3 Plan de Trabajo Inventario 2017 Paratia

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PARATIA PLAN DE TRABAJO TOMA DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES VALORIZADOS DE LA MUNICIPALIDAD

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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PARATIA

PLAN DE TRABAJO TOMA DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES VALORIZADOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PARATIA AÑO FISCAL 2017 1. OBJETIVO: Ejecutar el inventario Físico general de los Bienes Muebles de propiedad de la Municipalidad Distrital de Paratia, utilizando los mecanismos del procedimiento de verificación de presencia real del bien y su ubicación. 2. FINALIDAD: • Establecer normas y procedimientos que deben observarse en la toma del inventario físico de bienes patrimoniales, a efecto de sustentar los saldos mostrados en el sistema de contabilidad, a una determinada fecha y hacer los ajustes a que hubiere lugar. • Asegurar el uso correcto y el estado de conservación, la integridad física y la permanencia de los bienes, que constituyen el patrimonio de la Municipalidad Distrital de Paratia. • Contar con un inventario de bienes patrimoniales que sustente en forma veraz los estados financieros de la Municipalidad Distrital de Paratia. • Mantener la información actualizada en el MODULO MUEBLES DEL SINABIP. • Bienes con etiquetas de seguridad. 3. BASE LEGAL: Ley 27972- Orgánica de Municipalidades. Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Decreto Supremo N° 007-2008-Vivienda que aprueba el Reglamento de la Ley 29151. Directiva N° 001-2015/SBN “Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles” aprobado con Resolución N° 046-2015/SBN de fecha 03 de julio del 2015. • Directiva N° 003-2013/SBN “Procedimientos para la gestión adecuada de los bienes muebles estatales calificados como Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos RAEE”, aprobado con Resolución N° 027-2013/SBN. • Resolución de Alcaldía N° 183-2016-MDA/A de fecha 19 de agosto del 2016. • • • •

4. ALCANCE: La Toma de Inventario de Bienes Muebles de la Municipalidad Distrital de Paratia, tendrá un alcance en las siguientes sedes de la Entidad: Comisioó n de Inventario 2016

Paó gina 1

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PARATIA 001 PALACIO MUNICIPAL 002 TALLER DE MAESTRANZA 003 CENTRO ARTESANAL 004 ALBERGUE MUNICIPAL 005 CENTRO CIVICO 006 LOCAL DE LA ANTENA EN CERRO CALVARIO 007 ALMACEN GENERAL 008 PISCINA MUNICIPAL 009 CEMENTERIO 010 ESTADIO MUNICIPAL 011 COLISEO MUNICIPAL 012 MERCADO MUNICIPAL 013 CAMAL MUNICIPAL 014 LOCAL UBICADO EN EL BARRIO JORGE CHAVEZ DE LA CIUDAD DE JULIACA 015 TERRENO FONDO RUSTICO BUENA VISTA 016 PARQUE RECREACIONAL 017 PARQUE MUNICIPAL 018 TERRENO PARAEL RELLENO SANITARIO 019 LOCAL LOS ANGELES SECTOR CARICUYO 5. BIENES A INVENTARIAR: Los bienes a inventariar, deben reunir los siguientes requisitos: 5.1. Sean de propiedad de la Entidad. 5.2. Tengan una vida útil mayor a un año. 5.3. Sean pasibles de mantenimiento y/o reparación. 5.4. Clasifiquen como activo fijo o bien no depreciable. 5.5. Sean Tangibles 5.6. Sean pasibles de algún acto de disposición final. 5.7. Los que se encuentren descritos en el CNBME. 6. BASE DOCUMENTAL Las acciones a desarrollarse para la toma del inventario se ejecutarán teniendo como base los siguientes documentos: • Padrón del inventario físico General de inventarios realizados anualmente. • Formularios de cargos de Asignación de Bienes Muebles por cada Oficina. • Copias de pecosas de Bienes adquiridos anualmente. • Normas para las oficinas inventariadas (instructivos). • Etiquetas para la codificación de los Bienes. • Catalogo Nacional de Bienes Muebles. • Organigrama Institucional vigente. Comisioó n de Inventario 2016

Paó gina 2

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PARATIA • Documentos que acrediten la posesión de los bienes (facturas, convenios, resoluciones, entre otros). 7. PROCEDIMIENTO EN LA TOMA DE INVENTARIO: El Equipo de Trabajo, realizará las acciones para la toma de inventario en base a los documentos que se indican en la parte 6. del presente Plan de Trabajo. 7.1.

PARA LA TOMA DE INVENTARIO EN OFICINAS Y LOCALES: • Identificar los locales de la entidad donde existan bienes a inventariar. • Contar con la relación del personal que labora en la entidad. • Elaborar un cronograma de actividades, teniendo en cuenta la disponibilidad del horario de trabajo. • Comunicar a las unidades orgánicas u oficinas, la fecha de inicio de la toma de inventario de bienes muebles, y solicitar las facilidades del caso para el acceso de la Comisión de Inventario y Equipo de trabajo, a los lugares donde se encuentran los bienes bajo responsabilidad de cada servidor civil. • Elaborar y suscribir el Acta de Inicio de Toma de Inventario, en el Formato del Anexo N° 12, conjuntamente con los miembros de la Comisión de Inventario. • El Equipo de Trabajo se constituirá en cada unidad administrativa del local central de la Municipalidad Distrital de Paratia y las que existan fuera de él (oficinas según estructura orgánica), luego procederán a inventariar los Bienes que se encuentren en cada una de ellas, empleando el Método al Barrer. Luego se procederá a suscribir La Ficha de Asignación de Uso de Bienes Muebles, en el Formato del Aneo N° 04. • El Equipo de trabajo realizará su labor verificando de extremo a extremo todos y cada unos de los Bienes Muebles que existan en cada uno de los ambientes visitados, consignando en la Ficha de Levantamiento de Información de acuerdo al Formato del Anexo N° 15

7.2.

PARA EL REGISTRO DE LA INFORMACIÓN EN EL MODULO MUEBLE DEL SINABIP El ingreso de datos en el Módulo Mueble del SINABIP se realizará de acuerdo al orden establecido en la estructura orgánica, comenzando por el de mayor jerarquía, para lo cual se ingresarán: denominación del bien, detalle técnico, características, documentos fuente, valores, cuentas contables, y referencias relativas al ingreso de los bienes.

7.3.

VERIFICACIÓN FÍSICA: •

La Verificación física, estará a cargo del Equipo de Trabajo y/o de la Comisión de Inventarios.

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Paó gina 3

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PARATIA • El equipo de trabajo identificará los ambientes físicos, con el nombre, nomenclatura, o código interno para que sea de fácil acceso en el momento de registrar en el Módulo Muebles del SINABIP, asignando los bienes encontrados en cada ambiente al personal que los tiene en uso. • El personal del equipo de trabajo, se constituirá en cada uno de los ambientes físicos, procediendo a inventariar los bienes que se encuentren en cada uno de ellos, identificando los bienes con el símbolo material: etiquetas, placas, entre otros, que permitan su control. • El equipo de trabajo determinara la presencia física del bien, ubicación, y al servidor responsable que tiene asignado el bien. • Los bienes de uso común, serán asignados al jefe de área o al que éste determine como responsable. • El equipo de trabajo verificará los detalles técnicos como: marca, modelo, tipo, color, dimensiones, serie, placa de rodaje, motor, año de fabricación, raza, edad, etc. • El equipo de trabajo, deberá consignar para cada bien, el estado de conservación según corresponda: o N: Nuevo o B: Bueno o R: Regular o M: Malo o X: RAEE o Y: Chatarra • Especificar las condiciones de seguridad. • Cada trabajador bajo responsabilidad administrativa mostrará obligatoriamente a los verificadores, todos y cada uno de los bienes patrimoniales que les han sido asignados en uso, incluidos aquellos que por seguridad u otra circunstancia, pudieran encontrarse guardados bajo llave de escritorio, armario, archivadores, etc. ó prestados provisionalmente a otros trabajadores. • En el supuesto de encontrar como "no habido", el Equipo de trabajo comunicará a la Gerencia de Administración o quien haga sus veces, a fin de que disponga su recuperación. • Concluida la verificación física se hará un "cruce general" de los bienes, con el objeto de determinar la relación de sobrantes y faltantes, para los fines a que hubiere lugar. 7.4.

ETIQUETADO: Para la colocación de las etiquetas de identificación, se procederá de la siguiente manera: • Mobiliario: Vista de frente, en el perfil derecho parte superior. En caso de muebles adheridos a la pared, o a otros que impidan su visualización, en el

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Paó gina 4

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PARATIA frente o en la cara interna del mueble, donde sea posible su ubicación y fácil lectura. Las sillas, modulares, sillones o similares, en la parte inferior del tablero del asiento. • Equipos: Alrededor de la placa del fabricante, en donde sea posible ubicarla. En la superficie inferior del equipo o en su parte trasera. • Vehículos: En la parte interior de la guantera del vehículo, o en la parte superior izquierda de la cabina del vehículo. • Maquinaria: Cuando éstas se encuentran expuestas a grasas utilizar placas metálicas. 7.5.

CONCILIACION PATRIMONIO – CONTABLE: La Comisión de Inventario, conjuntamente con el Equipo de Trabajo, representantes de la Unidad de Control Patrimonial y de Contabilidad, efectuará la Conciliación Patrimonio – Contable, de la información obtenida, contrastando los datos del inventario físico con el registro contable. Para ello la oficina de Contabilidad deberá proporcionar la documentación relacionada a las adquisiciones, valores actualizados, depreciaciones, cuenta contable, fecha de ingreso, entre otros. La conciliación deberá ser suscrita en el Acta de Conciliación Patrimonio– Contable según el Formato del Anexo 13.

7.6.

INFORME FINAL DE INVENTARIO: La Comisión de Inventario, en coordinación con el Equipo de Trabajo, luego de suscribir el acta de Conciliación Patrimonio-Contable, elaborará el Informe Final de Inventario, tal como se señala en el Formato del Anexo 14, el mismo que deberá ser suscrito por todos sus miembros, y presentado a la Oficina de Administración para su refrendo y remisión a la SBN.

7.7.

PROCESAMIENTO DE INFORMACION: Luego que la Comisión de Inventario cumpla con su función de Toma de Inventario, y remitir el informe correspondiente, la Oficina de Administración, deberá remitir dicha información a la Unidad de Control Patrimonial y Oficina de Contabilidad para su procesamiento y/o actualización en el Registro Patrimonial y Contable de la entidad. Asimismo, de presentarse diferencias en el inventario, es decir bienes sobrantes, y detectarse bienes faltantes, éstos deberán ser saneados tal como lo establece la

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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PARATIA Directiva N° 001-2015/SBN, paralelamente, la Unidad de Control Patrimonial realizará las investigaciones pertinentes. 8. COMUNICACIÓN A LA SBN La Oficina de Administración de la entidad, bajo responsabilidad, deberá remitir a la SBN: o Acta de Conciliación Patrimonio – Contable del Inventario (Formato del Anexo N° 13) o Informe Final del Inventario (Formato del Anexo N° 14). 9. RESULTADO DEL INVENTARIO: Como resultado de la “Toma de Inventario Físico de Bienes Muebles Valorizados de la Municipalidad Distrital de Paratia 2016” se obtendrán lo siguiente: 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.5. 9.6. 9.7. 9.8. 9.9. 9.10. 9.11.

Relación de Bienes en Uso de la entidad. Relación de bienes que no se encuentran en uso por la entidad. Relación de bienes Afectados o Cedidos en uso. Relación de Bienes prestados por otras entidades. Relación de Bienes Faltantes (Perdidos, hurtados, robados, etc.) Relación de Bienes Sobrantes. Relación de Bienes dados de baja y en custodia. Relación de Bienes dados de baja y en proceso de disposición final. Relación de bienes que serán propuestos para su inclusión en el CNBME Relación de Servidores responsables del inventario. Otros resultados no contemplados (códigos eliminados, modificaciones, etc.).

10. CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN: 10.1. La “Toma de Inventario de Bienes Muebles Valorizados de la Municipalidad Distrital de Paratia 2016, se desarrollará de acuerdo al Cronograma de Actividades elaborado por la Comisión de Inventario 2016, el mismo que será de 30 días Calendarios. Horario: De 8:00 AM. a 5:00 PM. (Puede variar horas adicionales) 11. DE LA CONFORMIDAD: La Conformidad estará compuesta por el Acta de Conciliación Patrimonio–Contable según el Formato del Anexo 13, la misma que estará suscrita por todos los miembros de la Comisión de Inventarios y los responsables de la Oficina de Contabilidad y de la Unidad de Control Patrimonial. La Comisión de inventario deberá dar la Conformidad al servicio de toma de inventario, en caso que éste se realice por terceros contratados. Comisioó n de Inventario 2016

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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PARATIA Paratia, enero del 2018 LA COMISION

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