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• Lu Garces

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-Un banquete es una comida espléndida a la que concurren muchas personas para celebrar algún acontecimiento especial Una celebración centrada en la comida. Se puede llevar a cabo de manera pública o privada y siempre los invitados tienen la posibilidad de acceder a ingentes cantidades de comida que son preparadas con antelación (en algunos casos, los preparativos empiezan semanas o meses antes dependiendo del tipo de comida). Los banquetes fueron muy característicos de otras épocas, sobre todo de la Antigüedad y de la Edad Media. En estos períodos históricos, el banquete era una demostración de poder y riqueza por lo cual eran asiduamente organizados por reyes, nobles y emperadores para mostrar a los invitados con quiénes se estaba lidiando. TIPOS DE BANQUETES 

BANQUETE CLÁSICO O FORMAL

El clásico de los clásicos de los banquetes es el que se sirve en diferentes tiempos. Los invitados reciben la atención de los meseros en todo momento, por lo que es muy cómodo para que las personas charlen entre sí sin tener que moverse de sus asientos. Este tipo de banquete es considerado el más elegante. Las mesas pueden estar más juntas ya que los invitados no tienen que moverse tanto, pero se requiere mucha coordinación en el servicio de meseros, tanto para acomodar a los invitados, como para servirles con eficiencia. MENU CON TIEMPOS-> LOS MESEROS SIRVEN->MESAS MÁS JUNTAS->MÁS COORDINACIÓN>SERVICIO 

COCTEL

Consiste en una degustación de bocadillos que combinan diferentes texturas, sabores, olores y colores. Estos bocadillos, o canapés, pueden ser elegantes, con mucho diseño, inspirados en comida exótica, temática (por ejemplo, frutas silvestres o mariscos) o sencilla y variada. También se sirven diferentes tipos de vinos y licores. Este estilo, longue y glamuroso, puede adaptarse al número de invitados que tendrás, pero debes tomar en cuenta que hay paladares muy exigentes, por lo que tu banquete deberá contar con canapés de sabores suaves y bocadillos ligeros. La ambientación es muy importante: aunque lo más deseable es que los invitados permanezcan de pie, se puede disponer de mesas pequeñas y bancos, sillas o sillones cómodos. Por supuesto, los meseros son fundamentales, ya que deben portar las bandejas con los bocadillos y servir bebidas a los invitados. El coctel queda bien en el día, pero, como es ligero, es ideal para una boda nocturna. INFORMAL ->BOCADOS PEQUEÑOS-> ESPACIOS AL AIRE LIBRE->INVITADOS INTERACTUAN

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BUFFET

En un buffet, el comensal encuentra la comida lista para ser consumida y se presenta en bandejas y fuentes, sobre mesas instaladas de diferentes formas, con diferentes arreglos, además de la comida se coloca a la vista del comensal todo aquello que pueda necesitar para su servicio como: platos, cubiertos, vasos, copas, servilletas, complementos. procurar que haya espacio suficiente para que todos se muevan con libertad. A pesar de que los meseros no sirven los platos, sí atienden a los invitados, sirviendo menús especiales, bebidos y recogiendo lo que ya no se ocupa. 1. BUFFET FRÍO Como su nombre lo dice, es en donde la mayor parte de los alimentos que se presentan son en frío y de una elaboración más sencilla, que el mantenerlos no requiera de equipo o manipulación (sándwiches, ensaladas, embutidos, quesos, canapes, bebidas) 2. BUFFET CONTINUO Como su nombre lo dice, el servicio es continuo, por lo que los alimentos nunca deben faltar, el comensal es quien decide cuanto y en qué momento dejara de comer, en la barra también tendrán que estas platos, cubiertos, servilletas.

PASO PARA EL DESARROLLO DE UN BANQUETE

Ø Antes de la comercialización 1. Diseño y planificación de Menús Diseño y planificación de Menús El diseño y planificación de menús es un trabajo de equipo. El Jefe de Banquetes debe colaborar con el Jefe de Cocina para diseñar los menús que el hotel va a ofrecer para cada tipo de evento. El número y tipo de menús dependerá del tipo de eventos que el hotel vaya a proporcionar. Es decir, no es lo mismo crear un menú para una boda que para una cena de empresa. En este apartado es muy importante tener bien claro el presupuesto del departamento y los objetivos que debe lograr. El Jefe de cocina deberá elaborar menús que respeten los márgenes establecidos por el departamento, y que puedan ser vendidos a un precio adecuado por el departamento de Banquetes. 2. Estudio de Espacios (Salas, Restaurantes, Jardines, Discoteca, etc) 3. Presupuestos 4. Acciones comerciales

Ø Antes de la aceptación del presupuesto 5. Visita del cliente y presentación de las instalaciones 6. Negociación Se debe conocer o determinar que tipo de evento será si se tratará de un desayuno, comida o cena. La determinación del tipo de banquete es la primer decisión que debemos tomar, ya que de esto dependerá la duración del evento, el tipo de comida o menú que se va a servir y el servicio que se llevara a cabo, este puede ser: Americano: Es el servicio más sencillo, rápido y económico. Los platillos salen porcionados y decorados de manera individual desde la cocina Es el tipo de servicio más usado en los banquetes dentro del paquete básico de venta En eventos numerosos es el mejor tipo de servicio. Cuando se tiene personal suficiente todos los platos de la mesa se colocan al mismo tiempo y se retiran las campanas al unisonó. El plato entra por la derecha del comensal.

Francés: Es un servicio lento La fuente se toma con la mano izquierda y se coloca el mesero a la izquierda del comensal para que éste se sirva. Es muy raro verlo en servicio de banquetes Inglés: La fuente se toma con la mano izquierda y se coloca el mesero a la izquierda del comensal El mesero sirve al comensal utilizando la técnica de cuchareo En banquetes se utiliza sobre todo al momento de servir el pan de manera individual y la crema. Ruso: Se le llama al Gueridón o a dos manos Es el tipo de servicio más elegante Los alimentos se terminan de preparar o se porcionan frente al comensal Se utiliza en eventos de muy pocos comensales ya que el proceso es muy tardado. Buffet: Modalidad self service: el comensal se dirige a la barra y el mismo se sirve los alimentos Modalidad asistido: el comensal se dirige a la barra y un persona de la cocina y sirve al comensal el alimento. La función de los meseros es solamente la de servir bebidas y estar al pendiente de desbarazar (limpiar) las mesas. 6.2.- Una vez establecido el tipo de evento que será, debemos conocer nuestro aforo, es decir la cantidad de invitados que se tiene, esto nos ayudara para la organización del espacio, la colocación de las mesas. Aquí es donde se determina el tipo de montaje (mesas) que se necesita o el que mejor se adapta, puede ser: Mesas múltiples: Es el que más se utiliza para un número grande de invitados, permite que estén distribuidos por todo el espacio. Se enumeran las mesas para una mejor organización durante el servicio, los números pares del lado derecho y los impares a la izquierda. El acomodo de los invitados será por lo general, en un evento presidencial, los anfitriones en la mesa principal o central y los de mayor rango en las mesas mas cercanas. Mesa única: es la que se utiliza cuando la cantidad de invitados es menor y puede ser de tipo: Cuadrada: no es muy funcional en espacios pequeños, ya que roba mucho espacio Circular: es la que se más se utiliza hasta para el montaje múltiple Rectangular: los comensales están más cerca entre si Mesa herradura: se utiliza cuando se requiere que el centro este disponible para colocar algún objeto o que alguna persona este explicando algo Mesa en forma de peine: los invitados no están tan alejados de la mesa principal

Mesa en forma de U Mesa en forma de T 6.3.- Lugar, es decir, en donde se celebrará el banquete, es un aspecto muy importante a tener en cuenta en la organización. Ya que debemos conocer y analizar el espacio físico del establecimiento, puede ser que el lugar sea propio del servicio que nos brindara el banquete o que se cuente con convenios con distintos hoteles, restaurantes o salones. En la selección del lugar es preciso tener en cuenta tanto la capacidad, como la temperatura ambiente, insonorización, iluminación, privacidad, sistemas de emergencia, sea de fácil acceso. 6.4.- Fecha el conocimiento de la fecha del evento constituye un aspecto muy importante ya que debemos hacer una previsión de los recursos necesarios en la fecha prevista y disponer de suficientes recursos durante la celebración. También esto nos ayudara a saber qué tipo de comida se puede ofrecer. 7. Estudio de posibilidades y variaciones 8. Información sobre políticas de cancelación Políticas de servicio para banquetes. Se requiere un mínimo del 35% de anticipo al contratar cualquiera de nuestros servicios y de la liquidación total una semana previa a los mismos. En eventos con menú emplatado mayores a 80 personas, puede solicitarse degustación de los platillos para su elección de menú de tres o cuatro tiempos, siempre y cuando se haya dado el anticipo; en caso contrario debe de realizarse el pago de la degustación (precio según platillos) que se tomará como saldo a favor en la contratación del evento. En caso de cancelación de nuestros servicios, hasta un mes previo al evento, se retendrá el 25% de la cantidad anticipada; hasta una semana antes, el 50% y durante los últimos seis días, el 75%. Los pagos y políticas de cancelación de los servicios ajenos a nosotros, tales como audio, iluminación, entre otros, los establecen las empresas en cuestión. Para todo evento se prevé un porcentaje de pérdida y rotura de equipo sin costo, sin embargo se tendrá que pagar reposición del mismo por parte del cliente en caso de negligencia de sus invitados o bien en quemadura de manteles. El equipo utilizado en el evento contratado se recogerá a la terminación del mismo, salvo en los casos que finalice posterior a las 22:00 hrs. que será al día siguiente; si se requiere de retirar el equipo en horario fuera del indicado, podrá hacerse solicitando la contratación de este servicio. Algunos de nuestros servicios con equipo incluido, no cuentan con meseros y es necesario preveerlos para el montaje y atención a los invitados, ya que nuestro personal de carga y cocina no lo lleva a cabo.

Los precios están sujetos a cambios sin previo aviso.

Ø Después de la aceptación del presupuesto Este punto es el más largo puesto que incluye todo el proceso de planificación, organización y montaje. 9. Recibir depósito y firmar contrato del evento 10. Planificación y organización logística o (los puntos se desarrollan más en profundidad a continuación)

Ø El día del Evento Ø Después del Evento PUNTOS IMPORTANTES EN LA COORDINACION   

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Definir y diagramar el programa del evento, con los horarios, el tipo de participantes y oradores. Estipular deadlines, en base a las actividades que se desarrollarán, en los días, horarios, y tiempos, a través de un cronograma general de trabajo. Elaborar checklists por áreas de trabajo para que cada grupo o persona tenga claras sus tareas y objetivos, y el tiempo en que deben estar realizadas exitosamente. Su supervisión será periódica y en forma particular. Confeccionar un presupuesto en base a los gastos previstos y costos de operación durante todo el desarrollo del proyecto. Seleccionar y capacitar al equipo y personal de trabajo, secretarias, orientadores, encargados de mercadeo, asistentes de sala, etc.

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PERSONAL DE BANQUETES GERENTE DE BANQUETES proporciona las facilidades para lograr los estándares de calidad y eficiencia establecidos y mantiene un liderazgo en los departamentos de Cocina, Almacén, y Steward para mantener el mejorservicio a los clientes en eventos y banquetes.Este a la vez se encarga de supervisar las operaciones internas y externas relacionadas con el área deBanquete incluyendo el Servicio a Domicilio.Dentro de sus obligaciones y deberes están: Asistir a las Reuniones de Banquetes. Programar reuniones con sus subalternos para hablar del servicio. Revisar las hojas de función con el Chef. Solicitar el personal para los eventos con tiempo.

Revisar el uniforme del personal. Dar seguimiento con los botones a los anuncios de los eventos. Supervisar la limpieza general de los salones y equip0s. Chequear con almacén si llega todo lo solicitado en la hoja de función del Evento. Dar el visto bueno a todos los detalles de comida y montaje junto con el Chef antes de iniciar elevento. Organizar y operar eventos dentro y fuera del lugar. Gerente de Ventas: El vendedor del depto. De Banquetes esta bajo la supervisión del gerente de Banquetes. El objetivo de las ventas es proporcionar el mayor número de clientes y eventos lo cual representara ingresos para el hotel. Dentro de sus obligaciones se encuentran: Conocer un sistema de ventas. Conocer los aspectos de alimentos y bebidas relacionados con los eventos, atendiendo a la clase de personas asistentes, el número de invitados y a la hora que se efectuara. Tener nociones de Costo. Saber el equipo con que cuenta el establecimiento: adornos, mantelería, sillas, mesas

CHEF EJECUTIVO: Encargado del control de todo el departamento de cocina, planeación del menú y organización de las estaciones de preparación de alimentos, gestión del personal y control de calidad.  COCINERO A: Supervisa la elaboración de los alimentos, ya sea por área fría o caliente, salsas, pescados, carnes, desayunos o comidas, así como al resto del personal subordinado, contando con posibilidades de ascenso a chef ejecutivo.  COCINERO B: Está al cargo de la preparación de los alimentos y de la supervisión de otros empleados de cocina de inferior rango (reposteros, panaderos, stewards, etc.), encontrándose, a su vez, bajo la supervisión del primer cocinero. Con el tiempo, puede ser ascendido a este puesto.  COCINERO C: Responsable del trabajo directo de preparación de comida bajo la supervisión y encargo de los anteriores puestos. Puede ser ascendido a cocinero segundo (B) o cocinero primero (A).  STEWARDS: Encargados del mantenimiento y limpieza de los utensilios de cocina. Se auxilian de los mozos de cochambre para desincrustar el equipo más grande y de uso frecuente en cocina.  BARMAN (BARLADY): Responsable del surtido de insumos y equipo en la barra de bebidas, la planeación del menú y los displays o mostradores de bebidas. 

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Controla las requisiciones, los inventarios y al personal de su área. Aspira a la gerencia de alimentos y bebidas. BARTENDER: Encargado de preparar y servir bebidas y crear una atmósfera de diversión en el área del bar. Vigila el funcionamiento del equipo y reporta averías a su jefe, puesto al que puede aspirar. GERENTE DE COMPRAS: Encargado de la selección de proveedores de insumos y materiales, el contrato y la adquisición de los mismos en los períodos estipulados por el chef ejecutivo. Supervisa la higiene en el manejo del producto y su provisión a través de órdenes de compra. ENCARGADO DE ALMACÉN: Administra los almacenes de abarrotes, frigoríficos y de equipo del restaurante. Surte requisiciones y recibe solicitudes de producto que comunica al gerente de compras, puesto al que aspira. En algunos casos se encarga de inventariar los productos para aplicar el sistema de rotación de inventarios (PEPS, UEPS o STOCK). PRODUCTOR DEL EVENTO: Responsable de la coordinación y ejecución técnica del evento, se encarga de diseñar el horario, la logística de sonido, luz, audio y vídeo entretenimiento, decoración, menú y la coordinación de los proveedores de cada elemento.

El departamento comercial: Aunque sea un departamento que tiene unos procedimientos marcados y que iremos analizando, hay que tener en cuenta que la profesionalidad de los comerciales y de la propia empresa viene dado en gran parte por la flexibilidad que muestren ante los clientes y la capacidad de improvisación ante determinadas circunstancias. Es un departamento muy gratificante ya que el trabajo diario y el esfuerzo realizado, se ven recompensados por los propios clientes. Además es un departamento nada rutinario, cada evento es único y cada cliente también. Se organizan eventos de todo tipo y para todos los gustos. Comencemos definiendo el perfil ideal de un comercial de este departamento. El empleado ideal no existe, pero si se puede asemejar a éste: 

Piensa y planifica antes de actuar.

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Es entusiasta y optimista

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Es trabajador, luchador, perseverante y metódico.

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Es seguro de sí mismo.

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Es cordial, amable, correcto y sabe sonreír.

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Es buen comunicador pero también sabe escuchar.

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Tiene facilidad de palabra.

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Buena presencia

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Es buen negociador, capaz de cerrar ventas eliminando obstáculos.

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Conoce bien el producto y sus ventajas

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Conoce bien el mercado y la competencia.

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Es creativo, innovador y práctico.

Sus funciones serían las siguientes: 

Atender las llamadas telefónicas, emails,…

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Realizar las visitas de inspección a los locales donde se desarrollará el evento.

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Atender a las agencias de viajes y agencias organizadoras de eventos que requieran de nuestra visita.

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Dar la bienvenida a los grupos a su llegada.

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Cotizar las peticiones de los clientes a la mayor brevedad posible. Lo ideal es contestación en menos de 24 horas.

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Seguimiento del evento, desde la cotización de la cotización hasta que finaliza y es facturado y pagado.

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Realizar la órden se servicio para el resto de departamentos.

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Mantener las relaciones comerciales con los clientes usuales y crear nuevos clientes.

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Mantener una buena relación departamental con el resto de departamentos implicados…

Desde mi punto de vista el comercial tiene que tener tres cosas muy claras: La fidelización del cliente. Búsqueda de nuevos clientes. Facilitar que los nuevos clientes te encuentren.

Hay fórmulas muy directas para mantener la fidelización del cliente: 

Publicación mensual de una newsletter con las novedades de nuestra empresa y envío al email de cada cliente.

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Llamadas telefónicas para ver los eventos que tienen planificados para esta temporada de cara a ir organizándolos.

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Visitas a las oficinas de nuestros clientes para explicarles nuestras nuevas ideas (es muy importante no ser monótono en la organización de los eventos, que vean que cada servicio va a ser distinto… menús temáticos, cocina en directo,…)

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Procurar que nos sigan en nuestros blogs. En las publicaciones del blog iremos contando nuestras experiencias en los últimos catering.

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Procurar que nuestros clientes nos sigan en las redes sociales. Nosotros manejamos (unos con mayor y otros con menor intensidad) facebook, instagram, twitter, pinterest, canal youtube, google +. Quizá no sea necesario utilizar tantas redes, pero el mantener

publicaciones periódicas en todos ellos te aporta un buen posicionamiento en los buscadores de internet.

Búsqueda de nuevos clientes: 

En este punto seguirían siendo muy importantes las redes sociales y el blog.

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Bases de datos: Nosotros elaboramos bases de datos (colegios profesionales, palacios de Asturias, empresas de organización de eventos,..) contactamos con ellos e intentamos cerrar una visita comercial. Una vez visitado el cliente y, si este se muestra interesado, pasamos sus datos a una base datos de clientes potenciales a los que mandaremos también la newsletter con el fin de que recuerde nuestro nombre.

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Anuncios en prensa, actividades promocionales,…

Facilitar que los nuevos clientes te encuentren: 

Fundamental el boca a boca. Siempre hay que tener en cuenta que en un catering donde hay 200 personas tienes 199 clientes potenciales + el cliente real de ese servicio. Un servicio mal hecho supone 199 personas disconformes y que lo comentarán al día siguiente en su trabajo y en su casa, con lo cual se convierte en 500 personas disconformes que dejarán de ser clientes potenciales.

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Igual de fundamental es el posicionamiento web. 

Asociacionismo: El pertenecer a las asociaciones que tienen que ver con tu sector también es importante. Muchos clientes acuden a las asociaciones para buscar a un proveedor que le pueda prestar los servicios que precisa.

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Portales especializados de internet: Lo que hay que tener claro es que tienes que estar presente en los portales que puedas mantener. Tener tu perfil descuidados (aplíquese también para las redes sociales) es contraproducente y da muy mala imágen).