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• GLORIA RODRIGUEZ

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ACTIVIDAD # 7 AJDITORIA Y CONTROL INTERNO ESTUCIO DE CASO 1 ESTDIANTE ALEXANDRA RINCON URRUTIA ID 459058

DOCENTE: LILIANA MARIA ORTEGA

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS PROGRAMA ADMINISTRACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL NOVIEMBRE DE 2020 BOGOTA D.C

CASO 1. CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS” Fecha de la auditoría: 15 de febrero de 2017

La cadena de cafés “José Valdés” tiene abiertos en Bogotá 105 establecimientos que preparan diferentes tipos de café, platos exclusivos de su propia marca. Cuenta con un sistema de calidad que pretende certificar según la norma ISO 9001:2015; a Ministerio les acaba de notificar que realizará una visita de inspección en coherencia con el decreto 1072 de 2015; por lo representante legal solicita a la empresa contratada llevar a cabo el proceso de auditoría interna teniendo en cuenta las dos norm y el Decreto 1072 SG_SST. Auditoría

El director del Sistema Integrado de Gestión realiza la programación y planeación de auditorías, en la que se incluye la auditor se describe a continuación.

En la planeación de las auditorías se evidencia que la gerencia aprobó la contratación de un auditor externo, apoyado por au formación. Para iniciar la auditoría interna se efectúa una reunión de apertura. Al terminar la reunión de apertura (8 a. m. a 8:30 a. m.), el auditor se orienta a los procesos relacionados de acuerdo con la entregada por el director del Sistema Integrado de Gestión.

El auditor resalta la voluntad del director de Calidad y SST, de enviar algunos documentos, previa auditoría, y el soporte de lo formación, con quienes se reunió un día antes para preparar el ejercicio de auditoría. Gerencia (9 a. m. a 10 a. m.)

El primer proceso que se auditará es la gerencia; el auditor saluda, pero debe esperar 30 minutos porque el gerente tiene p inesperados; luego, le pregunta acerca de las políticas de la organización, incluida la política de SST. Al indagar por la Política gerente le responde que es una política que se ha trabajo a conciencia y que, en coherencia, todos los integrantes de la organ conocen. Cuando el auditor indaga sobre la Política de SST, el gerente pregunta que si no se trata de la misma política de

El auditor pregunta al gerente acerca de los recursos, y este le muestra un presupuesto en el que se evidencian rubros para los Gestión de Calidad y SST. Operaciones y logística (10 a. m. a 12 m.)

El auditor se reúne con el líder del proceso de Operaciones y Logística, y le pregunta acerca de la implementación del SG-SS responde que no tenía ni idea de esa implementación, pero que sí conoce lo relacionado con calidad; sin embargo, llama al profesional, quien le indica que llevan trabajando 6 meses en el tema, y que, incluso, él participó en 3 reuniones.

El auditor pregunta acerca de la Matriz de Peligros e Identificación de Riesgos con respecto al proceso de operaciones y log responde que sí la conoce; sin embargo, el auditor en formación señala al auditor líder que, de acuerdo con la documentación e están utilizando una matriz desactualizada. No obstante, el auditor, al analizar el cargo del operario de transporte en la activida descargue, en la carpeta que le proporcionan, encuentra en coherencia tanto la entrega de EPP como las capacitaciones del je

El auditor y el líder del proceso visitan la planta; revisa la parte operativa y, por último, la parte logística. Allí se encuentran co de transporte y se evidencia que no lleva los EPP correspondientes, según fueron relacionados. Al preguntarle por la Política responde que la conoce, pero no así la Política de Calidad. HSEQ

El auditor pregunta al director del Sistema Integrado de Gestión por la Política de Calidad, la cual está en coherencia con la NT (2015); sin embargo, la Política de SST no está firmada ni tiene fecha.

(2015); sin embargo, la Política de SST no está firmada ni tiene fecha.

En cuanto al Procedimiento de Control de Documentos y Registros, en la carpeta se encuentran dos procedimientos con d diferentes. La Matriz de Identificación de Peligros y Valoración de Riesgos está en coherencia con el Decreto y con la GT inspecciones que alimentan el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud para el trabajo tienen fecha de 2013, pero estamos en 2 Copaso, no hay evidencia de su gestión ni tampoco se cuenta con la Matriz Legal.

Existe un plan de trabajo que tiene por objeto implementar la norma; hay un informe de condiciones de salud, pero solo se en perfil sociodemográfico del personal administrativo. No se encontró el Programa de Capacitación y Salud en el Trabajo ni el p de comunicación ni se evidencian mecanismos que permitan realizar una adecuada comunicación; tampoco existe una evaluació de Gestión. Recursos Humanos

+

ASO 1. FÉS “JOSÉ VALDÉS”

a: 15 de febrero de 2017

ablecimientos que preparan diferentes tipos de café, platos y productos d que pretende certificar según la norma ISO 9001:2015; además, el pección en coherencia con el decreto 1072 de 2015; por lo tanto, el proceso de auditoría interna teniendo en cuenta las dos normas ISO 9001 o 1072 SG_SST.

ditoría

n y planeación de auditorías, en la que se incluye la auditoría interna, que a continuación.

probó la contratación de un auditor externo, apoyado por auditores en mación. se efectúa una reunión de apertura.

or se orienta a los procesos relacionados de acuerdo con la planeación l Sistema Integrado de Gestión.

ar algunos documentos, previa auditoría, y el soporte de los auditores en antes para preparar el ejercicio de auditoría. a. m. a 10 a. m.)

da, pero debe esperar 30 minutos porque el gerente tiene problemas ción, incluida la política de SST. Al indagar por la Política de Calidad, el encia y que, en coherencia, todos los integrantes de la organización la gerente pregunta que si no se trata de la misma política de calidad.

stra un presupuesto en el que se evidencian rubros para los Sistemas de Calidad y SST.

stica (10 a. m. a 12 m.)

stica, y le pregunta acerca de la implementación del SG-SST, a lo cual sí conoce lo relacionado con calidad; sin embargo, llama al asistente eses en el tema, y que, incluso, él participó en 3 reuniones.

ón de Riesgos con respecto al proceso de operaciones y logística, y él ñala al auditor líder que, de acuerdo con la documentación enviada, ellos al analizar el cargo del operario de transporte en la actividad de cargue y ncia tanto la entrega de EPP como las capacitaciones del jefe directo.

rativa y, por último, la parte logística. Allí se encuentran con el operario s, según fueron relacionados. Al preguntarle por la Política de SST, él ro no así la Política de Calidad.

HSEQ

r la Política de Calidad, la cual está en coherencia con la NTC-ISO 9001 de SST no está firmada ni tiene fecha.

JOSÉ VALDES FECHA DE ELABORACIÓN OBJETIVO ALCANCE TIPO DE AUDITORIA

PROGRAMA DE AUDITORIA

03 ENERO DE 2017 Verificar el grado de cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad SGSST. Relizar el seguimiento establecido en la empresa y sobre los 105 establecimientos auditar INTERNA

NUMERO

PROCESO

DEPENDENCIA

1

Gerencia

ADMINISTRATIVA

2

Operaciones y logística

PRODUCCIÓN Y OPERATIVA

3

HSEQ

ADMINISTRATIVA

4

Recursos Humanos

ADMINISTRATIVA

Firma de quien lo Elaboro Cargo

Firma de quien Aprobo Cargo

Cod:CAL-AUDI-01 Versión:1,1

AUDITORIA

03 ENERO DE 2017 blecidos en la normatividad vigente según la ISO 19001 y el Decreto 1072 del 2015 de SGSST. re los 105 establecimientos basandose en la normatividad vigente y las dependencias auditar INTERNA FECHA INICIO

FECHA FINAL

LIDER DE AUDITORIA

Alexandra Rincon

15 de febrero de 2017 15 de febrero de 2017 Alexandra Rincon

15 de febrero de 2017

15 de febrero de 2017

15 de febrero de 2017

15 de febrero de 2017

Alexandra Rincon

Alexandra Rincon

15 de febrero de 2017

15 de febrero de 2017

JOSÉ VALDES

PLAN DE AUDITORIA Proceso a Auditar

Dependencia

Gerencia

OBJETIVO DE LA AUDITORIA ALCANCE TIPO DE AUDITORIA

Verificar los cumplimientos de los procesos de acuerdo a las norm organizaci Aplicar a los procesos el sistema de Gestion de la calidad asi com normatividad aplicable en ISO INT

Criterio de la Auditoria ITEMS

ISO 9001 de 2015 sistema de gesti

ACTIVIDADES

RECURSOS

FECHA

Portatil,papeleria

1

15 de febrero de 2017

Apertura

Verificación Contexto de la empresa

Portatil,papeleria 15 de febrero de 2017

2 Portatil,papeleria 15 de febrero de 2017

Gestion Directiva

3 Verifiacción de Politicas,SST y Calidad

Portatil,papeleria 15 de febrero de 2017

4 Portatil,papeleria 15 de febrero de 2017 5

Revisión Organigrama

Proceso a Auditar

Operación Logistica

OBJETIVO DE LA AUDITORIA ALCANCE TIPO DE AUDITORIA

Dependencia

Verificar la implementacion SG-SST analizar

Verificación de los procesos de operaciones INT

Criterio de la Auditoria ITEMS

ISO 9001 de 2015 sistema de gesti

ACTIVIDADES

RECURSOS

6

La verifiación de la implementación del SGSST

7

funciones

8

Verificaión de productos

9

Verifiación de la participación de los trabajadores en la Matriz de peligros

Portatil,papeleria

FECHA 15 de febrero de 2017

Portatil,papeleria 15 de febrero de 2017 Portatil,papeleria

Proceso a Auditar

15 de febrero de 2017 Portatil,papeleria 15 de febrero de 2017

Recursos Humanos

OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Verificación manuales de funciones ,re

ALCANCE TIPO DE AUDITORIA Criterio de la Auditoria ITEMS

ACTIVIDADES

Dependencia

Verificación al area de Recursos Hu INT ISO 9001 de 2015 sistema de gesti RECURSOS

FECHA

Portatil,papeleria

10

Verificacin de programa de induccion

11

Verificacion del manual de funciones por cargo y responsabilidad

15 de febrero de 2017 Portatil,papeleria 15 de febrero de 2017 Portatil,papeleria

12

15 de febrero de 2017

Reglamento Interno

Portatil,papeleria

13

Verificacion de responsabilidades de SST

15 de febrero de 2017

Portatil,papeleria

14

Seguimiento de programa de Bienestar

Proceso a Auditar

16 de febrero de 2017

Dependencia

HSEQ

OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Verificar los datos generados en la adm Realizar inducciones HSEQ com INT ISO 9001 de 2015 sistema de gesti

ALCANCE TIPO DE AUDITORIA Criterio de la Auditoria ITEMS

ACTIVIDADES

RECURSOS

FECHA

Portatil,papeleria

15

matriz de requisitos legales Salud, Seguridad y Ambiente

16

matriz de identificación de peligros

17

programa de 5´S implementado en la organización.

15 de febrero de 2017 Portatil,papeleria

15 de febrero de 2017

Portatil,papeleria 15 de febrero de 2017 Portatil,papeleria

18

Diseño y elaboración del tema de seguridad semanal, boletines y comunicados encaminadas hacia la prevención de incidentes y enfermedades laborales y medio ambiente

19

Evaluación del Sistema de Gestión

15 de febrero de 2017

Portatil,papeleria 15 de febrero de 2017

O.LOGISTICA

HSEQ

PRODUCCIÓN Y OPERATIVA

ADMINISTRATIVA

RECURSOS HUMANOSADMINISTRATIVA

La verifiación de la implementación del SGSST Implementar el proceso d eopraciones y logistica Revisar y analizar la matriz de peligros y la identificaión de riesgos Revisión general de las areas

Verifiacción Matriz Legal Verificación de programas SST Verificaión cronograma de capacitación Verifiación Politica de Calidad Verifijcación de documentos (codificados,versión,fecha)

Verifiación Manual de Funciones de la organización Verificación proceso de reclutamiento

Auditar el area de operación y logistica

Auditar el area de SST

Aplica para el area de recurso humanos

Cod:CAL-AUDI-01

UDITORIA

Versión:1,1

Administrativa

os de acuerdo a las normas vigentes y objetivos de la empresa basandolos en Politicas de la organización y de SST n de la calidad asi como todos los niveles gerenciales en la organización guiandonos con la tividad aplicable en ISO 9001 y Decrteo 1072 de 2015 INTERNA

e 2015 sistema de gestion de calidad ,Decreto 1072 de 2015 HORA INICIAL

HORA FINAL

METODOS

EQUIPO AUDITOR

8:30 AM Informacion documentada

Alexandra Rincon

9:30 AM Informacion documentada

Alexandra Rincon

10:30 AM Informacion documentada

Alexandra Rincon

8.00am

9.00am

10.00am 11:00am

Informacion documentada

Alexandra Rincon

11:30am

Informacion documentada

Alexandra Rincon

10:30am

11:00am

Producción y operativa

acion SG-SST analizar la matriz de peligros e identifancando los riesgo

procesos de operaciones y logistica posterior a una revision del area INTERNA

e 2015 sistema de gestion de calidad ,Decreto 1072 de 2015 HORA INICIAL

HORA FINAL 11.35am

METODOS

11:59 AM

Informacion documentada , vista del area SST

Alexandra Rincon

12:10 AM

Informacion documentada , vista del area SST

Alexandra Rincon

12:50 PM

Informacion documentada , vista del area SST

Alexandra Rincon

1:00 PM

Informacion documentada , vista del area SST

Alexandra Rincon

12.00am 12.20am 12:59am

EQUIPO AUDITOR

Administrativa

anuales de funciones ,responsabilidades,capacitaciones, proceso

al area de Recursos Humanos de documentación y registros INTERNA e 2015 sistema de gestion de calidad ,Decreto 1072 de 2015 HORA INICIAL

HORA FINAL

METODOS

EQUIPO AUDITOR

1:30 PM

1:45 PM

Documentación vista,entrevistas al area SST

Alexandra Rincon

01:45pm

2:00 PM

Documentación vista,entrevistas al area SST

Alexandra Rincon

02:00pm

2:20 PM

Documentación vista,entrevistas al area SST

Alexandra Rincon

03:00pm

Documentación vista,entrevistas al area SST

Alexandra Rincon

02:20pm

03:30pm

04:00pm

Documentación vista,entrevistas al area SST

Alexandra Rincon

Administrativa

tos generados en la administración del sistema de gestión integral lizar inducciones HSEQ al personal que ingresa a la compañía INTERNA e 2015 sistema de gestion de calidad ,Decreto 1072 de 2015 HORA INICIAL

HORA FINAL

16:00

5:00 PM

4:30 PM

05:15pm

5:30 AM 05:15pm

METODOS Documentación vista,entrevistas al area SST Documentación vista,entrevistas al area SST Documentación vista,entrevistas al area SST

EQUIPO AUDITOR

Alexandra Rincon

Alexandra Rincon

Alexandra Rincon

05:50pm

Documentación vista,entrevistas al area SST

Alexandra Rincon

06:30pm

Documentación vista,entrevistas al area SST

Alexandra Rincon

05:45pm

06:00pm

Actualización de la matriz de peligros e identificación de riesgos en el proceso de operación y logistica SST,Matriz legal ,,Evalución del Sistema de Gestión,no existe informe de condiciones de salud,no hay programa de capacitación,no existe projjcedimiento de comunicaión y los mecanismosque permitan No se evidencia las responsabilidades de SST, la persona encargada no tiene conocimeinto del SGSST,no ay control enn las capacitaciones dadas por los transportadores

Milena Garzón

Documentación vista,entrevistas al area SST

15 de febrero de 2017

Milena Garzón

Documentación vista,entrevistas area SST

15 de febrero de 2017

Milena Garzón

Documentación vista,entrevistas a las encargadas de Recursos Humanos

15 de febrero de 2017

AUDITORÍA

OBJETIVO: Verificar el buen desempeño y aplicación de los procesos del Sistema Integrado de Ge procedimientos internos, con el fin de detectar falencias y riesgos que permitan proponer acciones de Este procedimiento aplica a toda la ALCANCE organización

Empresa Elabora Tipo

Número

CRITERIOS

PROCESO 1 2 3

GERENCIA

4 6 7 8

OPERACIÓN LOGISTICA

INTERNA

9 10 11 12

13 14

RECURSOS HUMANOS

15 16

HSEQ

17 18 19

Estado del SG-SST fren Respuestas

Total requisi % Implementa

AUDITORÍA INTERNA

ño y aplicación de los procesos del Sistema Integrado de Gestión de CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS” tectar falencias y riesgos que permitan proponer acciones de mejora y control frente a los requisitos establecid

Normatividad aplicable en ISO 9001 y Decrteo 1072 de 2015 INCONTEC Alexandra Rincon ACTIVIDAD

Verificación Contexto de la empresa Gestion Directiva Verifiacción de Politicas,SST y Calidad Revisión Organigrama La verifiación de la implementación del SGSST funciones Verificaión de productos Verifiación de la participación de los trabajadores en la Matriz de peligros Verificacin de programa de induccion Verificacion del manual de funciones por cargo y responsabilidad Reglamento Interno

Verificacion de responsabilidades de SST Seguimiento de programa de Bienestar

matriz de requisitos legales Salud, Seguridad y Ambiente matriz de identificación de peligros

programa de 5´S implementado en la organización. Diseño y elaboración del tema de seguridad semanal, boletines y comunicados encaminadas hacia la enfermedades laborales y medio ambiente Evaluación del Sistema de Gestión Estado del SG-SST frente al decreto 1072 de 2015 ,ISO 9001 Cumple No cumple No sabe Total requisitos % Implementación

Cod:CAL-AUDI-01 Versión:1,1 Fecha:05-01-2018

os normativos, las políticas institucionales y 1072 de 2015 y los estándares mínimos de calidad. Nombre de Auditor:

Alexandra Rincon

Fecha: Respuestas

2/15/2015 Observaciones

Cumple Cumple No cumple

No cumple con la Politica de SST y presume que es la misma de Calidad

No cumple

No conoce el proceso de la implemetacion y la importancia

Cumple No manejan manual de funciones No cumple No cumple

Los procedimientos no se realizan y no se evidencia soportes de control

No cumple

Los trabajadores no identifican peligros y riesgos de el proceso

No cumple No cumple No cumple

No cumple Cumple

No manejan programan No manejan manual de funciones Tienen reglamento interno pero no esta divulgado ni firmado por los trabajadores No cuentan con las funciones definidas ya que el responsable de SST tambien maneja la parte de cartera por falta de personal Manejan programa y documentos al dia sobre el bienestar de los trabajadores

No cumple No cumple No cumple No cumple Cumple

6 12 0 19 31.6%

proceso incompleto y desactualizado proceso incompleto y desactualizado proceso incompleto y desactualizado proceso incompleto y desactualizado proceso incompleto y desactualizado

INFORME DE AUDITORIA INTERNA TIPO DE AUDITORÍA LÍDER AUDITOR Alexandra Rincon

OBJETIVO DE LA AUDITORIA

ALCANCE DE LA AUDITORIA

IDENTIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INT INTERNA X CARGO AUDITOR EXTERNO DESARROLLO DE LA AUDITORIA

Determinar la conformidad del sistema de gestion con los realizadas, idenfiicar oportunidades de mejora en el sistema d

Esta auditoria aplicada obteniendo resultados tenido los proc

FECHA DE ELABORACIÓN DEL INFORME ASPECTOS RELEVANTES Fortalezas: 1. Trabajo en equipo en la atención al cliente. 2. La revisión de los informes de auditoría con el comité 3.  Fortalecimiento de las competenciasde la organización en un Sistema de Gestión de Calidad NTC ISO 9001:2015

ASPECTOS POR MEJORAR Decreto 1072 de 2015 CAPÍTULO 6 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRAB Artículo 2.2.4.6.1 Su objeto es el cumplimiento obligatorio para implementar el de Sistema Gestión de la Seguridad

Artículo 2.2.4.6.6. Que debe ser parte de las políticas de gestión de la empresa, con alcance sobre todos sus cen

Artículo 2.2.4.6.8. Artículo 2.2.4.6.9. Artículo 2.2.4.6.10 OBLIGACIONES Y RESPONSABLIDADES Artículo 2.2.4.6.11. Capacitación en seguridad y salud en el trabajo – SST Artículo 2.2.4.6.12. Documentación Artículo 2.2.4.6.15 Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos Artículo 2.2.4.6.18. Objetivos del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SG-SST. Artículo 2.2.4.6.19 Indicadores del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SG-SST

Artículo 2.2.4.6.20 Indicadores que evalúan la estructura del sistema de gestión de la seguridad y salud en el tr Artículo 2.2.4.6.21 Indicadores que evalúan el proceso del sistema de gestión de la seguridad y salud en el traba Artículo 2.2.4.6.22 Indicadores que evalúan el resultado del sistema de gestión de la seguridad y salud en el tra Artículo 2.2.4.6.23 Gestión de los peligros y riesgos

RESULTADOS DE LA AUDITORIA DETERMINADOS EN LA AUDITORIA ÍTEM

LA NORMA DE REQUISITOS

1

ISO 9001

Seguimiento a los proce

2

ISO 9001

3

Decreto 1072 de 2015

Establecimiento de poli Esta incompleto el SG como realización

CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA

Se realiza revisión del cumplimiento de la norma en SST, y se evidenciaron varios hallazgos,de los cuales se requie Se recomienda realizar seguimiento por todos los líderes de proceso en el apoyo del cumplimiento en SST para que la ejecutar el 100%

RECOMENDACIONES DE LA OFICINA DE CONTR

En las diferentes áreas de la empresa se recomienda deben aplicar el decreto 1072 2015 dando cumplimiento a este; que se evidencia falta de cumplimiento de la norma; informacion y actualizacion de los

FIRMAS PARTICIPANTES

ELABORÓ

APROBÓ

LÍDER AUDITOR:

Nombre:

CONTROL INTERNO Y GESTIÓN

Nombre:

DESARROLLO ORGANIZACIO NAL

Nombre: Cargo:

Alexandra Rincon

DITORIA INTERNA

LA AUDITORIA INTERNA EXTERNA

NA DEPENDENCIA AUDITORIA

RNO DE LA AUDITORIA

ma de gestion con los criterios de auditoria; comparar los procedimientos con las actividades mejora en el sistema de gestion basados en el Decreto 1072 de 2015, ISO 9001.

ultados tenido los procesos en cumplimiento a los requisitos legales en el SG-SST 2/17/2015

RELEVANTES

NTC ISO 9001:2015

OR MEJORAR SALUD EN EL TRABAJO

estión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST

e sobre todos sus centros de trabajo y todos sus trabajadores

ABLIDADES

SG-SST.

ridad y salud en el trabajo SG-SST. dad y salud en el trabajo SG-SST idad y salud en el trabajo SG-SST

E LA AUDITORIA EN LA AUDITORIA RESULTADO

eguimiento a los procesos de la organizacioón para una mejora continua

stablecimiento de politivas HSEQ ,acordes para la empresa sta incompleto el SGSST desactualizado, ausencia de mucha documentación que lo soporte omo realización

E LA AUDITORÍA

de los cuales se requiere plan de acción y seguimiento del mismo por los responsables del área. ento en SST para que las actividades que se tienen planeadas dentro del plan de trabajo se puedan r el 100%

OFICINA DE CONTROL INTERNO

o cumplimiento a este; revisar los hallazgos de no cumplimiento a las actividades de las areas ya n y actualizacion de los procesos y actividades de la organizacion.

RTICIPANTES

Firma: Firma:

Firma: