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PRIMER DIAGNOSTICO DE AUDITORIA EN EL AREA DE CONTABILIDAD EXGEN S.A.S E.S.P

YENNY ANDREA VARGAS H. ID: 549912 LADY CAROLINA TRILLOS O. ID: 551667 DALMA YAJAHIRA MOLANO G. ID: 532676 LEIDY JOHANNA SAENZ ID:530728

TUTOR LINA YINETH YARA TRIANA NRC: 3393

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS CONTADURIA PUBLICA AUDITORIA DE SISTEMAS 8 SEMESTRE

EXGEN SAS ESP ACTIVOS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÒN ACTIVOS

DETALLE

FORMATO

Area

Informacion

Software

Facturas Polizas Cotizaciones Hojas de vida equipos Comprobantes de egresos Extractos Bancarios Legalizaciones Seguros Soat

Fisico Fisico Fisico Fisico Fisico Fisico Fisico Fisico

Solictudes de Recursos

Fisico

Contratos Liquidaciones Software contable SIIGO Dropbox Software Antivirus

Fisico Fisico Digital Digital Digital

Disco Duro

Hardware

Comunicaciones

Insfraestructura

Memoria de Procesamiento Lector de Barra Monitor Memorias USB Fuente de Poder Servidor Parlantes Correos Electronicos Portal SIG Telefonos Portal Empresa Oficina

CANTIDAD Contabilidad

5 2 1 2 2 2 1 4 NA NA NA NA 1

Insfraestructura

Personal

Escritorio Computador Impresora Ventilador Aire Acondicionado Archivador Sillas Contadora Auxiliar Apoyo Administrativo

2 2 2 2 1 4 2 1 1 1

ORMACIÒN UBICACIÓN

idad Contabilidad Contabilidad Contabilidad-Talento Humano Contabilidad-Talento Humano Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad-talento Humano- Contratacion Talento Humano Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad-Lider Sig-Contratacionoperación-Administrativo Contabilidad-Lider Sig Administrativo Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Todas Las areas Todas Las areas Todas Las areas Todas Las areas Todas Las areas

Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad contabilidad contabilidad Administrativo

EXGEN

Arbol de D ACTIVO DE INFORMACION Facturas Polizas Cotizaciones Hojas de vida equipos Comprobantes de egresos Extractos Bancarios Legalizaciones Seguros Soat Solictudes de Recursos Contratos Liquidaciones

SOFTWARE Siigo

EXGEN SAS ESP Arbol de Dependencia HARDAWARE Computador-ups-impresora-servidor

YAJAHIRA

INFRAESTRUCTURA oficina-escritorio

COMUNICACIONES

PERSONAL auxiliar-jefe

EXGEN SAS ESP Valoracion de Activos ACTIVO DE INFORMACION Facturas Polizas Cotizaciones Hojas de vida equipos Comprobantes de egresos Extractos Bancarios Legalizaciones Seguros Soat Solictudes de Recursos Contratos Liquidaciones

alta alta media baja medio alta alta baja media media media

CONFIDENCIALIDAD Escala Puntaje 3.5 3.5 2.5 1.5 2.5 3.5 3.5 1.5 2.5 2.5 2.5

INTEGRIDAD Escala alta alta alta media muy alta muy alta alta medio medio alta muy alta

INTEGRIDAD Puntaje 3.5 3.5 3.5 2.5 4.5 4.5 3.5 2.5 2.5 3.5 4.5

DISPONIBILIDAD Escala Puntaje media 2.5 media 2.5 alta 3.5 media 2.5 alta 3.5 baja 1.5 alta 3.5 medio 2.5 alta 3.5 alta 3.5 muy alta 4.5

EXGEN SAS ESP Escala de valoracion ESCALA

CONFIDENCIALIDAD DESCRIPCION

PUNTAJE

ESCALA

Muy Alto Muy Alto

divulgacion

4.5

INTEGRIDAD DESCRIPCION impartir con la etica, honestidad e imparcialidad a la hora de tomar desiciones en la empresa, no se debe permitir personal no autorizado en el manejo de documentacion

no se debe permitir el ingreso del personal no autorizado a la base de datos

Alto

Medio

Bajo

3.5

2.5

1.5

Alto

Medio

Bajo

no se debe exponer informacion de confidencial, ideas, solicitudes o cotizaciones. contratar empresas que esten con las normas actualizadas para llevar a cabo un buen menjo de los seguros entre otros tener un mal registro de los proveedores, clientes o cotizaciones.

Muy Bajo

1

Muy Bajo

EN SAS ESP

a de valoracion

D PUNTAJE

4.5

3.5

2.5

1.5

1

ESCALA

Muy Alto

Alto

Medio

Bajo

Muy Bajo

DISPONIBILIDAD DESCRIPCION Los registros contables, facturacion, extractos bancarios y contratos deben estar legalmente y vigentes para poder llevar a cabo sus actividades con confiabilidad la documentación no se esta registrando dentro de los periodos contables y no realizar este porceso llevaria a exgen problemas como sanciones asegurar que las personas autorizadas tenga acceso a la informaci´n requerida en el momento preciso no entregar los resgitros o la informacion a tiempo puede conllevar a tomar malas decisiones todos los documentos se deben relacionar con su debido proceso para evitar demora en la entrega de algun requerimiento

IMPORTANCIA PUNTAJE

ESCALA

4.5

Muy Alto

3.5

Alto

2.5

Medio

1.5

Bajo

1

Muy Bajo

IMPORTANCIA PUNTAJE

+3.5

2.6 - 3.5

1.6 - 2.5

1.1 - 2.5

1.0

EXGEN SAS ESP Matriz de Roles y Privilegios Cargo Jefe Lider Administrativo Lider Sig Auxiliar Administrativa Lider de Operaciones Auxiliar De Operaciones Lider de Contratacion Auxiliar de Contratacion Lider Juridico Auxiliar Juridico Lider Contable Auxiliar Contable

Conductores

Correo Electronico

Siigo

Hojas De vida

EXGEN SAS ESP Matriz de Roles y Privilegios Solicitudes de permiso Viaticos

Legalizaciones

Conciliaciones

Mantenimiento Vehiculo

Portal SIG

Archivo

EXGEN SAS ESP

Listas Blancas Cargo

Jefe

Lider Administrativo

Lider Sig

Auxiliar Administrativa

Lider de Operaciones

Auxiliar De Operaciones

Lider de Contratacion

A Quien Puede Enviar Lider Administrativo Lider de Operaciones Lider de Contratacion Lider Sig Lider Contable Lider Juridico Jefe Lider de Operaciones Lider de Contratacion Lider Sig Lider Contable Lider Juridico Conductor Proveedores Jefe Lider de Operaciones Lider de Contratacion Lider Contable Lider Administrativo Lider Juridico Lider Administrativo Proveedores Jefe Lider Administrativo Lider de Contratacion Lider Sig Lider Contable Lider Juridico Lider de Operaciones Jefe Lider Administrativo Lider de Operaciones Lider Sig

Lider de Contratacion

Auxiliar de Contratacion

Lider Juridico

Auxiliar Juridico

Lider Contable

Auxiliar Contable Conductores Proveedores

Lider Contable Lider Juridico Lider de Contratacion Jefe Lider Administrativo Lider de Operaciones Lider de Contratacion Lider Sig Lider Contable Lider Juridico Jefe Lider Administrativo Lider de Operaciones Lider de Contratacion Lider Sig Proveedores Lider Juridico Lider Contable Lider Administrativo Auxiliar Administrativa Lider Administrativo

 

Diagnostico Preliminar Empresa EXGEN S.A.S ESP

Este documento es un primer acercamiento a EXGEN S.A.S ESP. A partir de la aplicación de estudio generamos un  diagnostico preliminar de la situación y estado de la empresa. Para una mejor comprensión segmentamos el diagnostico e el área de Contabilidad.    Indicando los puntos que requieren mayor atención por parte de la administración:   Los colaboradores del área contable no tienen acceso a las Conciliaciones por lo tanto es imposible que entreguen Estado Financieros que muestren la realidad de la empresa; En las listas blancas podemos observar que en ningún lado se  menciona el REVISOR FISCAL, no se determina si existe o no y en este tipo de empresas de servicios públicos están obliga a tenerlo.    El acceso a todos los documentos es de poca disponibilidad ya que no son entregados a tiempo.   La entrega al área contable de los extractos bancarios es ineficaz, no los envían y es imposible realizar conciliaciones  bancarias.   Los contratos no deben estar expuestos a todo el personal, deben ser más rigurosos con este tipo de documentos.   El área de contabilidad no debe ser responsable de las hojas de vida, seguros soat, contratos, se considera que es necesar descentralizar ese tipo de responsabilidades y enviarlas al área de talento humano.    En EXGEN S.A.S ESP, en el área de Contabilidad existe un ambiente laboral ameno, tienen acopio de datos y análisis, están en pro de la mejora en cada proceso que desarrollan.     Es necesario optimizar el tiempo para entregar los informes de manera eficiente y eficaz. A su vez se necesita realizar las  conciliaciones bancarias para poder entregar los informes.     El área de contabilidad tiene muchas funciones que en manual de funciones no están estipuladas para esta.    Con base a este diagnóstico se puede tener una idea general de la situación actual de la empresa y las áreas de oportunid en las que se debe trabajar.

de estudio generamos un  ión segmentamos el diagnostico en 

 imposible que entreguen Estados  var que en ningún lado se  de servicios públicos están obligadas 

tiempo.

osible realizar conciliaciones 

 este tipo de documentos.

atos, se considera que es necesario 

n acopio de datos y análisis, están 

. A su vez se necesita realizar las 

tipuladas para esta. 

empresa y las áreas de oportunidad 

EXGEN S.A.S E.S.P AREA FUNCIONAL

PROBLEMA Los colaboradores del área contable no tienen acceso  a las Conciliaciones por lo tanto es imposible que  entreguen Estados Financieros que muestren la  realidad de la empresa No se determina si existe o no el REVISOR FISCAL y en  este tipo de empresas de servicios públicos están  obligadas a tenerlo

CONTABILIDAD

La entrega al área contable de los extractos bancarios  es ineficaz, no los envían y es imposible realizar  conciliaciones bancarias. Los contratos no deben estar expuestos a todo el  personal se considera que es necesario descentralizar ese tipo  de responsabilidades y enviarlas al área de talento  humano.  se necesita realizar las conciliaciones bancarias para  poder entregar los informes.   El área de contabilidad tiene muchas funciones que en  manual de funciones no están estipuladas para esta

AUDITORIA DE SISTEMAS CATALOGO DE AMENAZAS EXGEN S.A.S E.SP AREA DE CONTABILIDAD AMENAZAS

FISICOS O AMBIENTALES VULNERABILIDAD falta de precaucion con los grifos del baño inundacion por encender velas, o peveteros dentro de la oficina incendio por falta de aseo constante se pued dañar la documen polvo abastecimiento de aire falta de ventilacion para area donde esta el servidor fallas electricas

rayos suciedad daño en los equipos

goteo por aire acondicionado

sobrecargas  de energia desastre natural falta de limpieza falta de mantenimiento en los equipos

falta de mantenimiento a los ductos del aire acondicio

VULNERABILIDAD

TECNICO O LOGICOS uso de software por personal no autorizado

ausencia de control 

un virus en el servidor

falta de antivirus actualizado

daño de archivos digitales

uso de memorias externas infectadas

sobrecarga de informacion basura

envio de cadenas y correos inadecuados

falla de servicio de comunicación

mal servicio del proveedor de comunicación

uso no controlado de enlaces de comunicación

ausencia de control 

contraseñas no protegidas

ausencia de control 

perdida de informacion

falta de copias de seguridad

dificultad para encontrar fallas en el software

problemas con el servicio del proveedor

HUMANOS

VULNERABILIDAD VULNERABILIDAD

lectura no apropiado de comunicaciones recibidas

falta de concentracion del personal

error de digitacion uso no controlado de recursos $ malos procesos falta de capacitacion constante al personal falta de politicas para los procedimientos mal manejo de sistemas y herramientas

falta de concentracion del personal falta de control administrativo trabajador intolerante errores constantes malos procedimientos falta de capacitacion

ausentismo de personal en el puesto de trabajo

falta de control administrativo

falta de concentracion

factores de distraccion

ausencia de manual de funciones ausencia de manual de funciones

definicion de roll inadecuada

errores de usuario  

UDITORIA DE SISTEMAS DE AMENAZAS EXGEN S.A.S E.SP REA DE CONTABILIDAD

ENAZAS VULNERABILIDAD

falta de precaucion con los grifos del baño or encender velas, o peveteros dentro de la oficina por falta de aseo constante se pued dañar la documentacion abastecimiento de aire sobrecargas  de energia desastre natural falta de limpieza falta de mantenimiento en los equipos falta de mantenimiento a los ductos del aire acondicionado

VULNERABILIDAD ausencia de control  falta de antivirus actualizado

uso de memorias externas infectadas envio de cadenas y correos inadecuados mal servicio del proveedor de comunicación ausencia de control  ausencia de control  falta de copias de seguridad problemas con el servicio del proveedor

VULNERABILIDAD

Facturas Cotizaciones Hojas de vida equipos Comprobantes de egresos Extractos Bancarios Legalizaciones Seguros Soat Solictudes de Recursos Contratos

falta de concentracion del personal

Liquidaciones falta de concentracion del personal falta de control administrativo trabajador intolerante errores constantes malos procedimientos falta de capacitacion falta de control administrativo factores de distraccion

ausencia de manual de funciones ausencia de manual de funciones

Cotizaciones Hojas de vida equipos Comprobantes de egresos Extractos Bancarios egalizaciones Seguros Soat Solictudes de Recursos

iquidaciones

ACTIVOS DE INFORMACION

IMPORTANCIA ESCALA

PUNTAJE

AMENZAS

Facturas polizas cotizaciones hojas de vida en equipos Comprobantes de egresos Extractos Bancarios Legalizaciones Seguros Soat Solictudes de Recursos Contratos Liquidaciones ESCALA DEL RIESGO

PROBABILIDAD

MUY ALTO

3,6 - 4,5

ESCALA

ALTO

2,6 - 3,5

MUY ALTA

MEDIO

1,6 - 2,5

ALTO

BAJO

1,1 - 1,5 

MEDIO

MUY BAJO

1

BAJA MUY BAJO

DESCRIPCION

PROBABILIDAD ESCALA

PUNTAJE

D

IMPACTO ESCALA

RIESGO

PUNTAJE

ESCALA

IMPACTO PUNTAJE

ESCALA

DESCRIPCIONPUNTAJE

4.5 MUY ALTA

4.5

3.5 ALTO

3.5

2.5 MEDIO

2.5

1.5 BAJA

1.5

1 MUY BAJO

1

PUNTAJE