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• Manrique Carlos

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Actividad de aprendizaje 3: Evaluar procedimientos y herramientas que permitan tomar mejores decisiones, de acuerdo con la estructura organizacional. En las empresas se presentan problemas de manera frecuente debido a múltiples causas que los originan. Las alternativas de solución a generar también pueden ser varias. La responsabilidad, generalmente, recae sobre la gerencia, quien debe establecer los procedimientos adecuados para tomar la decisión. En la anterior actividad, se estudiaron algunas herramientas que pueden ser funcionales a la hora de analizar el contexto del problema presentado. Pero, ¿cuál es la metodología apropiada para utilizar en la empresa? ¿Qué herramientas documentales o digitales se deben de manejar para dar solución a esos problemas? Si se presentan varias alternativas de solución, ¿qué método de evaluación se debe manejar para su respectiva selección? ¿Qué tipo de comunicación se debe emplear para transmitir el mensaje a los colaboradores de la organización? Interrogantes a contestar antes de tomar una decisión. De acuerdo con el texto anterior y lo aprendido en esta actividad de aprendizaje, escoja tres problemas empresariales que se hayan presentado en la organización que usted labora o en una seleccionada. A continuación elabore un informe que contenga el desarrollo de los siguientes puntos: PROBLEMAS PRESENTADOS EN INNOVA COLOMBIA SAS 1) Documentos de créditos sin actualizar más de 5 años, sin realizar estudios de riesgo 2) Créditos mayores de 50 millones en adelante, sin Garantías reales 3) Cheques devueltos sin hacerse seguimiento para recuperar ese dinero. 1. Determine el método o procedimiento (relacionado con el uso de herramientas cualitativas y cuantitativas) que la empresa ha utilizado para determinar las causas que han conllevado a ese problema. Documentos de créditos sin actualizar más de 5 años, sin realizar estudios de riesgo Créditos mayores de 50 millones en adelante, sin Garantías reales RTA: Para estos ambos problemas, se realizó un indicador de gestión, que fue autorizado por la Gerencia General para realizar una campaña donde el área comercial consiguiera la documentación actualizada y con garantías reales, para nuevamente realizar estudios de créditos, que avale si es cupo y el comportamiento de pago si aprobado o se aumenta o se disminuye. Para este Indicador de Gestión es alimentado por otro formato que se llama diagnóstico de clientes, donde está toda la base de datos de los cliente con las fecha de inicio de su primera compra. De ahí se agregan columnas donde especifica que documentación se tiene de cada uno actualizada, que debe ser toda completada según las

políticas de la compañía debe cumplir con la documentación y a la vez se les solicita garantías reales a los que tienen cupos desde 10 millones en adelante. Del formato diagnóstico de clientes se hace un DOFA para determinar las debilidades, oportunidades, fortalezas, y amenazas, y de ahí se elabora un análisis (No clientes de contados, No clientes de créditos, por volumen de venta, por su fidelidad, se clasifica por tipo de cliente, quienes tienen o no garantías, quienes se les ha consultado a centrales de riesgo, documentación financiera, declaraciones de renta y demás variables. Cheques devueltos sin hacerse seguimiento para recuperar ese dinero Para este problema se diseña un formato especial para su respectivo seguimiento y control de cheques devueltos y se hace un procedimiento para que la persona que responde con esta responsabilidad, se le hace la divulgación del procedimiento donde firma formato que fue capacitado y recibió los cheque que se tenían en el momento para empezar a realizar todo el tramite como lo indica el procedimiento de cheques devueltos.

2. Defina cuál es el método o procedimiento para establecer las alternativas de solución propuestas por la empresa a los problemas identificados. Lineamientos área de cartera

Funciones del área de cartera.  Elaborar informes que reflejen los estados de la cartera  Manejar las relaciones con las demás áreas de la compañía  Prestar servicio al cliente en el manejo del crédito, plazos, consecuencias del pago irregular  Elaborar informes a las centrales de riesgo Controlar los pagos que se pacten con los clientes  Elaborar la programación de actividades que tengan interrelación con las demás áreas  Trasladar oportunamente las obligaciones en mora para su cobro jurídico Controlar estadísticamente la cartera, tanto vigente como vencida

Documentos de créditos sin actualizar más de 5 años, sin realizar estudios de riesgo Créditos mayores de 50 millones en adelante, sin Garantías reales Indicador de Gestión (Semáforo)

MATRIZ D.O.F.A. CONSOLIDADA DEBILIDADES

OPORTUNIDADES

Dentro de la actualización de la documentación que se realizó iniciando desde octubre 2018 quedo un porcentaje de pendiente entre el canal institucional de 42% y del canal distribución el 63% clientes que no entregaron documentos. Falta de concientizar al área comercial para los saldos que están quedando en la cartera que debe hacerse conciliaciones Los indicadores de análisis financieros que se estaban presentando desde noviembre 2018 a la Gerencia General, algunos no eran viables por ser comercial

Continuar con la actualización de documentos con los que quedaron pendiente entre el mes de abril 2019, ya que todas las empresas tienen estados financieros y declaración de renta del año 2018, se están realizando conciliaciones con los clientes en la que se identifican como está la cartera del cliente, Con los nuevos indicadores de liquidez estamos evaluando todos los clientes que nos han llegado de las actualizaciones de documentación,

FORTALEZAS

AMENAZAS

Existe un alto riesgo con los clientes que no han actualizado Disposición, conocimiento por que no se conoce la y compromiso del situación financiera actual, que personal puede acarrear a clientes que pasen a ley 1116 o que están en pasar a quiebra De no conciliar las cuentas y no haber una solución inmediata del comercial con sus saldos se generan a perder la trazabilidad y no llegar a la recuperación El área de cartera no debe ya existe unos indicadores pasar un estudio de crédito, si de liquidez que impacta la documentación no está en darnos saber cómo completa, con su análisis esta financieramente el financiero a la Gerencia cliente General. Ya comité de cartera y buena comunicación con el área comercial

Análisis Estadístico

INNOVA COLOMBIA SAS Diagnóstico de documentación de crédito contados crédito total inactivos total base de datos

752 643 96 1491

Comportamiento total inactivos base de 7% datos de … credito contados 43% 50%

Por tamaño ( Por volumen de ventas) Grandes

medianos pequeños

100 millones en adelante menos de 100 millones hasta 21 millones menor de 20 millones

total clientes de crédito

contados

199

credito

Por tamaño del cliente 29%

31%

258 186 643

total inactivos

Grandes 40%

medianos pequeños

FIDELIDAD ( EDAD)

Fidelidad

de 1 año a 5 años de 1 año a 5 años

594

de 6 meses a 11 meses

24

de 0 a 5 meses Total cliente por edad en la compañía

25

4% 4% de 6 meses a 11 meses

92%

de 0 a 5 meses

643

Cheques devueltos sin hacerse seguimiento para recuperar ese dinero Formato seguimiento y control de cheques devueltos INNOVA COLOMBIA SAS

SEGUIMIENTO CHEQUES DEVUELTOS

Código: PR-AD-FR-025

Fecha de recibido

cliente

código

TECNOINSTRUMENTACION 19/05/2015

30/07/2015

7122 TECNOINSTRUMENTACION

7122

INTERCONTINENTAL PACK SAS 23/10/2015

vendedor YUDI SANDOVAL ESQUIVEL YUDI SANDOVAL ESQUIVEL

fecha devolución

CH.Nº

valor

7417

causal

19/12/2014

401560

$ 7.095.323,00

2

11/12/2014

401558

$ 7.095.323,00

2

LILIBETH MARTINEZ

DEPOSITO DE DROGAS TORRES 10/11/2015

2010

Versión: 01

2Y8Y 25 23/02/2015

1318404

$ 3.935.000,00

28/11/2014

772480

$ 4.182.666,00

CRISTINA OSPINA 4055

2

GESTIÓN COMERCIAL se radica demanda con pagare y cheque protestado

se radica demanda con pagare y cheque protestado Cliente no confirma fecha de pago y no volvió a realizar pagos

GESTIÓN SEMANA 1

ABOGADO

ABOGADO

ABOGADO

Procedimiento cheques devueltos Se elabora una bitácora de cheques devueltos; que consiste en facilitar la identificación del dueño del cheque, ya que muchas veces cuando se presentan cheques devueltos por valores cerrados, es muy difícil la identificación. El procedimiento para la elaboración de la bitácora fue, tomar las bitácoras ya existentes de los últimos 6 meses, analizar por oficina y por los clientes con que recurrentemente se le devuelven la mayoría de los cheques, esto en base al banco Bogotá y Bancolombia que son los bancos que más presentan devoluciones. Logrando así, una bitácora por oficinas Centrales en cada región del país, en las cuales se encuentran los nombres de los clientes posibles dueños del cheque devuelto de esta manera se estará minimizando la lista de clientes a tan solo unos cuantos que cuentan con mayor historial en devolución de cheques. Por ultimo cada oficina realizara la gestión, seguimiento y control para la pronta recuperación de este recaudo 3. Identifique cuál fue el impacto en la empresa de la estrategia o decisión tomada frente a los tres problemas mencionados (definir impactos positivos y negativos).

TIPO DE IMPACTO NEGATIVO

PROBLEMA

POSITIVO

Documentos de créditos sin actualizar más de 5 años, sin realizar estudios de riesgo

Al tener toda la documentación como lo indica la política de la empresa, se hace un nuevo estudio de crédito y la ayuda como responsable del área a identificar si el cliente es viable o no al crédito que tiene esto ayuda a disminuir el riesgo crediticio.

Créditos mayores de 50 millones en adelante, sin Garantías reales

Con garantías como (cheques pos fechados, que la empresa tenga su activos sin endeudamientos como bienes raíces, maquinaria, equipos, autos, etc.) esto ayuda respaldar en el caso de llegar a un proceso pre jurídico o jurídico) Con un formato de gestión, seguimiento y control se Cheques toman rápidamente decisiones para la recuperación devueltos sin de estos dineros ya que nos da mucha información de hacerse lo que está pasando con cada cliente que tiene un seguimiento para cheque devuelto y a la vez nos hace saber si es un recuperar ese cliente repetitivo ya que con esta bitácora nos genera dinero un histórico de comportamiento.

Sin haber una actualización de documentos de los créditos de los clientes, se están aprobando pedidos a ciegas sin conocer si el cliente no pueda pagar más adelante ya que no hay estados financieros, aferencias comerciales para identificar su situación económica ya que puede está en proceso de liquidación o peor en quiebra. Sin tener garantías el riesgo es alto ya que puede perder el 100% del capital

De no tener un formato donde quede la gestión el seguimiento y control con los cheques devueltos estos dineros se puede llegar a perder por no haber una reacción de toma de decisión pronta.

4. Desde su conocimiento presente una propuesta sobre cómo la empresa debería realizar el procedimiento de toma de decisiones. Para ello puede realizar un diagrama de flujo o enunciar las actividades secuencialmente. Dicho procedimiento debe estar basado en la selección de la mejor decisión para empresa, de acuerdo con su estructura organizacional.

5. Escriba una recomendación para comunicar las soluciones o decisiones tomadas en el interior de la organización. 1. Separar la estrategia de las operaciones o las decisiones que afectan de forma profunda y decisiva al futuro de toda la empresa, de las decisiones que se refieren al día a día, más habituales y rutinarias: compra de materiales, confirmación de pedidos, fabricación de órdenes de producción, etc. Demasiadas veces lo que empieza como una revisión de la estrategia acaba como discusión sobre las operaciones. Con lo cual no se termina nunca de tomar esas importantes decisiones en las condiciones adecuadas. 2. Centrar las reuniones, sobre todo, en las decisiones no en la discusión. Envía por anticipado toda la información posible a los asistentes, para leerla antes de la reunión, y avisar y explicar con claridad sobre qué asuntos concretos se va a tomar decisiones. Establecer para cada punto del orden del día, qué temas son informativos, cuáles son a debatir – porque quizá quieres escuchar el punto de vista de cada uno de los asistentes y cuáles son para decidir. 3. Priorizar las cuestiones de mayor valor, que resulten clave para el éxito. Una forma de hacerlo es revisando la arquitectura de decisiones de la empresa: una lista de las decisiones clave, detectadas en cada paso de la cadena de valor del negocio. Utilizar una sencilla herramienta del Business, para revisar el modelo de negocio y analizar qué decisiones resultan clave en cada uno de los bloques. Esas serán las cuestiones de mayor valor para el negocio. Y estas decisiones que, por su importancia, se deberán tomar siempre en fecha y con la energía y recursos necesarios, para evitar que queden desplazadas por otras decisiones más urgentes pero menos importantes. 4. Mover las cosas de la agenda. Ir resolviendo y cerrando cosas y así ir quitando de la agenda o calendario. Para tener la sensación de estar cumpliendo. Siempre avanzando y no aplazando tareas. 5. Demanda a los colaboradores opciones realistas para cada una de las grandes decisiones. Evitar estar perdiendo el tiempo con opciones absurdas, imposibles o no realistas. Se debe fomentar entre los colaboradores una cultura de confianza, honestidad y visión compartida. 6. Incorporar un lenguaje común para las decisiones. Desarrollar normas, procedimientos, instructivos, políticas, objetivos, reglas o criterios que permitan tomar decisiones más rápidas. 7. Comprometerse con las decisiones tomadas. Explicar a la gente, sobre todo a las personas involucradas, por qué se han tomado las decisiones y ofrece r incentivos para su cumplimiento. Hacer que sean sencillo comprobar, más tarde, si se han seguido los comportamientos adecuados. Resumir los compromisos que se adoptaron en las reuniones y hacer seguimiento de cada uno de ellos con fechas de vencimiento. Esos compromisos serán lo primero que se deberán revisar en la próxima reunión. En resumen, nunca es fácil tomar decisiones o, al menos, ciertas decisiones, pero es mucho más peligroso aún no tomarlas o hacerlo de forma frívola e irreflexiva.

6. Dé respuesta a los interrogantes planteados en la actividad de reflexión Reconocer la importancia de utilizar procedimientos y herramientas para la toma de decisiones y solución de problemas en las mipymes. Cuando se toman decisiones en las empresas éstas deben de cumplir con ciertas características, ya que de esto depende en muchas ocasiones el éxito o fracaso de la organización, podemos mencionar entre otras: -Oportunas -Rápidas -Informadas -Efectivas - Eficientes (en uso de recursos) Para que una empresa tenga éxito es imprescindible hacer uso de cada una de las herramientas que nos brinda la tecnología. Ya que el hacer uso de éstas nos permite una mejora continua y tomar de decisiones certeras, que harán una diferencia favorable en las empresas. Lo más impresionante es que no importa el giro de la empresa, las tecnologías de la información nos ayudan a recolectar, procesar y almacenar datos sobre los procesos que se realizan día a día en la empresa y generan un conocimiento el cuál será que nos lleve a tomar las decisiones correctas en cualquier área de la organización.