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• Klinsmann Zevallos Castañeda

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2013

Técnico en Computación

Guías de Laboratorio

Microsoft Access Lima – Perú. 2013© Material para uso exclusivo de la CORPORACION EDUCATIVA “CESCA”. Prohibida la reproducción total o parcial de esta guía, sin autorización expresa de los autores.

PROFESOR: HINOSTROZA MORENO WILLY MICHAEL

E-MAIL: [email protected]

Formamos Profesionales Líderes CESCA http://www.cesca.edu.pe

PROFESOR: HINOSTROZA MORENO WILLY MICHAEL

Conceptos previos Ejercicio 1: Ingreso a Access Para ingresar a Access: 1. Presione las teclas (Windows + R) 2. En esta ventana escriba: MSACCESS

Guía [1] CESCA

Al concluir el laboratorio usted será capaz de:  Crear archivos de base de datos.  Organizar los elementos de una base de datos Access.  Crear tablas y modificar propiedades.  Ingreso de datos de diferente tipo.

Ejercicio 2: Crear un archivo de Base de Datos Crear una Base de datos basada en una plantilla 1. En Access, elija Base de datos web de contactos 2. El nombre de la BD será OugCContactos.

Guía Nro. 1 Microsoft Access 2013

3. Use el botón explorar y ubique la carpeta Lab01. Clic en Aceptar. 4. Luego, haga clic en el botón Crear (observe la imagen)

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5. Se muestra la ventana principal de esta base de datos. A la izquierda se encuentra el Panel de navegación. Haga clic para desplegar el panel:

Explorando los objetos de una base de datos En este ejercicio, se verán los objetos que conforman una base de datos Access y la forma de organizarlos. 6. En el Panel de Navegación, haga clic en el cuadro desplegable (vea la imagen).

¿Qué opciones se muestran en el grupo Desplazarse a la categoría? ................... .................................................................................................................................

¿Qué títulos se muestran?....................................................................................... ................................................................................................................................. 8. Finalmente, cambie a la vista Por tipo de objeto. ¿Qué títulos se muestran?....................................................................................... ¿Qué objetos se muestran en el título Formulario? ...............................................

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7. Elija la opción Tablas y vistas relacionadas. Se muestran títulos los cuales agrupan los objetos de la base de datos.

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9. Luego, escriba el tipo de objeto que representa cada icono:

Icono

Tipo de objeto

10. Cierre la base de datos y salga de Access

Ejercicio 3: Crear una base de datos en blanco

3. Luego, en su base de datos, elija el botón Inicio, Administrar, Propiedades de la base de datos. Haga clic en la ficha General. ¿Cuál es el tamaño en Kb. que ocupa la base de datos? ........................................ 4. Cierre esta ventana. La base de datos ocupa un tamaño importante porque Access genera una serie de tablas del sistema que usa para la administración de la base de datos, así como de los objetos que contiene.

Ejercicio 4: Creación y Diseño de Tablas Crear una tabla desde la Hoja de Datos 1. Abra la base de datos CmosHach y vaya a la ficha Crear. Ubique el fragmento Tablas 

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1. Ingrese a Access y haga clic en la opción Base de Datos en blanco. 2. El nombre de la BD será CmosHach, y debe ser guardada en la carpeta Lab01. Haga clic en el botón Crear (observe la imagen)

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2. Haga clic en el comando Tabla y desde esta vista, escriba los siguientes datos:

3. Luego, haga doble clic en el encabezado de cada columna y modifique el nombre de cada una. La tabla debe quedar con los títulos que se muestran:

4. Para guardar la tabla, use el botón Guardar de la barra de acceso rápida.

5. Guarde la tabla con el nombre de Cargos y haga clic en Aceptar. ¿Cuántas columnas se muestran ahora?.................................................................

6. Cierre la tabla Cargos. 7. Ahora, realice el mismo procedimiento para crear la tabla Zonales con los datos de la imagen. Luego cierre la tabla.

Ejercicio 5: Crear una Tabla desde la vista diseño 1. En la ficha Crear, haga clic en el comando Diseño de Tabla. 2. En esta cuadricula, diseñe la tabla de acuerdo a las siguientes especificaciones: Microsoft Access 2013 – Guía de Usuario Práctica

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¿Cuántas filas se muestran? ....................................................................................

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3. Guarde la tabla con el nombre de Empleados y luego, cierre esta ventana.

Ejercicio 6: Ingreso de Datos a una Tabla 1. Haga clic derecho en su tabla Empleados 2. Seleccione Abrir del menú contextual. 3. Luego, ingrese los siguientes registros a la tabla: Apellidos Apari Chilquillo Oceda Samaniego Mori Diaz Gensollen Arroyo Lavado Ramos Pinedo Quiroz Pizarro Calero Pareja Salazar Campos Chavez Sandoval Robles

Nombres Herles César Juan Oscar Mercedes Enrique Isabel César Percy Paola

Edad 31 33 29 28 33 38 34 37 42 29

Sueldo 1500 1500 1800 1600 1400 1600 1450 1300 1200 1450

Categ B A B C B C B B A B

Contrato 01/01/99 03/08/97 02/06/98 08/08/98

Ejercicio 7: Ingreso de Datos Memo (Texto Largo) Los campos de tipo memo contienen texto extenso sobre un determinado registro. Así, para ingresar valores a este campo: 1. En el primer registro, deje el cursor dentro del campo Observaciones 2. Use la ventana Zoom (Shift + F2) Microsoft Access 2013 – Guía de Usuario Práctica

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IdEmpleado 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

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3. Escriba el siguiente texto: Es encargado de la atención a clientes en Súper Mercados. Es supervisor de la zona Norte y controla cerca de 20 vendedores. Suministra las tiendas Metro (Independencia) y Mega Plaza. 4. Además, agregue la siguiente observación al segundo registro. César se encarga de mantener informado a los empleados acerca de los elementos que son considerados en la supervisión de los productos.

Ejercicio 8: Ingreso de Datos Adjuntos 1. Haga clic en el campo Foto del primer registro. 2. Luego, use el botón derecho y seleccione Administrar datos adjuntos... 3. En esta ventana elija la opción Agregar 4. Seleccione el archivo a adjuntar. 5. Para la práctica, ubique las imágenes guardadas en la carpeta Fotos (proporcionada por el instructor) e inserte fotos a los 5 primeros registros.

Ejercicio 9: Ingreso de Datos Sí / No Los datos de tipo Sí/No presentan una casilla de verificación. Basta con hacer clic en cada uno de ellos para indicar que son casados. 1. Marque a los 3 primeros y a los 3 últimos empleados como casados.

Ejercicio 10: Propiedades de los campos

Propiedad Tamaño: campos de tipo Texto En este tipo de campo, esta propiedad se refiere al tamaño máximo de caracteres que se pueden escribir en un campo. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Vaya a la ficha Inicio y elija la Vista Diseño del comando Ver. Seleccione el campo Apellidos y modifique la propiedad Tamaño a 20 El tamaño del campo Nombre será también de 20. El campo Dirección tendrá un tamaño de 50, el Fono de 12 y Categ de 1. Guarde los cambios. Responda SI a la confirmación. Luego, cambie a la vista Hoja de Datos y escriba Avanzado en el campo Categoría del primer registro. ¿Qué sucede al escribir? ..........................................................................................

7. Presione la tecla ESC para cancelar el ingreso. Microsoft Access 2013 – Guía de Usuario Práctica

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1. Abra la tabla Empleados

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Propiedad Tamaño: campo de tipo Numérico En este tipo de campo, se refiere al valor máximo que pueda contener un campo. 1. 2. 3. 4.

Vaya a la ficha Inicio, y en el grupo Ver haga clic en el comando Vista Diseño. Seleccione el campo IdEmpleado y cambie el tamaño a Entero. El campo Edad debe ser de tipo Byte. Guarde los cambios. Luego, cambie a la vista Hoja de Datos y escriba 31.3 en la edad del primer empleado. ¿Qué sucede al pulsar enter? ..................................................................................

Propiedad Título 1. Abra la tabla Empleados y cambie a la vista Diseño.

2. Seleccione el campo IdEmpleado y en la propiedad Título escriba:

Código de Planilla 3. Guarde la tabla y cambie a la vista Hoja de Datos. ¿Cómo se muestra su campo IdEmpleado? ............................................................ 4. Modifique la propiedad título de los siguientes campos:

Contrato

Fecha de Contrato

Categ

Categoría

Sueldo

Sueldo Básico

Fono

Teléfono

Propiedad Formato para campos numéricos. 1. Abra la tabla Empleados 2. Seleccionar la ficha Inicio, en el fragmento Ver elija el comando Vista Diseño 3. Seleccione el campo IdEmpleado y en la propiedad Formato escriba el siguiente código:

0000 4. Guarde la tabla y cambie a la vista Hoja de datos ¿Cómo se muestra el campo IdEmpleado?............................................................. 5. Modifique el formato para que el sueldo se muestre con 2 decimales: ¿Qué formato eligió? .............................................................................................. Microsoft Access 2013 – Guía de Usuario Práctica

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5. Guarde la tabla y observe los cambios en la vista Hoja de Datos.

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PROFESOR: HINOSTROZA MORENO WILLY MICHAEL Propiedad Formato para campos de tipo Texto 1. Cambie a la Vista Diseño y seleccione el campo Apellidos 2. En la propiedad Formato escriba el código:

> 3. Guarde la tabla y cambie a la vista Hoja de Datos ¿Cómo se muestra su campo Apellidos? ................................................................ 4. Aplique el mismo formato al campo Categ Propiedad Formato para campos de tipo Fecha 1. 2. 3. 4.

Cambie a la Vista Diseño Seleccione el campo Contrato En la propiedad Formato seleccione la Fecha mediana. Guarde y cambie a la vista Hoja de datos. Observe los resultados. ¿Cuántos dígitos se presentan para los días, meses y años? .................................. El formato aplicado en una fecha corta es

dd/mm/aaaa

5. Ahora, modifique la propiedad formato a Fecha Larga. 6. Guarde y cambie a la vista Hoja de datos. Si es necesario modifique el ancho del campo Contrato para ver los resultados. El formato aplicado es: dddd, dd “de“ mmmm “de” aaaa 7. Finalmente, en la propiedad Formato escriba:

8. Guarde la tabla y cambie a la vista Hoja de Datos. ¿Cómo se muestra su campo Contrato? ................................................................. ................................................................................................................................... ¿Cuál será el código para que la fecha se muestre como Enero-01 / 2003? ................................................................................................................................. 9. Guarde los cambios aplicados a su tabla.

Ejercicio 11: Propiedad Regla de Validación y Texto de Validación En este ejercicio se quiere restringir el ingreso de sueldos de los empleados a valores por encima de 530 (sueldo mínimo). 1. Abra la tabla Empleados y cambie a la vista diseño. Microsoft Access 2013 – Guía de Usuario Práctica

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dd-mmm-aaaa

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2. Seleccione el campo Sueldo. 3. En la propiedad Regla de Validación escriba:

> =530 4. En la propiedad Texto de Validación escriba:

Error. El sueldo no puede ser menor al mínimo 5. Guarde la tabla y cambie a la vista Hoja de datos. 6. Para el primer sueldo, escriba 400 y pulse Enter. ¿Permite Access ingresar este valor? ...................................................................... 7. Pulse ESC repetidamente para cancelar el ingreso. Ahora, se pide que la fecha de contrato sea anterior a la fecha actual. 8. Cambie a la vista diseño y seleccione el campo Contrato. 9. En la propiedad Regla de Validación escriba:

?