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• David Monroy Valdivia

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Compañía Minera Antamina S.A. Sistema de Gestión Ambiental ANT- 005

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Procedimiento de Auditorías Internas

Rev. 03

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N TR

Copia Nº

O

LA

AUDITORÍAS INTERNAS

D A

PROCEDIMIENTO DE

C

O

Asignada a _________________________

O

Cambios en el presente documento desde en la ultima revisión

N

- Se cambió la versión del documento. Página 4, En el caso de auditores externos, estos deben presentar anticipadamente

A

sus credenciales como auditores de la Norma ISO 14001:2004.

C O

PI

-Pág. 5, Punto 4.3, Se cambio el termino de auditor líder por el de El Coordinador del SGA elabora el “Plan de Auditoría”

Elaborado por: Carlos Guillén Morales Representante de la Alta Dirección Revisado por: Carlos Guillén Representante de la Alta Dirección

Aprobado por: Fecha de aprobación:

ORIGINAL FIRMADO EN OFICINA MEDIO AMBIENTE Antonio Mendoza Zavala Gerente de Medio Ambiente

15 Enero 2010

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Rev. 03

D A

TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVOS ........................................................................................................ 3

2.

ALCANCE ........................................................................................................... 3

3.

ABREVIATURAS Y DEFINICIONES .................................................................. 3

4.

PROCEDIMIENTO .............................................................................................. 4

5.

RESPONSABILIDADES ..................................................................................... 7

6.

REGISTROS ....................................................................................................... 7

7.

ANEXOS ............................................................................................................. 7

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1.

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1. OBJETIVOS

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Verificar que los distintos elementos y mecanismos del Sistema de Gestión Ambiental sean efectivos y apropiados para cumplir con los requisitos de la norma ISO 14001:2004 y las disposiciones planificadas para la Gestión Ambiental y que estos se mantengan. 2. ALCANCE

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3.1 Abreviaturas

O

3. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES

LA

El presente procedimiento se aplica a los procesos y actividades definidas en el alcance del Manual del SGA de Antamina (mina, mineroducto y oficinas Lima).

SGA = Sistema de Gestión Ambiental RAD = Representante de la Alta Dirección

C

O

3.2 Definiciones A. Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

O

B. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

N

C. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

A

D. Auditor Líder: Persona que dirige la auditoría y cuenta con el certificación correspondiente.

C O

PI

E. Auditoría interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría del SGA fijado por la organización. F. Evidencia de Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que sean verificables. G. Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. NOTA: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría, u oportunidades de mejora.

H. No conformidad: Incumplimiento de un requisito de la Norma. I. Criterio de Auditoría: Políticas, prácticas, procedimiento o requisitos en relación a los cuales el auditor compara las evidencias de auditoría recolectada sobre la materia en cuestión. DOCUMENTO CONTROLADO Si tiene una copia del presente documento verifique su vigencia en intranet

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J. Observación: Es la detección de una oportunidad de mejora, potencial no conformidad o recomendación.

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K. Auditoría Ambiental: Proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar objetivamente una evidencia de auditoría con el fin de determinar si ciertas actividades, evento, condiciones, sistemas de administración/gestión ambientales o información sobre ellos, cumplen con los criterios de auditoría y comunicar los resultados de este proceso al cliente. (ISO 14050, 1.11).

LA

4. PROCEDIMIENTO 4.1 Condiciones Básicas:

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O

C

O

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O

El SGA es auditado por lo menos una vez al año. Según el estado del sistema se mantendrá o modificará la frecuencia de sus auditorías. El Representante de la Alta Dirección elabora el Programa Anual de Auditorías Internas del SGA. El Representante de la Alta Dirección puede programar una auditoría extraordinaria no incluida en el programa anual cuando se presenten situaciones, como: - Introducción de cambios sustanciales en el SGA, como por ejemplo, cambios en los procesos o se identifique nuevos procesos. - Sospecha que se incumple o que no se aplica eficazmente algún elemento del sistema durante el desarrollo de las actividades. Las Auditorías Internas serán realizadas por los Auditores Internos de la Norma ISO 14001:2004 con los que cuente la Compañía y/o auditores externos cuando se requieran.

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PI

A

Los auditores internos deben ser independientes del área auditada y estarán a disposición del Representante de la Alta Dirección, cuando sean convocados. Deben contar con las siguientes competencias: - Conocimiento de la Norma ISO 14001:2004. - Llevar un curso de Formación de Auditores Internos de por lo menos 16 horas. - Los auditores internos serán evaluados cada dos años durante las auditorías monitoreadas que realice una consultora externa, para identificar sus necesidades de entrenamiento. En el caso de auditores externos, estos deben presentar anticipadamente sus credenciales como auditores de la Norma ISO 14001:2004. El área a auditar debe: - Facilitar el acceso a los documentos relevantes para la auditoría. - Tomar las acciones correctivas necesarias para la solución de las no conformidades, hallazgo y observaciones detectadas durante la auditoría en el tiempo acordado.

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Los reportes de las auditorías internas son conservados por el Representante de la Alta Dirección, por un periodo mínimo de dos años. El informe final de Auditoría Interna es elaborado por el Auditor Líder, revisado por el Representante de la Alta Dirección y utilizado en la Revisión del SGA por la Alta Dirección.

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4.2 Planificación de la Auditoría:

LA

El Representante de la Alta Dirección elabora el “Programa Anual de Auditorías Internas del SGA” - Formato SGAF010 - (Anexo No. 1), en el cual se especifica el área a ser auditada, fecha programada.

O

Una copia de este programa será distribuido por el Representante de la Alta Dirección a todas las áreas indicadas en el programa para su conocimiento y programación de actividades.

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La designación del auditor líder y su equipo de auditores (si corresponde) se realizará de acuerdo a la disponibilidad de auditores internos o externos si fuera el caso. 4.3 Preparación:

C

O

El Coordinador del SGA elabora el “Plan de Auditoría” - Formato SGAF011 (Anexo No. 2), para la auditoría que se ha programado, donde se indica: el equipo auditor, el día y la hora, la persona a entrevistar, documento relacionado y el requisito de la Norma ISO 14001:2004 a auditar.

N

O

Una vez elaborado el Plan de Auditoría, el auditor líder lo envía con anticipación al Gerente del área a auditar, de manera que tenga conocimiento de la actividad a desarrollar y se designe al personal que atenderá la auditoría.

PI

A

El equipo auditor, antes de llevar a cabo la auditoría programada, revisa los documentos relacionados al alcance de la auditoría, para lo cual solicita al Representante de la Alta Dirección los documentos identificados en el Plan de Auditoría.

C O

El Representante de la Alta Dirección proporciona al equipo auditor el último informe de auditoría y los registros de acciones correctivas, con el objeto de familiarizarse con los hallazgos y observaciones, las deficiencias encontradas anteriormente. El auditor líder distribuye el trabajo al equipo auditor. Cada auditor prepara su “Lista de Verificación” – Formato SGAF012 - (Anexo No. 3), en base de la documentación revisada y a los requisitos a evaluar; en esta lista se identifican los puntos a verificar durante la auditoría.

4.4 Ejecución: Antes de iniciar una auditoría, se realiza una reunión de apertura. En esta reunión el auditor líder se presenta y presenta a sus auditores auxiliares, explica a los auditados el objetivo de la auditoría y expone un resumen de la DOCUMENTO CONTROLADO Si tiene una copia del presente documento verifique su vigencia en intranet

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metodología que utilizará durante la misma. Definen la agenda y el recorrido, acuerdan tiempos y encargados. Una vez terminada la auditoría, el equipo auditor se reúne para evaluar los hallazgos y redactar las no conformidades y observaciones en el “Informe de Auditoria Interna” – Formato SGAF013 (según Anexo No. 4 - anexo B y C).

LA

D A

Luego de finalizada la redacción del informe de auditoría, se realiza la Reunión de Cierre, en la que el Auditor líder expone a los auditados los resultados de la auditoría: las No conformidades, hallazgos y observaciones encontradas durante la auditoría y entrega una copia de este informe al RAD y a la Alta Dirección.

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O

Posteriormente los auditores internos o Coordinadores SGA de cada área ingresan en el Sistema PRIMASS las No conformidades. El responsable del área auditada deberá hacer el seguimiento de la No conformidad de manera que propondrá: la fecha de levantamiento de las acciones correctivas, el responsable encargado y la fecha de evaluación de la eficacia de la acción correctiva.

4.5 Informe de Auditoría:

C

O

El seguimiento de la implementación de las acciones correctivas y acciones preventivas se realiza a través del Sistema PRIMASS según el Procedimiento de No Conformidades, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas (ANT006).

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N

O

El auditor líder elabora el “Informe de Auditoria Interna – según el Formato SGAF013” (Anexo No. 4), el cual incluye: - Objetivo y alcance de la auditoria - Equipo Auditor - Plan de auditoría realizado - Número total de no conformidades y observaciones detectadas - Relación de Recomendaciones (elementos que a juicio del equipo auditor deberían ser considerados por el área auditada ya que en un futuro pueden generar una no conformidad) - Firma del auditor líder. - Anexos El informe es entregado a la Alta Dirección y al Representante de la Alta Dirección quien lo archivará en la red e informará a las áreas involucradas.

Luego de cada auditoría, el Representante de la Alta Dirección incluye en el informe, dirigido a la Alta Dirección, los resultados de la Auditoría Interna, el cual puede incluir: -

Evaluación del Cumplimiento del Programa de Auditorias Internas. No. de No conformidades generadas por áreas. No. de No conformidades vencidas de cumplimiento. No. de No conformidades cerradas. Motivo de las no conformidades vencidas de cumplimiento DOCUMENTO CONTROLADO Si tiene una copia del presente documento verifique su vigencia en intranet

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5. RESPONSABILIDADES

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5.1 Representante de la Alta Dirección: Responsable de elaborar el Programa Anual de auditorías internas y facilitar los documentos relacionados a las auditorías internas a realizar. - Revisar el Informe final de auditoría. - Elaborar el Informe anual de auditorías

LA

5.2 Auditores Internos: Conducir las auditorías internas y elaborar el informe de auditoria en conjunto con el auditor líder.

O

5.3 Auditor Líder: Lidera a los auditores internos, elabora el Plan de Auditoría, dirige y organiza las auditorías internas y elabora el informe de Auditoría Interna.

O

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5.4 Gerente del área a auditar: - Facilitar el acceso a los documentos relevantes para la auditoría. - Designar al personal que participará en la auditoría. - Tomar las acciones correctivas necesarias para la solución de las no conformidades, hallazgos y observaciones detectadas durante la auditoría en el tiempo acordado.

C

6. REGISTROS

O

Los registros resultantes de la aplicación del presente procedimiento son los siguientes y se encuentran archivados en la red del SGA: Formato SGAF010 “Programa de Auditorias Internas del SGA”, conservado por el Representante de la Alta Dirección.

-

Formato SGAF011 “Plan de Auditorias Internas”, conservado por el auditor líder y/o Coordinador del SGA.

-

Registro de No conformidades (NC), conservado en el Sistema PRIMASS.

A

PI

Formato SGAF013 “Informe de Auditoría Interna” conservado por el Representante de la Alta Dirección.

C O

-

N

-

-

Comunicaciones informativas del resultado de la auditoría enviadas vía correo electrónico, conservado por el Representante de la Alta dirección en la red.

7. ANEXOS Anexo No. 1:

Formato SGAF010 “Programa Anual de Auditorias Internas”

Anexo No. 2:

Formato SGAF011 “Plan de Auditoría”

Anexo No. 3:

Formato SGAF012 “Lista de Verificación”

Anexo No. 4:

Formato SGAF013 “Informe de Auditoria Interna”

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Anexo No. 1

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SGAF010

Proceso / Área a auditar

Requisito de la Norma

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Elaborado por:

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C

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Nº

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PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS – 200X

Fecha:

Aprobado por:

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Agosto

Página 1 de -

Setiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

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Anexo No. 2

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Anexo No. 4

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