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Sistema de Gestión Académico Fecha: 24/05/2019

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Tabla de contenido Historial de Versiones ............................................................................................. 5 Información del Proyecto ......................................................................................... 5 Aprobaciones .......................................................................................................... 5 1. Propósito........................................................................................................... 6 2. Alcance del producto / Software ....................................................................... 6 3. Referencias....................................................................................................... 7 Bibliografía ................................................................................................................ 8 4. Funcionalidades del producto ........................................................................... 9 4.1.

Módulo de Procesos del Negocio .................................................................. 9

4.3 Módulo de Matricula y pensión .......................................................................... 9 

Registro de los proveedores ............................................................................. 9



Registro de las ordenes de compras ................................................................ 9



Envió de cotizaciones ....................................................................................... 9



Registro y verificación del inventario ................................................................ 9

5. Clases y características de usuarios .............................................................. 10 6. Entorno operativo ........................................................................................... 11 7. Requerimientos funcionales............................................................................ 11 8. Reglas del negocio ......................................................................................... 20  La secretaria de la institución podra solamente ingresar ,editar y guardar infomacion de los estudiantes y sus representantes. ........................................... 20  La Secretaria de la institución podra realizar la acción de registrar la nota de admisión de los estudiantes postulados. ............................................................... 20 La Oficina de Proyectos de Informática (http://www.pmoinformatica.com) Página 2

 La secretaria de la institución necesitara visualizar la aprobación de cada estudiante para su respectiva matriculacion. ........................................................ 20 

El Docente podra visualizar y obtener su horario de actividades . ................. 21



El Estudiante podra visualizar su cronograma(Horarios). ............................... 21



El Docente podra ingresar las calificaciones de cada estudiante asignado. ... 21

 El docente podra visualizar el reporte de la libreta de cada uno de sus estudiantes asignados. .......................................................................................... 21  La secretaria podra supervisar ,controlar y revisar la informacion ingresadas por los docentes. ................................................................................................... 21  El estudiante podra visualizar cada una de sus calificaciones(Libreta) que haya obtenido en sus actividades curriculares. ..................................................... 21  El Representante podra visualizar las calificaciones (Libreta) de sus representados. ...................................................................................................... 21  El asistente contable podra registrar y categorizar las cuentas respectivamente. ................................................................................................... 21  El asistente contable podra realizar la asignacion del presupuesto de cada departamento. ....................................................................................................... 21  El contador podra visualizar los reportes de las transacciones de cada departamento. ....................................................................................................... 21  La rectora de la escuela necesitará revisar el módulo de recursos humanos donde visualizará el listado de los trabajadores de la Institución .......................... 21  El área de contabilidad necesitará del módulo de recursos humanos donde visualizará el sueldo de los empleados. ................................................................ 21  El área de contabilidad necesitará del modulo de recursos humanos para verificar multas, atrasos, observaciones de los trabajadores. ............................... 21  La secretaria deberá llenar obligatoriamente todos los campos en la interfaz de matriculación y pensión. ................................................................................... 21 9. Requerimientos de interfaces externas........................................................... 22 La Oficina de Proyectos de Informática (http://www.pmoinformatica.com) Página 3

9.1.

Interfaces de usuario ................................................................................ 22

Módulo de procesos de negocio ........................................................................ 23  Interfaz de Admisión: En la interfaz de Admisión se realiza el ingreso de datos personales de cada postulante (Estudiantes) y sus representantes que desea ingresar a la Institución, se visualiza y se obtiene el resultado del examen de aprobación lo que le permitirá transferir la información para poder realizar su matriculación. ..................................................................................................... 23  Interfaz de Generación de Cronogramas: En esta interfaz se realiza la generación de horarios ya sea de estudiantes y los profesores mediante la información ingresada de las actividades de cada uno de ellos como son: Materias, Curso, Sección. .................................................................................. 23  Interfaz de Calificaciones: En esta interfaz se hace el ingreso de notas con sus respectivas materias de cada estudiante, teniendo un reporte final o libretas por parcial. ......................................................................................................... 23 Módulo contabilidad ........................................................................................... 23 Módulo de Matricula y pensión .......................................................................... 24  Interfaz de parametrización: en esta interfaz se detallarán los niveles de matriculación con fechas de matrículas normales y matriculas extraordinarias con la búsqueda de cedula del estudiante. ........................................................ 24  Interfaz de Pensiones y Matriculación: aquí se detallarán datos adicionales con la respectiva generación de la factura. ........................................................ 24  Interfaz de ventas adicionales: este módulo se implementará si en un futuro la ley aprueba las ventas adicionales de artículos en una institución. ............... 24 9.2.

Interfaces de hardware............................................................................. 24

9.3.

Interfaces de software .............................................................................. 24

9.4.

Interfaces de comunicación ...................................................................... 25

10.

Requerimientos no funcionales ................................................................... 25

11.

Otros requerimientos ................................................................................... 28

12.

Glosario ....................................................................................................... 28 La Oficina de Proyectos de Informática (http://www.pmoinformatica.com) Página 4

Historial de Versiones Fecha 24/05/2019

Versión 0.1

Autor 8SB S.A

Organización Unidad Educativa Nuestra Señora

Descripción Realización de un sistema de gestión académico para automatizar los procesos en la Unidad Educativa

Información del Proyecto Empresa / Organización Proyecto Fecha de preparación Cliente Patrocinador principal Gerente / Líder de Proyecto Gerente / Líder de Análisis de negocio y requerimientos

Unidad Educativa Nuestra Señora Sistema de Gestión Académico Rectora de la institución Rhenny Sabando

Aprobaciones Nombre y Apellido

Cargo

Departamento Organización

u

Fecha

Firma

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1. Propósito En esta sección se define el nombre o título del software que se está especificado en el documento, incluyendo su número de versión o Release. Luego se describe cuales componentes o partes del alcance del producto están incluidas en el documento, estableciendo si este documento cubre la totalidad del software, sólo una parte del sistema, subsistema o subgrupo de procesos.

2. Alcance del producto / Software Se incluye una corta descripción del alcance del software que se está especificando, incluyendo:     

Su propósito u objetivo general. Beneficios que brinda al área de negocio y organización. Objetivos y metas. Es recomendable establecer la relación de los objetivos del software con los objetivos corporativos y estrategias de negocio. Se puede hacer referencia a otros documentos, por ejemplo, una definición de alcance u acta de constitución del proyecto.

Permitir realizar la factura de la matriculación y pensión de los estudiantes por niveles  Una de las metas es lograr que el sistema controle el nivel de educación de los docentes y niveles de preparación para lograr el objetivo de tener el 80% de docentes con un título de 4to nivel  Una de las metas es lograr que el sistema pueda llevar un control de los presupuestos establecidos en cada departamento de la institución con la

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finalidad de poder visualizar todos los ingresos y egresos de las transacciones realizadas. Permitir aplicar porcentajes de descuentos y becas a los alumnos Permitir tener una base de datos de los estudiantes matriculados. Permitir seleccionar el tipo de pago que le corresponde al alumno.

3. Referencias El presente proyecto tiene como finalidad satisfacer los requerimientos del personal administrativo de la Escuela “Gonzalo Rubio Orbe”. Por lo tanto, se desarrolla los siguientes módulos: Módulo de matrícula, Módulo de gestión de notas y Módulo de usuario. Que permite la administración automatizada de procesos académicos tanto para los docentes y personal administrativos. Se realizará la especificación de requisitos, análisis, diseño y pruebas del Sistema de Gestión Académica. Dentro del módulo Usuario se manejará únicamente el perfil administrador y docente, de acuerdo al requerimiento del personal administrativo (Gualacata, 2012).

Gualacata, M. (enero de 2012). DESARROLLO DEL SISTEMA DE GESTIÓNACADÉMICA PARA LA ESCUELA "GONZALO RUBIO ORBE" DE OTAVALO. Obtenido de Repositorio: https://repositorio.espe.edu.ec/bitstream/21000/5610/1/T-ESPE-033148.pdf

El presente proyecto tiene como finalidad entregar un Software de Gestión para la Unidad Educativa Manuel Guerrero. El objetivo para crear este Software con sus reglas, procedimientos y funciones ha sido reducir la necesidad que siente la Unidad Educativa para automatizar los procesos en el manejo de información (Méndez, 2012). Méndez, F. (2012). SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICA PARA LA UNIDAD EDUCATIVA "MANUEL GUERRERO”. Obtenido de Repositorio: http://dspace.uazuay.edu.ec/bitstream/datos/2697/1/09232.pdf La Oficina de Proyectos de Informática (http://www.pmoinformatica.com) Página 7

“DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICA EN UNA RED LOCAL PARA LA UNIDAD EDUCATIVA “HORIZONTES DE COLORES” Zamora (2015) afirma: El presente proyecto tiene como finalidad el desarrollo de un sistema de gestión académica que permite optimizar los procedimientos académicos, sistematizar la labor del usuario, disminuye el tiempo de respuesta, mejora la comunicación interna en la organización, para así mejorar el servicio educativo que se brinda a la comunidad (……), el sistema de gestión académica proporcionará información de manera más exacta y rápida para el personal que allí labora, matriculando una gran cantidad de alumnos en un corto período de tiempo para dar inicio a las actividades del plantel de una manera eficiente. Esta solución presentará, una interfaz capaz de realizar las operaciones básicas de mantenimiento de archivos, que proporcione de una mejor manera la información actualizada, para el registro y control de todos los procesos esenciales del sistema, como matriculación, ingreso de notas, pago de pensiones, así como también ofrecer reportes de acuerdo a la necesidad del usuario (pág. 14).

Bibliografía Zamora, E. (2015). “DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICA EN UNA RED LOCAL PARA LA UNIDAD EDUCATIVA "HORIZONTES DE COLORES ". Obtenido de http://repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/10737/1/tesis%20Dise%C3%B1o%20de%20 un%20sistema%20de%20Gestion%20Academica.pdf

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4. Funcionalidades del producto 4.1. Módulo de Procesos del Negocio  Admisión  Cronograma  Calificaciones 4.2 Modulo de Recursos Humanos  Registro de los empleados  Control de Asistencia  Nómina de los empleados

4.3 Módulo de Matricula y pensión   

Parametrización Gestión de Pensiones / Registro de Matrícula Registro de Ventas Adicionales

4.4 Modulo de compras    

Registro de los proveedores Registro de las ordenes de compras Envió de cotizaciones Registro y verificación del inventario

4.5 Módulo de Contabilidad y finanzas   

Personificación de las cuentas contables Asignación de presupuesto Generar estados financieros

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5. Clases y características de usuarios En el módulo de recursos humanos los usuarios que utilizarán el módulo son: 



Jefe de recursos humanos: Usuario que registrará a los empleados, y asignará el sueldo con relación al cargo que vaya a desempeñar, llevará un control de asistencia de cada uno de los trabajadores,etc, tiene acceso a todas las opciones del módulo de recursos humanos. Asistente en recursos humanos: Usuario que podrá monitorear el ingreso y salida del personal de la Institución con la finalidad de llevar un control de cada uno de los trabajadores. Tiene limitadas funcionalidades del módulo de recursos humanos.

En el módulo de contabilidad y finanzas los usuarios que utilizarán el módulo son: 



Asistente contable: Usuario que utilizará el sistema para registrar los ingresos y egresos con la finalidad de su ordenamiento, identificación y localización dentro del plan de cuentas. Es el encargado de la asignación del presupuesto de cada departamento con la finalidad de asegurar que los montos presupuestados son suficientes para cubrir los gastos, también generará los reportes de los estados financieros categorizados por fecha y tipo de transacción. Contador: Será el usuario que visualizará los reportes contables con la finalidad de conocer la situación económica de la institución para brindar información útil a los interesados.

En el módulo de proceso de negocio los usuarios que utilizaran el módulo son: 

 

Coordinadora: Usuario que utilizará el sistema para estructurar el cronograma de las actividades ya sean para el docente como para el estudiante. Secretaria: Este usuario tiene la mayor parte de la utilización del sistema ya que ingresa, modifica, visualiza, guarda, actualiza, elimina y controlar. Docente: Usuario que utilizara el sistema para ingresar notas, visualizar e imprimir un reporte de notas y el cronograma de sus actividades.

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

Padres de familia/Estudiante: Este usuario utilizará el sistema para visualizar el rendimiento académico de su representado y obtener su cronograma escolar.

En el módulo de Matriculación/ Pensión los usuarios que utilizaran el módulo son:  Secretaria: Este usuario utilizará el sistema para poder registrar los datos de la matrícula y de la pensión, generando la factura de la matrícula y pensión. A su vez va a registrar las ventas adicionales.  Padre de familia: Usuario que obtendrá la factura de la matrícula y pensión.  Directora: Este usuario utilizara el sistema para la obtencion de reporte de los procesos de matrícula y pensión. En el módulo de compra los usuarios que utilizaran el módulo son: 





Jefe de compra: Dicho usuario se encarga de seleccionar a los proveedores adecuados y así a la toma de decisiones en las próximas adquisiciones que se desean realizar. Analista/Asistente de compra: Se encarga de realizar las órdenes de compra, registros del inventario, cotizaciones, impresión de reportes previamente autorizado por el jefe de compra. Jefe de Bodega: Tiene como finalidad de cotejar la mercadería recibida del pedido y realiza la asignación de los productos de stok a las diferentes áreas o dependencias.

6. Entorno operativo La orientación del software de gestión académica se basa en servicios web, una vez integrados todos sus módulos este se aloja en un servidor; cabe recalcar que los equipos deben presentar conexión a internet y el uso de navegadores actualizados a partir del Windows 7.

7. Requerimientos funcionales En general, los requerimientos son necesidades de un sistema de información, que se deben satisfacer, y paralelamente puede considerarse que un requerimiento, es una propiedad que debe ser exhibida por el software, para resolver requerimientos del mundo real o proceso, mediante aplicaciones de sistemas de información. Agrupar los requerimientos por módulos de acuerdo con los procesos identificados en el Modelo de Casos de Uso del Negocio

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7.1 MÓDULO DE PROCESOS DEL NEGOCIO 7.1.1 Admisión    

El módulo de admisión permitirá registrar los datos personales del postulante como: Nombres , Apellidos, Edad, Sexo, Año a postularse, Institución o Instituciones que proviene. Se le asigna fecha para realizar la prueba de admisión Después de dar el examen de admisión se podrá verificar a través de un proceso de consulta con el número de CI el cual permitirá visualizar si aprobó dicho examen. Como secretaria, necesito verificar que los estudiantes hayan aprobado para poder notificar al modulo de matriculación de los estudiantes aprobados.

7.1.2 Generación de Cronograma 7.1.2.1Cronograma de Profesores Con la ayuda del módulo de recursos humanos se extraerá la información de cada uno de los docentes en la cual nos permitirá desarrollar su cronograma que tendrá :  Curso en el cual que dará su clase  Hora de asignación para dar su respectiva clase  Cantidad de días para enseñar en el curso asignado  Materias a dar clase  Asignación del curso encargado(TUTOR) Estos datos permitirán que el docente tenga la información necesaria de sus distintas actividades académica . Una vez estructurado su cronograma con su respectiva funciones se realizara la acción de guardar y pueda imprimir . Estos datos pueden ser modificados y eliminados por la Institución si así se lo requiere. 7.1.2.2Cronograma de Estudiantes Ya con el cronograma de los docentes se podra estructurar y entregar a cada uno de los estudiantes un cronograma de las actividades que realizara en la institución las cuales va a contener las siguientes :  Asignado el docente con su respectivo: nombres completos, materia. La Oficina de Proyectos de Informática (http://www.pmoinformatica.com) Página 12

 Materias a ver en el año.  Horas respectivas que tendrá con cada docente. Una vez estructurado el cronograma con su respectivo asignaciones se realizara la acción de guardar y pueda imprimir. Estos datos pueden ser modificados y eliminados por la Institución si así se lo requiere.

7.1.3 Calificaciones    

El docente podrá ingresar las notas de los estudiantes que tenga bajo su jornada en su respectiva materia. El docente podrá visualizar un reporte de la libreta de los alumnos en el cual podrá verificar las notas de todas las materias, conducta y calificación final. Con el proceso de consulta se le permitirá al representante del estudiante ver las notas del alumno que a logrado obtener durante los parciales trabajados. El representante podrá visualizar un reporte de la libreta de su representado en el cual podrá verificar las notas de todas las materias, conducta y calificación final.

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7.2 Módulo de Administración de seguridad 7.1 Parametrización Los parámetros sobre los cuales debe medirse son los objetivos y las políticas, los cuales debe fijar el administrador, aunque puede ser que el departamento de análisis nos brinde ayuda en su clarificación. 7.2 Generación de Usuario Generación de Usuario El sistema controlará el acceso y lo permitirá solamente a usuarios autorizados. Los estudiantes, profesores, asistentes, deben ingresar al sistema educativo con un nombre de usuario y contraseña 7.3 Roles y Permisos

Los roles y permisos permiten determinar qué autoridad de la unidad educativa, pueden realizar cambios en determinados módulos.

7.4 Auditoria Auditoría se encarga del mantenimiento y la seguridad del sistema es el proceso de examinar el historial de las acciones y los eventos en un sistema para determinar lo que ha sucedido

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7. 3 Módulo de Compras El módulo de compra en el sistema educativo se basará en administrar automáticamente datos con respecto a adquisiciones que realiza la unidad educativa, los requisitos de alto nivel acorde al usuario son: adquisiones, inventarios, proveedores, cotizaciones cada uno con su propio reporte. 1. Para que el pedido se pueda realizar primero se debe registrar el catálogo de proveedores para realizar los futuros pedidos. 2. Luego, en el siguiente proceso los subdivide en 2 tareas las cuales son el pedido de cotizaciones el cual será remitido por vía de correo electrónico. El siguiente proceso el usuario realiza el pedido de los productos, por lo tanto, se genera la orden de compra. 3. Una vez realizada la compra automáticamente esta misma se guarda en inventario de la institución. 4. Posteriormente en la gestión de inventario se realizará la asignación de los productos a cada área de la institución y a la vez se generará un reporte especial de los mismo incluyendo su estado actual para la futura toma de decisiones con ello.

7.4 MODULO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS El ERP debe de poder gestionar la contabilidad y las finanzas de la institución educativa y para ello, tiene que cumplir los siguientes requisitos: Generales RQ-1: Personificación de cuentas

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RQ-2: Presupuesto RQ-3: Generación de estados financieros 7.4.1 Personificación de cuentas contables. Descripción: Este requerimiento consta de un nombre y un número indicador de una operación comercial para clasificar e identificar todas las transacciones comerciales que tiene la unidad educativa Prioridad: Alta Condiciones: RQ-4: El sistema no podrá repetir el número indicador de la cuenta contable RQ-5: El número indicador de la cuenta contable debe categorizarse según lo establecido por el Banco Central del Ecuador 7.4.2. Presupuesto Descripción: Este requerimiento comprende a una predicción de los gastos que pueden realizar los diferentes departamentos de la institución. Prioridad: Alta Condiciones: RQ-5: El período presupuestal para cada departamento tendrá una vigencia de un año, que coincide con el año calendario. RQ-6: Informar al director de la institución educativa sobre la asignación del presupuesto puesta en marcha. RQ-7 El Contador por medio de los informes periódicos del presupuesto, es quién realiza las comparaciones del año anterior con el actual y dictamina sobre la situación y sobre futuros planes de cambios en el presupuesto. 7.4.5. Generación de estados financieros Descripción: Este requerimiento representan las captaciones de datos de los demás módulos para la generación de estados financieros con el objetivo de proveer información sobre la posición financiera, resultado de operaciones y flujos de efectivo de la unidad educativa que será de gran utilidad al momento de tomar decisiones económicas. La Oficina de Proyectos de Informática (http://www.pmoinformatica.com) Página 16

Prioridad: Alta Condiciones:

RQ-8: El sistema debe generar reportes de la situación patrimonial de la institución en cualquier momento que sea establecido. RQ-9: El sistema debe generar reportes de la evolución de su patrimonio durante determinado período. RQ-10: El sistema debe de generar reportes de comparación de los estados financieros del año anterior con el actual, o un periodo determinado.

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7.5 Módulo de Recursos humano Registro de los empleados Esta funcionalidad permitirá al jefe de recursos humanos registrar a los empleados y también le permitirá al asistente de recursos humanos generar las nóminas del talento humano de la institución 

RQ 1: Crear el registro de trabajadores de la institución.

Control de Asistencia Esta funcionalidad permitirá al jefe y asistente de recursos humanos llevar un control de la hora de entrada y salida de cada uno de los empleados.  RQ 2: Registrar La entrada y salida de cada trabajador.

Nómina de los empleados Esta funcionalidad permitirá al jefe de recursos humanos generar las nóminas de cada uno de los empleados con el fin de establecer un salario a cada trabajador según su cargo.  RQ3: Generar las nóminas de sueldos y salarios a los trabajadores así como el registro de anticipos por cada uno de ellos. 7.5 Módulo de Matrícula y Pensión 7.5.1 Parametrización Esta funcionalidad permitirá configurar los datos de la matriculación/pensión tales como: periodo lectivo, curso, paralelo, valor a pagar y periodos de pago. Prioridad: Nivel alto Acciones iniciadoras y comportamiento esperado: 

El usuario parametrizará (configurar) los datos de la matrícula/ pensión, esperando que el sistema le permita almacenar dicha configuración.

Requerimientos funcionales: REQ-1: El sistema me debe permitir establecer un código de transacción. REQ-2: El sistema me debe permitir seleccionar el periodo lectivo.

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REQ-3: El sistema me debe permitir seleccionar el curso y paralelo al cuál el alumno va a ser asignado. REQ-4: El sistema me debe permitir la asignación del valor de la matrícula/pensión de acuerdo al nivel de educación del estudiante. (Inicial 1, Inicial 2 y Básico (Comprende desde 1ero hasta 7mo básico) REQ-5: El sistema me debe permitir establecer periodos de pago de matrícula. (Ordinaria y Extraordinaria) 7.5.2 Matrícula / Pensión Esta funcionalidad permitirá generar la factura de la matrícula y pensión, en la cual constará los datos previamente parametrizados.

Prioridad: Nivel alto

Acciones iniciadoras y comportamiento esperado: 

El usuario emitirá la factura de la matrícula y pensión, esperando que el sistema le permita controlar los pagos realizados por los padres de familia.

Requerimientos funcionales: REQ-1: Realizar la búsqueda del alumno y del representante mediante el ingreso del N° de cédula, para verificar si se encuentran registrados previamente. REQ-2: El sistema debe permitir el registro del tipo de pago de la matrícula. (Efectivo y Crédito) REQ-3: Si se canceló en crédito el sistema debe simular el pago en una institución bancaria cuyos datos de transacción se actualizarán directamente en el sistema.

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REQ-4: El sistema debe “realizar el registro de la matricula del estudiante” por consiguiente se emitirá una factura de la matricula donde consten los datos del alumno y representante. REQ-5: Debe permitir visualizar un listado de los alumnos deudores y de los que ya han cancelado. (Reporte)

.

8. Reglas del negocio

  

La secretaria de la institución podra solamente ingresar ,editar y guardar infomacion de los estudiantes y sus representantes. La Secretaria de la institución podra realizar la acción de registrar la nota de admisión de los estudiantes postulados. La secretaria de la institución necesitara visualizar la aprobación de cada estudiante para su respectiva matriculacion. La Oficina de Proyectos de Informática (http://www.pmoinformatica.com) Página 20

              

El Docente podra visualizar y obtener su horario de actividades . El Estudiante podra visualizar su cronograma(Horarios). El Docente podra ingresar las calificaciones de cada estudiante asignado. El docente podra visualizar el reporte de la libreta de cada uno de sus estudiantes asignados. La secretaria podra supervisar ,controlar y revisar la informacion ingresadas por los docentes. El estudiante podra visualizar cada una de sus calificaciones(Libreta) que haya obtenido en sus actividades curriculares. El Representante podra visualizar las calificaciones (Libreta) de sus representados. El asistente contable podra registrar y categorizar las cuentas respectivamente. El asistente contable podra realizar la asignacion del presupuesto de cada departamento. El contador podra visualizar los reportes de las transacciones de cada departamento. La rectora de la escuela necesitará revisar el módulo de recursos humanos donde visualizará el listado de los trabajadores de la Institución El área de contabilidad necesitará del módulo de recursos humanos donde visualizará el sueldo de los empleados. El área de contabilidad necesitará del modulo de recursos humanos para verificar multas, atrasos, observaciones de los trabajadores. La secretaria deberá llenar obligatoriamente todos los campos en la interfaz de matriculación y pensión. El director podrá acceder a la base de datos de todos los estudiantes matriculados por curso



La secretaria deberá comprobar si el estudiante se ha registrado, y si ha realizado el pago de pensión de manera correcta, sino no podrá ingresar al aula de clases.



La secretaria deberá especificar el método de pago: Efectivo o tarjeta de debito.

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9. Requerimientos de interfaces externas 9.1. Interfaces de usuario

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Módulo de procesos de negocio



Interfaz de Admisión: En la interfaz de Admisión se realiza el ingreso de datos personales de cada postulante (Estudiantes) y sus representantes que desea ingresar a la Institución, se visualiza y se obtiene el resultado del examen de aprobación lo que le permitirá transferir la información para poder realizar su matriculación.



Interfaz de Generación de Cronogramas: En esta interfaz se realiza la generación de horarios ya sea de estudiantes y los profesores mediante la información ingresada de las actividades de cada uno de ellos como son: Materias, Curso, Sección.



Interfaz de Calificaciones: En esta interfaz se hace el ingreso de notas con sus respectivas materias de cada estudiante, teniendo un reporte final o libretas por parcial.

Módulo contabilidad 







Interfaz de usuario: En esta interfaz se hace un control y bloqueo de usuarios “Estudiantes” a su perfil en la consulta de calificaciones según los reportes de deudas sincronizando la información con la entidad encargada de los cobros. Interfaz de Nómina: En esta interfaz controla la realización de roles de pagos hacia los docentes, es decir se va ir haciendo un registro de ingresos y egresos de cada docente. Interfaz de Periodo contable: La interfaz de periodo contable será el proceso que le permitirá realizar un traspaso de información contable generada en los documentos que creó en Inventarios. Interfaz de Balances Generales: En esta interfaz se llevará a cabo un control y seguimiento de los informes financieros contables para ir reflejando la situación económica de la unidad educativa.

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Módulo de Recursos Humanos 

Interfaz de permiso de usuario: Esta interfaz permitirá que cada uno de los módulos ingresen de manera segura con un usuario y clave, que permita que la información del sistema no sea modificada por malintencionados dando roles para opciones de jefes y asistentes.

Módulo de Matricula y pensión   

Interfaz de parametrización: en esta interfaz se detallarán los niveles de matriculación con fechas de matrículas normales y matriculas extraordinarias con la búsqueda de cedula del estudiante. Interfaz de Pensiones y Matriculación: aquí se detallarán datos adicionales con la respectiva generación de la factura. Interfaz de ventas adicionales: este módulo se implementará si en un futuro la ley aprueba las ventas adicionales de artículos en una institución.

9.2. Interfaces de hardware

Se utilizarán diferentes componentes entre ellos un Computador/procesador Intel Core I7 su capacidad de almacenamiento cuenta con un Disco duro 1 TB y Memoria Ram de 8Gb e Impresoras de alto rendimiento. Elemento como Firewall para filtrar la entrada y salida de paquetes de información que realizara el sistema. Obtener una tarjeta gráfica para mejorar la visualización de los colores dentro del sistema y así no ocurra un congelamiento durante la manipulación del sistema.

9.3. Interfaces de software

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La interfaz de software está compuesta por el sistema operativo de Windows 8.1 o 10, paquetes de office 2016, Plataforma Web con código PHP. Para la ejecución del sistema se necesitará el Navegador Google Chrome o Mozilla, así también un servidor local XAMPP y la aplicación MySQL para la elaboración de base de datos en la cual se deberá almacenar la información generada en el módulo de matriculación. Otro elemento a nivel de software a utilizar será un Hosting el cual nos permitirá almacenar la plataforma en un unico URL para la institución.

9.4. Interfaces de comunicación

El módulo de procesos de negocio estará enlazado con el módulo de matriculación para notificar el ingreso de un nuevo estudiante a la institución también nos enlazaremos con el módulo de recursos humanos para obtener información de los docentes contratados en la institución. El módulo de contabilidad va estar enlazado con el módulo de recursos humanos, módulo de matriculación, módulo Procesos del negocio, Módulo compras y ventas, mientras que el módulo de recursos humanos se encontrará enlazado con el módulo de seguridad con el fin de que la información no sea alterada. El módulo de matrícula y pensión estará enlazado con el módulo de admisión con el fin de realizar una búsqueda por cedula del estudiante para proceder con el proceso de matriculación.

10. Requerimientos no funcionales

Módulo de procesos de negocio Los requerimientos no funcionales del módulo de precios de negocio son los siguientes: La Oficina de Proyectos de Informática (http://www.pmoinformatica.com) Página 25

     

El sistema deberá tener una interfaz intuitiva que garantice la comprensión total de los usuarios que harán uso del sistema. El sistema será fácil de manejo. El sistema debe contar con manuales de usuario estructurados adecuadamente. El sistema manejara mensaje de errores y confirmaciones. La duración promedio de una reparación del sistema no debe ser mayor a 8horas. El sistema debe permitir grupos de acceso de acuerdo al tipo de usuario.

Módulo de contabilidad y finanzas Los requerimientos no funcionales del módulo de contabilidad y finanzas son: 

 

Se requiere que haya niveles de acceso según el usuario y contraseña para poder controlar el acceso a la información, y evitar la salida de información para un mal manejo. Se requiere que el sistema tenga una interfaz gráfica sencilla y amigable, basada en menús, ventanas, listas desplegables y botones de acción. Se requiere que el sistema utilice los servicios de la red interna de la institución, para establecer comunicación entre las coordinaciones y departamentos de directivos, el servidor y el manejador de base de datos.

Módulo de compras En el módulo de compras comprende los siguientes requisitos no funcionales de acuerdo al software.    

Usabilidad con respecto a la interfaz Grafica El uso consulta en tiempo inmediato Panel de navegación con submenus de acceso rápidos Seguridad en la gestión de información con respecto a la base de datos La Oficina de Proyectos de Informática (http://www.pmoinformatica.com) Página 26

   

Validación de lado del cliente y el servidor de datos en los forms. Eficiencia en los procesos de cálculos y registros El software se usa bajo un navegador web Que los equipos presenten conexión a internet para acceder a la plataforma web

Módulo de Recursos Humanos Los requerimientos no funcionales del módulo de recursos humanos son:     

 

El tiempo de aprendizaje del módulo de RRHH debería ser menor a 3 horas, debe ser intuitivo. Si un trabajador no tiene asignado un cargo entonces no podrá cobrar El módulo de RRHH debe contar con un manual de pocas páginas y muy entendible. El módulo debe contar también con un manual online que le ayude al usuario recordar que hace cada campo. La pantalla de listado de los maestros debe cargarse en menos de 1 segundo, además de usar una página donde se muestren de 20 en 20 registros para no sobrecargar la consulta. Debe haber un plan de respaldo de información para el módulo y todo el sistema en caso de pérdida de datos por motivos de seguridad Un trabajador para tener el cargo de docente debe tener título de tercer nivel mínimo, el sistema debe contemplar esto.

Módulo de Matricula y pensión Los requerimientos no funcionales son:    

Eficiencia: tendrá una interfaz intuitiva para ser eficaz y eficiente al momento de realizar la matriculación de un estudiante. Interfaz amigable: con una interfaz amigable de fácil entendimiento para que los usuarios se acostumbren y laboren para acortar tiempos. Validación: de cedula para un estudiante que paso la admisión y continua con el proceso de matrícula. Accesible: con usuarios específicos del sistema

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11. Otros requerimientos Requerimientos no cubiertos en ninguna otra sección del documento de requerimientos de software, por ejemplo: Requerimientos de bases de datos, internacionalización, legales y objetivos de reúso de componentes de software.

12. Glosario

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Nómina Parametrización: Es la personalización de un sistema se refiere a la posibilidad de que la aplicación permita la modificación de aspectos puntuales de su funcionamiento. Accesible: una fácil comprensión para la facilidad de adquirirse o alcanzarse. Eficiencia: habilidad de contar con algo o alguien para obtener un resultado. Eficacia: la eficacia es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción.

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