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UNIVERSIDAD ESAN PROGRAMA: PADE DE ADMINISTRACIÓN

CURSO: OPERACIONES Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN PROFESOR: MARTIN SANTANA TITULO: CASO 1 – ADUANAS DEL PERÚ

El presente trabajo ha sido realizado de acuerdo a los reglamentos de la UNIVERSIDAD ESAN por

Dominguez Bornas, Claudia

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Hip Leong, Luis Felipe

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López Gonzales, Diana

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Madueño Ochoa, Ana Cristina

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Rivas Luján, Diego

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Surco, 14 de marzo de 2013.

ADUANAS DEL PERÚ

1.- ¿Qué condiciones organizacionales, administrativas y tecnológicas llevaron a Aduanas del Perú a decidir en los anos 90s que era el momento de transformar la organización?

Podemos distinguir las siguientes condiciones que propiciaron el cambio, distribuidas en los 3 niveles: Organización    

En los años 80 era considerada una de las peores aduanas de Latinoamérica debido al desorden interno. No habían procedimientos establecidos por escrito, eran lentos, complicados y no estandarizados. Corrupción generada por el personal. Demasiada discrecionalidad del personal que en su mayoría no contaba con la calificación moral ni técnica.

Administración 

 

 

La ausencia de tecnología generaba un cuello de botella ya que el reconocimiento físico era obligatorio, además que se revisaba la cantidad, calidad y el valor de la totalidad de las mercancías. La participación del personal que cobraba impuestos. Almacenamiento solo se hacía en almacenes de Aduanas, lo que originaba congestión en los almacenes, terminales y depósitos. Los seguros eran caros por la siniestralidad. Poca recaudación de impuestos. Archivos físicos voluminosos que dificultaban el control.

Tecnología 

 

El uso de tecnología en las 22 aduanas operativas era casi nulo, solo se contaba con 12 PC’s pertenecientes al MEF, 6 en el Terminal marítimo y 6 en el Aeropuerto. En provincias no se contaba con ningún equipo de cómputo. No existía un área de desarrollo de sistema aduanero. Transmisión de datos por correo era tradicional e incluso por mensajes radiales.

2.- Describa los diferentes sistemas de información que implementó Aduanas del Perú, ¿qué tipos de sistemas son estos? Podemos distinguir el sistema SIGAD como red principal, y otros 2 sistemas como Teledespacho y Aduanet, como 2 módulos interrelacionados desarrollados posterior al lanzamiento del sistema. SIGAD Sistema que contempló los principales procesos aduaneros, que eran importaciones, exportaciones y manifiesto de carga. Permitió que las operaciones de despacho de exportaciones y de importaciones fueran reducidas a 5 pasos, eliminando la duplicación de tareas. Consideramos que este sistema es transaccional (TPS) debido a las actividades principales contenidas como son la recepción de documentos, digitación, verificación, impresión y notificación. TELEDESPACHO Es un sistema interorganizacional de transmisión y clasificación y validación de información para el despacho aduanero donde todos los agentes involucrados con Aduanas se encuentran interconectados. Este sistema permitía que mientras la mercadería se encontraba en algún punto del proceso (lugar de origen, ruta o almacén), se podía validar la documentación respectiva y pagar los tributos correspondientes. Del mismo modo, este sistema también se encontraría dentro del tipo TPS, debido a las características antes mencionadas. ADUANET Es una extranet que permite el servicio de monitoreo, seguimiento de procesos, de transacciones, y de acceso a estadísticas. Todo esto realizado a través de una página web alimentada por el sistema de Teledespacho. Permite a los clientes verificar los estatus de sus mercaderías de manera directa, sin comunicarse con Aduanas. En este caso, identificamos características de los sistemas de inteligencia de negocios (BIS), ya que el sistema provee de información organizada a los usuarios y se enfoca en el monitoreo de todo el proceso. 3.- Explique en qué forma cada uno de estos sistemas ayudó a Aduanas del Perú a estandarizar sus procesos de negocios y mejorar su toma de decisiones. SIGAD Durante en el plan piloto AIDA, se determinó que todos los procedimientos aduaneros fueran formalizados y fijados por escrito. Esto permitió que en las 22 oficinas aduaneras a nivel nacional los procedimientos se respetaran y no sufrieran ninguna variación originada por la discrecionalidad del personal.

Se logró la reducción de la “línea de producción” a solo 5 pasos, lo cual sirvió de modelo para el desarrollo del sistema de información. Teledespacho Permitió la validación de documentación de la mercadería en línea, las 24 horas del día, con parámetros establecidos a nivel nacional. El ciclo del Teledespacho, es decir el envío de información, validación y recepción de la contestación, se pudo llevar a cabo en 8 minutos. Lo que permitió esta estandarización fue la eliminación de tareas repetitivas y las posibilidades de error humano, que el agente de aduanas hiciera parte del trabajo en su propia oficina y enviara la información por medios electrónicos a Aduanas. Además, gracias a la validez de los documentos electrónicos, se estableció “la aduana sin papeles”. Aduanet La implementación de Aduanet estableció una plataforma única de consulta para una mayor cantidad de usuarios además de los agentes aduaneros. Como consecuencia, facilitó la comunicación con los clientes, quienes tuvieron acceso a la base de datos de Aduanas por medio de internet. Los propietarios de las mercaderías podían conocer en tiempo real las operaciones y verificar si se habían cumplido con los tributos correspondientes.

4.- Evalúe el rol de esos sistemas en el logro de los objetivos estratégicos siguientes: a) Excelencia operativa Dentro de este aspecto podemos distinguir la mejora de la eficiencia en las operaciones debido a la sistematización de procesos y uso de nuevos sistemas informativos, además de la reducción de los tiempos en los procesos interrelacionados. Esto contribuyó a la reducción de costos y al mismo tiempo al mejor desempeño de la empresa, es decir, una mayor rentabilidad. Cabe mencionar también la reducción de personal y tareas innecesarios, que aportó a la mejora de los despachos aduaneros y disminución de costos de comercio exterior.

b) Desarrollo de nuevos servicios Son ejemplos básicos de desarrollo de nuevos productos y servicios, los sistemas implementados como los módulos de importaciones y exportaciones, además del Teledespacho y Aduanet, que ayudaron a todos los procesos internos de servicio y despacho mencionados anteriormente.

c) Buenas relaciones con clientes Los sistemas implementados permitieron que los clientes y agentes de aduanas estén satisfechos con las herramientas que tenían a la mano, como los sistemas en línea de monitoreo y seguimiento. Asimismo, es importante mencionar que luego del reordenamiento, las Aduanas del Perú fueron considerados un modelo a seguir a nivel

internacional, esto sin duda aportó a la solidificación de imagen corporativa y por lo tanto a fortalecer las relaciones con los clientes, quienes depositaban la confianza en esta empresa.

CONCLUSIONES 1. Implementar un sistema de información es un proceso largo y engorroso, además de costoso. Se necesita la voluntad plena de los gerentes de la empresa para poder implementarlo. 2. Un sistema integra información crucial a tiempo real, controla la seguridad de los accesos a ésta y evita la información duplicada e inconsistencia de datos. 3. A pesar del costo que implica el desarrollo de un sistema de información, este proceso de hace necesario para ayudar en el futuro a la reducción de tiempos y costos en las operaciones, además del uso del personal estrictamente necesario. 4. Es importante seleccionar adecuadamente el sistema de información para que los datos recabados de la empresa arrojen la información necesaria y correcta para la toma de decisiones. 5.

Es una buena alternativa que el sistema seleccionado se adapte a las necesidades de la empresa y sea flexible de manera que a lo largo del tiempo se puedan acoplar otros módulos y plataformas que cumplan con los requerimientos de la empresa.