GEO Guía redactar especificaciones Según las Normas del Construction Specification Institute C.S.I USA y C.S.C Canada I
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Guía redactar especificaciones Según las Normas del Construction Specification Institute C.S.I USA y C.S.C Canada Ingeniero Marcelo Rubén Defiori 08/02/2011
Guía para la creación de especificaciones maestras y propietarias de proyectos de construcción
TABLA DE CONTENIDOS 1.
OBJETIVOS.............................................................................................................. 2
2.
ESTILO ..................................................................................................................... 2
3.
PALABRAS Y SIGNIFICADOS ............................................................................. 4
4.
CUANDO ESCRIBIR ESPECIFICACIONES ......................................................... 5
5.
DESARROLLO ESPECIFICACIONES DE PROYECTO ..................................... 6
6.
DIVISIONES DEL MASTERFORMAT 2010 ......................................................... 6
7.
METODOS DE ESPECIFICACION ........................................................................ 9
8.
FORMATO DE SECCION (división 02 a 48) ....................................................... 10
9.
NUMERACION DE SECCION ............................................................................. 10
10. FORMATO DE PÁGINA ....................................................................................... 10 11. PROCEDIMIENTO PARA ESPECIFICAR ........................................................... 11
Fecha de emisión: 10-01-11 Guía para escribir especificaciones técnicas
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1. OBJETIVOS a. La especificación de un proyecto tiene muchos objetivos 1. Es un registro de características de diseño 2. Es una herramienta para licitación 3. Es una herramienta para la gestión del proyecto 4. Es un instrumento contractual que define las obligaciones de las partes 5. Es un manual de construcción, operación y mantenimiento 6. Es el documento que complementa los planos y planillas b. Esta guía define lineamientos para escribir especificaciones técnicas claras, concisas, lógicas y sin repeticiones según los lineamientos del Construction Specification Institute CSI.
2. ESTILO a. El estilo es la base de la legibilidad, asegurando que el texto sea relevante y lo suficientemente claro, como para ser comprendido por el lector. b. El estilo implica el cumplimiento con algunas reglas de especificación como la claridad, precisión, no repetición, brevedad y lógica. 1. Claridad: a. Implica usar el vocabulario sencillo, técnico, evitando el uso de sinónimos para hacer el texto más interesante. b. Las palabras serán seleccionadas de modo que no existan ambigüedades. c. Las frases se construirán en modo imperativo, use “Proveer materiales y mano de obra” en vez de “La contratista deberá proveer los materiales y la mano de obra”
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d. 2. Precisión: a. La clave para especificar es comenzar las oraciones con un verbo, por ejemplo “Presentar una muestra de cada tipo” en vez de decir “La contratista deberá presentar una muestra de cada tipo”. Este tipo de sentencias resultan más claras y concisas. b. Una opción más clara aun es evitar la oración y emplear un ítem, luego dos puntos y a continuación el requerimiento, por ejemplo: Dimensiones del ladrillo: 12x19x33 c. Se consultará a especialistas para que verifiquen la calidad y consistencia de los contenidos de cada sección. 3. No repetición: a. Los documentos del proyecto deben ser complementarios entre sí, deben evitarse los solapamientos de contenidos. b. Lo que se define en un lugar no se vuelve a definir en otro lugar. c. Los planos deben indican donde se ejecutan las tareas, las dimensiones de los elementos y los pliegos definen que productos se emplean, a que normas responden y como se ejecutan los trabajos. d. Así como los planos no debieran contener referencias a cuestiones administrativas, los pliegos no indicarán cuestiones que se definen en los planos. e. La consecuencia inevitable de la repetición es la contradicción f. Evite la información errónea o dudosa como referencias a normas que se desconocen. g. No se incluirán condiciones administrativas o comerciales dentro de las especificaciones técnicas, salvo resulten de uso exclusivo para la sección
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h. 4. Brevedad: a. Así como no incluiría información redundante en los planos, tampoco lo hará en las especificaciones. b. Mantendrá las especificaciones en su mínima expresión. c. Se especifica lo que se debe hacer y no porqué se debe hacer. 5. Lógica: a. Las especificaciones deben seguir un patrón reconocible en todas las secciones, es decir una estructura ordenada y predecible. b. Se mantendrá separado el contenido técnico de los asuntos legales, administrativos y comerciales c. Se evitará en lo posible, hacer referencia al contratista en asuntos puntuales, puesto que todo el documento está dirigido al contratista d. Se indicarán los procesos de manera secuencial, como en un manual de instrucciones. e. Se evitarán contradicciones entre distintas partes de la documentación
3. PALABRAS Y SIGNIFICADOS a. Los pliegos en general contienen frases confusas que llevan a malos entendidos y producen pérdidas de tiempo y dinero tanto del contratista como del comitente, un ejemplo seria la frase “salvo que se indique lo contrario en los planos”. b. Después de leer esta frase, el oferente típico se preguntará a si mismo que significa. ¿Significa que hay un detalle en algún plano que se contradice con lo que se acaba de especificar? ¿Debe el oferente recorrer toda la documentación en busca de posibles contradicciones? c. Si el oferente no encuentra las supuestas contradicciones, porque no existen, entonces el tiempo de todos se habrá desperdiciado inútilmente. d. Las frases que crean dudas en la mente de los oferentes por lo general conducen a consultas, pérdidas de tiempo y mayores costos. e. A continuación se listan algunas palabras o frases que deben evitarse. Fecha de emisión: 10-01-11 Guía para escribir especificaciones técnicas
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1. similar o equivalente (definir los productos y/o fabricantes) 2. minimizar o maximizar (definir el procedimiento) 3. asegurar o garantizar (definir el procedimiento) 4. optimizar, reducir (definir el procedimiento) 5. suficiente, aceptable, o mejor (definir que, como y cuanto) 6. reglas del arte (definir el procedimiento) f. Se emplearán expresiones precisas que permitan a los oferentes cotizar con la menor incertidumbre posible. g. El pliego debe reducir la discrecionalidad de la Dirección de Obra. h. Recuerde que debe indicarle al contratista lo que debe hacerse y no porque debe hacerse. i. Abundar en detalles aumenta el tamaño de las especificaciones sin agregar claridad y puede conducir a la confusión.
4. CUANDO ESCRIBIR ESPECIFICACIONES a. El proceso de escribir especificaciones debiera ser paralelo con la etapa de diseño para lograr una correcta complementación entre los distintos documentos del proyecto. b. El especificador debe interactuar con el equipo de proyectos y coordinar las especificaciones con los especialistas para lograr un pliego consistente, homogéneo, sin omisiones ni repeticiones. c. En muchas organizaciones quienes escriben especificaciones son miembros del proyecto, project managers o especialistas en pliegos. d. Quien escriba especificaciones debe: 1. Tener conocimientos técnicos, experiencia en licitaciones y en obra 2. Conocer los aspectos comerciales, legales, técnicos y administrativos de los contratos de construcción en sus diferentes modalidades 3. Tener experiencia en redacción y edición, ser metódico y prolijo
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4. Tener cierta jerarquía en la organización que le permita influir en el equipo de proyecto y coordinar todos los actores y documentos. 5. Respetar las reglas de esta guía y los títulos del Masterformat 2010 6. Tener la visión global del proyecto 7. Mantenerse actualizado ante los cambios de la industria de la construcción
5. DESARROLLO ESPECIFICACIONES DE PROYECTO a. Se recomienda crear una librería de especificaciones maestras, que permitan generar pliegos a medida, mediante la selección y adecuación de contenidos. b. Las secciones se organizarán en base al sistema de clasificación de divisiones y secciones Masterformat 2010 del Construction Specification Institute (CSI) c. El especificador seleccionará y modificará las especificaciones maestras tomando en cuenta las necesidades del proyecto. d. Todo lo que no aplique al proyecto será eliminado de las especificaciones del proyecto e. Cada proyecto traerá consigo la necesidad de revisar lo existente, actualizarlo y desarrollar nuevas secciones, esto hace que las especificaciones maestras estén inmersas en un proceso de mejora continua
6. DIVISIONES DEL MASTERFORMAT 2010 a. Las divisiones han sido agrupadas en 5 subgrupos 1. REQUERIMIENTOS GENERALES (división 01) 2. CONSTRUCCION DE INSTALACIONES (división 02 a 19) 3. SERVICIOS DE INSTALACIONES (división 20 a 29) 4. LOCACION E INFRAESTRUCTURA (división 30 a 39) 5. EQUIPAMIENTO DE PROCESOS (40 a 49) b. LISTADO DE DIVISIONES 1. GENERAL REQUIREMENTS SUBGROUP Division 01 General Requirements
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2. FACILITY CONSTRUCTION SUBGROUP Division 02 Existing Conditions Division 03 Concrete Division 04 Masonry Division 05 Metals Division 06 Wood, Plastics, and Composites Division 07 Thermal and Moisture Protection Division 08 Openings Division 09 Finishes Division 10 Specialties Division 11 Equipment Division 12 Furnishings Division 13 Special Construction Division 14 Conveying Equipment Division 15 Reserved Division 16 Reserved Division 17 Reserved Division 18 Reserved Division 19 Reserved 3. FACILITY SERVICES SUBGROUP Division 20 Reserved Division 21 Fire Suppression Division 22 Plumbing Division 23 Heating, Ventilating, and Air Conditioning Division 24 Reserved Division 25 Integrated Automation Fecha de emisión: 10-01-11 Guía para escribir especificaciones técnicas
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Division 26 Electrical Division 27 Communications Division 28 Electronic Safety and Security Division 29 Reserved 4. SITE AND INFRASTRUCTURE SUBGROUP Division 30 Reserved Division 31 Earthwork Division 32 Exterior Improvements Division 33 Utilities Division 34 Transportation Division 35 Waterway and Marine Construction Division 36 Reserved Division 37 Reserved Division 38 Reserved Division 39 Reserved 5. PROCESS EQUIPMENT SUBGROUP Division 40 Process Integration Division 41 Material Processing and Handling Equipment Division 42 Process Heating, Cooling, and Drying Equipment Division 43 Process Gas and Liquid Handling, Purification, and Storage Equipment Division 44 Pollution Control Equipment Division 45 Industry-Specific Manufacturing Equipment Division 46 Reserved Division 47 Reserved Division 48 Electrical Power Generation
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Division 49 Reserved c. Los títulos del Masterformat versión 2010 se encuentran parcialmente traducidos al español en el documento “Títulos Masterformat 2010 Inglés - Español.xls”.
7. METODOS DE ESPECIFICACION a. Hay dos métodos para especificar contenidos técnicos, dependiendo de la sección el especificador deberá seleccionar el que resulte más adecuado. b. Los métodos son: 1. Por performance a. El método se basa en establecer cuáles son los resultados requeridos para el producto sin importar cuales sean los métodos y materiales empleados para conseguirlo. b. Esto si bien favorece la innovación y la competencia, tiene la desventaja de que los métodos de verificación de la performance son muy costosos y difíciles de emplear, por lo tanto este método queda reservado para los casos en los cuales el costo de la verificación lo permita o el método sea el mas adecuado. 2. Por prescripción a. El método se basa en la definición de cada producto y cada paso del proceso para obtener el producto o servicio deseado. b. Es el método recomendado para la mayoría de las secciones en las que se intervienen productos genéricos en los cuales no se destaca una marca en particular. c. Dentro de este método hay variantes: 1. Prescripción descriptiva (detalla todo lo que se pretende, que materiales y procesos deben emplearse) 2. Prescripción por referencia (se hace referencia a una norma, manual u otro documento que define el procedimiento constructivo) 3. Prescripción por marca (se define un producto o lista de productos aceptables a emplear) Fecha de emisión: 10-01-11 Guía para escribir especificaciones técnicas
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d. Cuando se especifica por referencia a normas, manuales de producto u otros documentos, se corre el riesgo de que la redacción del documento referido no sea suficientemente claro y preciso como para que el oferente pueda cotizar correctamente su oferta. Incluso puede ocurrir que el documento al que se hace referencia pueda entrar en contradicción con las especificaciones del proyecto. e. Cuando se especifica por marca se logra una especificación perfecta, aunque es muy restrictivo. Este método se justifica cuando se pretende cierto grado de estética y calidad por ejemplo en aberturas, herrajes, artefactos, griferías, solados. f. En ciertas circunstancias conviene que el especificador defina algunas marcas y productos alternativos siempre que se pueda debe definir al menos tres marcas.
8. FORMATO DE SECCION (división 02 a 48) a. Las secciones respetan el formato reconocido internacionalmente consistente en tres partes, General, Productos y Ejecución. b. Consultar el documento PLANTILLA FORMATO DE SECCION CSI.doc, esta plantilla responde al modelo de Sección definido por el CSI, para ver un ejemplo consultar el documento SECCION 04 21 00 EJEMPLO.doc
9. NUMERACION DE SECCION a. La numeración dentro de la sección tiene un estándar que reserva números para los dos primeros niveles y luego alterna letras y números. Consultar el documento SECCION 04 21 00 EJEMPLO.doc
10. FORMATO DE PÁGINA a. Tamaño de página: A4 b. Fuente, estilo y tamaño del texto: Times New Roman, Tamaño 12 c. Márgenes: Izquierdo 2,5 cm, Derecho 2,0 cm, Inferior 3,5 cm y Superior 3,5 d. Interlineado 1,5 líneas e. Impresión a doble cara Fecha de emisión: 10-01-11 Guía para escribir especificaciones técnicas
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f. Numeración de página: Cada sección comienza por la página 1 g. Pie de página: Se indicará la fecha de creación de la sección, el número de la sección y el número de página, en un segundo renglón, en mayúsculas el nombre de la sección. En la última página debe colocarse la leyenda “FIN DE LA SECCION” h. Encabezado: Contendrá el nombre de la organización y el nombre del proyecto y datos que identifiquen la licitación. i.
Para ver el modelo PLANTILLA FORMATO DE SECCION CSI.doc
11. PROCEDIMIENTO PARA ESPECIFICAR a. Usar el documento Plantilla de Sección.doc b. Leer y aprender la división 00, que incluye y que no. c. No repetir en la sección lo que ya está definido la división 00 d. Identificar la sección del Masterformat en la cual clasifica el contenido a desarrollar. e. Crear la sección en castellano y actualizar el archivo: Títulos Masterformat 2010 Inglés - Español Maestro.xls f. Identificar las secciones relacionadas g. Secciones relacionadas son aquellas que tienen materiales y/o procesos definidos y que son necesarios para la sección que se desarrolla. h. Mantener las secciones relacionadas al mínimo indispensable para que se comprenda completamente la sección. i. Identificar la normativa que aplica a la sección, por ejemplo: CIRSOC 303 “Estructuras livianas de acero” j. Identificar todos los materiales a emplear y sus características o marcas k. Copiar la plantilla y pegarla en la carpeta correspondiente a la división en la que se desarrolla la sección. l. Cambiar el nombre del archivo por el nombre de la sección, por ejemplo: 05 10 00 Estructuras metálicas.
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m. Abrir el archivo y desarrollar los contenidos según el proceso que se describe a continuación. n. Proceso de desarrollo de contenidos en la Sección: 1. Tomar un borrador que contenga especificaciones actualizadas 2. Seleccionar párrafos del borrador, pintarlos de algún color para identificar el párrafo como copiado y proceder a copiado y pegado del mismo en la sección. 3. Formatear el párrafo que acaba de pegar. 4. Numerar el párrafo que acaba de pegar. 5. Continuar copiando y pegando párrafos desde el borrador a la sección, hasta transportar todos los párrafos. 6. En la sección, hacer los cambios de estilo y redacción de acuerdo a las recomendaciones de esta guía. 7. Eliminar los que no use y lo que no corresponda 8. Verificar que se definan por lo menos: 1. Lo que incluye la sección 2. Las normas de aplicación 3. Los requerimientos: planos y muestras 4. Las secciones relacionadas (aquellas a las que se hace referencia en la sección) 5. Los materiales y productos que se emplean 6. Los procesos de ejecución 9. Numerar correctamente la sección 10. Si la especificación es Maestra, incluir notas que ayuden al especificador a crear especificaciones particulares. 11. Si la especificación es particular para un proyecto, eliminar todo lo que no corresponda al proyecto, atendiendo las notas al especificador.
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12. Comenzar las oraciones con un verbo, por ejemplo “Colocar reglas metálicas…” en vez de “Se colocarán reglas metálicas…” 13. Evitar la frase “El Contratista deberá…”, pues todo el pliego está dirigido al Contratista…” 14. Evitar la frase “Salvo que se indique lo contrario en otro documento o en planos…”, esto confunde a los oferentes. 15. En caso de indefinición, la cuestión se define en planos o planillas. 16. Usar oraciones cortas, es decir a lo sumo 3 renglones. 17. No especificar asuntos administrativos o comerciales dentro de las secciones del 01 al 48. 18. Mantener actualizados los siguientes documentos: 1. Indice de divisiones y secciones creadas.xls 2. Títulos Masterformat 2010 Inglés – Español.xls
FIN DE LA GUIA
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