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Actividad evaluativa eje 3

Proceso administrativo Copla Group S.A.S

(Grupo 205)

Contexto y desarrollo organizacional

Mercedes Yojana Jiménez Camargo

Septiembre 2019

Fundación Universitaria del Área Andina

Profesor: Luis Eduardo Granados

Bogotá, D.C. Colombia

Tabla de contenido Introducción........................................................................................................................5 Objetivos.................................................................................................................................6 Descripción de la empresa......................................................................................................7 Reseña histórica Copla Group S.A.S..................................................................................7 Misión.............................................................................................................................7 Visión..............................................................................................................................8 Política Corporativa........................................................................................................8 Actividad económica..........................................................................................................9 Línea de tiempo Copla Group S.A.S....................................................................................10 ..............................................................................................................................................10 Jerarquía administrativa....................................................................................................11 ..........................................................................................................................................12 Análisis del proceso administrativo..................................................................................16 Dirección..........................................................................................................................16 Planificación.....................................................................................................................17 Organización.....................................................................................................................17 Conclusiones.....................................................................................................................18 Referencias.......................................................................................................................19

Tabla de ilustraciones

Ilustración 1: Proceso RRHH...............................................................................................11 Ilustración 2: Proceso Financiero.........................................................................................12 Ilustración 3: Proceso logístico.............................................................................................13 Ilustración 4: Proceso Comercial..........................................................................................14

Introducción El presente trabajo hace referencia a la aplicación de los conocimientos adquiridos durante el curso del presente eje, en un ejercicio práctico, que permita identificar como la empresa Copla Group lleva a cabo el proceso administrativo. En la primera parte, se hizo una breve descripción de la empresa y todos sus proyectos visiónales como el establecimiento de objetivos, análisis de la empresa a través de una línea de tiempo, Determinaremos su jerarquía administrativa, así como la forma en que la empresa desarrolla sus procesos administrativos analizados desde el ciclo PHVA. Abordamos el tema de la Organización en donde de igual forma se desarrolla la estructura organizacional de la empresa, tomando en cuenta los departamentos y personal que integrarán dicho organismo, además los elementos y personal necesarios para que la empresa pueda prestar unos servicios de calidad en control de plagas, establecimiento de capacitaciones, sueldos, y requisitos indispensables para la contratación de los mismos. De igual forma al finalizar se hará un análisis en donde la etapa de la Dirección es aplicada a la empresa, se tocan temas como la importancia de una buena planeación, control, dirección y organización, como mecanismos para la prestación de servicios de calidad.

Objetivos

I.

Identificar y comprender la importancia de los procesos administrativos dentro de la empresa objeto de estudio.

II. III.

Explicar mediante esquemas los procesos administrativos y cada área que lo compone. Estudiar el crecimiento organizacional que la empresa ha venido desarrollando durante la línea de tiempo y como ha ido evolucionando y mejorando su proceso administrativo.

Descripción de la empresa

Imagen 1: Logo Copla Group Fuente: www.coplagroup.com

Reseña histórica Copla Group S.A.S Control Técnico de Plagas Limitada “COPLA LTDA”, es una empresa de prestación de Servicios de Fumigación, que fue fundada en 1.984 por el señor LUIS FERNANDO RUEDA RUEDA y la señora NORA GÓMEZ DE RUEDA.(Recuperado de: Mgc-001 Manual Del Sgi Copla Group Sas)

Misión COPLA GROUP S.A.S. provee soluciones en manejo y control integrado de plagas, desinfección y aseo, al sector industrial, empresarial y portuario, brindando servicios de primera calidad; mejorando las condiciones sanitarias en las instalaciones de nuestros clientes, apoyados en una adecuada infraestructura y un equipo humano calificado que nos distingue y nos enorgullece. (Recuperado de: Mgc-001 Manual Del Sgi Copla Group Sas)

Visión COPLA GROUP S.A.S. está comprometida para el año 2020 en ser una organización que llegue a representar la mejor opción en el manejo y control integral de plagas en Colombia, brindando la mayor calidad y efectividad en el servicio a un precio competitivo, sustentado en el profesionalismo, motivación y comportamiento ético, que nos permita crecer y buscar una mejor calidad de vida para nuestros empleados, cuidando el medio ambiente. (Recuperado de: Mgc-001 Manual Del Sgi Copla Group Sas)

Política Corporativa Es compromiso de COPLA GROUP S.A.S. brindar soluciones en prevención y manejo integrado de plagas, desinfección y aseo de óptima calidad, contribuir a la conservación del medio ambiente y fomentar en nuestros trabajadores y contratistas un comportamiento seguro para la prevención de accidentes, enfermedades laborales y daño a la propiedad aumentando permanentemente sus competencias.

Para la gestión integrada de todos nuestros procesos Identificamos los peligros, evaluamos y valoramos los riesgos, estableciendo los respectivos controles; Cumplimos la legislación nacional vigente aplicable en materia de riesgos laborales y medio ambiente, además de otros requisitos exigidos por nuestros clientes; garantizamos la transparencia y legalidad de nuestras operaciones, aplicando controles que eviten el desarrollo de actividades ilícitas; para todo esto contamos con el respaldo, liderazgo y apoyo económico de la gerencia. (Recuperado de: Mgc-001 Manual Del Sgi Copla Group Sas)

Actividad económica Copla Group S.A.S, pertenece al sector terciario, tiene participación bajo la modalidad de prestación de servicios en control de plagas.

CIIU. 8129 Otras actividades de limpieza de edificios e instalaciones industriales1.

Las actividades de desinfección y exterminación de plagas y roedores, en edificios, fabricas, plantas industriales, trenes, buques, entre otros.

1

CIIU Rev. 4 A.C. Revisión 4 adaptada para Colombia Clasificación industrial internacional uniforme de todas las actividades económicas. Recuperado de: https://www.dane.gov.co/files/nomenclaturas/CIIU_Rev4ac.pdf

Línea de tiempo Copla Group S.A.S

Copla Group en fundada por el señor Fernando Rueda y Nora Gómez en 1984.

La empresa se constituyó como una sociedad limitada con un aporte inicial de $7.000.000, (1987)

La empresa se ubica inicialmente en el centro de la ciudad, calle 33 No. 45 C 35 (1988)

La empresa fue creciendo y consolidándose en la Región Caribe, abriendo en el año 1993 una nueva sucursal en Cartagena.

1984-1993

En el año de 1.998 la empresa reubico su instalación modernizándola y dándole una mejor adecuación, ubicándonos en el sector industrial de la ciudad, calle 70 No. 70 – 10.

En el año 2.003 “COPLA LTDA” fue cedida al Señor DIEGO RUEDA GÓMEZ y a su hermana DIANA RUEDA GOMEZ, quienes hicieron 1993-2003 cambio de la razón social y del tipo de sociedad, tomando el nombre de “COPLA GROUP SAS”

2013-2019 1993-2003

Para finales del año 2009 la compañía fue creciendo tanto en personal como en clientes y se decidió buscar instalaciones más grandes y a finales del año 2008 se trasladó a las instalaciones donde estamos ubicados actualmente en la carrera 21B No 52 – 33

La empresa siguió expandiendo su capacidad operativa, abriendo en Bogotá una nueva sede a comienzo del 2013.

2003-2013

En 2015 empieza una nueva reestructuración en su infraestructura física, ampliando sus instalaciones a dos pisos y reorganizando nuevas áreas para la mejora delos procesos.

Copla se gana licitaciones importantes como el prestar servicios a todas las tiendas aras a nivel nacional y un contrato jugoso con Drummond lo que obliga la compañía abrir otras sedes en la loma cesar, Bucaramanga y Cali. (2016)

Implementación de nuevas tecnologías en sus servicios como SAP para su gestión documental, Portal web e implementación de Drones en la prestación de sus servicios (2018-2019)

2013-2015

Jerarquía administrativa

Gerente General

Comercial

Director Nacional de Operaciones

Coordinacion nacional Coordinador de Operaciones y Supervisor Sedes

Seguimiento

Almacen

Supervisor

Director SGI

Analista de operaciones

Programacion

Asistente SGI

Director SSTA

Talento Humano

Asistente de nomina

Supervisor SSTA

Director Finaciero

Coordinacion administrativo

Facturacion

Asistente contable

Auxiliar de Cartera y Tesorería

Asistente de Compras

Proceso del área de RR. HH

Ilustración 1: Proceso RRHH. Fuente: Diseño propio

Proceso Financiero

Ilustración 2: Proceso Financiero. Fuente: Diseño propio

Proceso logístico

Ilustración 3: Proceso logístico. Fuente: Diseño propio

Proceso Comercial

Ilustración 4: Proceso Comercial. Fuente: Diseño Propio

Análisis del proceso administrativo Dirección. la Gran parte del esfuerzo en materia de formación de Copla Group se dirige también hacia el personal de cada área y de cada sede, mediante la organización constante de capacitaciones y talleres de entrenamiento de tipo empresarial, cultural e intelectual. La Integración, Motivación son pilares para su crecimiento y la empresa contrata personal capacitado y le da la oportunidad a personal bachilleres para ingresen como técnicos en

control de plagas, promueve programas de escalafonamientos e incentiva al personal a través de racionamientos de tipo, económico y esparcimiento. Los directivos encargados de verificar a través de sus indicadores en este caso (director operativo, financiero, sgi y ssta), el cumplimiento de sus respectivos objetivos; de esta manera se muestra el seguimiento que se hace a cada trabajador. Así mismo se encargan de brindar información. No solo eso sino también evalúan para ver cuál es el avance de cada área y como es su desempeño en dicho cargo.

Control. En Copla Group el control de calidad en sus servicios es fundamental, el proceso inicia desde la elección de sus proveedores, buscando aquellos cumplan con un proceso de selección, políticas y requisitos estándares de calidad de la compañía. Los químicos e insumos deben cumplir con lo requerido por entes de salud, para que estos cumplan con la calidad requerida, siguen unos rigurosos procesos de selección para que, a la hora de prestar los servicios, estos cumplan con la calidad requerida por el cliente. Es aquí donde las áreas de compras, financiera y logística juegan un papel importante en la selección de los proveedores que cumplan con los estándares de calidad y con el cumplimiento de entrega y logística necesaria.

Planificación El objetivo primordial de la planificación del servicio de control de plagas es definir, negociar y monitorizar la calidad de los servicios prestados. Si los servicios no se adecuan

a las necesidades del cliente, la calidad de los mismos es deficiente o sus costes son desproporcionados, tendremos clientes insatisfechos y la organización para la prestación de los mismos el área de programación será responsable de las consecuencias que se deriven de ello. Es por ello que este proceso entrar en juego la participación de las áreas comerciales, programación y seguimiento, para que la prestación de los servicios sea de alta calidad, no solo en la parte operacional sino también documenta y servicio postventa.

Organización El área operativa se encarga de la asignación de los turnos y rutas de los técnicos con la función principal de la organizar, disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y financieros para la prestación de los servicios. Logrando así de esta manera una logística eficiente que cumpla con las exigencias y estándares de calidad interna y los clientes.

Conclusiones

A. Copla Group ha basado su desarrollo y crecimiento en cuatro pilares fundamentales que a permitido que se posicione como una de las mejores opciones en control de plagas en el caribe colombianos, dando alcance a los objetivos planteando en su visión, caracterizándose con la calidad, el servicio, la atención al cliente, y el valor de sus innovaciones tecnológicas en los controles de plagas, que permiten ofrecer una experiencia única a sus clientes.

B. Copla Group no solo intenta revolucionar el mercado de control de plagas con la aplicación de nuevas tecnologías si no también estandariza los procesos en cada una de de sus sedes que le permite estar siempre la a la vanguardia y enfocado hacia un mismo objetivo empresarial. C. Cada proceso de Copla Group tiene objetivos y metas planteadas que son medidas a través de los indicadores, los cuales son evaluados en las revisiones gerenciales para lograr plantear estrategias que contribuyan a la mejora y sostenibilidad de cada uno de sus procesos. D. Por medio de este trabajo se comprendió la importancia de la implementación de los procesos administrativos, la planificación, organización, dirección y control de cada uno de los procesos y micro procesos que componen a una empresa

Referencias

CIIU Rev. 4 A.C. Revisión 4 adaptada para Colombia Clasificación industrial internacional uniforme de todas las actividades económicas. Recuperado el (24 de septiembre de 2019) de: https://www.dane.gov.co/files/nomenclaturas/CIIU_Rev4ac.pdf

Monografías plus. El Proceso Administrativo Según Fayol Adm. Industrial. Recuperado el (27 de septiembre de 2019) de: https://www.monografias.com/docs/El-ProcesoAdministrativo-Segun-Fayol-Adm-Industrial-FK282YTPJ8UNY

Gestiopolis. Fases del proceso administrativo. Recuperado el (27 de septiembre de 2019) De: https://www.gestiopolis.com/fases-del-proceso-administrativo/

Cadena, R. (s.f.). Teoría organizacional y habilidades gerenciales; Eje 3 Analicemos la situacion. Universidad del Area Andina

Copla group S.A.S. (2019). Mgc-001 Manual Del Sgi Copla Group Sas. Barranquilla, Colombia: