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Unidad I

Auditoría administrativa administrativa

Auditor í a a dministr ativa

Mapa mental: Unidad I

Criterios para definir los objetivos de la auditoria administrativa

Definiciones

2. Objetivos

1. Concepto

3. Alcance

UNIDAD I Auditoría administrativa

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5. Importancia

Motivos para hacer auditorías administrativas

4. Campo de aplicación

Tipos de organizaciones

Semana 1

Unida d I. Auditor í a a dministr ativa

Presentación

L

a auditoría administrativa es y será siempre la herramienta más útil en la administración de una organización, ya que a través de ella se puede penetrar en lo más hondo de la empresa, para entender dónde está ubicada, cómo llegó hasta allí, de dónde partió y a dónde quiere llegar. Esta semana comenzaremos por exponer qué es la auditoría administrativa, con el fin de que comprendas su significado, objetivos, alcance y campo de aplicación, para que así percibas la importancia de esta herramienta en el desarrollo y crecimiento de las empresas.

Objetivos específicos • El alumno definirá el concepto de auditoría administrativa y evaluará su implicación en la organización. 3

Tema y subtemas II Auditoría administrativa I.1

Concepto

I.2

Objetivos

I.3

Alcance

I.4

Campo de aplicación

I.5

Importancia

Auditor í a a dministr ativa

I.1 Concepto ¿Qué es una auditoría administrativa?

A partir de las definiciones de los autores más importantes de la materia, en este punto podrás entender el significado conceptual y práctico de la auditoría administrativa. Definiciones

Franklin recupera algunas definiciones propuestas por diversos autores, entre ellos encontramos una citada por Fernández, que dice que la auditoría administrativa es “la técnica que tiene el objeto de revisar, supervisar y evaluar la administración de una empresa” (Franklin, 2007: 8). En la misma obra hallamos la definición propuesta por Macías Pineda: “La auditoria administrativa puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales” (Frankin, 2007: 10).

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Por su parte, Franklin define a la auditoría administrativa como: “Una revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar, valorar y lograr una ventaja competitiva sustentable” (Frankin, 2007: 11). De las definiciones citadas podemos decir que la auditoría administrativa es el acto de hacer una revisión profunda del proceso administrativo de la empresa, con el fin de corregir o reforzar sus operaciones para que ésta logre una ventaja competitiva. Una vez que tienes una idea básica del significado de la auditoría administrativa, puedes identificar los objetivos que se persiguen al llevarla a cabo en las organizaciones.

I.2 Objetivos ¿Con base en qué criterios se definen los objetivos de la auditoría administrativa?

Los objetivos de la auditoria administrativa varían dependiendo de los resultados específicos que busca la organización, es decir, de si la organización quiere atender un problema o deficiencia en particular, o si pretende hacer más eficiente a toda la empresa.

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En virtud de lo anterior, es necesario definir los criterios que soportan los objetivos de la auditoría administrativa. Los criterios que deben ser considerados como base para la definición de los objetivos de la auditoría, deberán estar siempre enfocados a apoyar a los miembros de la organización en el desempeño de sus actividades y a garantizar el buen funcionamiento administrativo y operativo de la misma. Éstos pueden ser: control, productividad, organización, servicio, calidad o hasta para facilitar la toma de decisiones. A continuación explicamos en qué consiste cada uno de ellos:

Criterios

a) Control. Plantear los objetivos sustentados en este criterio, sirve para garantizar el cumplimiento de las metas de la organización. b) Productividad. Desde este criterio, se aprecia el que un proceso o área arroje mejores resultados, es decir, haga más con menos. c) Organización. De acuerdo con este criterio, los objetivos contemplan que cada quien realice sus funciones correspondientes y que no haya actividades sin un responsable. d) Servicio. Con base en este criterio se plantean objetivos vinculados con la atención y satisfacción del cliente, tanto interno como externo. e) Calidad. Este criterio implica tener claras las expectativas de la organización. f) La toma de decisiones. Es una constante en la organización. Tomar decisiones que amortigüen o minimicen los riesgos es imprescindible para su buen funcionamiento. Este criterio implica que la información recopilada a través de la auditoría permita a los directivos decidir con firme conocimiento de los hechos. Una vez definidos los objetivos que se pretende alcanzar a través de la auditoría administrativa, se establece el alcance de la misma.

I.3 Alcance ¿Qué define y abarca el alcance dentro de la auditoría administrativa?

La auditoría administrativa puede abarcar desde un área o departamento hasta la totalidad de la empresa, en el que se tendrá que descubrir y analizar todo su funcionamiento administrativo. Además, incluye: aspectos de su estructura organizacional, niveles jerárquicos, relaciones interpersonales, operaciones, estándares de desempeño, desarrollo tecnológico, entre otros.

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Para puntualizar, podemos decir que el alcance define la amplitud y profundidad con que se aplicará la auditoría administrativa, esto significa delimitar el número de áreas o departamentos y los tipos de procesos; así como si se desea sólo la detección de necesidades o problemas, o hasta su corrección.

I.4 Campo de aplicación ¿Cuáles son los principales tipos de organización a los que se aplica una auditoría administrativa?

La auditoría administrativa es aplicable a cualquier tipo de organización ya que, sin importar el estilo de administración, los procesos o lineamientos que se sigan son sujetos a una revisión. Tipos de organizaciones

La auditoría administrativa se puede aplicar principalmente a organizaciones privadas, públicas o sociales.

Empresas privadas

Son aquellas que funcionan con capital de particulares y, por tanto, sus fines son principalmente lucrativos. En estas empresas la auditoría administrativa se realiza con el fin de hacer más eficientes sus procesos administrativos y operativos para incrementar sus utilidades.

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Veamos una situación en la cual ameritaría llevar a cabo una auditoría en las empresas privadas. Como tú sabes, en la actualidad muchas empresas privadas buscan alguna certificación de calidad. Obtenerla implica auditar a toda la organización para garantizar, al órgano certificador, que se cumple con los indicadores dispuestos. Así, la auditoría además de fortalecer y mejorar los procesos internos le da un valor añadido a su producto, lo que se traduce en la auditoría con mayor alcance y profundidad. Empresas públicas

Son aquellas que administra el gobierno con los recursos de la sociedad, por esta razón se deben rendir cuentas al público de su óptimo funcionamiento y transparentar el uso de los recursos que les fueron asignados. En este tipo de empresas existe una serie de normatividades que deben seguirse para aplicar una auditoría administrativa. Es muy probable que tengas conocimiento de cómo en últimas fechas se han auditado una serie de obras públicas, en donde se cree que los recursos utilizados para la misma no corresponden a la obra entregada. Ejemplo de esto es el caso de la Estela de Luz en el Distrito Federal, suceso que causó mucho escándalo entre los capitalinos a principios de 2012. En esa situación concreta, la auditoría tiene poco alcance porque sólo audita un área o departamento encargado, pero sin duda es deseable que alcance el nivel más alto de profundidad.

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Tú puedes informarte de otros casos análogos al referido en el párrafo anterior, en donde haya más conformidad respecto a la calidad de la obra y los recursos utilizados. Continuamente surge información nueva al respecto, dada la importancia de estas empresas, debido a que hacen uso de los bienes públicos. Son empresas creadas principalmente para dar un beneficio social, pero que operan con recursos privados. Por tanto, la auditoría administrativa se realiza de manera similar a la privada y su fin es dar cuentas del uso de los recursos y, en todo caso, hacer más eficiente su funcionamiento.

Empresas sociales

Ejemplo de empresa social es el Teletón, donde es común que se lleven a cabo auditorías para presentar al público los resultados y nuevas obras realizadas con sus aportaciones. Sin embargo, el alcance y profundidad no es tan amplio ni restrictivo como en los dos sectores anteriores.

I.5 Importancia ¿Por qué es importante aplicar una auditoría administrativa?

La auditoría administrativa es una herramienta que nos permite descubrir las deficiencias y áreas de oportunidad en una organización, ya que muchas veces el trabajo diario no nos permite ver que existen aspectos sujetos a mejora. Es importante realizar una auditoría administrativa, al menos una vez al año, para descubrir cuáles son las fallas, en qué se puede mejorar y qué se está haciendo bien para fortalecerlo. En todas las organizaciones, sin importar su condición de privada, pública o social, se buscan mejoras continuas; así como procesos que les permitan sortear mejor los riesgos. La auditoría, al brindar información sobre cómo son, cómo funcionan y con qué cuentan las organizaciones, es confiable, veraz y oportuna. De acuerdo con lo anterior, la auditoría no es importante en sí misma, sino en función de las características de los resultados y el momento en que se obtienen, pues de ellos depende la toma de decisiones que marcan el futuro de la organización. En algunos casos las auditorías han llevado a los directivos a tomar decisiones, incluso drásticas, como el cierre de una planta, prescindir de los servicios de una o varias personas o el llevar a cabo una inversión. Para terminar, podemos anotar que otro de los motivos en los que estriba la importancia de la auditoría es su alcance, que como vimos antes, puede implicar la revisión de toda o una parte de la organización en sus objetivos, planes y programas; los procedimientos y controles; el personal y las instalaciones. Todo con

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Motivos para hacer auditorías administrativas

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la intención de lograr una eficiencia administrativa. La profundidad se relaciona con qué tan a fondo se quiere llegar a una situación dada. Sea cual sea el alcance y la profundidad, hay que decir que el hecho de que la auditoría sea realizada por un auditor experto y externo a la organización permite que las aportaciones sean imparciales y objetivas. Esto añade un motivo más para considerar, la relevancia de realizar periódicamente auditorías en las organizaciones.

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Conclusión En esta semana hemos visto que la auditoría administrativa es una herramienta, producto de la necesidad de la administración de examinar o evaluar el desempeño de la organización y vislumbrar oportunidades de mejora para convertirlas en una ventaja competitiva. Por tanto, el objetivo de la misma será siempre mejorar, fortalecer o corregir los procesos actuales. Asimismo, dependiendo de su alcance, puede aplicarse en toda la organización o en un área en particular y revisar con la profundidad deseada todos sus procesos. También revisaste como la auditoría administrativa es aplicable a todo tipo de empresas, entre las que podemos destacar las privadas, públicas y sociales. Finalmente, observaste la importancia de la auditoria administrativa al entenderla como una herramienta que nos brinda la opinión imparcial de un experto respecto al funcionamiento de la empresa y atender el valor de los resultados que proporciona en tiempo, espacio, alcance y nivel de profundidad acorde con las necesidades de las organizaciones.

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Lecturas complementarias Marques, J. J. (2001). Nuevas tendencias en la auditoría. Consultado el 6 de marzo de 2012 en: http://redalyc.uaemex.mx/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=39520304

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Reactivos de autoevaluación Instrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero. 1. La auditoría administrativa puede definirse como la revisión parcial o total de una organización. _____ 2. El alcance de la auditoría administrativa se refiere a la profundidad con que se hará la revisión de la organización. _____ 3. Los objetivos de la auditoría administrativa se definen con base en los resultados específicos que busca la organización. _____ 4. Cuando nos referimos a evaluar el comportamiento organizacional en relación con los estándares establecidos, nos referimos al criterio conocido como control. _____ 5. Cuando nos referimos a optimizar el aprovechamiento de los recursos, estamos hablando del criterio conocido como calidad. _____ 6. Es importante efectuar auditoría en la empresa para confirmar que todo se está bien realizado.

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7. En la auditoría administrativa se debe tomar en cuenta el número de empleados.

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8. La auditoría administrativa puede aplicarse en organizaciones públicas, privadas o sociales.

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9. En la empresa privada la auditoría administrativa se realiza aplicando la normatividad.

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10. En la empresa pública la auditoría administrativa busca transparentar el uso de los recursos que le fueron asignados. _____

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Fuentes de información Bibliográficas Arens, A. (2007). Auditoría: un enfoque integral. México: Pearson Prentice Hall. Franklin, E. B. (2007). Auditoría administrativa: gestión estratégica del cambio. México: Pearson Prentice Hall. Mendivil, V. M. (2010). Elementos de auditoría. México: Cengage Learning.

Cibergráficas Marques, J. J. (2001) Nuevas tendencias en la auditoría. Contaduría y Administración. Consultada el 3 de enero de 2012 en: http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/ src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=39520304 12