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• omar sanchez

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Especialización en Gestión de Sistemas de Información Gerencial

Dirección de Postgrados

ALFA COMPUTADORES LTDA. Ejemplo de Aplicación.

Fundamentos de Sistemas de Información. Semestre 1.

Fundamentos de Sistemas de Información Ejemplo de Aplicación

El siguiente ejemplo ilustra el análisis de una compañía utilizando la herramientas descritas a lo largo del Módulo. ALFA COMPUTADORES LTDA es una pequeña empresa cuya misión es la de proveer al mercado equipos de computo a precios competitivos y de alto rendimiento, para contribuir a mejorar y agilizar la operatividad de los diferentes sectores de la economía en la región. La compañía se abastece de proveedores externos que le ofrecen equipos a un precio favorable, de tal forma que le permite a Alfa Computadores Ltda. obtener una rentabilidad considerable, con la posibilidad de brindarle a sus clientes productos de calidad con precios por debajo de los que oferta la competencia. El área contable de la compañía está verificando de manera permanente los procesos de compra y venta, de tal forma que si hay un alza en los precios de compra, se vea

reflejado inmediatamente en los precios de venta para no castigar la rentabilidad que ha fijado la administración. La administración por su parte controla todos los aspectos del contexto; la nueva competencia, los precios del mercado, los nuevos productos y demás; de tal forma que la compañía se mantenga vigente en el mercado compitiendo con precios bajos, innovación y un volumen de ventas suficiente, que le ayude a mantener la rentabilidad prevista. La compañía necesita que se efectúe un análisis del funcionamiento del sistema actual para mejorar la efectividad del mismo y además de garantizar precios bajos se le pueda ofrecer nuevos valores agregados al cliente. Por lo anterior la gerencia ha contratado a Pedro Castro, para que comience con el estudio e indique a los gerentes propuestas de solución a la situación antes descrita.

Lo primero que pensó Pedro fue indagar más acerca de la compañía para conocer más de las áreas que operan en ella y encontró el organigrama.

Gerencia General

Departamento Administrativo

Departamento de Ventas

Vendedores

Departamento de Pedidos

Departamento de Compras

Departamento Financiero

Compras

Contabilidad

Almacén

Facturación

Diagrama 1. Organigrama de ALFA COMPUTADORES LTDA.

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De acuerdo al organigrama anterior, Pedro decide que debe realizar entrevistas para conocer mejor el funcionamiento de la compañía. Para esto ha decidido entrevistar al director del Departamento Administrativo quien le aclarará mas el procedimiento a nivel interno. Tras analizar las diferentes opciones de diseño para preguntas de una entrevista de este tipo, Pedro estima conveniente aplicar la metodología de diamante que abarca la información general y específica de la compañía. Para ello ha diseñado las siguientes preguntas:

a. ¿Cuáles son los procedimientos internos a realizar después de concretada una venta? b. ¿Cuánto tiempo transcurre después de realizada la venta para la entrega del pedido? c. ¿El tiempo de entrega podría ser menor o mayor con el sistema de información actual? d. ¿Considera que los Sistemas de Información mejoran la efectividad de los procesos de la compañía? e. ¿Cuáles considera que pueden ser las funciones principales de un sistema de información en compañías que tengan esta actividad económica? f. ¿Cuál o cuales son los procedimientos mas difíciles de controlar por la compañía? g. ¿Los informes que se obtienen son útiles para la administración?

a. Pedro:¿Cuáles son los procedimientos internos a realizar después de concretada una venta? Carlos: El cliente realiza el pedido, el cual llega directamente al departamento de pedidos quien verifica primero su existencia en almacén para después, en caso de ser necesario, realizar el pedido con el proveedor. Cuando se hace una compra al proveedor, este analiza el volumen o cantidad para hacer los descuentos necesarios y pactados con la compañía. Posterior a ello, el departamento financiero verifica los precios dados por el proveedor, realiza los ajustes al precio de venta al cliente y emite la factura. El pedido físico ingresa y se registra en la compañía, se confirma nuevamente con el departamento de pedidos para verificar el envío y se procede a cumplirle al cliente. El gerente revisa semanalmente las ventas realizadas para verificar si se están cumpliendo las metas trazadas inicialmente. b. Pedro: ¿Cuánto tiempo transcurre después de realizada la venta para la entrega del pedido? Carlos: Después de que el cliente hace el pedido, transcurren hasta 15 días para su entrega. c. Pedro: ¿El tiempo de entrega podría ser menor o mayor con el sistema de información actual? Carlos: El tiempo de entrega no puede ser menor, pues el almacén se está tardando hasta 3 días en la verificación de sus existencias y el proveedor demora 5 días hábiles en hacer la entrega del pedido. La facturación tarda 2 días y el transportista, dependiendo de la ubicación del cliente, tarda hasta 5 días en la entrega, desde que recibe la mercancía hasta que se la entrega al cliente.

Diagrama 2. Diseño de las preguntas de la Entrevista realizada por el analista. Fuente propia.

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d. Pedro:¿Considera que los Sistemas de Información mejoran la efectividad de los procesos de la compañía? Carlos: Los sistemas de información en la compañía le dan más agilidad a los procesos siempre y cuando haya una buena articulación entre ellos en las dependencias, pues al parecer no hay canales directos del departamento financiero con los proveedores y el pago no es eficiente para ellos, lo que retrasa la entrega de los pedidos, lo mismo pasa con los transportistas. Las bases de datos no se actualizan constantemente y no se conectan directamente con el departamento de pedidos, el cual pierde mucho tiempo al hacer la solicitud de información a Almacén. e. Pedro: ¿Cuáles considera que pueden ser las funciones principales de un sistema de información en compañías que tengan esta actividad económica? Carlos: • Capturar y registrar la información de manera eficiente • Almacenar la información • Procesar la información eficientemente • Transmitir la información a todas las dependencia • Recuperar la información actualizada cuando el usuario lo requiera.

f. Pedro: ¿Cuál o cuáles son los procedimientos más difíciles de controlar por la compañía? Carlos: El proceso de venta, puesto que depende de la agilidad de todos los procesos anteriores -pedido, proveedores, facturación, almacén-, también la entrega al cliente por los tiempos que maneja el transportista. g. Pedro: ¿Los informes que se obtienen son útiles para la administración? Carlos: El reporte de ventas no le indica al gerente el tiempo exacto en que se está tardando un pedido en ser entregado, razón por la cual la gerencia no sabe porque no han podido aumentar sus ventas. No hay un reporte de los principales proveedores y transportistas en el cual se establezca referentes en los tiempos de despacho y entrega. Cada dependencia debería generar un reporte estratégico para la gerencia con información que pueda cruzar y analizar.

X X

Compras Ventas Financiero

X

Entregas

X

Inventarios

Proveedores

X

Venta

Pedidos

Pedidos

DATO

Factura

Departamento

Clientes

Pedro consideró necesario diseñar un instrumento para determinar el flujo de los datos en las diferentes áreas de la compañía y esto fue lo que obtuvo:

X X

X

X X

X

X

X

Cuadro 1. Matriz de los datos que se generan por Departamento.

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El cuadro 1, refleja los datos que se generan cuando el cliente realiza un pedido a la compañía, esta información se obtuvo de acuerdo a la información inicial dada por el gerente y por las preguntas realizadas a los usuarios.

Con la información anterior Pedro ha definido el problema y planteado los objetivos del mismo:

Definición del Problema E l s e r v i c i o q u e p r e s t a A L FA COMPUTADORES LTDA, no es ágil en los tiempos de entrega de los pedidos a los clientes.

Por tanto consideró fundamental el desarrollo de un sistemas de información que tuviese los siguientes objetivos: Objetivos del Sistema •Permitir que el cliente ingrese su pedido a través de un servicio Web, de tal forma que quede registrado y se procese inmediatamente, generando la cotización correspondiente y facilitándole el pago inmediato a través de la misma página, expidiendo la factura electrónica correspondiente. •Actualizar las bases de datos de almacenes de manera contante para verificar existencias. •Crear una base de datos de proveedores en el sistema con permisos para consultar los pedidos asignados a cada uno de ellos de manera que suplan inmediatamente los faltantes. Pedro ha diseñado un Diagrama de Flujo de Datos del sistema actual:

Pedido de computadoras

CLIENTE

PROVEEDOR Ventas de computadoras

Pedidos facturas

SISTEMA DE COMPRA - VENTA DE EQUIPOS DE COMPUTO

Reporte de compra y ventas

ADMINISTRACIÓN

AREA DE CONTABILIDAD

ventas

CLIENTE

Diagrama 3. Diagrama de Datos –DFD- de nivel 0, Sistema de Información ALFA COMPUTADORES LTDA.

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En el Diagrama se observa la estructura del Diagrama de Flujo de Datos -DFD- de nivel 0, en el cual se muestra el Sistema de Información de la empresa de manera general. Las entidades externas; CLIENTE: entidad que captura los pedidos que realizan los clientes de la compañía, PROVEEDOR: entidad que recibe datos del Sistema de compra-venta, respecto a los pedidos de equipos de computo y entrega datos al sistema, de los equipos que puede proveer, AREA DE CONTABILIDAD: Entidad que recibe los datos de pedido para generar la factura del cliente, ADMINISTRACION: Entidad que recibe los reportes de venta de equipos de computo, provenientes del sistema. Los flujos de datos del sistema con sus funciones; Pedidos: lleva los datos del

pedido del cliente al sistema de compra-venta, Pedido de computadoras: lleva los datos de pedido para los proveedores de los equipos de computo, Ventas de computadoras: conduce los datos de venta que genera el proveedor al sistema de compra-venta, Facturas: conduce los datos que genera el sistema de compra y venta al área de contabilidad, Ventas: conduce los datos de la venta generados del sistema compra-venta de quipos de computo al cliente, Reporte de compra y ventas: conduce los datos del reporte de ventas de quipos de computo generados del sistema de compra-venta a la administración de la organización. Pedro ha desglosado el DFD con mayor detalle: el SISTEMA DE COMPRA-VENTA DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO.

CLIENTE

Pedido recibido

PROVEEDOR Pedido de computadoras

Pedidos

1. Registro de pedido 2. Comprobación de pedido

Solicitud de stock Información de inventario

Venta de computadoras

3. Registro de Computadoras

A1 ALMACEN

Facturas

Área de contabilidad

Entrega pedido

4. Proceso de Venta

Confirmación de pedidos

A2 PEDIDOS

Pedido confirmado Reporte Venta

Venta

CLIENTE

ADMINISTRACIÓN

Diagrama 4. DFD desglosado en procesos del Sistema de Información de ALFA COMPUTADORES LTDA.

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En el Diagrama 4, Pedro representa el: Proceso1. Registro de pedido, se encarga de capturar el pedido del cliente para pasarlo a comprobación. El Proceso 2. Comprobación de pedido, recibe el registro del pedido, solicita información del stock de equipos de computo al ALMACÉN y tramita pedido con el proveedor. El Proceso 3. Registro de computadoras, recepción y registra el pedido del proveedor correspondiente, pasa los datos al área de contabilidad para que se generen las facturas y entrega los datos del pedido al proceso de venta. El Proceso 4. Proceso de venta, recibe el registro de compra de computadores de acuerdo al pedido del cliente, verifica los pedidos pendientes, procesa los datos de la venta y entrega al

CLIENTE

cliente y genera el reporte de ventas para la administración. ALMACÉN es la Base de datos que contiene las existencias de equipos de computo (stock de inventario). PEDIDOS es la base de datos que contiene los pedidos pendientes de entrega. La descripción del diagrama anterior muestra cómo se pueden eliminar los procesos de comprobación de pedido y el registro de computadores al implementar la página Web, donde inmediatamente el sistema consultaría los almacenes y le colocaría el pedido al proveedor si fuera necesario, además la generación de la factura actualiza de manera inmediata el área contable. El diagrama DFD del sistema propuesto sería:

Solicitud de pedido

1

Factura de pedido

cias

existen

Datos del proveedor

ALMACEN

CONTABILIDAD

REGISTRO DE PEDIDO Da

tos

PROVEEDORES

del

Factura del cliente ped

ido

CONTRATISTA

PEDIDOS

Datos del contratista DATOS CLIENTE

CLIENTES

2 Reporte de venta

REGISTRO DE VENTA

Entrega de pedido

CLIENTE

ADMINISTRACIÓN

Diagrama 5. DFD – Propuesta Sistema de Información de ALFA COMPUTADORES LTDA

El número de procesos se reduce a la mitad al disponer de bases de datos que almacenan la información y de la cual los usuarios del sistema pueden disponer en cualquier momento.

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Pedro debe proceder a realizar el informe final en el cual involucra todas las variables expuestas anteriormente y presentarlo a la gerencia para que tome la decisión respecto a llevar a cabo el proyecto. Especialización en Gestión de Sistemas de Información Gerencial

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Universidad de Cundinamarca Oficina de Educación Virtual y a Distancia 2015

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