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Universidad de Guayaquil Facultad de Ciencias Administrativas Proyecto de Auditoria de Sistemas Empresa: Servigrup S.A Integrantes Kevin Punguil John Puma Luis Lazcano Luis Quiñonez Materia: Auditoria de Sistemas Tutor: Ing. Jorge Merchán

INTRODUCCIÓN

Servigroup s.a dirigido por el Ing Industrial Bruno De Leone Pignataro. La empresa empezó en 1986, en el sector camaronero y bananero. Las dos actividades fueron vendidas en el momento adecuado para los intereses particulares del grupo. Seguidamente se dedicaron al procesamiento de subproductos del sector camaronero con Borsea, planta de procesamiento de harina, la cual sigue actualmente operando. Fue casi paralela con esa actividad cuando incursionaron en la pesca haciendo realidad un sueño; empezaron con un pequeño barco atunero, que era en realidad un ‘pinchahuero’ mejorado. En el sector pesquero, la regulación es sumamente estricta haciéndose eco de las normativas internacionales. Algunas de estas regulaciones son directamente vigiladas por personeros de las entidades de control y la Armada Nacional. Servigrup ha observado cuidadosamente esas normativas. Uno de los rasgos característicos de la empresa es el accionar ético y responsable con todos sus colaboradores y con la sociedad. En los aspectos financieros, jamás se ha incumplido con el puntual pago de impuestos, prestaciones sociales y utilidades.

PREGUNTAS PARA IDENTIFICAR DENTRO DE LA EMPRESA

LAS

FALENCIAS

Cliente 7.-Entrega de servicios de requisitos del negocio.

TI

de acuerdo a los

¿Cuáles son los servicios que ofrece a la empresa en cuanto a tecnología de información? Respuestas.Sistema de Nomina para los empleados Administrativos de la empresa. Sistema para evaluación de empleados. Sistema Contable que permita generar cierres de estados financieros sin descuadres. Sistema para facturación de sacos de harina de pescado. ¿Cuál es la percepción que tiene el cliente en cuanto a la entrega de servicio que ofrece la T.I empresa? Respuestas.Aunque el departamento de RR.HH. cuenta con una sistema de nómina administrativo, el núcleo del negocio es la pesca .Pero no se posee un sistema para generar el rol de pago de los empleados, considerando los escenarios cambiantes del negocio. Generando malestar en el departamento.

Debido a que el sistema de nómina no genera datos exactos de todos sus empleados la interfaz contable no genera datos exactos de la situación económica de la empresa, causando molestias en el departamento de Contabilidad y la gerencia.

¿Están Los usuarios finales satisfechos con la calidad de servicio de la ti? Respuestas.El sistema que se está implantando aun genera falencias por lo que los usuarios llaman molestos al departamento de sistemas para notificar de estos errores.

8.-Uso adecuado de solución tecnológicas.

aplicaciones

información

y

¿La solución tecnológica con la que cuenta la organización satisfacen las necesidades del negocio? Respuestas.No del todo, el sistema aunque ya se encuentra implantado aun genera falencias que requieren mantenimiento.

¿El recurso humano que cuenta la empresa está utilizando la TI de manera correcta? Respuestas.-

El recurso humano no está utilizando el sistema de forma correcta, ya que no se realizó la debida capacitación del sistema.

¿Está el área de tecnología de la información proporcionando soluciones de manera rápida y eficaz a todos los usuarios dentro y fuera de la empresa? Respuestas.El departamento de T.I como tiene los procesos automatizados, responde con rapidez a los problemas de los usuarios, excepto a los que requieren cambios en el sistema a nivel de desarrollo.

Interna 9.-Agilidad de las TI ¿La TI implementada mejora la productividad y eficacia de los usuarios y áreas de negocio? Respuestas.-Si, está mejorando los procesos de negocios, mientras el sistema cada vez más se le realiza afinamientos, responde con eficiencia y eficacia a los procesos del negocio.

¿Se pueden realizar mejoras en la capacidad de respuesta mediante un entorno de TI más flexible dentro de la organización? Respuestas.-Si, mientras los usuarios reporten las novedades que genera el sistema. Esté se adaptara más al diferentes escenarios del negocio.

¿Se realizan controles periódicos para medir el desempeño de la TI implementada en la empresa? Respuestas.-No, solo nos basamos en las novedades que se suscitan en el día a día.

10.-Seguridad de información procesamiento y aplicaciones

infraestructura

de

¿Se realizan análisis periódicos para medir el grado en el que se encuentran los controles de seguridad de la tecnología en la organización? Respuestas.-Si, en cuanto a infraestructura y seguridades, cada trimestre realizamos pruebas y cambios en los accesos para asegurar que no se vulnere los controles de seguridad.

¿Existen políticas y procedimientos que estandaricen la seguridad y el acceso a la alta información? Respuestas.Si, contamos con políticas ya definidos y procedimientos en cuantos a los niveles de acceso a cada usuario de la TI a usar. Cada Gerente de cada departamento realiza un reporte mensual de las funciones de cada usuario para que estén alineados a los accesos que provee el sistema de información.

12.-Capacitacion y soportes de procesos de negocios integrando aplicaciones y tecnología en procesos de negocios.

¿Las tecnología de información está orientada a apoyar a los procesos de negocios? Respuestas.-Si, se realizó la implantación de un sistema el cual, mediante un análisis de requerimientos y definición de procesos , permita adaptar la T.I las necesidades del negocio.

¿El personal cumple con las normas para el manejo de TI para uso interno en la empresa? Respuestas.-Si, el personal está en capacidad de manejar el sistema de información.

¿Se realiza capacitaciones o seminarios para la actualización de conocimientos que a su vez podrían ser aplicados a la TI implementada? Respuestas.-No, por cuestiones de tiempo no se han reunido a definir, nuevos escenarios que se puedan presentar en el sistema de información.

14.-Disponibilidad de información útil y fiable para la toma de decisiones ¿La TI implementada arroja información confiable para los objetivos del negocio? Respuestas.-Aún el sistema está en proceso de análisis para determinar si la información generada es fiable. Aunque antes de su implantación se realizaron pruebas, en paralelo, de un semestre para corroborar que los cálculos que realice el sistema de información sean correctos.

¿Se realiza procesos de comparación de datos que arroja la TI como pruebas del correcto funcionamiento de la tecnología? Respuestas.-Si, antes de la implantación del sistema y del uso, se realizaron pruebas de la información que genera el sistema versus la que se realizaba posteriormente.

Aprendizaje y conocimiento 16-Personal del negocio y de las TI competente y motivado ¿El recurso que trabaja con la TI se encuentra en constante capacitación para potencializar las competencias de estas? Respuestas.-La verdad no, las capacitación que se realizo fue una sola vez, y no se ha vuelto a realizar una retroalimentación por cuestiones tiempo.

¿Cuál es el nivel de productividad del personal que se encarga del manejo de la TI dentro de la empresa? Respuestas.- Aun es bajo ya que la mayor parte del tiempo se ocupa en procesos manuales para realizar el pago de nómina del personal de flota.

FALENCIAS Al realizar el análisis respectivo a la organización se determinó lo siguiente: Se encontraron problemas en las operaciones de la administración de los recursos de la flota pesquera.

Elevados costos en las operaciones de la flota pesquera. Las deudas y prestamos que se le brinda a los empleados no son contabilizadas de forma correcta generando pérdidas a la empresa. Deficiencia en la calidad de información que tiene el departamento de recursos humanos y el de operación. Falta de control en los procesos de operación. Retrasos en las tareas al momento de gestionar los recursos. Falta de medida en los procesos. Falta de comunicación interdepartamental. Información aislada entre el área de operaciones y recursos humanos. Información inconsistente, del personal de flota, roles, estado del personal y transacciones. No hay un correcto registro del personal de flota que me indique su estatus antes del zarpe, durante el viaje. Desorganización en el área de operaciones. Duplicación del trabajo. Desviación negativa del tiempo. Excesiva generación de documentación. La mayor parte de los registros se realizan manualmente. Servicio al cliente deficiente, el cliente interno, el personal, presenta molestias con respecta a la información que genera el rol. Dificultades negocio.

para

implementar

nuevas

estrategias

de

De las falencias se determinaron los siguientes proyectos a proponer a gerencia. *Sistema de administración del manejo del personal de la Flota Pesquera. Fortaleza.Tener a disposición la información actualizada del estado del personal y si está disponible para cualquier actividad en las operaciones de la flota. Correcto manejo de la información de la nómina. Debilidad.Demasiados escenarios a analizar de las operaciones, proceso de análisis mínimo 3 meses. *Implementación de un sistema de registro de viajes de las flotas pesqueras. Fortaleza.- Registro de cada barco, fechas de zarpe y numero de toneladas que se pesca en cada viaje, generando información consistente para la administración de las operaciones de flota. Debilidades.-Se deberán analizar y mejorar las operaciones que se realizan en el dep de operaciones de flota.

*Sistema de control de derechos y obligaciones que contrae el empleado de flota .Prestamos, Anticipos, Subsidios.(Rol de pago) Fortaleza.- Mejora en la contabilización de la empresa para el cobro de las obligaciones que adquiere el empleado y derechos.

Debilidad.-Levantamiento de los registros físicos de los préstamos que realizan los empleado y están vigentes para cuadrarlos con el sistema de generación de rol.

*Implementación de un BPM en el área de operaciones de la flota y recursos humanos Fortalezas.- Mejoras en el proceso del departamento de operaciones y RR.HH. Reducción en la generación de documentación dentro del departamento de operaciones y RR.HH. Debilidades.Falta de comunicación entre las dos áreas para la implementación del BPM.

Proyectos principales: *Sistema de administración del manejo de recursos para el personal de la Flota Pesquera. Secundario: Análisis de procesos y mejoramiento en área de operaciones de flota pesquera. Estandarización de procesos en el manejo del personal. Mantenimiento del sistema. Capacitación a los usuarios que usaran el sistema de información

*Implementación de un sistema de registro de viajes de las flotas pesqueras.

Secundario: Levantamiento de información y análisis que generan los viajes de la flota. Mantenimiento del sistema. Capacitación a los usuarios que usaran el sistema de información *Sistema de control de derechos y obligaciones que contrae el empleado de flota .Prestamos, Anticipos, Subsidios.(Rol de pago). Secundario: Levantamiento de los registros físicos de los préstamos que realizan los empleado y están vigentes para cuadrarlos con el sistema de generación de rol. Mantenimiento del sistema. Capacitación a los usuarios que usaran el sistema de información

*Implementación de un BPM en el área de operaciones de la flota y recursos humanos. Secundario: Revisión de los proceso del área de operaciones y RR.HH.

PRIORIDAD Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS

Proyectos tiempo de

prioridad

Ejecución Sistema de administración del manejo de recursos para el personal de la Flota Pesquera.

2

6 meses

2

3 meses

3

3 meses

Implementación de un sistema de registro de viajes de las flotas pesqueras. Sistema de control de derechos y obligaciones que contrae el empleado de flota .Prestamos, Anticipos,

Subsidios. (Rol de pago). Implementación de un bpm dentro del departamento de operaciones y RR.HH.

1

7 meses