21 Clase Separata Excel 2

Lección 21 ESPECIALIDAD OPERACIÓN DE COMPUTADORAS MÓDULO: OFIMÁTICA UNIDAD DIDÁCTICA 3: MANEJO DE HOJA DE CÁLCULO MANU

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Lección

21 ESPECIALIDAD OPERACIÓN DE COMPUTADORAS MÓDULO: OFIMÁTICA UNIDAD DIDÁCTICA 3: MANEJO DE HOJA DE CÁLCULO

MANUAL AVANZAFO DE MICROSOFT EXCEL Objetivo Integrar los archivos en la nube o internet para un trabajo colaborativo con las hojas de cálculo. Para lograrlo reconocemos los sitios web como Onedrive y Google Drive para crear, editar, modificar y compartir hojas de cálculo en la nube.

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Excel para la web con Onedrive Es posible que haya oído la frase "trabajar en la nube" y se pregunte qué significa y cómo afectará a la forma de trabajar con Excel. Todo lo que se debe es proporcionar un acceso fácil a tus datos a través de un explorador, a cualquier persona, en cualquier lugar y en cualquier momento. No es necesario que otras personas tengan instalado Excel para ver, editar o colaborar en esos datos. Al usar Excel para la Web, una extensión basada en el explorador de Excel, podrá hacer todo eso. Incluso puede usarlo para crear un libro nuevo en un equipo que no tenga instalado Excel. Puede ver y editar libros en un explorador de una de estas dos maneras: 

Cargando o creando libros nuevos en OneDrive, que es un servicio de uso compartido y almacenamiento de archivos basado en Internet gratuito.



Guardando los libros en un sitio de SharePoint en el que está instalado Office para la Web.

En este artículo se trata el primer método. Para obtener más información sobre el método de SharePoint, vea publicar un libro en un sitio de SharePoint.

Excel para la Web Excel para la Web es una aplicación basada en explorador que se puede usar para ver y editar libros de Excel en el explorador. Los libros y las hojas de cálculo tienen el mismo aspecto en Excel para la Web que en Excel y Excel para la Web tiene el aspecto de Excel que le resulta familiar. Muchas características de Excel están disponibles en Excel para la Web, pero no todas las características son compatibles o funcionan exactamente de la misma manera. Para realizar cambios más allá de lo que puede hacer en el explorador, Excel para la Web incluye una forma de abrir el libro en Excel y, a continuación, guardarlo de nuevo en el servidor.

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Excel para la Web te permite: 

Ampliar Excel en la web Use las características y funcionalidades de Excel que ya conoce, en un entorno Web.



Trabajar en cualquier lugar Un explorador es todo lo que necesita para tener acceso a los libros.



Trabajar en equipo Sus compañeros de equipo pueden trabajar con usted en proyectos independientemente de la versión de Excel que tengan.



Uso de OneDrive para tener acceso a Excel para la Web

Para usar Excel para la Web en OneDrive, necesita una cuenta de Microsoft. Use ese identificador para iniciar sesión y, a continuación, vaya a OneDrive para acceder a Excel para la Web. Para trabajar en libros de Excel existentes en Excel para la Web, puede cargar esos libros en OneDrive. 

Crear un identificador de OneDrive

1. Vaya a http://OneDrive. live.com. 2. Haga clic en registrarse. 

Cargar un libro existente

Para cargar uno o más libros para usarlos en Excel para la Web, haga lo siguiente: 1. Inicie sesión en OneDrive. 2. En archivos, haga clic en la carpeta en la que desea cargar los libros. Las carpetas que muestran un icono de candado son carpetas privadas; las carpetas también pueden ser carpetas compartidas o carpetas públicas (de Internet). MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016

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Sugerencia Si hace clic en crear y, a continuación, en carpeta, puede crear una nueva carpeta en la que pueda cargar los libros. 3. Haga clic en cargar para agregar los libros que desea abrir en Excel para la Web. 

Iniciar un nuevo libro en Excel para la Web

En lugar de cargar un libro desde el equipo, puede Agregar un nuevo libro en blanco a una carpeta OneDrive directamente en el explorador. 1. Inicia sesión en OneDrive. 2. Haga clic en la carpeta en la que desea agregar un nuevo libro. 3. Haga clic en creary, a continuación, en libro de Excel. Excel para la Web se abre en modo de edición. Sugerencia No es necesario guardar los cambios. Excel para la Web guarda el libro automáticamente mientras trabaja en él. Si realiza cambios que no desea conservar, use el comando Deshacer (o presione Ctrl + Z). 

Ver los datos de una hoja de cálculo en Excel para la Web

Al abrir un libro en modo de vista en Excel para la Web, puede ver e interactuar con los datos de la hoja de cálculo para que le resulte más fácil interpretarlos. Por ejemplo, puede ordenar y filtrar los datos en columnas o expandir tablas dinámicas para ver detalles adicionales y tendencias de datos. Para realizar cambios en los datos, debe abrir el libro en el modo de edición. 1. Inicia sesión en OneDrive. 2. Haga clic en la carpeta que contiene el libro que desea ver. 3. Haga clic en el libro que desea explorar. 

Editar datos de hoja de cálculo en Excel para la Web

Al trabajar en un libro de Excel para la Web en el modo de edición, puede cambiar los datos, escribir o editar fórmulas y aplicar formato básico para destacar los datos. 1. Inicia sesión en OneDrive. 2. Haga clic en la carpeta que contiene el libro que desea editar. 3. Haga clic en el libro que quiere cambiar. Excel para la Web se abre en modo de edición. Para realizar cambios de edición avanzados en la hoja de cálculo que superen las capacidades de Excel para la Web, haga lo siguiente: 1. Haga clic en Abrir en Excel. 2. En Excel, realice los cambios de edición que desee. 3. En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar. El libro se guarda automáticamente en la carpeta OneDrive. 

Usar Excel para la Web para colaborar en los datos de una hoja de cálculo con otras personas

Para colaborar con otras personas en el mismo libro al mismo tiempo, puede compartir un libro con ellos. Esta característica es útil cuando tiene una hoja de cálculo que requiere entrada, como un proyecto de grupo o una hoja de suscripción. No hay más envío de un libro por correo electrónico o esperando a que otra persona lo vuelva a proteger en el servidor. MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016

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1. Inicia sesión en OneDrive. 2. Haga clic en la carpeta que contiene el libro que desea compartir. Note Otros usuarios podrán tener acceso a todo lo que haya en la carpeta que seleccione, ya que no puede proporcionar permisos solo para libros individuales. Para mantener privados libros específicos, use una o más carpetas para libros privados y cree una carpeta independiente para los libros que desea compartir. 3. Haga clic en Compartir. 4. Invite a las personas con las que desea compartir el archivo. 5. Haga clic en Compartir. 6. En la carpeta, haga clic en el libro. Después de que los usuarios hacen clic en el vínculo que les envió y empiezan a trabajar en la hoja de cálculo en el modo de edición, puede ver los cambios que realizan. Note Si diferentes usuarios realizan cambios en la misma celda (incluido el usuario), el último cambio se muestra en la celda.

Usar el espacio de almacenamiento en línea OneDrive OneDrive (antiguamente SkyDrive) es un servicio de almacenamiento en línea que ofrece Microsoft a todos los usuarios que disponen de una cuenta de Microsoft (cuenta usada con Hotmail, Messenger, Windows Phone, Xbox LIVE, Outlook.com...). Cada usuario dispone gratuitamente de un espacio personal de 5 GB, con la posibilidad de comprar espacio suplementario (hasta 1 TB). Si cuenta con una suscripción a Office 365 profesional, podrá disponer de un espacio OneDrive personal y también de un espacio OneDrive profesional.

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¿Cuál es el interés de usar el espacio OneDrive? Los datos (archivos, fotos, música...) guardados en este espacio de almacenamiento están accesibles desde cualquier dispositivo que disponga de conexión a Internet: la sincronización de estos dispositivos es automática. Puede acceder a los archivos desde su ordenador profesional o personal, desde una tableta conectada a Internet por Wi-Fi o incluso desde su móvil. Para acceder a los archivos de su espacio de almacenamiento desde una de las aplicaciones de Office, debe haberse conectado con sus identificadores de Microsoft (véase el capítulo Administración de las cuentas); si dispone de diversos espacios de almacenamiento, puede agregarlos como servicio para acceder a ellos igualmente (pestaña Archivo - Cuenta - Agregar un servicio - Almacenamiento). En su espacio OneDrive, existen dos carpetas de forma predeterminada

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Crear una hoja de cálculo en Google Drive Existen varias maneras de empezar a utilizar las hojas de cálculo de Google Docs: puedes crear una nueva hoja de cálculo de Google Drive, subir una ya creada que guardes en tu equipo o utilizar una plantilla de nuestra galería de plantillas.

Para crear un documento nuevo, ve a tu Lista de documentos, haz clic en el botón rojo Crear y selecciona Hoja de Cálculo en el menú desplegable. En cuanto le asignes nombre o empieces a escribir, Google Drive lo guardará automáticamente en pocos segundos.

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Cómo subir una hoja de cálculo Puedes subir hojas de cálculo ya creadas a Documentos de Google en cualquier momento. Al subirlas, puedes conservar el tipo de archivo original o convertirlas al formato de Documentos de Google. Si las conviertes al formato de Documentos de Google, podrás modificarlas y colaborar online desde cualquier equipo. Puedes subir los siguientes tipos de archivo: .xls y .xlsx; .ods; .csv; .tsv; .txt; .tsb (aún no es compatible con la importación ni la conversión de formatos .ods.) Sigue estos pasos para subir una hoja de cálculo: Haz clic en el icono Subir de la esquina superior izquierda de la lista de documentos. Haz clic en Archivos... y selecciona el documento que quieras subir. Haz clic en Abrir. Marca la casilla junto a "Convertir documentos, presentaciones, hojas de cálculo y dibujos a los formatos correspondientes de Google Docs" para poder modificarlo y colaborar en él online. Los archivos de documento subidos que se conviertan al formato de Documentos de Google no pueden ocupar más de 1 MB. Haz clic en Iniciar la subida. El archivo subido aparecerá en tu lista de documentos. Obtén más información sobre los límites de tamaño para los archivos de hojas de cálculo que se suban y se conviertan a hojas de cálculo de Google. Paso 1: Crea una hoja de cálculo Para crear una hoja de cálculo: 1. Abre la pantalla de inicio de Hojas de cálculo en sheets.google.com. 2. Haz clic en Nuevo . Al hacerlo, se abrirá una hoja de cálculo nueva. También puedes crear hojas de cálculo desde la URL sheets.google.com/create. Paso 2: Edita una hoja de cálculo y dale formato Puedes añadir y editar una hoja de cálculo, así como dar formato al texto, a los números y a las fórmulas que contiene.  

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o o

Editar hojas de cálculo y darles formato Añadir fórmulas y funciones a una hoja de cálculo

Paso 3: Comparte notas para usarlas con otras personas Puedes compartir carpetas y archivos con otras personas y darles permiso para que los vean, editen o comenten.

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Tareas básicas en Excel 2016 para Windows Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de grandes cantidades de datos. También funciona muy bien con cálculos sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información. La clave para desbloquear todo este potencial es la cuadrícula de las celdas. Las celdas pueden contener números, texto o fórmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy visuales. Veamos los pasos básicos para empezar. Crear un nuevo libro Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que normalmente se denominan hojas de cálculo. Puede agregar tantas hojas como desee a un libro o puede crear libros nuevos para separar los datos. 1. Haga clic en Archivo y después en Nuevo. 2. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.

Introducir los datos 1. Haga clic en una celda vacía. Por ejemplo, la celda A1 en una nueva hoja. Se hace referencia a las celdas según su ubicación en la fila y la columna de la hoja, de modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A. 2. Escriba texto o un número en la celda. 3. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente. Usar Autosuma para sumar los datos Una vez escritos los números en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo rápido de hacerlo es mediante Autosuma. 1. Seleccione la celda a la derecha o debajo de los números que desea agregar. 2. Haga clic en la pestaña Inicio y después haga clic en Autosuma en el grupo Edición.

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La Autosuma suma los números y muestra el resultado en la celda que seleccione. Crear una fórmula simple Sumar números solo es una de las cosas que puede hacer, pero Excel puede hacer también otros cálculos. Pruebe algunas fórmulas sencillas para sumar, restar, multiplicar o dividir los números. 1. Seleccione una celda y escriba un signo igual (=). Esto indica a Excel que la celda contendrá una fórmula. 2. Escriba una combinación de números y operadores de cálculo, como el signo más (+) para la suma, el signo menos (-) para la resta, el asterisco (*) para la multiplicación o la barra invertida (/) para la división. Por ejemplo, escriba =2+4, =4-2, =2*4 o =4/2. 3. Presione Entrar. De este modo se ejecuta el cálculo. También puede presionar Ctrl+Entrar si desea que el cursor permanezca en la celda activa. Aplicar un formato de número Para distinguir entre los distintos tipos de números, agregue un formato, como moneda, porcentajes o fechas. 1. Seleccione las celdas que contienen números a las que desea cambiar el formato. 2. Haga clic en la pestaña Inicio y después haga clic en la flecha en el cuadro General.

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3. Seleccione un formato de número

Si no ve el formato de número que está buscando, haga clic en Más formatos de número. Escribir los datos en una tabla Un modo sencillo de acceder al potencial de Excel es poner los datos en una tabla. Esto permite filtrar u ordenar rápidamente los datos. 1. Seleccione los datos haciendo clic en la primera celda y arrastrándola a la última celda de los datos. Para usar el teclado, mantenga pulsada la tecla Mayus a la vez que presiona las teclas de flecha para seleccionar los datos. 2. Haga clic en el botón Análisis rápido

de la esquina inferior derecha de la selección.

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3. Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botón Tabla para obtener una vista previa de los datos y después haga clic en el botón Tabla.

4. Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de una columna. 5. Para filtrar los datos, desactive la casilla Seleccionar todo y después seleccione los datos que desee mostrar en la tabla.

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6. Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z a la A.

7. Haga clic en Acepta

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Mostrar los totales de los números Las herramientas de análisis rápido permiten obtener el total de los números rápidamente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra los resultados del cálculo debajo o junto a los números. 1. Seleccione las celdas que contienen los números que desea agregar o contar. 2. Haga clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección. 3. Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los resultados del cálculo de los datos y haga clic en el botón para aplicar los totales.

Dar significado a los datos El formato condicional o los minigráficos pueden resaltar los datos más importantes o mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Análisis rápido para obtener una vista previa activa y probarlo. 1. Seleccione los datos que desea examinar más de cerca. 2. Haga clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección. 3. Examine las opciones de las pestañas Formato y Minigráficos para ver cómo afectan a los datos.

Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galería Formato para diferenciar las temperaturas altas, medias o bajas.

4. Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opción. Obtenga más información sobre cómo analizar tendencias de datos usando minigráficos. MANUAL AVANZADO MICROSOFT EXCEL 2016

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Mostrar los datos en un gráfico La herramienta Análisis rápido recomienda el gráfico adecuado para los datos y le ofrece una presentación visual con unos pocos clics del ratón. 1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar en un gráfico. 2. Haga clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección. 3. Haga clic en la pestaña Gráficos, muévase por los gráficos recomendados para ver cuál se adapta mejor a sus datos y haga clic en el que desee.

Nota Excel muestra distintos gráficos en esta galería en función de lo recomendado para sus datos. Obtenga más información sobre otros modos de crear un gráfico.

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Guarde el trabajo 1. Haga clic en el botón Guardar o en la barra de herramientas de acceso rápido o bien, presione Ctrl+G.

Si ha guardado el trabajo antes, ha acabado. 2. Si es la primera vez que guarda este archivo: a. En Guardar como, elija dónde desea guardar el libro y desplácese a una carpeta. b. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro. c. Haga clic en Guardar. Imprimir el trabajo 1. Haga clic en Archivo y luego haga clic en Imprimir, o presione Ctrl+P . 2. Obtenga una vista previa de las páginas haciendo clic en las flechas Página siguiente y Página anterior.

La ventana de vista previa muestra las páginas en blanco y negro o en color, en función de la configuración de su impresora. Si no le gusta la manera en que se imprimirán las páginas, puede cambiar márgenes de página o agregar saltos de página. 3. Haga clic en Imprimir.

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