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TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 08 – Material de Lectura v1

SESIÓN

8

PERSONALIZANDO PROYECTOS (PARTE 2) 

PERSONALIZANDO DISEÑOS



PERSONALIZANDO INFORMES



IMPRIMIENDO DISEÑOS E INFORMES

6.3. PERSONALIZANDO DISEÑOS 6.3.1. MODIFICAR COLUMNAS Puede personalizar la apariencia y contenido de las columnas de las tablas y hojas de cálculos de la ventana Actividades. Para ello elija las columnas que desea incluir; cambie el ancho y el orden en que se mostrarán, y la altura de la fila; especifique las fuentes y colores de la columna; edite los títulos de la columna; y copie las dimensiones de la columna de otros diseños. Para mover una columna, haga clic y arrástrelo hacia una nueva ubicación.

Haga clic en el título de la columna para cambiar el orden de clasificación de ascendente a descendente. La flecha hacia abajo indica que los datos están clasificados en orden descendente.

FIGURA 1: Modificar columnas.

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

Agregar o quitar columnas: En la ventana Actividades, haga clic en la barra de opciones Diseño, y elija Columnas.

Para agregar una columna en el diseño, seleccione la columna de la lista Opciones Disponibles, y haga clic en la flecha hacia la derecha. Para quitar una columna en el diseño, selecciónela y haga clic en la flecha hacia la izquierda. Haga clic en las flechas dobles para añadir o quitar todas las columnas inmediatamente.

La secuencia de columnas en el diseño tendrá el mismo orden en que se muestra en la lista. Haga clic en las flechas hacia arriba y hacia abajo para mover las columnas más arriba o más abajo en la lista.

FIGURA 2: Agregar o quitar columnas.



Editar título, ancho y alineación de las columnas: Elija Opciones Disponibles u Opciones Seleccionadas del cuadro de diálogo Columnas, seleccione el nombre de la columna que desee cambiar. Haga clic en botón Editar Columna. Escriba el nuevo nombre, luego especifique el número máximo de caracteres para el ancho de la columna. Elija la forma de alineación del título en el encabezado de la columna.

FIGURA 3: Editar título, ancho y alineación de las columnas.



Cambiar fuente, color y altura de la fila de la columna: Desde la ventana Actividades, haga clic en barra de opciones Diseño, elija Fuente y Fila de la Tabla. Para cambiar la fuente, haga clic en el botón Fuente, y seleccione la nueva fuente. Para cambiar el color, haga clic en el botón Color, y seleccione el nuevo color.

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Haga clic en estos campos para personalizar la fuente y el color de la tabla.

Haga clic para restaurar las fuentes y colores estándares de la tabla.

Marque la casilla para mostrar los símbolos que identifican los diferentes niveles de información incluida en columnas.

FIGURA 4: Cambiar fuente, color y altura de la fila de la columna. También puede especificar la altura de las filas: 

La opción Conservar alturas de fila actuales, mantiene todos las datos personalizados de la altura de las filas manualmente configuradas en el diseño durante la sesión de usuario actual.



Desmarque la casilla de verificación Conservar alturas de fila actuales para que automáticamente el tamaño de cada fila sea de acuerdo al contenido de la celda, al tamaño de la fuente, y al ancho de la columna o especifique una altura para todas las filas del diseño. Si escoge la opción Optimizar altura por el contenido de la fila, puede configurar un valor para limitar la cantidad de líneas por fila que serán automáticamente ajustadas durante el llenado del texto.

6.3.2. AJUSTANDO LA ESCALA DE TIEMPO Los Diagramas de Gantt, las Hojas de Cálculo de Utilización de Recursos y Actividades, y los Perfiles de Utilización de Recursos y Actividades, muestran una escala de tiempo que comienza solo antes que el comienzo del proyecto y se extienden hasta la fecha de finalización. Esta escala de tiempo se muestra en diferentes unidades de tiempo, tales como años, trimestres, y días. Puede extender o comprimir la vista de escala de tiempo para controlar el tamaño de las barras o columnas que aparecen en el diseño.

Para mostrar los datos de los diferentes meses del diseño, haga clic y arrastre la columna de los meses.

FIGURA 5: Ajustando la escala de tiempo.

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Cambiar la escala de tiempo de un perfil, hoja de cálculo o Diagrama de Gantt: En la ventana Actividades, abra un perfil, hoja de cálculo, o Diagrama de Gantt. Haga clic en barra de opciones Diseño, opción Escala de Tiempo. En la ventana Proyectos, haga clic derecho en el área de barras del Diagrama de Gantt y elija la opción Escala de Tiempo. Para seleccionar la fecha en que la escala de tiempo debería iniciar en el perfil, hoja de cálculo o Diagrama de Gantt, en el campo Inicio de escala de tiempo haga clic en el botón Examinar. Seleccione los intervalos de fechas en que la información se mostrará. Para cambiar la configuración de fuente y color, haga clic en el botón Fuente para especificar el estilo, tamaño y color de la fuente para la escala de tiempo y los encabezados de las columnas. Haga clic en el botón Fuente Predeterminada para cambiar la fuente y el color de la escala de tiempo para las configuraciones predeterminadas. Elija mostrar Fechas Primarias u Ordinales. Si muestra las Fechas Primarias, elija el formato en que se mostrará los intervalos de fechas: Calendario, Fiscal, o Semana de Año. Si el perfil u hoja de cálculo muestra los valores reales del periodo anterior, elija un intervalo de fechas de periodo financiero.

Elija mostrar dos o tres unidades de tiempo en la escala de tiempo Las opciones de Intervalo de Fechas difieren dependiendo del Tipo elegido. Si el perfil u hoja de cálculo muestra información real del periodo anterior, elija el tipo Calendario o Fiscal. En el campo Intervalo de fechas, seleccione una escala de tiempo de periodo financiero. Si el perfil u hoja de cálculo no muestra los valores reales del periodo anterior, elija cualquier tipo o intervalo de fecha.

FIGURA 6: Cambiar la escala de tiempo de un perfil, hoja de cálculo o Diagrama de Gantt.

EJERCICIO 1: Ajustando la escala de tiempo Para el desarrollo del ejercicio diríjase al CD del curso » Materiales de Lectura » Sesión 08 » Ejercicios, dentro de esta carpeta importe los siguientes proyectos haciendo uso de la Guía de Importación y Exportación de Primavera P6: 

Iterative Development Project (ITDEV).

Una vez importado dichos proyectos, realice los siguientes pasos: Elija el proyecto ITDEV (Iterative Development Project), y ajuste la escala de tiempo, de tal forma que el intervalo de fechas sea Año/Mes, luego en la ventana Actividades ubique el botón Hoja de Cálculos de Utilización de Actividades y

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mencione: 1) ¿Cuál es la cantidad de horas programadas de la actividad Translate Business Case to Project Plan (A1020) en abril del 2007? ________________________________________________________ 2) ¿Cuál es la cantidad de horas programadas de la actividad Build Project Plan (A1000) en abril del 2007? ________________________________________________________ 3) ¿Cuál es la cantidad de horas programadas de la actividad Initiate Project Plan (A1010) en abril del 2007? _________________________________________________________

6.3.3. PERSONALIZANDO DIAGRAMAS DE GANTT Una barra en el Diagrama de Gantt puede representar muchas cosas, como un hito, las fechas anticipadas y tardías de una actividad, o la información resumida. Para distinguir visualmente las diferentes barras incluidas en un Diagrama de Gantt, especifique colores, formas y patrones únicos. Puede ver el Diagrama de Gantt en la ventana Proyectos cuando revise el EPS (Estructura de proyectos de Enterprise), o en la ventana Actividades cuando revisa los proyectos específicos.



Añadir o borrar barras: Haga clic en la barra de opciones de Diseño, en la ventana Actividades o en la barra de opciones mostrar de la ventana Proyectos, luego elija Barras. Haga clic en Agregar. Escriba un nombre para la nueva barra, luego seleccione el intervalo de tiempo que representa la barra de la lista desplegable Escala de tiempo. Haga doble clic en campo Filtro, y marque cada filtro que desee aplicar. Haga clic en Aceptar. Para borrar una barra, selecciónela en el cuadro de diálogo Barras, y haga clic en Eliminar.

Marque esta casilla para mostrar u ocultar una barra. Use estos campos para cambiar la forma, color y patrón de la barra seleccionada. Para combinar barras, especifique el mismo número de filas para cada una. Por ejemplo, para mostrar la Barra Real y Barra Restante en la misma línea, especifique 1 para cada barra.

FIGURA 7: Añadir o borrar barras.



Cambiar estilo de una barra de Gantt: En el cuadro de diálogo Barras, seleccione la barra de Diagrama de Gantt que desee cambiar. Haga clic en la ficha Estilo de barra, para especificar la forma, color y patrón del extremo inicial de la barra (primer campo), la altura y grosor de la barra (segundo

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campo) y el extremo final de la barra (tercer campo), haga clic en cada campo correspondiente y seleccione una opción.

FIGURA 8: Cambiar estilo de una barra de Gantt.

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Cambiar parámetros de una barra de Gantt: En el cuadro de diálogo Barras, en la ventana Actividades, seleccione la barra Gantt que desee cambiar. Haga clic en la ficha Parámetros de barra. En la sección Parámetros de banda de grupo, marque la opción Mostrar barra cuando se contrae, para incluir la barra seleccionada cuando muestre información a nivel de resumen. Marque la opción Mostrar barra para bandas de grupo, para mostrar la barra seleccionada solamente como una barra de resumen. Seleccione como se muestra el tiempo no laborable de la actividad en la sección Configuración de cuellos de barra. Marque la casilla de verificación Tiempo no laborable del calendario, para mostrar el tiempo no laborable del calendario de actividades como un cuello en la barra seleccionada. Marque la casilla de verificación Intervalos no laborables de la actividad, para mostrar el tiempo no laborable de la barra seleccionada basada en las fechas de suspensión/reanudación de la actividad y otros intervalos de tiempo, tales como cuando se lleva a cabo el progreso secuencial.

FIGURA 9: Cambiar ajustes de una barra de Gantt. 

Cambiar etiqueta de una barra de Diagrama de Gantt: Puede escoger mostrar una etiqueta de barra, que sea como un título describiendo el propósito de la barra. En el cuadro de diálogo Barras, seleccione la barra del Diagrama de Gantt que desea cambiar. Haga clic en la ficha Etiquetas de barra. Para añadir una etiqueta, haga clic en Agregar. Luego haga doble clic en el campo Etiqueta, y seleccione el valor de la etiqueta. Haga clic en el campo Fuente para modificar la fuente de la etiqueta. Para quitar una etiqueta, selecciónela en la ficha Etiquetas de barra, luego haga clic en Eliminar. Para

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cambiar la posición de una etiqueta, selecciónela, luego haga clic en la columna Posición y seleccione la nueva posición.

FIGURA 10: Cambiar etiqueta de una barra de Diagrama de Gantt. 6.3.4 PERSONALIZANDO LOS DISEÑOS DE UNA RED DE ACTIVIDADES El diseño Red de Actividades muestra un proyecto como un diagrama de actividades y relaciones, según el WBS. Puede controlar casi todos los aspectos de una Red de Actividades, incluyendo la apariencia de las actividades, los contenidos de las cajas de las actividades, y el espaciado entre actividades.

FIGURA 11: Red de Actividades. Puede usar un diseño de una Red de Actividades para visualizar fácilmente las relaciones entre las actividades y el flujo de trabajo a través del proyecto, examinar y editar una actividad y sus respectivas predecesoras y sucesoras, y enfocarse en dirigir el camino de las relaciones. Una caja de la Red de Actividades representa visualmente una actividad del proyecto. Cuando personalice las cajas, puede modificar las fuentes, colores, espacio y posicionamiento, o copiar los estilos de otro diseño.

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ID de Actividad Nombre de Actividad Inicio Temprano

Flotación (Holgura) Total Duración Original Duración Restante Inicio Tardío

FIGURA 12: Caja de Red de actividad.

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Elegir una plantilla para la caja de la Red de Actividades: Visualice un diseño de una Red de Actividades en la ventana Actividades, haga clic en la barra de opciones Diseño, seleccione Red de actividades, y elija Opciones de red de actividades. Y haga clic en la ficha Plantilla de caja de actividad.

Haga clic para mostrar una lista de plantillas de cajas de actividades predefinidas.

Haga clic para personalizar la fuente y color de la caja de actividad seleccionada.

Haga clic para personalizar la plantilla de caja de la actividad seleccionada.

FIGURA 13: Elegir una plantilla para la caja de la red de actividades.



Personalizar una plantilla para la caja de Red de Actividades: Puede usar una de las plantillas predefinidas para la caja de actividad, o personalizar una propia. Visualizando un diseño de Red de Actividades en la ventana Actividades, haga clic en la barra de opciones Diseño, seleccione Red de actividades, y elija Opciones de red de actividades. Haga clic en la ficha Plantilla de caja de actividad. De la lista desplegable seleccione una plantilla que sea similar a la que desee crear, luego haga clic en el botón Plantilla de caja. Puede añadir filas para insertar nuevos campos y determinar el alto y ancho que deberían ocupar las celdas del campo dentro de la caja de actividad.

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Haga doble clic en campo Nombre del campo y elija el elemento de datos a añadir a la caja.

Haga clic para añadir una nueva fila a la caja de actividad. Use los campos Ancho y Alto para personalizar el tamaño de la nueva celda de elemento de datos.

FIGURA 14: Personalizar una plantilla para la caja de red de actividades.



Personalizar un diseño de Red de Actividades: Visualizando un diseño de Red de Actividades en la ventana Actividades, haga clic en la barra de opciones Diseño, seleccione Red de actividades, y elija Opciones de red de actividades. Luego haga clic en la ficha Diseño de red de actividades.

Alinea las cajas de actividad hacia la parte superior de la ventana Red de actividades, en relación a sus predecesoras o sucesoras. Centra las cajas de actividad en relación a sus predecesoras o sucesoras Elija mostrar las redes de actividades con el camino más largo o más corto de las actividades enlazadas en la parte superior.

FIGURA 15: Personalizar la presentación de la red de actividades. Cuando una predecesora o sucesora de la actividad no esta inmediatamente continua a la actividad en la Red de actividades, la línea de relación de precedencia no es visible debido a las otras cajas de actividad. Para reposicionar las cajas de actividades de manera que todas las líneas de relación de precedencia sean visibles, marque la casilla de verificación Ajustar para mostrar todas las relaciones (ver Figura 15). Para que el módulo determine automáticamente que vista muestra mejor todas las cajas de actividad en el diseño después de reorganizarlo, marque la casilla de verificación Siempre realizar zoom para mejor ajuste después de reorganizar (ver Figura 15).

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Para que el módulo indique el progreso dibujando una “X” en una actividad completada, marque la casilla de verificación Mostrar Progreso.

EJERCICIO 2: Personalizando los diseños de una Red de Actividades Continúe trabajando con el Proyecto ITDEV (Iterative Development Project). Ahora personalice la Red de Actividades de manera que cada una de las cajas de actividad tenga el siguiente formato:

Id de la actividad Duración al finalizar Nombre de la actividad Inicio anticipado Finalización Flotación libre restante anticipada restante Inicio tardío Finalización tardía Flotación total restante restante Luego responda las siguientes preguntas: 1) ¿Cuál es el Inicio anticipado restante (ES) de la actividad Integrated New Build (A1280)? ________________________________________________________ 2) ¿Cuál es la Finalización anticipada restante (EF) de la actividad Review Operational Constraints (A1350)? ________________________________________________________ 3) ¿Cuál es el Inicio tardío restante (LS) de la actividad Prioritize Change Requests (A1330)? ________________________________________________________ 4) ¿Cuál es la Finalización tardía restante (LF) de la actividad Test Build (A1290)? ________________________________________________________

6.4. PERSONALIZANDO INFORMES 6.4.1 VISIÓN GENERAL DE LOS INFORMES Puede crear nuevos informes, o modificar los existentes, usando el Asistente de Informes o el Editor de Informes. El Asistente de Informes permite crear una amplia variedad de informes complejos rápidamente usando la interfaz del asistente, así como modificar los informes creados usando el asistente. El Editor de Informes permite agrupar, ordenar, filtrar, y reunir información del proyecto. Puede mostrar distribuciones de tiempo para las unidades y los costos, e incluir gráficos y vínculos HTML en los informes. Utilice el Editor de Informes para modificar y personalizar los informes creados en el Asistente de Informes.

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El ícono del informe muestra si el informe fue creado por el Asistente de Informes o por el Editor de Informes.

Indica los informes que fueron creados usando el Asistente de Informes.

Indica los informes que fueron creados usando el Editor de Informes.

FIGURA 16: Visión General de los informes. 6.4.2 ABRIR INFORMES Use la ventana Informes para crear, editar, ejecutar y eliminar informes globales y de proyecto. También puede usar la ventana Informes para exportar e importar los informes hacia y desde otras instalaciones del módulo. Para abrir un informe elija Herramientas » Informes » Informes. Haga clic en la barra de opciones Mostrar para ordenar y filtrar los informes listados en la ventana, y para definir los colores y fuentes de la pantalla. Imprime los informes individuales o en lote. Haga clic para construir los informes usando el Editor de Informes. Haga clic para crear los informes usando el Asistente de Informes.

Cada informe puede pertenecer a un grupo de informes. Para añadir, modificar o borrar estos grupos, elija Herramientas » Informes » Grupo de informes.

FIGURA 17: Ventana Informes.

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6.4.3 CREAR Y MODIFICAR INFORMES Puede crear y modificar informes usando el Asistente de Informes o el Editor de Informes. Use el Asistente de Informes para crear rápidamente un informe usando la interfaz del asistente. Use el Editor de Informes para modificar y personalizar los informes según sus necesidades. El Asistente de Informes lo guía rápidamente durante la creación de los informes y permite agrupar, ordenar, y filtrar los datos. Si un informe es modificado usando el Editor de Informes, y decide cambiarlo de nuevo usando el Asistente de Informes, los cambios hechos en el Editor de Informes se perderán.



Crear un informe con el Asistente de Informes: Elija Herramientas » Asistente de Informes, y siga las instrucciones. Usando el Asistente, puede seleccionar multiples áreas temáticas para el informe. Para cada area temática seleccionada puede personalizar las columnas y aplicar las opciones de agrupamiento, orden y filtrado. Cuando termine de definir los parámetros del informe, haga clic en Finalización.

Elija el área temática sobre la cual desea realizar el informe.

FIGURA 18: Crear un informe con el Asistente de Informes (I).

El área temática determina las áreas temáticas adicionales disponibles para el informe.

FIGURA 19: Crear un reporte con el Asistente de Informes (II).

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Seleccione el área temática a configurar.

Puede personalizar las columnas y aplicar las opciones de agrupar, ordenar y filtrar.

FIGURA 20: Crear un reporte con el Asistente de Informes (III). EJERCICIO 3: Crear y modificar informes Elija el proyecto FinSys (Financial System Upgrade Project), para el siguiente ejercicio. Ahora cree el informe llamado Costo Total Real de Actividades, con el área temática Actividades, el cual tiene las siguientes columnas: ID de actividad, Nombre de actividad, Estado de actividad, Crítico, y Costo total real. Una vez creado el informe responda: 1) ¿Cuál es el Costo total real de las actividades completadas? ________________________________________________________ 2) ¿Cuál es el Costo total real de las actividades en progreso? ________________________________________________________ 3) ¿Cuáles es el Costo total real de las actividades no críticas? ________________________________________________________



Crear un informe con el Editor de Informes: Para crear un informe en blanco con el Editor de Informes, primero seleccione un informe existente. Si no desea modificar el informe original, haga una copia del informe antes de editarlo con el Editor de Informes. Una vez que seleccione el informe, haga clic en Modificar, y confirme que desea usar el Editor de Informes. En el Editor de Informes, haga clic en el icono Informe Nuevo y confirme su decisión. Ahora tiene un informe en blanco que puede personalizar.



Modificar un informe: Puede modificar informes usando el Asistente de Informes o el Editor de Informes. En la ventana Informes, seleccione el nombre del informe que desee modificar. Para usar el asistente, haga clic en botón Asistente. Para usar el Editor de Informes, haga clic en Modificar.

6.4.4 USANDO EL EDITOR DE INFORMES El Editor de Informes es una herramienta elaborada que permite crear informes altamente personalizados. El Editor de Informes permite crear, editar y organizar componentes del informe, un componente del informe puede ser una fuente de datos, una fila, o una celda. El Editor de Informes incluye las siguientes partes

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principales: Barra de Herramientas, Regla, Margen Izquierdo, Lienzo de Informe, y menú de clic derecho. En la ventana Informes, seleccione un informe, luego haga clic en Modificar para abrirlo con el Editor de Informes.

Barra de Herramientas.

Regla.

Lienzo de Informe.

Margen Izquierdo.

FIGURA 21: Usar el Editor de Informes.



Usar la Barra de Herramientas: La Barra de Herramientas provee accesos directos a las funciones principales del Editor de Informes.

El botón Informe nuevo, elimina los ajustes del informe visualizado y crea un nuevo informe. El botón Agregar fuente de datos, agrega una fuente de datos, o categoría de información, para el informe visualizado. Este botón está disponible solamente si el área de informe seleccionado tiene una Área de Detalle. El botón Agregar fila, agrega una fila al área seleccionada del informe visualizado. El botón Agregar celda de texto, agrega una celda de texto a la fila seleccionada. El botón Agregar celda de imagen, agrega una celda de imagen a la fila seleccionada. El botón Agregar celda de línea, agrega una celda de línea a la fila seleccionada. Celdas de línea contienen solamente líneas horizontales. El botón Vista visualizado.

previa, muestra

una

vista

previa

del

informe

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El botón Propiedades, permite definir las propiedades de los componentes del informe seleccionado. Puede además hacer doble clic en un componente. El botón Asistente, permite modificar los ajustes del informe actual usando el Asistente de Informes. Iniciando el Asistente de Informes dentro del Editor de Informes elimina cualquier ajuste del informe que fue añadido usando el Editor de Informes. Los ajustes de informe configurados por el Asistente de Informes no serán eliminados.



Usar la Regla: La regla indica la posición horizontal de cada componente del informe. Un área sombreada de azul indica la posición y ancho de la celda seleccionada. Una barra vertical roja indica la posición del cursor en el Lienzo del informe.



Usar el Margen Izquierdo: El Margen Izquierdo ayuda a identificar la fuente de datos y la fila. Para identificar la fuente de datos, el Margen Izquierdo muestra el nombre y la agrupación de cada fuente de datos, si lo hubiera, en la esquina superior izquierda del área de fuente de datos. Para identificar las filas, el Margen Izquierdo muestra cada tipo de fila en la esquina superior izquierda de la fila. El icono indica las filas que son parte del área del encabezado. El icono indica las filas que son parte del área del pie de página.



Usar el Lienzo de informe: El Lienzo de Informe permite ver la posición de cada componente en el informe general. El Lienzo de informe también provee señales visuales que identifica las propiedades de cada componente como sigue:  Las Fuentes de datos son códigos de colores. Si una fuente de datos es integrada o anidada en una fuente de datos padre, entonces cada fuente de datos se observa en un color original.  Las Celdas de texto son codificadas según el tipo de datos que reportan. Para determinar un tipo de celda de texto, puede utilizar a los iconos que aparecen en la esquina superior derecha de la celda.

Indica una celda de Texto personalizado, o una celda que contiene el texto que especifique. Indica una celda de Campo de datos, o una celda que compila y reporta la información de un campo que especifique. Indica una celda de Titulo de campo, o una celda que contiene el nombre del campo que especifique. Indica una celda de Variable, o una celda que reporta información relacionada al informe general, en lugar de una fuente de datos especifica.

6.4.5 AGREGAR FUENTES DE DATOS Y FILAS A LOS INFORMES Use el Editor de Informes para agregar o eliminar fuentes de datos y filas. El Lienzo de informes provee las siguientes áreas principales para las fuentes de datos:

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

ÁREA Área de Encabezado de Página

DESCRIPCIÓN Reporta los componentes que aparecen en la parte superior de cada página del informe compilado. El Área de Encabezado de Página puede contener filas y celdas. El Área de Encabezado de Página es diferente del encabezado estándar que especifique en el cuadro de diálogo Configurar página. Si especifica un encabezado estándar, este aparece en la parte superior de la página, seguido del encabezado de la página del informe, en el informe compilado.

Área de Encabezado del Informe

Los componentes del informe aparecen antes que los detalles del informe compilado y solo en la primera página del informe. El Área de Encabezado del Informe contiene filas y celdas.

Área de Encabezado de la Fuente de Datos

Si el informe contiene una fuente de datos, los componentes del informe aparecen antes que los registros de la fuente de datos en el informe compilado. El Área de Encabezado de Fuente de Datos contiene filas y celdas.

Área de Detalles

Si el informe contiene una fuente de datos, el Área de Detalles muestra la información compilada de la fuente de datos y el diseño de la información del informe compilado. El Área de Detalles contiene datos, filas y celdas.

Área de Pie de Página de la Fuente de Datos

Si el informe contiene una fuente de datos, los componentes del informe aparecen después que los detalles de la fuente de datos del informe compilado. El Área de Pie de Página de la Fuente de Datos contiene filas y celdas.

Área de Pie de Página del Informe

Muestra componentes que aparecen después que los detalles del informe compilado y en la última página del informe. El Área de Pie del Informe contiene filas y celdas.

Área de Pagina

Muestra los componentes que aparecen en la parte inferior de cada página del informe compilado. El Área de Pie de Página puede contener filas y celdas. El Área de Pie de Página es diferente que el pie de página estándar especificado del cuadro de diálogo Configurar página. Si especifica un pie de página estándar, este aparece en la parte inferior de la página, después del pie de página del informe, en el informe compilado.

Pie

de

Agregar fuentes de datos a los informes: Realice los siguientes pasos para agregar una fuente de datos a los informes: 1. En el Editor de informes, haga clic en el Área de Detalles, luego haga clic en botón Agregar fuente de datos, que se encuentra en la Barra de

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Herramientas. Puede también hacer clic derecho para que aparezca un menú contextual y elegir la opción Agregar origen de datos. 2. Haga clic en la pestaña Origen, en la lista Repetir en, seleccione el tipo de información que desea reportar en la nueva fuente de datos. Para agrupar la información de la Fuente de Datos de acuerdo a una categoría relativa, haga clic en Agrupar por, luego seleccione una categoría de agrupamiento. La lista de categorías disponibles refleja la fuente de datos que selecciona en la lista Repetir en.

FIGURA 22: Agregar fuentes de datos a los informes. 6.4.6. ORDENAR FUENTES DE DATOS DEL INFORME Puede ordenar los registros de los informes aplicando un orden de clasificación para una o más fuentes de datos del informe, y editar un orden de clasificación al informe cambiando los ajustes de clasificación para una o más fuentes de datos del informe.



Ordenar un informe: Realice los siguientes pasos: 1. Haga doble clic en la fuente de datos cuyos registros desea ordenar. 2. Haga clic en la ficha Origen, luego clic en Agregar. 3. Seleccione el campo por el cual quiere ordenar los registros de la fuente de datos. La lista de campos de clasificación disponibles refleja el orden que selecciono en la lista Ordenar por objeto. 4. Para clasificar los registros en orden ascendente, elija Ascendente. Para clasificar registros en orden descendente, elija Descendente. 5. Haga clic en Aceptar. Para ordenar por objetos y campos adicionales, repita los pasos del 2 al 4.

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FIGURA 23: Clasificar un informe.



Editar los criterios de orden para los informes: Haga doble clic en la fuente de datos de los criterios de orden que desea editar, y haga clic en la ficha Origen. 

Para agregar un nuevo campo a los criterios de orden, haga clic en Agregar, luego escriba el criterio de orden. Haga clic Aceptar, y luego cambie la posición del campo en los criterios de orden, si es necesario.



Para eliminar un campo desde los criterios de orden, seleccione la fila a ordenar, luego haga clic en Eliminar.



Para cambiar la posición de un tipo de datos en los criterios de orden, seleccione la fila a ordenar, luego haga clic en el botón de flecha apropiado.

6.4.7. USANDO LOS GRUPOS DE INFORMES Los grupos de informes son una manera jerárquica de organizar los informes globales y del proyecto. Cada informe puede pertenecer a un grupo de informes.



Agregar un grupo de informes: Elija Herramientas » Informes » Grupos de informes. En el cuadro de diálogo Grupos de informes haga clic en el botón Agregar, luego escriba el nombre del nuevo grupo de informes.

Haga clic para mostrar los grupos de informes en orden ascendente, descendente o como una jerarquía.

Haga clic para mover los grupos hacia arriba y abajo, y dar sangría a la derecha/izquier da para denotar el nivel de jerarquía

Los grupos de informes pueden tener niveles múltiples.

FIGURA 24: Agregar un grupo de informes.

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

Asignar un informe a un grupo de informes: Elija Herramientas » Informes » Informes. Seleccione el informe que desea agregar a un grupo de informes, luego haga clic en el botón Examinar del campo Grupo de informes, en la parte inferior de la ventana Informes. Seleccione el grupo al cual desea agregar el informe, y haga clic en Seleccionar.

Use este campo para quitar el informe seleccionado de un grupo de informes y/o reasignar el informe a un grupo de informes diferente.

Elija el grupo de informes al cual desea asignar el informe y haga clic en el botón Seleccionar.

FIGURA 25: Asignar un informe a un grupo de informes. 6.4.8. ESTABLECER INFORMES EN LOTE Los grupos por lote permiten ejecutar una serie de informes a la vez. Un informe solamente puede tener una asignación de grupo por lote.



Agregar informes a un grupo de informes en lote: Elija Herramientas » Informes » Informes en lote. Seleccione el grupo de informes de lote, luego haga clic en Asignar. Seleccione los informes que desea asignar al grupo y haga clic en el botón Asignar. Cuando haya finalizado de asignar los informes, haga clic en Cerrar.



Crear un grupo de informes en lote: Elija Herramientas » Informes » Informes en lote. Elija Global o Proyecto. Haga clic en Agregar, luego escriba el nombre del nuevo grupo. Haga clic en Cerrar.

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Elija Global Proyecto.

o

FIGURA 26: Crear un grupo de informes en lote.



Ejecutar un informe en lote: Desde la ventana Informes, haga clic en el botón Ejecutar lote, seleccione el lote que desea imprimir, luego haga clic en el botón Aceptar.

Seleccione informe de lote.

Haga clic en botón Aceptar para ejecutar el informe de lote.

el

FIGURA 27: Ejecutar un informe de lote.

EJERCICIO 4: Crear grupo de informes y ejecutar informes en lote Continúe trabajando con el proyecto FinSys (Financial System Upgrade Project). Ahora cree el grupo de informes llamado Informes Relativos a Actividades, que incluye los siguientes informes:   

AC-01 Activity Earned Value AC-02 Activity Costs EX-01 Activity Expenses

Una vez que haya creado el grupo de informes ejecútelo como un Informes en lote, y realice lo siguiente: 1. Visualice el informe AC-01 Activity Earned Value y responda: 

¿Cuál es el Presupuesto a la conclusión (BAC) del proyecto?

_____________________________________________________ 

¿Cuál es la Estimación a la finalización (EAC) del proyecto?

_____________________________________________________

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2. Visualice el informe AC-02 Activity Costs y responda: 

¿Cuál es el Costo total de línea base (BL total cost) del proyecto?

_____________________________________________________ 

¿Cuál es el Costo total real (Actual total cost) del proyecto?

_____________________________________________________ 3. Visualice el informe EX-01 Activity Expenses y responda: 

¿Cuál es el Costo presupuestado (Budgeted cost) de la actividad Perform Unit Testing (A1220)?

_____________________________________________________ 

¿Cuál es el Costo real (Actual cost) de la actividad Perform Unit Testing (A1220)?

_____________________________________________________



Ejecutar un informe en lote como un servicio: Elija Herramientas » Servicios de trabajo, luego haga clic en Agregar. Seleccione Informes en lote en el campo Tipo de servicio. Especifique un número en el campo Número de trabajo para indicar la secuencia en que el servicio debería ser ejecutado, si se se tiene más de un servicio. Escriba una breve descripción del servicio en el campo Nombre del trabajo. En el campo Estado, seleccione Activado para activar el servicio de informe en lote. Puede suspender el servicio en cualquier momento seleccionando Inhabilitado en el campo Estado. En el área Ejecutar trabajo de la ficha Detalles de trabajo, programe cuando ejecutará el servicio: todos los días en una hora específica, o semanalmente, cada dos semanas, o mensualmente en una fecha y hora especifica.

FIGURA 28: Ejecutar un informe en lote como un servicio.

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6.5. IMPRIMIENDO DISEÑOS E INFORMES 6.5.1. DEFINIENDO LA CONFIGURACIÓN DE PÁGINA Puede personalizar los diseños e informes impresos de muchas formas. Por ejemplo, puede personalizar la configuración del encabezado y del pié de página, y cambiar los márgenes para la página impresa.



Definir la configuración de Página: Seleccione el informe que desea configurar, ejecute el informe en modo Vista Preliminar. Luego haga clic en el botón Configurar página, y seleccione la ficha Página, para ajustar la orientación, escala, y tamaño de papel.

FIGURA 29: Definir Configuración de Página.



Agregar encabezados y pie de páginas: Puede personalizar el encabezado y el pie de página. Tambien puede insertar un grafico, tal como el logo de la empresa, en el encabezado o pié de página. Haga clic en la ficha Encabezado o Pie de Página.

Seleccione una variable global y haga clic en Agregar. Las variables globales incluyen propiedades de portafolio (inicio de proyecto anticipado, fecha de información más temprana), etc.

FIGURA 30: Añadir encabezados y pié de páginas.

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6.5.2. PREVISUALIZANDO DISEÑOS E INFORMES La opción Vista preliminar permite revisar el diseño o el informe antes de enviarlo a la impresora.



Abrir Vista preliminar: Para previsualizar un diseño, muestre el diseño en la ventana Actividades, luego haga clic en Archivo, y seleccione Vista preliminar. Para previsualizar un informe en la ventana Informes, seleccione el informe que desea previsualizar, luego haga clic en Ejecutar informe, elija Vista preliminar, y haga clic en Aceptar.

FIGURA 31: Abrir Vista preliminar. Al ubicar el ratón en la vista preliminar del informe el puntero cambia a la forma de una lupa. En la barra de herramientas haga clic en los botones Acercar o Alejar, según requiera visualizar el informe. 6.5.3. IMPRIMIR DISEÑOS E INFORMES Puede imprimir los diseños e informes enviándolos directamente a una impresora, publicándolos como archivos HTML, o imprimiéndolos como archivos de texto ASCII (solo los informes).



Imprimir un diseño: Para enviar un diseño directamente a la impresora, abra el diseño que desea imprimir, y elija Archivo » Imprimir. Tambien puede hacer clic en el botón Imprimir de la barra de Herramientas.

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

Imprimir un informe: En la ventana Informes, seleccione el nombre del informe que desea imprimir, y haga clic en el botón Ejecutar informe. Luego seleccione Directamente a impresora.

1. Seleccione el modo impresión del informe.

de

2. Para archivos HTML y ASCII, especifique el nombre y ubicación para el archivo a guardar.

3.

Haga clic en Aceptar para ejecutar el informe.

FIGURA 32: Imprimir un informe.

EJERCICIO 5: Imprimir Diseños e Informes Continúe trabajando con el proyecto FinSys (Financial System Upgrade Project). y responda las siguientes preguntas: 1) ¿Cuál es la Duración restante de la tarea resumen Project Administration? ________________________________________________________ 2) ¿Cuál es el Costo total real de la tarea resumen System Implementation? ________________________________________________________ Utilice el informe AC-03 Activity Labor y responda: 3) ¿Cuántas Horas de trabajo real (Actual labor units) presenta la actividad Perform interface requirements analysis (A1080)? ________________________________________________________ 4) ¿Cuál es la Variación de horas de trabajo (Variance – labor units) de la actividad Design external interfaces (A1350)? ________________________________________________________

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