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MF1002_2: Inglés profesional para actividades comerciales. FPPE/FA/2015/002/003

3.1.2. LA FACTURA / INVOICE La factura es el documento que refleja toda la información de una operación de compraventa. En ella deben aparecer todos los datos a efectos fiscales del comprador, del vendedor, detalle del producto o servicio prestado, los precios por unidades, el precio total, los descuentos y los impuestos. Debe emitirse en el momento en que se produzca el devengo, es decir, en el momento de la adquisición por parte del comprador del producto o servicio. Muchas veces para ahorrar costes, las empresas emiten e-factura o factura electrónica / electronic invoice, no se genera en papel sino que se recibe en forma de e-mail. Vamos a ver algo de sintáctica y vocabulario útil relacionado con las facturas: -

Number of invoice Número de factura Date of issue Fecha de emisión Order number Número de pedido Account number Número de cuenta Delivered to Enviado a: Quantity Cantidad Description Descripción Price per Unit Precio por unidad VAT registration number Número De identificación fiscal Invoice to: Factura emitida a: Invoice total: Precio total de la factura To settle Liquidar Further Comments Otros comentarios Otras expresiones: Tittle of goods does not pass until payment has been received in full (La propiedad de

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la mercancía no se hará efectiva para el comprador hasta que el pago se haya realizado) Payment terms (Términos de pago) Strictly 30/60/90 days from date of invoice (estrictamente 30/60/90 días después de la

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fecha de facturación) This Bill will be paid within the 30/60/90 days (esta factura será abonada antes de

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30/60/90 días) Payable inmediately after the receipt of the goods (Pagadero de inmediato después de

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recibir las mercancías) It is our Company policy to invoice only in euros (nuestra política de empresa es sólo facturar en euros)

Las partes que necesariamente ha de tener una factura son: -

Number of invoice (número de factura) Date of issue (fecha de emisión) Order number (número de pedido) Details of the Company who emits the invoice (detalles de la empresa que emite la

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factura) Details of the Company/person who must settle the invoice (Detalles de quien debe liquidar la factura) 90

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A detailed list of products or services delivered (Una lista detallada de productos o

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servicios servidos) The total amount to pay, including VAT, taxes or additional expenses (insurance, shipping and handling…) (El precio total a pagar incluyendo IVA, impuestos o gastos adicionales como seguro, envio..)

Exercise:

Order

the

words to make a sentence 1. These invoices/invoicing/after/weeks/within the next two/should/be/paid 2. packing list/complete/require/most countries/a/and/commercial invoice 3. ownership/to prove/the buyer/the commercial invoice/needs 91

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4. the prices/in all/is/included/VAT 5. bought/I/recently/on a website/some/books 6. available/the/warehouse/goods/are/at 7. payment/until/they/receive/won’t/the order/is made

-

Fill in the order form with this information: Customer:

Mark Thomas Inc. 545 Carnaby Road NW2 384 – London Great Britain

Order date: March 8th 2017 - Quantity: 500 Description: Wineberry Candy Reference: T34 3.1.3 RECIBOS / RECEIPTS Los recibos son documentos que se expiden por el vendedor cuando se produce un pago (total o parcial) de la compra realizada y se entregan como justificante de que se ha recibido una cantidad de dinero del comprador. Los recibos suelen ser unos impresos especiales, constan de dos copias, una para el vendedor y otra para el comprador. En ellos debe constar la información básica como el nombre del pagador, la cantidad recibida y detalle o descripción del pago que ha realizado el cliente. Aquí te mostramos un recibo en inglés con todos los datos que debe contener que mínimo son: -

Customer details (name, address, city, date..) – Detalles del cliente (nombre, dirección,

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ciudad, fecha…) Description of the items, Price and amount – Descripción de los artículos, precio y

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cantidad Taxes (if applied) – Impuestos (si se aplican) Total Dues sum – El total a deber

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3.1.4 HOJAS DE RECLAMACIONES / COMPLAINT FORMS Son los documentos que deben de ser entregados por el vendedor a solicitud del cliente cuando se ha prestado un mal servicio o ha surgido algún problema en la operación comercial y el comprador no está satisfecho por algún motivo. Se realizan por escrito para que quede constancia de esta reclamación. En España todos los establecimientos comerciales deben de tener por norma un libro de reclamaciones a disposición de los clientes que lo soliciten y tiene que haber un cartel visible en dicho establecimiento en el que se especifica que existen hojas de reclamación: “There are official complaint forms at the consumer’s disposal” “Existen hojas de reclamaciones a disposición del consumidor” Una vez hecha la reclamación, una de las copias se debe enviar al organismo competente en materia de consumo que abrirá un expediente e investigará lo ocurrido, sancionando, si es necesario al responsable del establecimiento, si es que ha prestado un mal servicio.

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Ejemplo

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Ejercicios Completa la factura teniendo en cuenta los siguientes detalles Cliente: Mark Jacson, 234 Soho Street, NW293 London Cantidad: 200. Desk ref. 393 Price. 29.90 € Vat 21% Cantidad: 100. Desk. Ref. 293. Price 39.90€ Vat 21% Fecha de factura 23 de octubre 2016 Número de pedido 4920-B

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Ejercicio Fill the complaint form with the following details: Name of the client: Susan Boille, customer number M-89. March, 3rd 2017. Complaint situation: and order has been delayed for two months, customer has contacted the Company several times but no answer has been received. She requires an urgent delivery or a refund.

OFFER LETTER Write an offer letter with the following details: You are a supplier of office material, now you are offering new products and would like your customers know them. Write a letter to your customers and potential customers, presenting yourself and your products, enclose catalogue, brochures, samples…and offer a visit of sales representative if required. Closet he letter in a suitable way

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