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PROCESOS ADMINISTRATIVOS

LAURA MELISA VALDERRAMA GONZALEZ JUAN CAMILO TRUJILLO VENEGAS MARIA ISABEL VARGAS MORA DANIELA ALEJANDRA ESPITIA

NRC 21109 TERCER SEMESTRE CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS IBAGUÉ-TOLIMA 2020

ACTIVIDAD EVALUATIVA 7 PRIMERA PARTE INFORME DE CONSULTORÍA SOBRE CONTROL

LAURA MELISA VALDERRAMA GONZALEZ -ID 727829 JUAN CAMILO TRUJILLO VANEGAS –ID 602806 MARIA ISABEL VARGAS MORA –ID 728117 DANIELA ALEJANDRA ESPITIA-ID 723452

TUTOR ANGELICA MARÍA MONCALEANO RODRIGUEZ

PROCESOS ADMINISTRATIVOS TERCER SEMESTRE CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS IBAGUÉ-TOLIMA 2020

INTRODUCCIÓN

En el siguiente informe hablaremos sobre el control administrativo, así como también estudiaremos y se dará a conocer algunos conceptos básicos y los diferentes tipos que encontramos al hacer el estudio, y es de suma importancia que empresarios

emprendedores y líderes tengan conocimiento de estas herramientas y las implementen en sus organizaciones. En el siguiente informe hablaremos sobre el control administrativo, así como también estudiaremos y se dará a conocer algunos conceptos básicos y los

diferentes tipos que encontramos al hacer el estudio, y es de suma importancia que empresarios emprendedores y líderes tengan conocimiento de estas herramientas y las implementen en sus organizaciones. En el siguiente informe hablaremos sobre el

control administrativo, así como también estudiaremos y se dará a conocer algunos conceptos básicos y los diferentes tipos que encontramos al hacer el estudio, y es de suma importancia que empresarios emprendedores y líderes tengan conocimiento

de estas herramientas y las implementen en sus organizaciones. En el siguiente informe daremos a conocer conceptos básicos de suma importancia, estudiaremos el control administrativo de la organización y así poder tener conocimiento de estas herramientas y las implementaciones a realizar en la empresa.

SUPERMERCADO MERCARFACIL La empresa que escogimos está ubicada en la ciudad de Ibagué, esta organización está dedicada al comercial de venta al por menor que ofrece bienes de consumo en sistema de autoservicio entre los que se encuentran alimentos, artículos de higiene y limpieza. CONCEPTO CONTROL ADMINISTRATIVO Dentro del proceso de control, seguimiento o evaluación participan todas y cada una de las personas o el talento humano que se encuentra inmerso en la organización, pero en niveles de responsabilidad diferentes los cuales se establecen de acuerdo al cargo que desarrollan dentro de ella. Nos permite alinear los incentivos individuales con los organizacionales para así poder corregir cualquier tipo de desviación o reducir el margen de error y aplicar las correcciones necesarias a las fallas encontradas durante el desarrollo de proceso.

En la

organización

Mercarfacil

se logró

evidenciar

una planeación

estratégica

coordinada en el cual hay unos objetivos establecidos para lograr metas propuestas y seguir siendo competitivos en el mercado para evaluar estos objetivos se maneja el control administrativo el cual es base para retroalimentar las fallas existentes y corregirlas con el fin de cumplir con todos las actividades propuestas.

ANÁLISIS DE LOS ENFOQUES En la actualidad las organizaciones diseñan e implementan sus indicadores de control para antes, durante y después de que un proceso o evento ocurra, estos tipos de control se denominan: Control anticipado o preventivo: se realiza antes de que los procesos o eventos se implementan. Control durante o concurrente: se realiza durante el tiempo en que se está ejecutando una determinada actividad. Control posterior o de retroalimentación: se lleva a cabo sobre las actividades o procesos ya efectuado, también informa sobre la eficacia de los resultados obtenidos. ELEMENTOS DE CONTROL E INTEGRACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Organización: Es primordial que en el proceso de control se comience por tener muy claros los objetivos y las estrategias de organización de forma que el respectivo control se realice sobre su cumplimiento. Establecimiento de estándares: Uno de los pasos primordiales para elaborar el plan, esto varia en detalle y complejidad y puesto que los administradores en general no puede estar vigilando todo, se fijan estándares especiales. Por definición los estándares son simples

criterios de desempeño en los que se ven mediciones para que los administradores puedan ver cómo van las cosas, de forma que no necesiten estar supervisando cada paso en la ejecución de los planes. Resultados: Son indicadores que permiten medir las actividades y en particular, los resultados de las acciones realizadas, considerando aspectos como: que es exactamente lo que se quiere medir y como se medirá, cada cuanto se mide y cuál es la fuente que proveerá la información a medir. Comparación de los resultados - estándares: Compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado .Evaluación de resultados y toma de acciones: Con el

fin de evaluar lo que se está

haciendo, según corresponde entre los resultados obtenidos y previstos .Retroalimentación y reinicio del proceso de control: Corrige el desempeño para adecuarlo al estándar esperado, la acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de cualquier desvió o variación con relación al estándar esperado. Otros elementos de control de la compañía: 

Sistemas de contabilidad



Estados financieros



Presupuestos



Entrenamiento



Eficiencia de personal supervisión

USO DE TABLERO DE MANDO Es una herramienta que sirve como espejo para que el gerente de la empresa pueda medir si se está cumpliendo lo establecido en la visión y misión de la compañía. Además, ayuda a tomar decisiones inmediatas cuando esta herramienta es dinámica y se actualiza con una frecuencia razonable, generalmente este también es la mayoría de ocasiones suele estar acompañado o plasmado en representaciones gráfica. Se realizan auditorías internas las cuales son un examen crítico al sistema operativo el cual tiene como objetivo emitir una opinión para el correcto funcionamiento de la organización esta auditoría de control interno contribuye al monitoreo de la empresa para así corregir los errores y llegar a tener una buena calificación en las auditorías externas. Se maneje la información de forma automática y que este esté permanentemente actualizado con el fin de facilitar la toma de decisiones adecuadas y poder identificar de una forma rápida los puntos que deben estar sujetos a cambios de acuerdo dichas decisiones. Teniendo en cuenta las decisiones tomadas y ejecutándose de forma correcta podemos concluir que nos da claridad y nos permite optimizar los procesos siendo más práctico y estratégico en el desarrollo de procesos como producción, calidad, logística y sobre todo marketing y ventas.

HERRAMIENTAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO DE LA ORGANIZACIÓN Las principales herramientas son: Herramientas gerenciales: Miden el proceso y el desempeño planeado. Herramienta financiera: Se encuentra en los presupuestos y estados financieros, análisis financiero, valor económico agregado y valor del mercado agregado. Herramienta de control de calidad: Permite a los directivos garantizar resultados con calidad. PLAN DE MEJORA QUE LE RECOMIENDA A LA ORGANIZACIÓN PARA OPTIMIZAR SU SISTEMA DE CONTROL HACIENDO ÉNFASIS EN LOS INDICADORES DE GESTIÓN 

Una oportuna documentación: Se puede hablar de un plan de mejora continua cuando los miembros de una organización están al tanto de las acciones conjuntas que se llevan a cabo para la mejora de la calidad.



Fidelización del cliente: En el ámbito del marketing, la fidelización, es esencial para la empresa, convirtiéndose en un cliente mejor y además nos recomiende.



Un sistema de medición: Los procesos, a su vez, deben ser evaluados de manera oportuna. De nada sirve poner en marcha una serie de acciones si no se establecen los indicadores de gestión que medirán los resultados obtenidos.



Gestión de innovación: El proceso de gestión del procedimiento de innovación de una organización, empezando en la fase inicial de ideación, hasta su etapa final de implementación exitosa. Abarca las decisiones, actividades y prácticas de la elaboración y aplicación de una estrategia de innovación.



Realizar continuamente un análisis organizacional en el cual se revise el ambiente externo y se realiza un diagnóstico interno.



Desarrollo de talento humano



Manejar la matriz DOFA, y los factores claves para la formulación de las estrategias de aprendizaje.



Realizar la retroalimentación oportuna implementando comunicación asertiva y evaluación a las personas involucradas en la toma de decisiones para que así se ajusten a los procesos de control que se llevarán reiterativamente en la compañía.

CONCLUSIONES Gracias al cuadro de mando se permiten proyectar metas que desde un principio se pactan, para que la empresa cumpla con sus indicadores

lo cual permite mayor

efectividad de decisiones, llevando un análisis exhaustivo de las cuáles son los errores que se están cometiendo para tratarlos de mitigar.