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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

LOS SISTEMAS DE ARCHIVO COMO APOYO PARA EL CONTROL, DESCRIPCION Y RESGUARDO DOCUMENTAL EN UN ARCHIVO HISTÓRICO POR MEDIO DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS

T

E

QUE

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PARA

OBTENER

LICENCIADO

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ANTONIO

ASESORES:

I

N EL

A

TÍTULO

DE

ARCHIVONOMÍA

N

T

CAMACHO

A

:

ESCOBAR

Lic. María Longina Ávila Luna Lic. Salvador Elías Rodríguez Solís

MÉXICO, D. F.

2006 1

DEDICATORIAS

Esta tesina va dedicada especialmente a la memoria de mi Padre, quien me brindo todo su apoyo, por sus consejos y sus enseñanzas para ser mejor en todo momento.

E indudablemente a mi Madre, quien me guió hacia el camino del estudio, por enseñarme a ser una persona responsable, optimista y a tener una visión de lucha competitiva para poder enfrentar y resolver los retos futuros.

Muchas Gracias.

2

TABLA DE CONTENIDO PREFACIO………………………………………………………………………………….......III INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………IV

CAPÍTULO 1 EL ARCHIVO HISTÓRICO 1.1 Concepto de Archivo Histórico………………………………………………………………..1 1.2 Constitución de Un Archivo Histórico…………………………………………………...........1 1.3 Importancia del Archivo Histórico…………………………………………………………….3 1.3.1 Principio de Procedencia…………………………………………………………….......3 1.3.2 Principio de Orden Original…………………………………………………………......4 1.4 Teorías del Ciclo Vital………………………………………………………………...............5 1.4.1 Ciclo vital del documento………………………………………………………….........7 1.4.1.1 Fase Activa……………………………………………………………………....7 1.4.1.2 Transferencia Primaria…………………………………………………………..8 1.4.1.3 Fase Semiactiva…………………………………………………………….........8 1.4.1.4 Transferencia Secundaria…………………………………………………….......9 1.4.1.5 Fase Inactiva……………………………………………………………………..9 1.5 El Archivo Histórico como Testimonio de la Memoria Institucional………………………..11 1.6 Funciones Básicas del Archivo Histórico…………………………………………………….12 1.7 Servicios que Brinda el Archivo Histórico…………………………………………………...17

CAPÍTULO 2 LOS SISTEMAS DE ARCHIVO UTILIZADOS COMO APOYO PARA LA DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN DOCUMENTAL EN DOS ARCHIVOS HISTÓRICOS 2.1 Definición de Sistema de Archivo……………………………………………………………21 2.2 Los Sistemas de Archivo……………………………………………………………………..22 2.3 Importancia de los Sistemas de Archivo……………………………………………………..31 2.4 Objetivos de los Sistemas de Archivo………………………………………………………..33 2.5 La Función de los Sistemas de Archivo……………………………………………………...35 2.6 Sistemas de Archivo Aplicados en un Archivo Histórico……………………………………38 2.6.1 La Descripción Documental……………………………………………………………40 2.6.1.1 Tipos de Instrumentos de Descripción…………………………………………42 2.6.1.2 Importancia de los Instrumentos de Descripción……………………………...45 2.6.1.3 Función de los Instrumentos de Descripción en el Archivo Histórico………...46 2.7 Cuadro Comparativo de los Sistemas de Archivo y los Instrumentos de Descripción Aplicados en el Archivo Histórico del Centro de Estudios de Historia de México y el Archivo Histórico y de Reprografía de la Secretaría de Educación Pública……………..48

I

CAPÍTULO 3 LA AUTOMATIZACIÓN COMO MEDIDA DE CONTROL Y PROTECCIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DEL CENTRO DE ESTUDIOS DE HISTORIA DE MÉXICO Y EL ARCHIVO HISTÓRICO Y DE REPROGRAFÍA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA 3.1 Digitalización………………………………………………………………………………...58 3.1.1 Proceso de Digitalización……………………………………………………………....61 3.1.2 El escáner………………………………………………………………………………62 3.2 Base de Datos………………………………………………………………………………...63 3.3 Base de Datos para el Registro de Información del Archivo Histórico del Centro de Estudios de Historia de México y el Archivo Histórico y de Reprografía de la Secretaria de Educación Pública………………………………………………………………………………………..64 3.4 El Marco Legal de la Digitalización……………………………………………………….....75

CONCLUSIONES...……………………………………………………………………….........76 BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………………..77

II

PREFACIO El presente trabajo de investigación pretendió llevarse a cabo de manera clara y explícita, donde mi motivo principal es resaltar la importancia de mantener protegidos físicamente los documentos originales que se resguardan en los archivos históricos, ya que por su mal manejo tienden a dañarse y por consiguiente a perder su valiosa información. Lo que busco con la realización de este trabajo es mostrar que existen alternativas de uso hacia los documentos que se encuentran en los archivos históricos, para que no sufran un extravió, ni se altere o dañe su información contenida, ya que de ello depende los éxitos o fracasos que tengan las instituciones al momento de realizar su toma de decisiones. Por consiguiente se requiere del apoyo de una buena descripción documental, además de utilizar los sistemas de archivo para su correcta organización y sobre todo hacer uso de los servicios y ventajas que nos ofrecen las nuevas tecnologías, donde la finalidad de llevar a cabo la digitalización en las funciones de los archivos históricos, es contar con una alternativa para que la documentación original perdure como un fenómeno de expresión cultural. En muchos casos ésta ha sido la única forma en que el pasado de una sociedad se ha podido reconstruir y registrar por escrito para su conservación dentro de los archivos históricos, estos son sin duda el depositario de la información histórica lo cual permite su conservación a través del tiempo a fin de que las generaciones futuras puedan conocer y comprender como fueron los acontecimientos y hechos que las precedieron. Durante el desarrollo de este trabajo, realice una investigación en el archivo histórico del Centro de Estudios de Historia de México y el archivo histórico y de reprografía de la Secretaria de Educación Pública para obtener información con respecto a sus fondos documentales, para lo cual tuve que realizar una labor de convencimiento y afortunadamente no se me negó el acceso. Al mismo tiempo la consulta a las fuentes documentales como sustento de información las tuve a mi alcance, donde en su mayoría es de autores especialistas en la temática, lo que permitió el auge de “los sistemas de archivo como apoyo para el control, descripción y resguardo documental en un archivo histórico por medio de documentos digitalizados”. Es justo dar mérito y gran reconocimiento a mis dos asesores, La Profa. Maria Longina Ávila Luna y el Prof. Salvador Elías Rodríguez Solís, quienes me guiaron en los momentos difíciles y confusos, porque que gracias a su calidad incuestionable de asesoria logre estructurar y concluir este trabajo.

III

INTRODUCCIÓN Las funciones y responsabilidades de las unidades de archivo y de los funcionarios encargados de administrarlas se han ampliado considerablemente. Ante la perspectiva del estancamiento o la disminución de los recursos, los archivistas han tenido que encontrar un sitio para un volumen cada vez mayor de documentos, adaptar las prácticas y los principios archivìsticos tradicionales a medios de registro y fuentes de información nuevos, asimilando los rápidos adelantos tecnológicos que han tenido lugar en las comunicaciones y en los medios de registros de datos. Dos grandes tareas constituyen este trabajo, la primera es la descripción de los contenidos básicos de cada documento y la segunda, la definición de los criterios que permiten ofrecer al usuario las mejores alternativas de consulta, con rapidez y seguridad en la información buscada, aprovechando al máximo las posibilidades que brindan los sistemas tecnológicos y de archivo. En el primer capítulo se menciona la conceptualización, la conformación, la importancia, el origen, las funciones y los servicios que se realizan en el archivo histórico. Así como también el valor que tiene su documentación a nivel social y cultural, como parte del patrimonio de la humanidad apoyándose a través de medidas de organización que ayuden a su ordenación, difusión, y conservación documental. En el segundo capítulo se aborda la conceptualización, la importancia, los objetivos, y la función que cumplen los métodos de ordenación en los archivos históricos como parte fundamental de su organización. Así como también, la importancia que conlleva la descripción documental a través de los diferentes instrumentos de descripción al detectar datos primordiales del documento, su función y permanencia, también se aplica un cuadro comparativo entre el Archivo Histórico del Centro de Estudios de Historia de México y el Archivo Histórico y de Reprografìa de la Secretaria de Educación Pública. Esto es con la finalidad de saber cuales son las problemáticas que hay en estos dos archivos, fundamentando así la exposición del siguiente capítulo. En el tercer capítulo se menciona la propuesta de solución a la problemática que existe en los dos archivos históricos mencionados en el capítulo anterior, estas propuestas son: La implementación de la digitalización para protección del documento histórico, La creación de una base de datos, que asegure el almacenamiento y la recuperación rápida y oportuna de la información histórica para conservar el patrimonio histórico institucional. Todo esto sin olvidar el aspecto legal de propiedad intelectual , ya que la información se debe de mantener inalterable, segura y a disposición de los usuarios dentro de estos centros de información, de esta forma se contribuye para que el documento original se conserve y junto con ello se proteja de una mala manipulación ò extravió.

Por todo esto, no se debe considerar a los archivos históricos como archivos muertos ó depósito de papeles sin valor alguno dejándolos expuestos a su maltrato físico y por lo tanto poniendo en riesgo la perdida de su información. Los archivistas debemos de cambiar esa concepción y realizar investigaciones para que los documentos que se encuentran en estas unidades de archivo puedan conservarse y así preservar la memoria institucional.

IV

CAPÍTULO 1 EL ARCHIVO HISTÓRICO

CAPÍTULO 1 EL ARCHIVO HISTÓRICO 1.1 CONCEPTO DE ARCHIVO HISTÓRICO Un archivo histórico es el conjunto de documentos que han concluido su vida semiactiva y que han sido seleccionados por el valor de la información que contienen para su conservación permanente. 1 El archivo histórico corresponde a la tercera etapa del ciclo vital de todo documento y es al que han de transferirse desde el archivo de concentración para su conservación permanente. Sus fondos están constituidos por series documentales transferidas por el, o los distintos archivos de concentración de la administración, también puede conservar documentos recibidos por donación, depósito o adquisición. 2 Los archivos históricos son la consecuencia lógica de los archivos administrativos, ya que desde la información documental administrativa es posible extraer documentación histórica. Podemos hablar de dos etapas en la constitución de un archivo. La etapa prearchivística, que corresponde a la creación y formación de los documentos y la etapa propiamente archivística, en la que los documentos son organizados en un depósito, es decir en un espacio físico. 3 Para integrar un archivo histórico, irremediablemente debemos tomar como referencia al tiempo. Y constituye la línea que divide a un documento administrativo de un histórico. La documentación es por tanto, manejable y modificable. A manera de reflexión, considero que los documentos que logran mantenerse para ser históricos, deberían de ser y en ocasiones son aquellos que verdaderamente ameriten ser preservados, preservación que se decide en función del valor del documento mismo.

1.2 CONSTITUCIÓN DE UN ARCHIVO HISTÓRICO Un archivo histórico se constituye a partir de documentos que han sido evaluados para su preservación. Su propio nombre nos indica que la información que en él se conserva es de carácter histórico. La decisión sobre cuales documentos deben guardarse como información histórica, es un asunto de vital importancia. Podemos decir que un archivo histórico se constituye cuando la documentación ha llegado al final de su vida activa. 4

1

Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, Archivo Histórico. Modalidad de Enseñanza Escolarizada. p. 5 2 ALDAY GARCÍA, Araceli. Introducción a la operación de archivos en dependencias y entidades del poder ejecutivo federal. Archivo General de la Nación. 2004. p.48 3 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, op cit., p. 4 4 ENBA. Archivo Histórico. Modalidad de Enseñanza Escolarizada. México 2004. p. 3

-1-

Para la integración de un archivo histórico se requiere de un comité dictaminador formado por un archivónomo, un historiador, un sociólogo, un administrador, un abogado y directivos que se encargaran de realizar un análisis exhaustivo de la información que contienen los documentos y seleccionar aquellos que consideran de especial trascendencia para la formación del acervo histórico. Tal documentación pasa a ser del dominio público, ya que además de ser útil para la institución que la genera, es de enorme interés para la investigación académica y a través de esta, para la nación en general. La formación de este tipo de archivo, es el resultado de la selección y extracción del acervo documental que las distintas áreas administrativas ya no utilizan de manera inmediata (han perdido sus valores administrativo, legal y fiscal), por lo cual son transferidos al archivo de concentración y de este al histórico. Resulta complicado pensar en el tiempo y su relación con la vigencia documental, en que momento un documento puede convertirse en histórico; ya que los periodos de tiempo son predeterminados por la misma entidad o individuo productor, el momento del cambio es definitivamente la perdida de la vigencia documental. 5 El momento justo en que un documento deja de ser presente, puede ser en diversos periodos de tiempo, el período puede ser de uno a varios años. Este tiempo de vida que finaliza y el momento en que un documento se conserva porque la información que guarda en si mismo es considerada como información histórica, definitivamente es particular para cada documento y su esencia misma. Los documentos históricos que son evaluados para constituir un archivo histórico pueden ser divididos en tres grandes categorías: 6

1ª Categoría.- Se refiere al grupo de documentos como unidad orgánica en archivos naturales, personales e institucionales.

2ª Categoría.- Se refiere a colecciones artificiales de documentos adquiridos por un coleccionista privado.

3ª Categoría.- Se refiere a documentos individuales adquiridos por un archivo con un interés especial para la investigación.

5 6

Ibíd., p.4 Loc. cit.

-2-

1.3 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO HISTÓRICO El archivo histórico es fundamental para toda entidad o dependencia porque representa la memoria de la institución y facilita la toma de decisiones. Es importante porque conserva y difunde el acervo histórico de la dependencia, incorpora rápida y eficientemente a su propio acervo la documentación que recibe, formando con ella volúmenes y colocándolos en el orden establecido dentro del mismo, y también reconstruye la evolución organizada de una dependencia o una entidad efectuándola con estricto apego al principio de procedencia y orden original de los documentos y la organización del acervo, a partir de las categorías de fondo, sección, serie y unidad documental. Cuando se trata de expedientes generados tiempo atrás, es frecuente encontrarse con que el organismo u oficina que los produjo ya no existe o bien que las características de los mismos como el asunto a que se refieren nos impiden determinar con rapidez su procedencia. Por eso se han instrumentado diversos mecanismos encaminados a dotar a los archivos de una organización adecuada, tal es el caso de los llamados Principio de Procedencia y de Orden Original. Estos principios son de uso generalizado en la organización de archivos y han sido adoptados como elemento normativo fundamental por el Sistema Nacional de Archivos. 7 A continuación se describe el principio de procedencia y orden original que dan la pauta para identificar, seleccionar y organizar un archivo histórico.

1.3.1 Principio de Procedencia El archivista e historiador francés Natalis de Wailly, redacto el 24 abril de 1841 la circular titulada instructions pour la mise en ordre et le classement des archives departamentales el comunales (…) En dicho texto se anunciaba la noción de fondo del archivista que consiste en reunir los documentos que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determinado. Aclararía más tarde el autor que la clasificación general por fondo es la única y verdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme. De este modo nacía el principio de procedencia o repect desfonds, el primer fundamento teórico de la Archivística. Este principio es básico en la organización de archivos y enuncia que cada documento debe permanecer dentro del fondo del que procede. Este principio le da a la archivonomía la posibilidad de mantener un orden a través de la organización.

7

Ibíd., p. 9

-3-

El principio de procedencia postula que la documentación de un archivo debe ordenarse de tal manera que la estructura de su ordenamiento reproduzca la estructura orgánica de la entidad administrativa que produjo ese grupo documental. Es decir “establece que los documentos deben agruparse en el archivo histórico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron” la aplicación de este principio permite aislar cada grupo documental producido por una entidad, distinguirlo de otros grupos semejantes y garantizar que los documentos de un grupo documental se conserven reunidos, que no se saquen de su contexto, se dispersen y pierdan su valor de prueba. 8

1.3.2 Principio de Orden Original En Prusia, Hi von Seybal director de los archivos del estado enunció un nuevo principio: registraturprinzip, que disponía que los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que se les hubiera dado la oficina de origen. De este modo nace el denominado principio de respeto al orden original, que establece que los documentos deben mantenerse en el orden original que se les asigno dentro de la oficina que los género y/o recibió. 9 Por su parte el principio de orden original señala que los documentos deberán mantener la disposición que recibieron en su uso administrativo, lo cual significa que debemos respetar el orden de los legajos y la conformación de los expedientes ya formados, por lo que es fácil comprender que un documento separado del resto de los documentos que conforman un expediente; o en su caso un expediente considerado de forma aislada, resultará de poca utilidad para quien los consulta. La ordenación natural asegura entonces, la conservación integran del valor informativo de toda la documentación. Es decir que “establece que la documentación debe agruparse en el archivo histórico en el orden que recibió durante su función administrativa”. Ya que todo documento tiene un lugar determinado en el grupo documental, y este orden hay que respetarlo o restituirlo si se ha modificado. La aplicación de los principios enunciados garantiza un gran ahorro de tiempo y recursos ya que se evita reordenar la documentación salvo en casos muy excepcionales, operando entonces sobre bases objetivas y no de acuerdo a criterios personales. Es evidente que la organización en estos términos no es tarea fácil, para empezar a organizar y clasificar los archivos históricos, por lo que deberemos considerar las siguientes directrices: 10

a) Debemos actualizar constantemente el inventario de los volúmenes existentes dentro del acervo, así como el catálogo de los expedientes que obran en el mismo facilitando su localización y consulta.

8

Alday García. Op. cit.., p. 50 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Op. Cit. p. 44 10 Ibíd., p. 10 - 11 9

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b) Elaborar guías, inventarios y catálogos descriptivos del fondo, así como publicaciones antológicas de documentos con especial relevancia e interés para la historia de la institución o del país en su conjunto. c) Dar un servicio de consulta a todo el público interesado, brindando la orientación necesaria para localizar las fuentes adecuadas para la investigación respectiva. Previa acreditación del uso del material documental. d) Establecer programas amplios de difusión de la información histórica conservada en sus fondos (investigaciones, exposiciones, reprografía, ciclos de conferencias), manteniendo plena coordinación con otras instituciones archivísticas o culturales afines del país. e) Mantener un control preventivo de los fondos: (taller de restauración y encuadernación de documentos).

De los puntos anteriores, se puede constatar que la importancia fundamental de un archivo histórico, consiste en conservar la historia de la humanidad, ya que es un recinto de investigación documental que favorece y amplia el conocimiento de generaciones presentes y futuras, y que permite comparar los conocimientos científicos, técnicos y culturales de la humanidad.

1.4 TEORÍAS DEL CICLO VITAL La teoría del ciclo vital de los documentos ha sido aceptada de forma generalizada, no sólo porque analiza el flujo documental, de una manera integrada, sino también por su importancia y practica para el funcionamiento de todo sistema de gestión y tratamiento de los documentos. La teoría del ciclo vital del documento conlleva también con la formación de un sistema integral de archivos, de ahí que la archivística deba responsabilizarse de la gestión de documentos, lo cual implica evitar la explosión documental, simplificar los sistemas de creación y uso de la gestión documental. Mejorar la organización y recuperación del material documental, proporcionar un cuidado adecuado y su buen almacenamiento.

A continuación presento las teorías del ciclo vital planteada por diversos autores:

11

11

Consideraciones Sobre el Método en Archivística. [en línea]. [citado 1 Octubre 2005; 15:40 EST]. Disponible en World Wide Web:

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Así, la digitalización, representa la información electrónica digitalizada de los documentos, fotografías, manuscritos, textos impresos e ilustraciones. Esta versión electrónica que facilita su búsqueda y almacenamiento eficiente. Permitiendo ahorros en tiempo y espacio físico al cambiar archivos de papel a formatos electrónicos controlados por medio de una base de datos permanente que contenga un registro de cada documento. De esta forma la digitalización documental puede ser consultada de manera instantánea, sin riesgos de pérdida o deterioro físico como ocurre con los documentos en papel. 140 La digitalización documental es un mecanismo sencillo, eficiente y rentable para almacenar, y consultar grandes volúmenes de documentos. La información ya digitalizada se puede almacenar en el disco interno (Disco Duro) de cualquier computadora personal, o en soporte óptico (Discos CD-R, CD-RW, DVD) que garantizan su conservación en óptimas condiciones. 141 Los archivos históricos antes mencionados deben de digitalizarse, permitiendo con esto, que la documentación almacenada sufra lo menos posible de alteraciones físicas que los perjudiquen. En la actualidad, dado el progreso de la tecnología, es cada día más común que los usuarios en general utilicen estas herramientas como medio de registro y consulta de la información, es por ello que se hace necesario aprovechar las ventajas que las tecnologías digitales nos proporcionan. Esta alternativa facilita a que la información de los documentos sólo sea consultada digitalmente, sin necesidad de consultar el documento físicamente, por lo que se deben tener medidas técnicas de perdurabilidad y preservación que aseguren la accesibilidad, legibilidad y la autenticidad de los archivos. Las técnicas de la digitalización crean archivos electrónicos que responden de manera adecuada a las necesidades de los archivos históricos. Ya que su finalidad es proporcionar un instrumento de búsqueda instantánea para ayudar a los usuarios a identificar documentación en forma inmediata reduciendo o eliminando la manipulación de materiales originales. Uno de los objetivos fundamentales de la digitalización es el de la preservación y conservación del documento original, siendo imprescindible asegurar que éste no sufra daños durante este proceso; para ello será recomendable utilizar el instrumento de escaneo más adecuado según el tipo de documento, así como los parámetros más indicados para optimizar la calidad de la imagen obtenida.

140

Untitled Document. [en línea]. [citado 08 diciembre 2005; 24:16 EST]. Disponible en Word Wide Web:

141

Digitalización. [en línea]. [citado 08 diciembre 2005; 22:24 EST]. Disponible en Word Wide Web: < http://www.hisoft.com.mx/QueeslaDigitalizacion2.htm>

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Las nuevas tecnologías han permitido el desarrollo de la digitalización porque ofrecen ventajas en cuanto a control de la calidad de la imagen obtenida, a las posibilidades de navegación y acceso al documento digitalizado mediante sus informes. En un principio los proyectos de digitalización tenían un carácter de innovación y de prestigio que hoy en día, gracias al abaratamiento y a la implantación generalizada de ordenadores y periféricos en nuestra sociedad, han pasado a ser considerados como básicos y abordables por muchos centros de información. 142

Entre las principales ventajas de la digitalización se encuentran: o o o o o o o o o

Elevada capacidad de almacenamiento. Permite la copia de imágenes digitalizadas a alta velocidad y sin pérdida de calidad. Control de calidad durante la adquisición de la imagen digitalizada, por lo que hace posible la mejora de las imágenes con legibilidad reducida. Permite la automatización del servicio a usuarios y del proceso de copia. Posibilita el acceso en línea, a varios usuarios al mismo tiempo, sobre redes de comunicación, por ejemplo a través de Internet. Los equipos necesarios resultan populares y de bajo coste, tanto para consulta como para impresión. Permite la migración o refrescado de los datos almacenados sin pérdida. Permite la estabilidad y permanencia de las imágenes durante décadas. Coste de las imágenes similar al microfilm.

No obstante, a pesar de estas ventajas, la digitalización presenta algunos inconvenientes que, durante sus primeros años, hicieron plantearse a muchos responsables del diseño de proyectos de reproducción de documentos.

Entre estas desventajas destacan: o

La perdurabilidad del soporte empleado para el almacenamiento de la imagen digital es escasa, puesto que la tecnología, de lectura y almacenamiento, se vuelve obsoleta rápidamente. Esto obliga a la migración o refrescado de los datos almacenados a un nuevo soporte y a la renovación de los equipos.

o

Hoy en día es una tecnología que se encuentra en continuo cambio, mejorando en capacidad tecnológica, calidad, rapidez y precios.

142

Digitalización [en línea]. [citado 08 diciembre 2005; 22:00 EST]. Disponible en Word Wide Web: < http://www.geocities.com/museos2000/patrimonio/digital/digital.htm>

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Se recomienda la digitalización como una alternativa para integrar a los procesos históricos y así proteger los materiales originales. Si bien se observa una preocupación creciente acerca del cuidado de la documentación, estos archivos tienen que asegurar la conservación de sus fondos históricos, y esta es una opción en forma digital. Con los beneficios que ofrece la digitalización, las instituciones como El Centro de Estudios de Historia de México y la Secretaría de Educación Pública, deben enfocar sus esfuerzos por aplicar los avances tecnológicos desde dos puntos de vista: como proveedores de la información, y como conservadores de documentos históricos.

3.1.1 Proceso de Digitalización El proceso de la digitalización consta de 4 etapas específicas con una metodología adecuada para obtener un resultado de calidad: 143 1ª Etapa.- Consiste en la preparación de documentos a manera de dejarlos listos para ser ingresados en el escáner. En esta etapa se sacan los documentos de sus cajas y se comienza con la limpieza. Se deben acomodar todos los documentos originales en el estado que se requieran para que puedan ser digitalizados. Como puede ser el desengargolar, desempastar, quitar grapas, clips, desenrollarlos, y dejarlos listos para pasar por el escáner. Se recomienda agregar a cada documento un código que le identifique adecuadamente su ubicación dentro del archivo. 2ª Etapa.- Es el ingreso de los documentos a un escáner, en esta etapa se revisa la calidad de la digitalización, de cualquier documento ilegible, mal colocado o con fallas se debe volver a digitalizarlo para garantizar la calidad en totalidad de los documentos electrónicos. Es aquí en donde los encargados de digitalizar estarán comprometidos en supervisar la resolución, el número de niveles de grises para así obtener la calidad en las imágenes y las necesidades posteriores de espacio físico de almacenamiento. Las imágenes obtenidas mediante este proceso son de gran tamaño y ocupan demasiado espacio en la memoria por lo que es necesario comprimirlas para facilitar su almacenamiento y transmisión. 3ª Etapa.- En este momento es cuando se le da un orden lógico de acomodo a los documentos digitalizados y también se dividen las imágenes por tipo de documento y por área específica para su uso.

143

Productos [en línea] [citado 18 junio 2006; 22:24 EST]. Disponible en Word Wide Web:

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4ª Etapa.- Concluye en el momento que se depositan las imágenes en algún tipo de dispositivo de almacenamiento. Este dispositivo va directamente relacionado al uso que se le quiera dar a la información, básicamente la frecuencia con que se quiera consultar. Esto se debe a que los dispositivos varían dependiendo de si se quieren en línea, casi en línea o fuera de línea. Los dispositivos de almacenamiento más utilizados son CD ROM´s, DVD´s, y servidores. Como recomendación se puede decir que el proceso de digitalización previamente requiere de una inversión de tiempo y dinero. Es importante conocer cuales son los distintos métodos de digitalización para asegurar la calidad del trabajo digital.

3.1.2 El escáner Un escáner es un aparato que crea imágenes electrónicas de documentos. Funciona como una fotocopiadora, sólo que en lugar de hacer copias a papel las hace electrónicas o digitales. Un escáner funciona por medio de una cámara electrónica y una luz. Cuando una hoja entra en el escáner la luz lo ilumina y el lector óptico o la cámara barre la todo el documento identificando medios tonos o colores y convirtiéndolos en puntos o píxeles que se representan en la pantalla de un monitor, creando de esta manera un archivo electrónico. Para llevar a cabo la digitalización documental de estos archivos históricos se requiere el uso de escaners que varían en precio y ventajas. Pero básicamente es recomendable utilizar el siguiente escáner por su gran funcionalidad para estos archivos históricos:

CARACTERÍSTICAS:

• • • • • • • •

Escaneo: Dual Duplex Modelo: 1250 Resolución: 300 dpi Sensor de imagen: color, blanco y negro Velocidad: 100 p.p.m Alimentador de Hojas: 100 Comprobador de datos Capacidad adecuada de definición

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MARCA:

Hewlet Packard

Por tanto, los beneficios de la digitalización son innegables para su aplicación a los archivos históricos. Que requerirá almacenarse en medios magnéticos (disco duro) o medios ópticos, como el (Disco Compacto). Si se necesita de un registro que almacene los datos primordiales de los documentos digitalizados, esto se lograra a través de la utilización de la base de datos. Una vez visto cuales son los beneficios que nos ofrece la digitalización para estos dos archivos históricos, a continuación se da a conocer lo que es una base de datos.

3.2 BASE DE DATOS El autor Víctor Hugo Arévalo menciona que una base de datos es un molde en el cual un ordenador contiene y manipula datos incorporados. Es una colección de información organizada y presentada para servir a un propósito específico. La base de datos contiene nombres, características, ubicación y números de documentos. Cada uno de estos datos tiene muy poco valor por si mismo. Son útiles únicamente cuando están relacionados con una característica del documento. La información es presentada de una manera que hace fácil su localización en el texto y en el depósito de documentos. Es decir que la información que puede ser presentada como una tabla (Filas y Columnas) es una base de datos. Esta puede contener una enorme cantidad de información. Se añade, inspecciona, elimina o cambia la información fácilmente. 144 Por su parte el autor Alice H. Tsai, define a la base de datos como una colección de archivos interrelacionados creados con un sistema de manejo de base de datos (DMBS). El contenido de una base se obtiene combinando datos de todas las diferentes fuentes en una organización, de tal manera que los datos estén disponibles para todos los usuarios, y los datos redundantes puedan eliminarse, o al menos minimizarse. El usuario podrá recobrar datos de varias partes de la base ya que en los archivos ahí almacenados, están conectados directa o indirectamente. 145 Por tanto se considera que una base de datos es por derecho propio un instrumento único de consulta rápida, en el cual se procede de una misma fuente de origen ya que almacena una gran cantidad de datos a través de un ordenador estos datos se pueden presentar de forma estructurada, es decir, que en su interior se puedan distinguir con facilidad los distintos elementos o campos informativos. Buena parte de los elementos del instrumental tradicional de consulta rápida cumplen justamente esta condición (La signatura topográfica, la fecha, la descripción; la entidad de origen, el título de la colección, la cantidad, etc.). Que se pueden introducir fácilmente en las bases de datos.

144

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Documatica: Aplicación Informática a Documentos de Archivo. Asociación de Archiveros. Argentina 1993. p. 203 145

TSAI, Alice H. Sistemas de Base de Datos: Administración y Uso. Editorial: Prentice – Hall. Hispanoamericana, S.A. México, 1940. p.7

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A continuación se propone una base de datos para el registro de la información de los archivos históricos que nos ocupan, haciendo hincapié de que la base de datos esta diseñada para las necesidades de registro y búsqueda informativa de ambos archivos.

3.3 BASE DE DATOS PARA EL REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL CENTRO DE ESTUDIOS DE HISTORIA DE MÉXICO Y EL ARCHIVO HISTÓRICO Y DE REPROGRAFÍA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA Enseguida se muestra la creación de una base de datos aplicada para el Archivo Histórico y de Reprografía la Secretaría de Educación Pública, esto no descarta de ningún modo al Archivo Histórico del Centro de Estudios de Historia de México, siendo que esta misma base puede adaptarse también en su beneficio. Esto se realizo con la finalidad de comprobar la veracidad y eficacia del sistema de captura y búsqueda de la información histórica digitalizada, considerando dentro de este sistema búsquedas en base a sistemas de archivo como son: (cronológico, por asuntos y por lugar) y que es útil para su apoyo en la descripción y organización documental. El software para la creación de esta base de datos es el que viene integrado en sus equipo de computo de Microsoft Office Access ya que el presupuesto asignado para el archivo no es lo suficiente como para adquirir un programa con un mayor costo, por lo que el programa de Access es el más indicado en cuanto a manejo, confiabilidad y eficacia para la facilidad de búsqueda y control de la información histórica. Aquí se presenta la pantalla del menú principal que facilita la captura y consulta de la información por asunto, fecha o lugar en que se elaboro el documento.

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Menú Principal Se creo con el objetivo de que desde esta pantalla se pueda capturar para posteriormente acceder de manera fácil y rápida a las diferentes opciones de búsqueda o aplicaciones del sistema, por lo que se destacan seis opciones, para ingresar a cualquiera de estas, tan sólo basta con ubicar el puntero del ratón sobre la opción deseada y dar un clic sobre ésta:

Estas opciones marcan las posibilidades de exploración con que cuenta el sistema y nos remitirán a la obtención de la información de manera rápida y exacta por lo que se explican a continuación, los campos de captura y las pantallas con diferentes alternativas de búsqueda.

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PANTALLA DE CAPTURA DE INFORMACIÓN

Esta pantalla esta diseñada con el objetivo de que únicamente el personal encargado del archivo pueda tener acceso a el y realizar la captura de la información primordial referente a los documentos que se encuentran en el archivo histórico, asegurando los niveles mínimos de descripción y la realización de la digitalización en la computadora personal previamente conectada a un escáner. Enseguida se explicara el propósito de cada uno de los campos de la pantalla captura de información y que también se encuentran en las pantallas de consultas de la base de datos:

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1. FONDO: En este campo se coloca el nombre del organismo productor que dio origen a un conjunto de documentos que se encuentran dentro del archivo.

2. SECCIÓN: Aquí se anota el nombre del área al que pertenecen un determinado conjunto de documentos producidos por la misma institución.

3. SERIE: Se enlista en forma desglosada el tipo de documentación que debe contener cada uno de los expedientes para su registro en el archivo.

4. ASUNTO: En este campo se indica el tipo de asunto que trata cada uno de los documentos que se consultan.

5. LUGAR: Aquí se indica el nombre del lugar donde fue elaborado el documento consultado.

6. FECHA: En este campo se indica el día, el mes, y el año preciso en que fue elaborado el documento que se esta consultando.

7. CAJA: Aquí se muestra el número de caja donde se encuentra guardado físicamente el documento dentro del archivo. 8. No. EXPEDIENTE: En este campo se encuentra el número que se le asigno a cada uno de los expedientes que son consultados.

9. FOLIO: Aquí se puede observar el número de folio que se le asigna a cada uno de los documentos, esto como medida de control para evitar con esto el extravió de la información.

10. DESCRIPCIÓN: En este campo se hace una breve descripción de la información contenida en cada uno de los documentos que están almacenados en la base de datos.

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BOTONES DE NAVEGACIÓN A continuación se explicara la acción que realiza cada uno de los botones para el fácil desenvolvimiento de la base de datos. Botón

Acción Realizada Este botón permite ubicarse en el primer registro de la base de datos. Este botón permite regresarse un registro de la posición actual de la base de datos. Este botón desplazará la ubicación del registro actual, una posición adelantada.

Este botón ubica nuestra posición en el último registro de la base de datos.

Este botón invoca la aplicación de utilizar el scanner para digitalizar.

Botón que indica agregar un nuevo registró en blanco a la base de datos. Este botón indicará que la información registrada deberá ser deshecha y no tomarse en cuenta

Este botón sirve para eliminar el registro actual de la base de datos

Botón que le indicará al programa que haga un respaldo de la información. Este botón Indicará que deseamos una impresión en papel de la información del presente registro. Deberemos ubicarnos en el campo de nuestro interés a través del cursor y después presionar esta tecla para que localice el registro de nuestro interés.

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Botón que sirve para Salir de la presente pantalla.

PANTALLA DE CONSULTA POR ASUNTOS

Esta pantalla esta diseñada con el objetivo de realizar únicamente consultas referente al ASUNTO que trata cada uno de los documentos, por lo que este campo será nuestra primera opción de búsqueda, sin deslindarse de los demás campos ya que son parte primordial para su localización, y se mencionaron detalladamente en la pantalla de captura de información.

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PANTALLA DE CONSULTA CRONOLÓGICA

Esta pantalla esta diseñada principalmente para realizar consultas cronológicas, es decir por fechas de cada uno de los documentos, por lo que el campo FECHA será la primera opción, ya que al igual que la pantalla anterior no se deslindara de los demás, ya que son parte primordial para su búsqueda.

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PANTALLA DE CONSULTA POR LUGAR

Esta pantalla esta diseñada principalmente para realizar consultas por LUGAR, es decir por el nombre de la entidad federativa donde fue creado cada documento, y los demás serán el complemento para ayudar en su descripción. Es importante hacer mención de que al momento de realizar alguna consulta, los usuarios no podrán realizar ningún tipo de modificación que cambie los datos contenidos dentro de la base de datos. Ya que se habilita un comando en cada uno de los campos de las consultas que prohíbe que se modifique o altere la información. Esto es de gran utilidad para proteger toda la información contenida, sin ninguna preocupación por la pérdida que se puede llegar a tener por un descuido por parte de quienes consultan la base de datos.

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BOTONES DE NAVEGACIÓN

Para cualquiera de los tres tipos de consultas que se elija realizar se utilizaran los botones que enseguida se mostraran, así como también la funcionalidad que realiza cada uno de ellos para hacer la búsqueda de manera instantánea.

Botón

Acción Realizada Este botón permite ubicarse en el primer registro de la base de datos. Este botón permite regresarse un registro de la posición actual de la base de datos. Este botón desplazará la ubicación del registro actual, una posición adelantada.

Este botón ubica nuestra posición en el último registro de la base de datos. Este botón Indicará que deseamos una impresión en papel de la información del presente registro. Botón que sirve para Salir de la presente pantalla.

PANTALLA DE VISTA PREVIA DEL INFORME Esta pantalla esta diseñada principalmente para ver el resultado obtenido de la captura y consulta realizada mediante un informe, constituye la manera de presentar todos los datos que se registran en la pantalla para obtener una mejor percepción de estos. Una de las ventajas que nos ofrece la vista previa del informe es una buena presentación que se utiliza de la información almacenada en la base de datos, como se muestra a continuación.

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ARCHIVO HISTÓRICO DE LA SEP FONDO

SECCIÓN

SERIE

ASUNTO

LUGAR

Ministerio de Relaciones Interiores, Justicia

Inspección General de Instrucción Primaria.

Antiguo Ministerio

Título de Preceptor

Guadalajara, Jal

FECHA

CAJA

18 - Febrero - 1856

EXPEDIENTE FOLIO 358

DESCRIPCIÓN

13

1 La Junta Directora de Jalisco expide titulo

FONDO

SECCIÓN

SERIE

ASUNTO

LUGAR

Secretaría de Estado y del Despacho de Justicia

Instrucción Primaria y Normal.

Escuela Normal para Profesoras.

Informe de actividades escolares

México, D. F.

FECHA

CAJA

EXPEDIENTE FOLIO

1 - Marzo - 1893

1

DESCRIPCIÓN

44

1 Informe de los trabajos escolares de 1892

FONDO

SECCIÓN

SERIE

ASUNTO

LUGAR

Secretaría de Estado y del Despacho de Justicia

Instrucción Primaria y Normal.

Escuela Normal para Profesoras.

Libro de Actas de Exámenes

México, D.F.

FECHA

CAJA

EXPEDIENTE FOLIO

1895 - 1914

1

DESCRIPCIÓN

23

7 Acta de calificaciones de exámenes parciales

FONDO

SECCIÓN

SERIE

ASUNTO

LUGAR

Secretaría de Estado y del Despacho de Justicia

Instrucción Primaria y Normal.

Escuela Normal para Profesoras.

Registro de Título

México, D.F.

FECHA

CAJA

EXPEDIENTE FOLIO

1891 - 1905

1

13

DESCRIPCIÓN 42 Registro de título de Profesoras de Primaria

FONDO

SECCIÓN

SERIE

ASUNTO

LUGAR

Secretaría de Estado y del Despacho de Justicia

Instrucción Primaria y Normal.

Escuela Normal para Profesores.

Registro de Título

México, D.F

FECHA

CAJA

EXPEDIENTE FOLIO

1891 - 1905

4

5

DESCRIPCIÓN 7 Registro de título de Profesores de Primaria

FONDO

SECCIÓN

SERIE

ASUNTO

LUGAR

Secretaría de Estado y del Despacho de Justicia

Instrucñhfnklción Primaria y Normal.

Personal Sobresaliente

Comisión e informe de comisión

México, D.F

FECHA

CAJA

EXPEDIENTE FOLIO

2 - Agosto - 1902

24

304

DESCRIPCIÓN 3 La profesora rinde el informe respectivo.

FONDO

SECCIÓN

SERIE

ASUNTO

LUGAR

Secretaría de Estado y del Despacho de Justicia

Instrucción Primaria y Normal.

Personal Sobresaliente

Comisión e informe de comisión

San Louis Missouri, E.U.A.

FECHA

CAJA

EXPEDIENTE FOLIO

27 - Enero - 1903

24

304

DESCRIPCIÓN 3 La Prof. Laura Méndez visita escuelas en E.U.A

FONDO

SECCIÓN

SERIE

ASUNTO

LUGAR

Secretaría de Educación Pública

Departamento de la Campaña contra el

Sin serie

Informe

México, D.F

FECHA

CAJA

19 - Mayo - 1922

EXPEDIENTE FOLIO 3924

16

DESCRIPCIÓN 2 Campaña contra el Analfabetismo

FONDO

SECCIÓN

SERIE

ASUNTO

LUGAR

Secretaría de Educación Pública

Personal Sobresaliente

Personal Sobresaliente

Informe de empleos

México, D.F

FECHA

CAJA

27 - Noviembre - 1926

EXPEDIENTE FOLIO 38

0

DESCRIPCIÓN 1 Informe de empleos y sueldos del Sr. Jaime Torres

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IMPRIMIR INFORME Esta opción tiene la función de llevar a cabo la impresión de los datos de la consulta realizada por medio de un informe si es que así se requiere, estos pueden imprimirse en forma de documento de texto y así poder obtener la relación de los resultados deseados.

CERRAR FORMULARIO Por último se remarca la importancia del botón de “una puertita” que nos indicará la salida o el cierre del sistema cuando ya no se requiera consultar más información de la base de datos.

La utilización de estos recursos tecnológicos es indispensable porque ofrece cuantiosos beneficios potenciales, tales como: libre acceso, flexibilidad, mayor capacidad de análisis y menor manipulación física de los documentos, por lo que los fondos documentales, deben de ser seleccionados previamente para poder digitalizarlos, lo que constituye todo un proceso que forma parte integral del trabajo de los archivístas.

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3.4 EL MARCO LEGAL DE LA DIGITALIZACIÓN El desarrollo de las tecnologías representa un gran recurso de conservación y difusión de los archivos de instituciones públicas o privadas, que en el caso de México, enfrentan el problema del rezago y la falta de un marco legal que favorezca su desarrollo. Ante la falta de una reglamentación adecuada, algunos de los servicios y proyectos de colaboración, así como el pago por concepto de derecho de autor, se han visto afectados e inclusive han tenido que suspenderse porque no se cuenta con el marco legal adecuado. Esto ocurre sobre todo en casos relacionados con la reproducción de acervos, y que gracias al desarrollo de la tecnología, se ha logrado hacer copias de alta calidad que podrían pasar inclusive por los documentos originales. El marco legal de la digitalización es uno de los elementos fundamentales que debe ser creado para tener el orden de todos los actos inherentes al quehacer cotidiano de la digitalización en las instituciones, creada por la necesidad de regular, con un soporte jurídico, los métodos formales para un nivel de excelencia, este debe ser la respuesta a las demandas sustantivas en su desarrollo. 146 En los Estados Financieros se menciona que la información debe estar integrada y controlada a través de las bases de datos. Por lo que debe haber una transferencia electrónica de información. Debe haber un cambio continuo en la modalidad del control de acuerdo con las nuevas tecnologías.147 El Código Fiscal de la Federación señala en el artículo 30º cuarto párrafo que los documentos con firma electrónica avanzada o sello digital, deberán conservarse de conformidad con las reglas de carácter general que al efecto emita el servicio de administración tributaria. Y los contribuyentes que dictaminen sus estados financieros por contador publico registrado, se podrá optar por presentarlos a través de los medios electrónicos de conformidad con las reglas de carácter general que al efecto emita el servicio de administración tributaria. 148 En el mismo código se señala en su articulo 52º que las personas que dictaminen sus estados financieros por contador público, podrán grabar en discos ópticos la documentación que ampara los actos o actividades que realicen, los servicios que reciba y las compras que efectúen, correspondientes al ejercicio que hubieran dictaminado, siempre y cuando cumplan con los requisitos que se marcan y en los Diarios Oficiales de la Federación del 29 de junio de 1993 en su art.53º A; del 28 de marzo de 1994 en su art.57º; del 31 de Marzo de 1995 en su art. 68º; y el del 9 de Febrero de 1996 art. 68º; Se menciona la utilización que se debe llevar a cabo para la grabación de la información institucional en discos ópticos.149

146

notas de hoy. [en línea]. [citado 19 junio de 2006; 23:20 EST] Disponible en Word Wide Web:

147 Los Estados financieros. [en línea]. [citado 29 junio de 2006; 19:10 EST] Disponible en Word Wide Web:

148 Código Fiscal de la Federación. [en línea]. [citado 29 junio 2006; 18:50 EST] Disponible en Word Wide Web:

149 BECERRIL RAMÍREZ, Jaime. Tesis: Legislación y Organización Aplicable a los Archivos Privados: Propuesta de Reglamentación de los Servicios Archivìsticos. México DF. 1999. p. 40

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CONCLUSIONES Los archivos históricos lejos de aquella imagen que los concibe y sitúa como repositorios de papeles inútiles sin ningún valor, más bien deberían ser considerados como el autentico reflejo de las instituciones, ya que representan el valor social y cultural de una nación, esto es en bien de la humanidad por la conservación y preservación de la información histórica, lo que exige tener una organización e infraestructura de apoyo, dedicada a almacenar información en archivos electrónicos y traspasarlos a nuevos formatos y/o medios, de acuerdo a los cambios tecnológicos que se vayan dando a lo largo del tiempo.

Por lo que disponer de soportes alternativos al original, o bien, de documentos directamente generados en nuevos materiales como imágenes digitalizadas y la enorme variedad de soportes electromagnéticos propicia, en primera instancia, un uso más adecuado de los originales que dejan de estar sometidos a una manipulación directa y continúa. Esta posibilidad facilita y simplifica su consulta al generar bases de datos que permiten el acceso y la búsqueda de información en forma rápida y precisa.

Todo este avance tecnológico, aunado al interés de los archivos históricos permite llevar a cabo la conservación de la documentación histórica y por consecuencia la funcionalidad del archivo que de cómo resultado, óptimos recursos electrónicos funcionales y que se pueda ver reflejado con el tiempo en los archivos de las instituciones, ya que toda la documentación generada forma parte del patrimonio histórico cultural de México.

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BIBLIOGRAFÍA ALDAY GARCÍA, ARACELI. J. Introducción a la operación de Archivos en Dependencias y Entidades del poder Ejecutivo Federal. A.G.N México 2004. 68 p. ANGULO MARCIAL, NOEL. Terminología de Automatización Documental. Editorial: Conapes. México 1998. 238 p. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Gestión de Documentos Electrónicos: Antología. A.G.N. México 2002. 147 p. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Memoria del V Congreso Nacional sobre Administración de Documentos Y Archivistica. Serie de Información de Archivos. No. 33. A.G.N. Dirección de Desarrollo Archivistico. México 1994. 152 p. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. VI Congreso Nacional de Archivos. Serie de Información de Archivos. No. 34. A.G.N. México: Erca S.A de C.V. 1995. 250 p. ARÉVALO JORDÁN, VÍCTOR HUGO. Documatica: Aplicación Informática a Documentos de Archivo. Asociación de Archiveros. Argentina 1993. 249 p. BECERRIL RAMÍREZ, JAIME. Tesis: Legislación y Organización Aplicable a los Archivos Privados: Propuesta de Reglamentación de los Servicios Archivisticos. México DF. 1999. CENTRO DE ESTUDIOS ADAMS. Técnica de Archivo. Cursos Profesionales. Ediciones: Valbuena. S.A. Madrid, 2002. 141p. CRUZ MUNDET, JOSÉ RAMÓN. Información y Documentación Administrativa. Editorial: Tecnos, Madrid 1998. 338 p. CONTINOLO GIUSEPPE. El Archivo en la Organización Moderna. La Habana Cuba, 1973. 259p. DOMÍNGUEZ CORONA MA. THALÌA. Archivonomìa. Teoría y Práctica. Editorial: Mc Graw Hill. México, 1987. 151p. GILBERT, KAHN. Sistemas de Archivo y Manejo de Documentos. Editorial: Mc. Graw – Hill. México, 1988. 235 p. HEREDIA HERRERA, ANTONIA. Manual de Instrumentos de Descripción Documental. Sevilla España, 1982. 102 p. LOZANO HERRERA, LEONOR. Teoría y Prácticas de Archivonomìa. Ediciones: ECA. México, 1994. 167 p. Q. DE GORBEA, JOSEFINA. Sistemas de Archivar y Control de Documentos. Cincinnatì, Ohio, E.U.A. 1977. 231 p. TSAI. ALICE H. Sistemas de Base de Datos: Administración y Uso. Editorial: Prentice – Hall. Hispanoamericana, S.A. México, 1940. 607 p.

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Consideraciones Sobre el Método en Archivística. [en línea]. [citado 1 octubre 2005; 15:40 EST]. Disponible en World Wide Web:

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