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• Rosmery Karina Pichilingue Palomino

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2012

Administración de Recursos Informáticos

E.A.P. Ingeniería de Sistemas

Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión

Administración de Recursos Informáticos aplicado a la empresa Tiendas EFE S.A Docente:  Ing. MARÍN RODRIGUEZ, William

Integrantes:    

BRUNO ROCHA, Maryluz HUAYNATTE GUZMAN, Sujhin PICHILINGUE PALOMINO, Rosmery ROJAS MEJIA, Katia

Huacho - Perú

Administración de Recursos Informáticos

Tiendas EFE S.A.

CONTENIDO INTRODUCCION ................................................................................................................................... 3 CASO EN ESTUDIO: TIENDAS EFE S.A.

1.

2.

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA .................................................................................................... 5 1.1.

Reseña Histórica .................................................................................................................. 5

1.2.

Datos Generales .................................................................................................................. 5

1.3.

Otras Empresas vinculadas.................................................................................................. 6

1.4.

Organigrama de la Empresa ................................................................................................ 7

1.5.

Descripción de la Estructura Orgánica ................................................................................ 8

1.6.

Orientación Estratégica Empresarial ................................................................................. 11

ANALISIS DE LA TIENDAS EFE. S.A. ............................................................................................ 12 2.1.

Descripción ........................................................................................................................ 12

2.2.

Ubicación Geográfica ........................................................................................................ 12

2.3.

Recursos Disponibles......................................................................................................... 13

2.3.1.

Recurso Humano ....................................................................................................... 13

2.3.2.

Inventario Actual ....................................................................................................... 13

2.3.3.

Software Utilizado ..................................................................................................... 13

2.4.

Orientación Estratégica del Área de TI .............................................................................. 14

2.4.1.

Visión ......................................................................................................................... 14

2.4.2.

Misión ........................................................................................................................ 14

2.4.3.

Objetivos Estratégicos ............................................................................................... 14

2.4.4.

Factores Críticos de Éxito .......................................................................................... 15

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Ingeniería de Sistemas

IX ciclo

Administración de Recursos Informáticos

Tiendas EFE S.A.

INTRODUCCION La tecnología hoy en día juega un papel estratégico dentro de las organizaciones, los cuales ayuda cada vez más el logro de los objetivos de la empresa, con el uso de las herramientas tecnológicas, de esta manera asegurando un alto nivel de competitividad. El área de TI en toda organización se ha convertido en una de las áreas más importantes, ya que actualmente el manejo de los negocios se realizan utilizando tecnologías que están presentes en cualquier actividad de la empresa. La cadena de tiendas EFE es una empresa dedicada a la venta de electrodomésticos para el hogar, en la actualidad cuenta con tecnologías de información implementadas que ayudan en la ejecución de sus procesos, así mismo permite mantenerse en el mercado estando al margen de la competencia. Por lo tanto, el presente trabajo de investigación tiene por finalidad realizar un estudio de la tecnología de información y comunicación con la que cuenta la sucursal de la cadena de tiendas “EFE” ubicada en la cuidad de Huacho, para ello hemos centrando nuestra atención en el área de TI, ya que esta área está encargada de gestionar los recursos informáticos de toda la empresa, además de asesorar el directorio para la toma de decisiones relacionados a las TIC. La realización de este informe busca proponer mejoras que puedan servir al área de TI permitiendo mejorar la gestión de las TIC y los procesos que intervienen, así mismo implementar estrategias que servirán para la solución de los problemas existentes de la empresa.

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Tiendas EFE S.A.

CASO EN ESTUDIO: TIENDAS EFE S.A.

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1.

Tiendas EFE S.A.

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA 1.1.

Reseña Histórica La venta de electrodomésticos empezó como una división comercial de Enrique Ferreyros S.A. en 1961 constituyéndose posteriormente TIENDAS EFE S.A. el 3 de Febrero de 1966 cuyo principal accionista era Enrique Ferreyros S.A., con su oficina principal en la ciudad de Chiclayo, desde donde se fue implementando una red de TIENDAS al nivel de norte y centro del país. Dada su antigüedad, TIENDAS EFE S.A. cuenta con una cartera de clientes de considerable magnitud, la cual pasa de generación en generación, y se enorgullece de ser la cadena de TIENDAS más antigua del norte del país. Durante su existencia, la compañía ha atravesado buenos y malos momentos con apertura de importaciones, con prohibición de las mismas, con mercado recesivo, con fuerte oferta y demanda, sabiendo siempre adaptarse a las reglas de mercado y saliendo adelante en cada circunstancia. A principios de 1993 el grupo Enrique Ferreyros S.A., toma la decisión de vender la empresa por razones financieras internas y para dedicarse de lleno a sus negocios principales que son los bienes de capital. Dicha venta se concretó a fines de abril de 1993, siendo adquirida en partes iguales por dos empresarios jóvenes, con amplia experiencia en el manejo comercial, financiero y operativo del negocio, pues trabajaron para Ferreyros en ese campo. Esta experiencia les permitió actuar con rapidez y eficiencia desde mayo de 1993 en que se inicia con la campaña del día de la madre, logrando superar los objetivos de ventas mayo-diciembre en más de un 25%. Desde la adquisición de la empresa, éstos se propusieron un plan agresivo para lograr el grado de eficiencia y competitividad que requiere el mercado, a fin de consolidar más el nombre de TIENDAS EFE S.A. y ganar una mayor participación. En 1993 TIENDAS EFE contaba con 8 TIENDAS ubicadas en 8 ciudades. Después del ingreso al Mercado de Lima (Abril 2009) la empresa cuenta con 54 TIENDAS ubicadas en 46 ciudades, lo que le da una cobertura nacional, lo cual se logró abriendo nuevos locales y comprando otras cadenas menores de TIENDAS.

1.2.

Datos Generales RAZON SOCIAL

TIENDAS EFE S.A.

RUC

20141189850

RUBRO

Venta Al Por Menor De Electrodomésticos

DIRECCION

Av. Luis Gonzales Nro. 1315 Lambayeque - Chiclayo

TELEFONO

236270 / 236633 / 231708

INICIO DE ACTIVIDADES

09/06/1993

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Tiendas EFE S.A.

El desarrollo de la red de tiendas ha sido importante, alcanzando a cubrir 41 ciudades y 65 tiendas en todo el país. Las actividades comerciales están enfocadas en la comercialización al detalle de la línea blanca, línea marrón, celulares y otros, según el detalle siguiente y algunas de las principales marcas: LINEA BLANCA TIPO

MARCA

BSH, LG, Cocinas Mabe, Refrigeradoras Inresa, Secadoras Indurama Lavadoras Samsung, Hornos Coldex

1.3.

LINEA MARRON TIPO

MARCA

Video Audio

Samsung, Sony, Panasonic Phillips LG 3V (marca Propia)

OTROS TIPO

MARCA

Batidoras Licuadoras Tostadoras Planchas Celulares Computadoras

Oster, Phillips, Imaco, Motorola, Samsung, Nokia, Sony Ericsson, Alcatel, HP, Toshiba y compatibles

Otras Empresas vinculadas Tiendas Efe tiene como vinculadas a Edpyme Efectiva S.A. que es una empresa financiera de derecho privado con fines de lucro, constituida el 3 de noviembre de 1999, iniciando sus operaciones en el mes de febrero 2001; a AF Inmobiliaria SAC, que es una empresa inmobiliaria de derecho privado con fines de lucro, constituida el 06 de junio de 2008, iniciando sus operaciones en el mes de julio de 2008; y a Tiendas Efe Tacna que es una empresa comercial de derecho privado con fines de lucro, constituida el 21 de octubre de 2008, iniciando sus operaciones en el mes de noviembre 2008. La actividad principal de Efectiva es dedicarse a otorgar financiamiento, utilizando para ello capital propio y recursos que provengan de líneas de crédito de instituciones financieras. Los accionistas de Efectiva SA; AF Inmobiliaria SAC y de Tiendas Efe Tacna S.A.C., son los mismos accionistas de Tiendas Efe, en las mismas proporciones.

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1.4.

Tiendas EFE S.A.

Organigrama de la Empresa DIRECTORIO AUDITORIA GERENTE GENERAL

GERENTE COMERCIAL

GERENTE DE CREDITOS Y COBROS

Gerente De Marketing

GERENTE ADMINISTRATIVO

Jefe De Créditos Y Cobros

Sub Gerente Administrativo

Jefe De Logística

TI

Contabilidad

Personal

Gerente De Sucursal

Región Norte 1 Región Norte 2 Región Sur Chico Región sur Región Huancayo Región Oriente

7

Región lima

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1.5.

Tiendas EFE S.A.

Descripción de la Estructura Orgánica 1.5.1. 





1.5.2.        1.5.3.      1.5.4.      

Directorio: Tiendas EFE es administrada por su Directorio. El Directorio define la dirección que va a tomar la empresa y monitorea el desarrollo de la empresa. El Directorio de Tiendas EFE consta actualmente de seis directores. Los directores son elegidos cada 3 años por una junta general ordinaria de los accionistas de Tiendas EFE. De acuerdo con los Estatutos de Tiendas EFE, los directores pueden ser removidos mediante el voto de los accionistas en una junta general de accionistas. La asistencia de una mayoría de los directores a una reunión del Directorio es necesaria para formar el quórum y para que el Directorio pueda tomar cualquier acción. Los funcionarios ejecutivos de Tiendas EFE son nombrados por el Directorio y mantienen sus cargos a criterio del mismo. Conforme al estatuto y a la Ley General, el Directorio nombra al gerente general. Auditoria: Investigación constante de planes y objetivos. Estudio de las políticas y sus prácticas. Revisión constante de la estructura orgánica. Estudio constante de las operaciones de la empresa. Analizar la eficiencia de la utilización de recursos humanos y materiales. Revisión del equilibrio de las cargas de trabajo. Revisión constante de los métodos de control. Gerente General: Designa todas las posiciones gerenciales. Realiza evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos. Planea y desarrolla metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación del directorio. Coordina con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están ejecutando correctamente. Crea y mantiene buenas relaciones con los clientes y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa. Gerente Comercial: Elaboración del presupuesto de ventas anual. Elaboración y valoración de los objetivos comerciales. Elaboración de los presupuestos de gastos del departamento comercial. Definición de política de precios y condiciones comerciales. Gestión de venta de grandes cuentas. Mantenimiento de una relación continuada con los clientes para conocer sus necesidades o problemas.

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Administración de Recursos Informáticos 1.5.5.         1.5.6.   

 1.5.7.        1.5.8. 





Tiendas EFE S.A.

Gerente de Crédito y Cobranzas: Mantener el control en los créditos que se asignan. Atender con eficiencia los problemas que se presenten con los clientes. Otorgar créditos sólo a corto y mediano plazo. Procurar la rápida cobranza sin necesidad de otorgar descuentos. Establecer, coordinar y dirigir un plan adecuado para el control de dichos créditos. Asignar el plazo en el que se asignará el crédito. Determinar a los clientes o deudores a los que se les podrá asignar el crédito. Asigna el interés más óptimo ante el atraso en algún pago. Gerente Administrativo: Planificar, dirigir, ejecutar y controlar las actividades de los departamentos de su competencia. Plantear y definir políticas, normas y procedimientos encaminados a mejorar la estructura y gestión empresarial. Convocar y dirigir reuniones con el personal del área administrativa para coordinar la ejecución de las acciones y procedimientos según los métodos establecidos en las políticas que va implantando la empresa. Elaborar análisis y estadísticas, relacionadas con la utilización de recursos físicos y humanos, y emitir sugerencias para la optimización de los mismos. Gerente Marketing: Conocimiento de los productos o servicios objeto de la actividad de la empresa. Conocimiento del mercado y del sector en que opera la empresa. Prospección o investigación de mercados. Técnicas de marketing. Estudios de mercado de nuevos productos. Análisis de la competencia. Prospección de ventas para fijar volúmenes de fabricación o compras. Jefe de Logística: Cálculo de necesidades. Las necesidades de abastecimiento, involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto. Compra o Adquisición, tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar en el momento oportuno y al precio total más conveniente. Obtención, esta actividad se inicia con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

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Administración de Recursos Informáticos 

  1.5.9.    

Tiendas EFE S.A.

Almacenamiento, implica la ubicación o disposición así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se produce o recibe hasta que se necesita o entregan. Despacho o distribución, consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada Control de Stocks, como objetivo asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno. Gerente Sucursal: Hacer cumplir con los objetivos de venta de cada sucursal. Incrementar y hace estrategias de las ventas de cada sucursal. Genera ideas y mecanismos para incrementar las ventas en cada sucursal. Elevar los estándares de ventas de cada sucursal de acuerdo a lo establecido.

1.5.10. Jefe de TI:    



Mantiene en condiciones óptimas la infraestructura tecnológica de Tiendas EFE Ofrece asesoría y asistencia técnica en el área de redes, sistemas de información que maneja las tiendas EFE. Promueve de diferentes formas el uso masivo de la Internet. Promover y gestionar las mejoras tecnológicas que aseguren el buen funcionamiento de los recursos computacionales con que cuenta la empresa, y que al mismo tiempo satisfagan los requerimientos de automatización de información que surjan como consecuencia de los cambios en el medio tecnológico. Brindar el apoyo a otras instancias en el desarrollo de sus proyectos.

1.5.11. Jefe de Contabilidad:     

Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y procedimientos contables de la empresa. Formular estados financieros. Investigar y dar solución a los problemas referentes a la falta de información para el registro contable. Preparar y ordenar la información financiera y estadística para la toma de decisiones de las autoridades superiores. Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de operación de la empresa e informar periódicamente al Director General.

1.5.12. Jefe de Personal:          

Selección de personal. Contratación de personal. Recepción y acogida de nuevos trabajadores. Formación del personal. Valoración de tareas. Expedientes del personal. Administración de salarios, comunicación interna. Relaciones Laborales. Organización del personal dentro de la empresa. Despidos de personal.

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1.6.

Tiendas EFE S.A.

Orientación Estratégica Empresarial 1.6.1.

Visión Estar en la mente de cada peruano que necesite nuestros productos y servicios.

1.6.2.

Misión Ser la mejor alternativa peruana en satisfacer las necesidades de nuestros clientes, promoviendo el consumo de nuestros productos basados en la excelencia del servicio; logrando a su vez la solidez de la empresa y el bienestar de sus integrantes.

1.6.3.       

1.6.4.

Objetivos de la Empresa Ser una Empresa líder en el mercado. Generar mayores utilidades. Ofrecer a nuestros clientes productos de buena calidad y a un precio accesible. Proporcionar productos de reconocidas marcas que satisfagan las expectativas del cliente. Fidelizar a los clientes. Brindar un mejor servicio Ampliar nuestro mercado.

Factores Críticos de Éxitos



El servicio postventa de los productos: Cuentan con un departamento de Satisfacción al Cliente que le brinda la Garantía de un Servicio de Atención personalizada. Si tienes algún reclamo, desea efectuar un canje o devolución sólo con llamar se le atenderá de inmediato.



La atención al cliente: Se orienta al cliente cuando desea adquirir algún producto es importante ya que para ellos trabaja la empresa.



Los precios bajos: Es importante mantener un precio accesible al bolsillo del cliente, mantener un precio bajo que de la competencia.



Marca Exclusiva: Presentar marcas exclusivas al cliente para diferenciarnos de la competencia.



Nuevos Productos: Tratar de conseguir nuevos artefactos novedosos que no ofrece la competencia para logrará la satisfacción y lealtad del cliente.

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2.

Tiendas EFE S.A.

ANALISIS DE LA TIENDAS EFE. S.A. 2.1.

Descripción Tiendas Efe S.A. cuenta actualmente con 65 tiendas en todo el Perú, para la realización de esta investigación se ha considerado una de ellas, la que se encuentra ubicada en Huacho.

2.2.

Ubicación Geográfica SUCURSAL

TIENDAS EFE S.A.

DIRECCION

Av. 28 de Julio 544 Huacho - Lima

TELEFONO

(01) 2321427

CORREO

[email protected]

GERENTE

José L. Rodríguez

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2.3.

Tiendas EFE S.A.

Recursos Disponibles 2.3.1. Recurso Humano PERSONAL

CANT.

1.

Gerente local

1

2.

Cajeras

2

3.

Puntos de Pre-Ventas

5

4.

Agente Financiero

1

2.3.2. Inventario Actual EQUIPOS

CANT.

1. Reflectores

3

2. Ventiladores

10

3. Sensores

6

4. Pulsador De Emergencia

1

5. Luces De Emergencia

5

HARDWARE

CANT.

1. PCs

12

2. Servidor

1

3. Pos MSC - Visa

2

4. Impresoras

6

2.3.3. Software Utilizado SOFTWARE Nombre

1.

SAI

Descripción

Módulo de Caja Módulo de Ventas Módulo de Inventarios Módulo de Cuentas corrientes Módulo de Cuentas por pagar Módulo de Impuestos Módulo de Pre-ventas

CANT.

1

Es el sistema que utiliza la

2.

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SFI

Financiera “EFECTIVA” para que tiendas EFE pueda realizar las ventas a crédito a sus clientes.

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2.4.

Tiendas EFE S.A.

Orientación Estratégica del Área de TI 2.4.1. Visión Ser un área de apoyo a la vanguardia tecnológica y comunicación electrónica que en conjunto con la gerencia, contribuyan a lograr cambios para la mejora de Tiendas EFE S.A., integrando los diversos sistemas que en ella se manejan y siendo el área de TI más completa sobre los usuarios de la empresa. 2.4.2. Misión Optimizar el manejo de la información de Tiendas EFE S.A para la toma de decisiones en el tiempo oportuno en cada área que lo amerite. Para ello evalúa y administra adecuadamente los proyectos, realiza el mantenimiento del entorno operativo, busca soluciones ante alguna problemática en base a la indagación, cuenta con equipos informáticos a la vanguardia de la tecnología y capacita a sus colaboradores para el correcto manejo de los mismos. 2.4.3. Objetivos Estratégicos 

Asegurar el buen Funcionamiento de las Tecnologías existentes en la empresa mediante la administración de los proyectos.



Manejar de manera autónoma las opciones básicas de mantenimiento del entorno operativo (organización de la información en los discos, copias de seguridad, reconocimiento de virus informáticos, etc.), así como el acceso a los programas instalados.



Identificar situaciones de error o mal funcionamiento de las tecnologías, buscando soluciones mediante la indagación, reconociendo aquellas que pueden ser resueltas de forma autónoma, a través de la utilización de los manuales y ayudas de los programas, de aquellas otras que precisan de la ayuda de un técnico.



Actualizar los equipos informáticos de hardware y software, de acuerdo con los requerimientos del área de T.I para un mejor manejo de la información, y poder tomar decisiones en el tiempo oportuno.



Capacitar a los usuarios finales acerca del manejo de los nuevos dispositivos informáticos implementados en la empresa, para el correcto manejo de los mismos.



Facilitar el acceso a la información por parte de los usuarios internos y externos a Tiendas EFE S.A. procurando en todo momento un servicio de calidad.



Desarrollar herramientas tecnológicas que faciliten la comunicación con el usuario, permitiendo la comunicación y notificación electrónica.



Mantener en óptimas condiciones de funcionamiento la plataforma tecnológica de la empresa, procurando en todo momento la continuidad del servicio.

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

Definir Políticas de Seguridad que garanticen el resguardo de la información y de los servicios tecnológicos.



Propiciar el intercambio de información con otras organizaciones en procura de una adecuada interoperabilidad.



Proporcionar información oportuna a las diferentes áreas de la organización.



Lograr la mayor satisfacción del cliente al interactuar con una de las aplicaciones de TI.



Reducir costos en la compra de hardware innecesario, mediante una adecuada orientación técnica.

2.4.4. Factores Críticos de Éxito 

Apoyo de la Administración Superior en el desarrollo, implantación y puesta en marcha de los proyectos tecnológicos.



Disponibilidad del personal motivado y capacitado.



Disponibilidad de la Infraestructura física y tecnológica adecuada a los requerimientos necesarios para la buena gestión de la información.



Personal con disponibilidad para solucionar situaciones problemáticas con respecto a las T.I en base a la investigación e indagación.



Fondos disponibles para invertir en la actualización de los recursos informáticos.



Establecimiento de esquemas y políticas de seguridad física y lógica de los recursos tecnológicos que permitan reducir el riesgo de acceso indebido a la información y que eviten la fuga de información o el uso indebido de la misma.



Captura de Requerimientos Óptima.



Establecer seguridad informática a los servicios que brinda.



Capacitación permanente del personal de TI.

2.4.5. Personal a cargo del Área de TI de la Empresa Son dos las personas que se encargan del área de tecnología de información, y tienen a su cargo a diez personas más.  Jefe de sistemas: Ing. Emerson García Coordina y gestiona los distintos proyectos de Sistemas, alineados al objetivo estratégico de la empresa.  Gestor de base de datos: Ing. Alberto Tello Gestiona el motor de la base de datos de acuerdo con los requerimientos del usuario. (último proyecto: Migración del Sistema Integrado core del negocio FLEXLINE desarrollado en motor de Base de Datos Data Flex y operando bajo Sistema Operativo Novell, al Sistema Integrado SAI (Sistema Administrativo

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Tiendas EFE S.A.

Integrado) desarrollado con motor de base de datos Informix. (1997) bajo Sistema Operativo Linux)  Gestores: Diez personas Se encargan de llevar a cabo las tareas asignadas por el jefe de sistemas. Básicamente la parte de desarrollo, soporte , mantenimiento.

2.4.6. Cartera de Proyectos Los principales proyectos que tiene la empresa son: •

Servicio post venta: En caso de fallas de un producto, solucionarlo en el menor tiempo posible, de manera que el personal a cargo de este servicio al recibir la queja por el cliente se contacte con el proveedor y este cambie el producto al cliente. Actualmente este proceso se hace mediante telefonía y no está integrado al sistema, sin poder tener un registro y reporte de los productos defectuosos.

•

Publicidad: Ampliar más la publicidad a través de todos los medios: TV, RADIO, WEB; de manera que se incremente la captación de clientes. Actualmente Tiendas Efe cuenta con una cartera de clientes de 4500, sin embargo quieren llegar a más lugares no sólo de Huacho sino también las zonas aledañas, entre otras, para ello piensan ejecutar el proyecto de ampliación de publicidad aparte de la que ya se viene dando.

•

Sucursales: Como consecuencia de lo anterior nos dijo el Gerente General que al expandir más la publicidad, se proyectan abrir otras sucursales como son los lugares de Oyón, Sayán, entre otras; pero son proyectos por los que se está haciendo el estudio de mercado correspondiente.

•

Mejoramiento continuo en la automatización de los distintitos procesos del negocio de EDPYME Efectiva S.A. y de TIENDAS EFE.

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