a evaluar el progreso de auditoria ▪ Proceder periódicamente, si es necesario, a reasignar el trabajo entre los auditores.

▪ Comunicar el estado de la auditoria. ▪ Si las evidencias indican que los objetivos de la auditoria no son alcanzables, comunicar al cliente de la auditoria para que tome las acciones del caso.

107

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Realización de Auditoria en el Emplazamiento 3. El rol de los Guías y Observadores ▪ No influir ni interferir. ▪ Asistir al equipo auditor. ▪ Establecer contactos y tiempos para entrevistas. ▪ Acordar las visitas a las partes especificas del emplazamiento. ▪ Asegurar que las reglas de seguridad del emplazamiento, y procedimientos de seguridad son conocidos por los auditores. ▪ Pueden ser testigos de la auditoria. ▪ Pueden proporcionar aclaraciones ▪ Pueden asistir en la recopilación de información. 108

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4. Recopilación y Verificación de la Información Fuentes de información

Recopilación mediante muestreo información verificación Evidencia de la auditoria Evaluación frente a criterios Hallazgos de auditoria Revisión Conclusiones de auditoria

109

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Realización de Auditoria en el Emplazamiento 5. Fuentes de Información – Entrevistas. – Observación de actividades, condiciones y ambiente de trabajo. – Documentos (política, planes, procedimientos, contratos, instrucciones, etc). – Registros. – Resumen de datos, indicadores de desempeño. – Informes de otras fuentes (clientes, clasificación de proveedores, etc.) 110

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Realización de Auditoria en el Emplazamiento 6. Generación de Hallazgos de Auditoria – Reunirse cuantas veces sea necesario para evaluar hallazgos de auditoria. – Resumir los hallazgos de auditoria. – Clasificar las no conformidades. – Asegurar que la evidencia es precisa y las no conformidades se han comprendido. – Registrar los puntos en los que no haya acuerdo.

111

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Realización de Auditoria en el Emplazamiento 7. Preparación de las Conclusiones de la Auditoria ▪ Una vez que se ha completado la auditoría, el auditor/equipo debe hacer una revisión privada de

los hallazgos. ▪ Pueden ser necesarias revisiones intermedias o al término del día. ▪ Por cada no conformidad se redacta una SAC

▪ Esta revisión incluye: ✓ Una revisión y conclusión de las hojas de verificación, ✓ Un estudio de las notas y comparación de las mismas (con el equipo) ✓ Lista de no conformidades. ✓ Tomar acuerdos sobre las no conformidades.

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efecto NC causa Investigación

113

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efecto NC

Acción mitigadora Corrección

causa

Acción correctiva

Investigación

114

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EL REGISTRO DE SEGUIMIENTO DE NC 1 No Conformidad

Requisito

Descripción de la no conformidad

2

3

4

5

6

7

Corrección

Análisis de causa

Acción correctiva

consecuencias

Acción mitigadora

Evidencias de la verificación

Respuesta inmediata

Investigación

Verificación

115

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Naturaleza típica de las No Conformidades ▪ Registros incompletos o mal llenados ▪ Fallas en el control de documentos ▪ Incompatibilidad entre lo establecido en el documento y la actividad

desempeñada ▪ Falta de calibración y/o Verificación de Equipos ▪ Falta de verificación de los productos que se compran

▪ Productos comprados y recepcionadas aun cuando están fuera de especificación ▪ Informes de ensayo con errores ▪ otros 116

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FUENTES MAS COMUNES A TOMAR EN CUENTA PARA EL ANALISIS DE CAUSAS ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Las propias actividades y tareas relacionadas Asignación de recursos Condiciones de trabajo Factores individuales de cada personal Forma de trabajo del Equipo de colaboradores Niveles de supervisión Formación y Aprendizaje Comunicación Organización Otros 117

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Clasificación de la No Conformidad Ejemplo No conformidad MAYOR cuando: ▪ Hay una falta total de algún procedimiento o instrucción de trabajo crítico para el funcionamiento del Sistema de Gestión Integrado de la organización. ▪ Hay una total ausencia de algún procedimiento exigido por la Norma aplicable en el Sistema de Gestión Integrado de la organización. ▪ Hay varias faltas menores en el procedimiento, que al sumarlas, sugieren en forma colectiva una falta total o importante en el procedimiento.

118

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Clasificación de la No Conformidad No conformidad MENOR cuando: ▪ Cuando se ha identificado una deficiencia o incumplimiento de un procedimiento o instrucción de trabajo, pero no afecta al Sistema de Gestión Integrado, son puntuales y sus consecuencias no son graves.

119

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Taller 5 Clasificación de hallazgos 1. Examine cada una de las siguientes situaciones y determine, de ser el caso, que requisitos de las normas ISO 9001:2015, ISO 45001:2018; e ISO 14001:2015 son afectados.

120

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N°

Descripción de la situación

Norma / sección

Durante el recorrido por las instalaciones de la empresa, el equipo auditor se percato que los extintores ubicados en las oficinas del área de contabilidad tenían 1

como fecha de recarga 10-06-2014, siendo el día de la auditoria el siguiente: 10-

08-2014 . Al referirse a esta situación, el jefe de seguridad dijo que se contaba con equipos contra incendio más efectivos (alarmas, detectores, aspersores, etc.), por lo que no había visto la necesidad de recargarlos. En el área de Laboratorios Generales de una panificadora, el equipo auditor no

2

encontró disponibles los registros de medición de la humedad y grasa de los panes. El auditado aseguró que los rangos están dentro de los límites permitidos por que con solo observar y probar una muestra de panes se puede afirmar esto. 121

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N°

Descripción de la situación

Norma / sección

Durante la visita al área de control de calidad, el auditor no

3

encontró registros de calibración y verificación de los equipos de

monitoreo utilizados para medir la calidad de agua empleada en la prestación del servicio El auditor preguntó por los objetivos y metas de la gestión de SST. El Gerente explicó que dentro de sus metas estaban: verificar el cumplimiento de compromisos legales e internos que sean de

4

aplicación; capacitación al personal; comunicación eficiente con las partes interesadas; Programas de concientización en SST. El auditor preguntó si estas metas estaban documentadas y el Gerente respondió que no 122

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Realización de Auditoria en el Emplazamiento 8. Reunión final de la auditoria

▪ Para presentar hallazgos y conclusiones ▪ Para ponerse de acuerdo, si es necesario, en el periodo de tiempo para que el auditado presente el plan de acciones correctivas. ▪ Debe participar el auditado ▪ Puede participar el cliente de la auditoria y otras partes. ▪ En auditorias externas la reunión final es formal. ▪ Es dirigida por el auditor responsable. ▪ Toda opinión divergente relativa a hallazgos debe discutirse. ▪ Incluir recomendaciones si esta especificado en los objetivos. 123

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Agenda para la Reunión Final ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Distribuir la lista de asistencia Volver a explicar el propósito y el alcance Indicar la decisión y la conclusión Explicar las SACs mayores y menores Obtener la firma del representante del cliente en la SAC. Explicar importancia de técnica de muestreo. Informar sobre las observaciones Explicar el informe y seguimiento Obtener el registro y lista de asistencia Dar las gracias al cliente.

124

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Ayuda práctica para no perder control en la Reunión Final ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Explicar todos los hallazgos y evidencias en forma cuidadosa y precisa. Estar preparado para sustentar y justificar los hallazgos Evitar envolverse en argumentos. Disculparse ante un error y modificar o retirar la SAC si es necesario. Evitar dar consejos. Rechazar las “soluciones rápidas” como una única solución al hallazgo.

125

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Recomendaciones para el Equipo Auditor

1. 2. 3. 4. 5.

Seguir el protocolo No perder lo papeles (controlar el temperamento) Mantener la confianza en el auditado Los miembros del equipo deben respaldar al líder. No olvidar precisar o incluir datos en los reportes (no usar generalidades)

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Preparación, aprobación y distribución del Informe de Auditoria 1. Preparación del informe. lo elabora el auditor responsable. Debe ser conciso y preciso. Debe incluir o referenciar lo siguiente: • Objetivos de la auditoria. • Alcance cubierto. • Identificación del cliente de la auditoria. • Identificación de los miembros del equipo auditor. • Fechas y lugares de auditoria. • Hallazgos de auditoria. • Conclusiones de auditoria. 127

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Preparación, aprobación y distribución del Informe de Auditoria 2. Aprobación y distribución del informe. • • • • • •

Emitirlo dentro de los plazos. Comunicar cualquier demora. Fechar informe Revisar y aprobar el informe según el procedimiento acordado. Distribuir el informe entre las personas definidas por el cliente. Salvaguardar el contenido del informe. Asegurar la confidencialidad del contenido.

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Finalización de la Auditoria 1. Conservación de los documentos de auditoria. • Salvo requisito legal, el equipo auditor y los responsables de la gestión del programa de auditoria no deben revelar el contenido de los documentos. • Si se requiere revelar el contenido de los documentos, se debe informar al cliente de la auditoria y al auditado tan pronto como sea posible. • La auditoria se completa cuando todo el plan de auditoria se a realizado y el informe se a distribuido.

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Seguimiento • Las medidas correctivas preventivas y de mejora no se consideran parte de la auditoria. • La efectividad de la acción correctiva debe verificarse de acuerdo con el procedimiento apropiado. • La verificación es parte de una auditoria posterior.

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Taller 6 Caso práctico 1. Analizar el siguiente caso práctico.

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Descripción del caso práctico Antecedentes e instrucciones: – Los hechos presentados corresponden a lo sucedido durante una auditoria al proceso de transporte interno de huevos, de una organización dedicada a la producción de huevos

(Galpones convencionales). – El dialogo se realiza fundamentalmente entre: la auditora interna (Julia); el jefe de operaciones (Carlos) y el técnico 1 (Luis). – A partir de la lectura trate de identificar las no conformidades y observaciones que se incluirán en el informe de auditoria. NOTA: para este taller se debe considerar como criterios de auditoria los siguientes documentos: • ISO 9001:2015; ISO 45001:2018; ISO 14001:2015 132

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Auditora Carlos Auditora Luis Auditora

Luis Auditora Luis Auditora Luis Auditora

Carlos

Carlos, ¿Dónde se encuentran definidas las responsabilidades y autoridades del personal de operaciones? En el documento “descripción de cargos” que se encuentra en el área de recursos humanos. Luis, ¿conoces este documento? No lo conozco. Pero quisiera conocerlo, pues acabo de ingresar a trabajar a la empresa como “operador de granja”. Tengo 2 días de trabajo aquí. Luis, ¿Qué actividades has realizado durante los dos último días? He trasladado los huevos a la sala de clasificación de huevos

¿has tenido algún problema al respecto? Sí. Hoy temprano tuve un incidente al movilizar los huevos… estos sufrieron roturas inexplicables durante su apilamiento. ¿puedo observar como realizan el traslado? Por supuesto, precisamente hay personal trasladando huevos hacia la sala de clasificación. Sígame a la zona de trabajo y lo vera (VER IMAGEN 1)

La auditora hace algunas anotaciones en su lista de verificación y luego busca a Carlos. Carlos, ¿sabes tú si existe algún requisito asociado al traslado de huevos en bandejas? No. Solo nos limitamos a contratar personal con la competencia y conocimientos suficientes en el tema..

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Auditora Carlos Auditora Carlos Auditora

Carlos Auditora

Luis Auditora Carlos

Auditora

Carlos, ¿Qué condiciones se deben cumplir al trasladar huevos en bandejas?

Son muchas…por ejemplo, una de ellas es que no se apilen mas de seis (6) bandejas durante el traslado, otra es que no se utilicen bandejas sucias para evitar contaminación cruzada Y, ¿Quién hace esta confirmación? El que transporta los huevos La auditoria hace algunas anotaciones en su lista de verificación y luego se dirige a la zona de almacenamiento previa a la sala de clasificación.(VER IMAGEN 2). Antes de que la auditora diga algo Carlos explica que por lo general se espera que un 10 % de la producción sufra daños durante el traslado y almacenamiento, razón por la cual no han visto necesario estandarizar el proceso. ¿Qué método utilizan para determinar el porcentaje de daños? Esperamos el reporte de la sala de clasificación, donde indican cuantos huevos llegaron dañados….y luego lo multiplicamos por un factor que nos indica el supervisor…esto se hace al finalizar el turno ¿Puedo revisar la base técnica de esta metodología? Lamentablemente, el responsable de idearla ya no trabaja en la organización. La auditora hace algunas anotaciones en su lista de verificación y luego pregunta: .Cambiando de tema…¿Qué hacen con los huevos dañados, y no conformes?

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Carlos Auditora Carlos Auditora Carlos Auditora

Definitivamente se tiene que eliminar por que ya no son aptos para el consumo humano Y, ¿Cómo los eliminan? En bolsas…esperamos que el recolector municipal se los lleve ¿Conoce Ud. de alguna disposición sobre el control de residuos municipales y no municipales? No. Luego de hacer anotaciones en su lista de verificación dice….Muchas gracias por la colaboración dada. Ahora debo revisar mis apuntes antes de darles mis conclusiones.

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Imagen 1

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Imagen 2

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N°

Descripción de la no conformidad

clausula

1

2 3 4 5 6

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EXAMEN

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¡Gracias! Cuenta Corriente en dólares Interbank es: 2003001627684 Cuenta Interbancaria en dólares Interbank es: 00320000300162768439 Enviar constancia a [email protected] Av. Géminis 175, Of. 102 – San Borja Teléfonos: +51 1 7797625 / +51 920 281 068 [email protected] 140