Universidad Técnica de Ambato Facultad de Ciencias Administrativa Organización de Empresas Computación Aplicada II Tema
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Universidad Técnica de Ambato Facultad de Ciencias Administrativa Organización de Empresas Computación Aplicada II
Tema: Caso de estudio de PMI: Chile – Construcción de los estadios para el mundial femenino Sub – 20 de FIFA
Autores: Arcos Andrade Alexandra Elizabeth Cárdenas Palma Alex Hernán Muñoz Solís Dayanara Patricia Nuñez Lozada Alex Eduardo Curso: Quinto Semestre B Profesor: Ing. Maximiliano Calvache Marzo – Agosto 2018
Contenido 1. Antecedentes..................................................................................................................3 2.
Análisis del caso............................................................................................................3
3.
Etapa I: Definición del problema...................................................................................5
4.
Etapa II: Planificación....................................................................................................5 A) Integración..................................................................................................................5 B) Alcance.......................................................................................................................5 C) Tiempo........................................................................................................................6 D) Costes..........................................................................................................................6 E) Recursos Humanos.....................................................................................................6 F) Riesgos.......................................................................................................................6 G) Adquisiciones.............................................................................................................6
5.
Etapa III: Puesta en marcha...........................................................................................6 A) Integración..................................................................................................................6 b) Recursos Humanos........................................................................................................6 c) Adquisiciones................................................................................................................7
6.
Etapa IV: Conclusiones (Procesos de cierre).................................................................7 a) Integración..................................................................................................................7 b) Adquisiciones.............................................................................................................7
7.
Conclusiones y Recomendaciones.................................................................................7
Contenido en tablas: Tabla 1. Tiempo de construcción..........................................................................................4
1. Antecedentes La presidenta Michelle Bachelet asume su cargo como presidenta de la República de Chile, el 11 de marzo del 2006, en septiembre de ese mismo año, la FIFA anuncia que el 4to mundial de Fútbol Femenino categoría Sub 20 se realizará en Chile.
Por tanto, se plantó la necesidad de contar con estadios que cumplieran los estándares mínimos requeridos por la FIFA, para estos eventos deportivos. La infraestructura disponible en el país no cumplía con dichos requerimientos y además esto fue un desafío enorme para el gobierno de Bachelet, el contar con sedes en un plazo determinado y con un presupuesto que no cubriría al 100% la construcción de estos estadios. Para este proyecto, se eligen cuatro sedes para la ejecución de este proyecto. Temuco, La Florida, Coquimbo y Chillán, elegidas por el gobierno chileno y la FIFA por su infraestructura hotelera, en transporte, en telecomunicaciones, en asistencia de espectadores, y las disciplinas deportivas que se practican en esas sedes. El tiempo transcurría, y el Gobierno chileno debía responder en 9 meses. La atención de la presidenta Bachelet se encontraba en la construcción de estos estadios, por lo tanto mantuvo la misma cantidad de profesionales para planificar y ejecutar los proyectos, esto se convirtió en una prioridad nacional. Las cuatro sedes cumplieron el objetivo y en la fecha prevista, con un costo de inversión menor a lo planificado, se cumplieron los requerimientos de la FIFA, el país logró lo planificado para el desarrollo del mundial femenino. 2. Análisis del caso
Se contaba con requisitos claros y delimitados por la FIFA, respecto al equipamiento de los estadios para el desarrollo de este tipo de eventos deportivos. El beneficio era notorio al ser la sede del Mundial de Fútbol Femenino Sub-20 (2008).
Debido a la inmensidad del proyecto y la inversión, existía un claro limitante respecto a la cantidad de personas para gestionar y ejecutar los proyectos. La administración de proyectos se basaba en el contacto con cada parte y fase del proyecto hasta esa fecha. La ejecución del proyecto se confiaba a un solo proveedor y un solo gestor, el Ministerio de Obras Públicas (M.O.P). Con la adopción del nuevo modelo económico, se planteó la creación de un modelo de Gestión Integrada de Proyectos, en el cuál, los directores del proyectos recibieron una capacitación sobre la administración y dirección de proyectos basados en la guía PMBOK, con ello lograron realizar una nueva estructura organizacional basado en equipos de proyecto flexibles e independientes, que estén a cargo cada uno de proyectos diferentes y crear una nueva plataforma de información para lograr la coordinación entre todos los equipos de proyectos. Y como resultado, se redujo el tiempo significativamente en los proyectos de infraestructura, se planificó las adquisiciones de manera óptima y rápida, se logró optimizar la barrera de la comunicación debido a la ubicación donde se desarrollaban los proyectos, todos estos resultados, hicieron que la construcción de los 4 estadios sea realizado en el plazo de 9 meses planificados. Adicionalmente podemos indicar que el Sistema Nacional de Inversiones, es la entidad que norma y regula el proceso de inversión pública de Chile, y encargado de la formulación, ejecución y evaluación de los estudios, programas y proyectos de inversión con el objetivo de promover los más beneficiosos para la sociedad.
Este sistema fue el encargado de realizar el análisis y recomendación técnica económica de
las
4
sedes
entregadas
por
el
Coquimbo
259 días
La Florida
239 días
el
Chillán
242 días
presupuesto del 2007,
como parte del plan
Temuco
243 días
de inversiones. Los
Instituto Nacional del añadirlo
en
estadios se ejecutaron establecidos y en los montos contratados.
Deporte,
en
los
para
plazos
Tabla 1. Tiempo de construcción 3. Etapa I: Definición del problema Bajo el patrocinio de la Presidenta Michelle Bachelet, y respaldad por la meta del gobierno de atraer los principales eventos deportivos al país, y si mejorar la infraestructura del país en el proceso. Chile ganó el derecho a ser la sede del Mundial de Fútbol Femenino Sub-20 de la FIFA en el 2008. Considerado un proyecto “nacional” patrocinado por la presidencia de la República de Chile, esta iniciativa tuvo alta prioridad para la presidencia y sus resultados muy esperados por los residentes chilenos.
En un proceso de licitación abierto de la FIFA, fueron cuatro las ciudades seleccionadas como posibles sedes en Chile: Temuco, La Florida, Coquimbo y Chillán. Solo había un problema, ninguna de estas ciudades tenía estadios de fútbol que cumplieran con las estrictas normas de la FIFA. Y además tenían menos de un año para construir los estadios. Esto les presentó un desafío sin precedentes: construir cuatro estadios, desde cero, en solo nueve meses. 4. Etapa II: Planificación A) Integración Un programa de capacitación a sus directores de proyecto: -
El desarrollo de procesos de dirección de proyectos estandarizados basados en La
-
Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK) Una nueva estructura organizacional basada en equipos de proyecto flexibles, y; La implementación de una nueva plataforma de información para lograr una coordinación centralizada y virtual.
B) Alcance Las ciudades seleccionadas como posibles sedes en Chile:
-
Temuco La Florida Coquimbo Chillán
C) Tiempo Tenían menos de un año para construir 4 estadios en tan solo 9 meses antes de que comenzará el mundial de fútbol femenino. D) Costes La investigación de arquitectura preliminar dl proyecto había comenzado en agosto del 2007 con un presupuesto estimado de U$100 millones. E) Recursos Humanos Un total de 250 trabajadores en cada estadio, lo que daba un total de 1.000 trabajadores en todo el proyecto. F) Riesgos La cantidad de gente disponible para planificar y ejecutar los proyectos, si bien el retorno a la democracia había llevado a un crecimiento sustancial en los fondos de inversión y a un portafolio de proyectos diez veces mayor de lo que era antes. G) Adquisiciones La M.O.P ahora tenías más proyectos complejos con fechas de entrega pronta pero pocos directores certificados para lograr estos proyectos de alto perfil. Por eso, fue de primordial importancia el fortaleces el capital humano chileno para mejorar la eficiencia de sus proyectos. 5. Etapa III: Puesta en marcha A) Integración El ministerio siguió los estándares del PMI para alinear a su personal en todos los niveles de la organización, desde el presidente hasta el último trabajador en el campo, de modo que de todas las partes trabajar hacia una meta en común. b) Recursos Humanos El modelo de alineación del M.O.P tenía un equipo dirigido por un director de proyectos, un equipo de trabajadores multidisciplinarios en el campo, una plataforma colaborativa de
información y comunicación, y una oficina de proyectos para dar el apoyo metodológico y la coordinación general. c) Adquisiciones El Ministerio innovó respecto a las adquisiciones. En lugar de contratar a un único proveedor, que era el modelo típico del mismo, se tercerizaron diferentes partes del proyecto a distintos especialistas. 6. Etapa IV: Conclusiones (Procesos de cierre) a) Integración La presidenta Michelle Bachelet estaba tan satisfecha con los resultados del proyecto que aprobó un segundo proyecto, el cual incluye la construcción de trece estadios de fútbol adicionales en las ciudades de Chile con más de 200.000 habitantes b) Adquisiciones Basado en este proyecto, el M.O.P generó políticas de Estado, con un sello de probación del gobierno de Chile para realizar mejoras importantes en la infraestructura deportiva del país. 7. Conclusiones y Recomendaciones
A) Definir los objetivos estratégicos, definir mejoras y adoptar las herramientas adecuadas para la buena gestión del proyecto, definir el alcance del proyecto, y los recursos necesarios, asegurará el logro del mismo en el tiempo establecido y dentro del presupuesto calculado. B) Contar con profesionales capacitados, con experiencia y certificador para la buena gestión de proyectos de alto perfil, ya que ellos conducirán dichos proyectos utilizando las herramientas de vanguardia y gestionando de la mejor manera los recursos, el tiempo, la información y la comunicación de los mismos. C) El uso de estándares permiten establecer procesos adecuados para cada proyecto, y alinear al personal de todos los niveles, involucrándolos en el proyecto, hacia el mismo objetivo. D) Los estándares del PMI, además de servir para la correcta ejecución de un proyecto, permiten analizar si este proyecto puede ejecutarse a gran escala.
E) Lo que más influye en el cumplimiento de tareas, es la preparación adecuada
previa a las tareas de ejecución.