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LIDERAZGO

BASADO EN EQUIPOS LA COMUNICACIÓN EFECTIVA

TABLA DE CONTENIDO 01 | INTRODUCCIÓN

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02 | FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN

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03 | PROCESO COMUNICATIVO

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04 | COMUNICACIÓN INTERPERSONAL

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05 | COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

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06 | CANAL DE COMUNICACIÓN

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07 | CONCLUSIONES

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REFERENCIAS

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1. INTRODUCCIÓN En la mayoría de los procesos humanos, en especial dentro de la planeación, ejecución y funcionamiento de una organización, la comunicación se posiciona como un instrumento esencial que permite y facilita la transmisión de ideas y mensajes con un significado determinado, conciso y directo a otra persona (en este caso colaborador) que a su vez se encuentre interesada en las temáticas referentes a las actividades, casos e incluso conflictos laborales. Es importante además reconocer que el 70% de las actividades tanto laborales como personales, están comprendidas por la transmisión de información, es decir, la comunicación; pero esta no siempre es exitosa, ya que es imposible que el receptor logre asumir, interpretar y descodificar el mensaje recibido a cabalidad de forma idéntica en cuanto a la intención que presentó en primera medida el emisor, lo cual ocasiona que la información final no sea la misma que buscó ser impartida por el destinatario.

2. FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN En cuanto a las funciones de la comunicación existentes, es plausible afirmar que estas se encuentran compuestas por cuatro ítems fundamentales como lo son: control, motivación, expresión emocional e información; mismas que engloban el carácter identitario de la organización y del empleado que se encuentra vinculado a la misma.

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Cualquier establecimiento e interacción comunicacional entre individuos, incluye necesariamente una o más funciones de la comunicación, pero para lograr un desempeño eficaz se debe ejercer cierto tipo de control y estimulación sobre el emisor y el receptor, puesto que solo de esta manera se establece un adecuado intercambio de información, expresión emocional y toma de decisiones. A continuación, se definirán de forma individual y concisa las diferentes funciones que tiene lugar dentro del proceso comunicativo:

I. CONTROL Dicha función sostiene que las empresas emplean la comunicación como mecanismo de ayuda para el manejo de las actitudes, propósitos y acciones de los trabajadores. Así que es precisamente por esto que establecen desde el comienzo jerarquías de autoridad y normas formales especialmente diseñadas para que los miembros pertenecientes a la organización las acaten, desempeñando de esta manera una función dirigida al control de este. Además, debe resaltarse que la comunicación informal establecida entre diferentes empleados que se encuentren en un mismo nivel laboral ya sea a modo de apoyo e incentivo o por el contrario a modo de hostigamiento.

II. MOTIVACIÓN La motivación en aras de la comunicación es esencial si se pretende incentivar, potenciar y fortalecer el desempeño de los trabajadores, puesto que esto les pone en manifiesto la autoevaluación comprendida como una herramienta que se establece en pro del correcto desempeño laboral. Dicha herramienta evaluativa le indica a los empleados tanto lo que están haciendo bien, como los métodos que se pueden emplear para contrarrestar lo que obstaculiza su eficacia, logrando que sus índices sean insatisfactorios.

III. EXPRESIÓN EMOCIONAL Estudios que se han realizado sobre los grupos de trabajo demuestran que para la mayoría de la población laboral dichos grupos son la principal fuente de integración social, lo cual convierte al proceso comunicativo en un lugar completamente dispuesto para que los trabajadores expresen sus emociones y sentimientos, así como para satisfacer algunas de sus necesidades sociales.

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IV. INFORMACIÓN Finalmente, la comunicación al generar transmisión de información, le facilita a los individuos que conforman un grupo de trabajo la toma de decisiones gracias a la transmisión de datos que facilitan la identificación y evaluación de la amplia gama de posibles alternativas.

3. PROCESO COMUNICATIVO En el momento de definir y conceptualizar el proceso comunicativo, es preciso advertir que como antesala se debe establecer el propósito claro que se presenta en cuanto a generar un intercambio de información; puesto que un mensaje que busca ser transmitido entre un emisor y receptor tiene dentro del proceso general a uno derivado del primero, el cual se puede explicar se la siguiente forma:

Primero se encuentra el emisor, el cual codifica el mensaje, es decir, lo vuelve simbólico, para luego trasmitirlo por un medio o canal al receptor, el cual es la segunda figura que tiene como tarea decodificarlo, y por último, se aparece el resultado, el cual está comprendido por la transferencia de significado de una persona a otra. El proceso mencionado con antelación, puede ser vislumbrado e ilustrado en el esquema expuesto a continuación, en el que las partes esenciales de este modelo están integradas por: el emisor, la codificación, el mensaje, el canal, la decodificación, el receptor, el ruido y la retroalimentación. Puesto que el emisor inicia el mensaje al tomar un pensamiento y codificarlo, luego se encuentran los canales, los cuales están constituido por los medios a través de los cuales el mensaje es transferido al receptor; es tarea concerniente al emisor escoger el canal que considere adecuado de acuerdo con las propiedades contextuales, este podrá ser a su vez formal o informal.

El canal formal es el que establece la organización, empresa o corporación, y transmite mensajes que se relacionan con las diferentes actividades o tareas laborales de los miembros. Por su parte, están los mensajes personales o sociales, dentro de los cuales tiene lugar el canal informal, puesto que son de carácter espontáneo y surgen como respuesta a decisiones individuales.

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En este punto aparece la figura del receptor, la cual está compuesta por la persona o las personales a las cuales está dirigido el mensaje, estas primero deben interpretar y traducir los símbolos para que puedan ser comprendidos; a lo cual e le llama decodificación de la información. Posteriormente se encuentra el ruido, el cual aparece en todo proceso comunicativo, puesto que representa los múltiples obstáculos y barreras que pueden llegar a distorsionar la claridad del mensaje, además de esto, el ruido también se encuentra compuesto por los problemas de percepción, la saturación de datos e incluso las diferencias culturales. El último elemento del proceso de la comunicación está constituido por la retroalimentación, dentro de la cual tiene lugar la forma de comprobar que se ha logrado exitosamente la transmisión de información; dicho éxito se define por medio de la compresión o no del mensaje.

FIGURA 1

PROCESO DE COMUNICACIÓN

EMISOR MENSAJE ENVIADO

EMISOR CODIFICACIÓN

CANAL

MENSAJE RECIBIDO

DECODIFICACIÓN

RUIDO

RETROALIMENTACIÓN

Figura 1. Proceso de comunicación

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4. COMUNICACIÓN INTERPERSONAL En primera medida es de suma importancia aclara que la comunicación se encuentra dividida por tres clases como lo son: la oral, la escrita y la no verbal.

LA COMUNICACIÓN ORAL Es considerada como el principal medio para emisión de una información, lo anterior debido a que esta tiene como ventajas la rapidez y la retroalimentación; ya que se puede enviar y recibir un en el Menor lapsus de tiempo posible a través de este mecanismo, además del hecho de que es mediante este método en el que el receptor tiene la posibilidad de detectar con mayor facilidad y precisión si el emisor está incurriendo en errores o en imprecisiones, e incluso corregirlo. Así mismo, es pertinente aclarar que una de las principales desventajas que presenta la comunicación oral está representada por el hecho de que los datos deben ser transferidos por medio de varios individuos y en cuanto más personas, mayor podrá ser el nivel de distorsión del mensaje.

LA COMUNICACIÓN ESCRITA Está compuesta por todo tipo de aproximaciones que transmitan información por medio de todo tipo de palabras y de símbolos escritos. Una de las principales ventajas de este tipo de proceso comunicativo radica en que esta es de carácter tangible y verificable, gracias a que se tiene un registro debido a que el mensaje puede ser almacenado durante un periodo de tiempo indefinido; además de que se tiene referencias constatables, por lo que si surge alguna duda frente

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al tema dichas referencias podrán servir de apoyo y sustento para generar respuestas. Otra ventaja se centra en que la comunicación escrita permite que las temáticas y las ideas puedan ser pesadas con mayor precisión en el momento de plasmarlas en el papel. A pesar de que dicho proceso comunicativo también representa desventajas, dentro de las cuales se encuentra el consumo elevado de tiempo que demanda el proceso de escritura y la carencia de un método de retroalimentación determinado y preciso; además del hecho innegable de que el envío de un texto de cualquier categoría por algún medio como correo, internet, entre otros, no garantiza que el destinatario haya recibido de forma satisfactoria el mensaje.

LA COMUNICACIÓN NO VERBAL Para definirla es fundamental anticiparse al hecho de que cada vez que se entabla un proceso comunicativo verbal, se transmite de forma simultánea un mensaje no verbal; puesto que allí tienen lugar los gestos, los movimientos corporales, las entonaciones e incluso la postura y proximidad entre las partes de la conversación. Dichas expresiones y actitudes son sumamente importantes, ya que cada una de ellas sostiene un significado determinado, es decir, no son fortuitas y si se dan en la comunicación es debido a que representan una intención, motivación e incluso un sentido determinado, por lo que deben ser estudiadas con igual importancia y precisión que los demás lenguajes; además, es plausible destacar que ninguno de los lenguajes debe ser leído individualmente ya que uno es complemento del anterior.

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5. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

La comunicación organizacional está comprendida por redes formales, innovaciones tecnológicas e incluso en ciertos casos, rumores.

Las redes formales son de carácter complejo ya que dentro de ellas pueden contemplarse cientos de individuos, múltiples niveles jerárquicos, entre otros aspectos, por lo que una forma propicia de conceptualizarlas es mediante la siguiente clasificación compuesta por tres pequeños grupos de cinco personas: La cadena sigue una de las formas más rígidas de los canales de comunicación que se pueden presentar en una organización, por lo que lo más importante allí es la exactitud. Por otra parte se encuentra el timón, el cual requiere del posicionamiento de una figura central que funciona como la conexión y el conducto regular para las comunicaciones que se establecen en un grupo de trabajo. Y la red compuesta por todos los canales, es muy flexible, ya que facilita que los integrantes de un grupo se comuniquen entre sí constantemente y participen activamente; dentro de esta red tienen lugar los equipos autodirigidos, gracias a que los miembros del mismo pueden dar aportes y contribuir libremente, en este sentido, ninguna persona adquiere el papel de un líder, sino que por el contrario, todos están en igualdad de condiciones.

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Los tres grupos en los que se clasifican las redes formales están ilustrados en la siguiente gráfica:

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FIGURA 2

TRES REDES COMUNES DE GRUPOS PEQUEÑOS

CADENA

TIMÓN

TODOS LOS CANALES

Figura 2. Tres redes comunes de grupos pequeños

Los rumores representan la red de comunicación informal en un grupo de trabajo y a pesar de esto, son considerados como una fuente importante de información ya que recientes estudios comprobaron que el 75% de los empleados pertenecientes a una organización se han enterado de datos e información completamente nueva y relevante para su puesto laboral gracias a los rumores. Además, los mensajes impartidos boba a boca están catalogados como la principal fuente para que otros empleados se enteren de la existencia de la compañía por medio de sus colegas y por esto deseen incorporarse en la misma. Los rumores son de suma importancia porque surgen como respuesta a situaciones de gran interés y comunes a los empleados, y estos prevalecen hasta que dicha inquietud haya sido resuelta. Sin embargo, es innegable el hecho de que dicha herramienta también presenta desventajas, por lo que a continuación se vislumbrará un cuadro en el cual se especifican algunas de las alternativas para reducir las consecuencias negativas de esto.

SUGERENCIA PARA REDUCIR LAS CONSECUENCIAS NEGATIVAS DE LOS RUMORES

1.

Proporcionar información. A la larga, la mejor defensa de los rumores es una buena ofensiva (en otras palabras, los rumores tienden a diseminarse ante las deficiencias en la comunicación formal).

2.

Explicar las acciones y las decisiones que puedan parecer incongruentes, injustas o secretas.

3.

Evitar atacar al mensajero. Debido a que los rumores forman una parte natural de la vida laboral, es necesario responder a ellos de forma tranquila, racional y respetuosa.

4.

Mantener canales de comunicación abiertos. Se debe alentar a los empleados de manera constante a acercarse a la gerencia para expresar inquietudes, sugerencias e ideas.

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Comunicaciones electrónicas: en la actualidad las comunicaciones electrónicas ocupan un papel sumamente importante en las organizaciones, el correo electrónico, los mensajes de texto, las videoconferencias entre otras, han conformado un universo infinito de posibilidades en la red. Dichos medios han permitido en su totalidad agilizar el proceso comunicacional de forma indiscutible, al igual que han logrado reducir costos de envío al no recurrir al gato de tinta, papel, distribución, entre otros.

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A pesar de lo anterior, se han identificado algunas desventajas significativas, las cuales se encuentran directamente relacionadas con los medios electrónicos, estas son: alto riesgo de malinterpretación del mensaje, espacio propicio para la transmisión de mensajes negativos, consumo elevado del tiempo tanto laboral como personal de los empleados, entre otras; por lo que se debe ser muy cuidadoso con este tipo de comunicaciones, puesto que pueden llegar a ser de mucha utilidad si se les da un manejo adecuado.

5. CANAL DE COMUNICACIÓN Los canales de comunicación son los medios a través de los cuales se transmite la información, estos difieren dependiendo de la cantidad de datos que se busque intercambiar, puesto que algunos son ricos en cuanto a manejar múltiples claves simultáneamente, otros facilitan la retroalimentación, y demás factores los constituyen e incluso restringen con respecto a las ventajas de los demás.

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En este sentido, es plausible afirmar que la comunicación cara a cara representa uno de los canales de mayor riqueza, ya que logra transmitir la mayor cantidad de información en cada encuentro u episodio comunicacional, además de que permite que se dé una retroalimentación inmediata verbal y no verbal. Por lo que la elección de un canal depende del tipo de mensaje que se pretende difundir, es decir, de su ambigüedad, complejidad, dirección, entre otros. Lo anterior se evidencia en el gráfico presentado a continuación: FIGURA 3

RIQUEZA DE INFORMACIÓN Y CANALES DE COMUNICACIÓN

Reportes, boletines formales

Discursos pregrabados

Grupos de discusión en línea, software para grupos

Discursos en vivo

Videoconferencias

CANALES DE POCA RIQUEZA

CANALES DE MUCHA RIQUEZA

Memorandos, cartas

Correo electrónico

Correo de voz

Conversaciones telefónicas

Conversaciones cara a cara

Figura 3. Riqueza de información y canales de comunicación

6. BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN Existen algunas barreras que interrumpen la comunicación eficaz al distorsionar el mensaje que se desea transferir; como:

A

FILTRADO Manipulación intencional de la información por parte del emisor.

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B

PERCEPCIÓN SELECTIVA

C

SOBRECARGA DE INFORMACIÓN

D

EMOCIONES

E F

Recepción parcial del mensaje por parte del destinatario, según sus necesidades, motivación y experiencias personales.

Cantidad de información que excede las capacidades de manejo de los individuos y empleados de una organización.

Se ha demostrado que las emociones influyen de forma directa en la interpretación de los mensajes transmitidos mediante el proceso comunicacional.

LENGUAJE Aun cuando se esté hablando en el mismo idioma, las palabras empleadas son de gran importancia para que el receptor complete el proceso mediante una interpretación correspondiente a las exigencias y parámetros del mensaje original impartido por emisor.

SILENCIO Diferentes estudios han revelado que el silencio es uno de los principales indicadores de que algo no está funcionando de forma correcta en una corporación, puesto que esto denota que existe una carencia en cuento a la información necesaria sobre temas de interés altos.

TEMOR A LA COMUNICACIÓN

G

También conocido como ansiedad social, el miedo a la comunicación se presenta con gran frecuencia dentro de las diferentes organizaciones, y se debe tratar con mucha delicadeza, ya que se ha comprobado que la mayoría de los empleados que padecen dicho temor modifican las obligaciones y necesidades del entorno laboral, con la intención de reducir a como dé lugar, los niveles necesarios de intervenciones dialógicas.

H

MENTIRAS

I

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Las mentiras se encuentran comprendidas como una de las barreras más determinante y delicada de la comunicación, ya que facilita la tergiversación parcial o incluso absoluta del mensaje e información transmitida.

BARRERAS CULTURALES Finalmente, las barreras culturales se encuentran compuestas por problemas referentes a la semántica en cuanto las palabras representan significados diferentes para cada individuo, en especial gracias al contexto social y cultural en el cual están inmersos.

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7. CONCLUSIONES

El proceso comunicativo es esencial en cuanto al funcionamiento tanto interno como externo de una compañía, es claro que existen algunos obstáculos que amenazan con interrumpir y atentar contra la eficacia de la comunicación ya sea verbal, no verbal e incluso escrita; así mismo es de vital importancia ser selectivos y cuidadosos en el momento de escoger el canal a través del cual se transferirán los datos, ya que se deben tener en cuenta las características particulares de la información que se desea enviar. Además, es plausible afirmar que tanto la comunicación formal como informal son igual de relevantes en el proceso comunicacional, por lo que se debe prestar igual atención a aspectos como rumores y medios tecnológicos.

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REFERENCIAS Robbins, Stephen y Judge,Timothy A. (2013). Comportamiento organizacional. Pearson Editores: México, Guadalajara. Chiavenato, Idalberto. (2009). Comportamiento Organizacional. La dinámica del éxito en las organizaciones. Mc Graw Hill Editores: México D.F.