1.procedimiento de Gestion Gerencial

GESTION GERENCIAL PROCEDIMIENTO DE GESTION GERENCIAL CÓDIGO VERSIÓN CREACIÓN GG-PR-01 03 01/01/2017 ACTUALIZACIÓN 04

Views 28 Downloads 3 File size 118KB

Report DMCA / Copyright

DOWNLOAD FILE

Recommend stories

Citation preview

GESTION GERENCIAL PROCEDIMIENTO DE GESTION GERENCIAL

CÓDIGO VERSIÓN CREACIÓN

GG-PR-01 03 01/01/2017

ACTUALIZACIÓN

04/01/2021

PROCEDIMIENTO DE GESTION GERENCIAL

HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión

Fecha

Descripción

01 04

01/01/2017 04/01/2021

Creación documento Actualización del documento

Elaboró

Revisó

Aprobó

Fabian Saravia Daza Cargo: Asesor Hseq Fecha:04/04/2020

Luisa Fernanda Méndez Cargo: Coordinadora HSEQ Fecha: 03/01/2021

Benjamín Ortiz Ramírez Cargo: Gerente Fecha: 04/01/2021

GESTION GERENCIAL PROCEDIMIENTO DE GESTION GERENCIAL

CÓDIGO VERSIÓN CREACIÓN

GG-PR-01 03 01/01/2017

ACTUALIZACIÓN

04/01/2021

1. OBJETIVO Realizar, revisar y actualizar la planeación estratégica de la empresa, política y objetivos de HSEQ, definir estructura, responsabilidades y autoridades, realizar la revisión por la gerencia y la planeación del SGI HSEQ y SEGURIDAD VIAL , alcance del sistema integrado de gestión de la empresa TRANSPORTES UNIMOS S.A.S. 2. ALCANCE Aplica para todo el manejo gerencial de la empresa y específicamente en la planeación y responsabilidad gerencial con el Sistema de gestión HSEQ. 3. DEFINICIONES REVISIÓN POR LA GERENCIA: revisión periódica que realiza la Gerencia a todo el SGI, en la cual se involucran las diferentes áreas de la organización. PARTICIPANTES DE LA REVISIÓN POR LA GERENCIA: son definidas por el Gerente, normalmente participan el Coordinador de HSEQ y los líderes de los Procesos que la Organización ha definido ALTA DIRECCIÓN: Persona o grupo de persona que dirigen y controlan al más alto nivel una organización PARTES INTERESADAS: Clientes internos y externos, Accionistas, trabajadores, proveedores, comunidad, autoridades de tránsito y transporte.

gobierno,

HSEQ: Salud, Seguridad, Ambiente y Calidad. 4. RESPONSABILIDADES DE LA ALTA DIRECCION POLITICA DE La gerencia ha definido la Política Integral en las cuales se tiene GESTION INTEGRAL en cuenta lo siguiente: HSEQ.  sea apropiada al propósito y contexto de la organización y apoye su dirección estratégica.  proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos del sistema de gestión integral.  Incluye el compromiso de cumplir con los requisitos y la mejora continua del SGI de la empresa.  Es apropiada y se encuentra relacionada con el desempeño ambiental.  Incluye el compromiso de mejora continua, Prevención de la contaminación, Prevención de enfermedades y accidentes de laborales  Incluye el compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscriba relacionados con calidad, seguridad y medio ambiente.  Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y las metas ambientales y de Seguridad.  Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad.

GESTION GERENCIAL PROCEDIMIENTO DE GESTION GERENCIAL

CÓDIGO VERSIÓN CREACIÓN

GG-PR-01 03 01/01/2017

ACTUALIZACIÓN

04/01/2021

Se comunica a todas las personas de la organización o en nombre de ella, con el propósito de que estos sean conscientes de sus obligaciones individuales en materia de seguridad y de Medio Ambiente.  La difusión de la política se hará mediante la publicación de esta en las carteleras de la empresa y de los sitios de trabajo, redes sociales y páginas de la empresa, plataforma Dropbox.  La gerencia revisará periódicamente la política con el fin de evaluar que esta sea adecuada a la empresa.  Se comunica a todas las personas que trabajan en la organización o en nombre de ella, y está disponible para las partes interesadas.  Las políticas Integrales se encuentran documentadas en el Manual de Gestión Integral GG-MA-01 VERSION 03 El Gerente ha definido los objetivos de Calidad y Objetivos de HSEQ incluyendo aquellos necesarios para cumplir con los requisitos del producto, verificando que estos son medibles y coherentes con las políticas de la empresa. Estos objetivos se encuentran definidos y documentados en el manual de gestión integral GG-MA-01 VERSION 03 Para la planificación del SGI la gerencia se ha asegurado de que: 

PLANIFICACIÓN OBJETIVOS HSEQ PLANIFICACIÓN DEL SGI

PLANIFICACIÓN DEL SGI

DE

1.La planeación del SGI obedece a los siguientes lineamientos: Se ha definido la Política y Objetivos de HSE, Alcance y Exclusiones del S.G.I (Ver Manual de Gestión Integral HSEQ). Se han identificado los procesos necesarios para el SGI y su aplicación a través de la empresa y la secuencia e interacción de estos. Lo anterior, se puede evidenciar en el mapa de procesos y la caracterización de estos que se encuentran definidos en el Manual de Gestión Integral HSEQ-MA-01 VERSION 01 2. Se mantiene la integridad del SGI con los requerimientos de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, e ISO 45001:2018 E ISO 39001:2014. 3. La organización identifica peligros, valora y controla los riesgos y deja evidencia en el HSEQ-MT-01 MATRIZ DE PELIGROS 2021. Se identifican aspectos ambientales y se valoran los impactos ambientales significativos en el Matriz de Aspectos Ambientales HSEQ-MT-02 MATRIZ ASPECTOS E IMPACTO AMBIENTALES CICLO DE VIDA SERVICIO 4. TRANSPORTES UNIMOS S.A.S mantiene actualizada la información de los requisitos legales y otros que le sean aplicables (en materia de Seguridad y Medio Ambiente) y comunica a los trabajadores la información más relevante sobre los requisitos legales, dejando

GESTION GERENCIAL PROCEDIMIENTO DE GESTION GERENCIAL

CÓDIGO VERSIÓN CREACIÓN

GG-PR-01 03 01/01/2017

ACTUALIZACIÓN

04/01/2021

evidencia de esto en Actas de Reunión con el personal o en formato de Capacitación de Personal y en la Ficha de Consulta y Comunicación. 5. Los planes adoptados por la empresa, en cuanto a la planeación estratégica son consignados en el formato Actas de reunión, Manual de Gestión Integral HSEQ, Medición de Indicadores de Gestión y Revisión por la Gerencia 6. Se mantiene la integridad del SGI con los requerimientos de las normas, Cuando se planifican e implementan los cambios de este a través de la revisión periódica por parte de la gerencia o en actas de reunión gerencial cuando aún no se ha cumplido el periodo de revisión gerencial. Las Funciones, responsabilidad, Rendición de cuentas del personal se especifica en el Perfil de Cargos GR-MA-01 MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO, mientras que la autoridad se evidencia en el organigrama de la empresa y en los Planes de calidad si el contrato lo exige de lo contrario el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. RECURSOS, FUNCIONES, RENDICION DE CUENTAS, RESPONSABILIDAD , AUTORIDAD, COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA

La provisión de los recursos necesarios para el mantenimiento, operación y mejora del SGI HSEQ, se evidencia en el GG-FT-18 Presupuesto para el SGI, además se establecen los recursos necesarios para el desarrollo del mismo. La Organización debe hacer seguimiento al presupuesto de forma periódica. Además, deberá ejecutar Inspecciones Gerenciales según el Programa de Inspección Gerenciales.

La Organización ha designado como representante de la RECURSOS, Dirección a quien en el organigrama ocupa el Cargo de Gerente o FUNCIONES, a quien designe Mediante Acta de Reunión, con apoyo del RENDICIÓN DE COPASST o Vigía de SST, quienes con independencia de otras CUENTAS funciones tienen la responsabilidad de: RESPONSABILIDAD ▪ Asegurarse de que se establezcan, implementen y se Y AUTORIDAD mantengan los procesos necesarios para el SGI (de acuerdo a los   requisitos de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO REPRESENTANTE 45001:2018). DE LA DIRECCIÓN ▪   Informar a la gerencia sobre el desempeño del SGI y de cualquier necesidad de mejora. ▪   Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. La autoridad dentro del SGI es el Gerente quien de acuerdo a los informes de los representantes toma decisiones de cambios en el sistema. COMUNICACIÓN, Algunos de los medios de comunicación utilizados por GG-MA-01

GESTION GERENCIAL PROCEDIMIENTO DE GESTION GERENCIAL

PARTICIPACIÓN CONSULTA

COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN CONSULTA

CÓDIGO VERSIÓN CREACIÓN

GG-PR-01 03 01/01/2017

ACTUALIZACIÓN

04/01/2021

Y VERSION 03 son: celulares, redes sociales, plataforma Dropbox avantel, e-mail, memorandos internos, carteleras, registros de capacitación, actas de reunión, folletos, comunicaciones verbales y comunicaciones escritas, además se cuenta con la Ficha de Consulta y Comunicación y los Perfiles de Cargos. Medios por los cuales se comunican aspectos como: La Política y Objetivos de HSEQ, Responsabilidades, Funciones, Rendición de Cuentas y Autoridad, Requisitos Legales, Reglamentarios y del Cliente que hay cumplir en el desarrollo de las actividades, planos, programas, procedimientos, instructivos, necesidad de recursos, oportunidades de mejora (Registro de no conformidades y Y acciones correctivas) entre otros, datos que son importantes para el funcionamiento óptimo de la Empresa. Los empleados comunican mejoras, opiniones o sugerencias de cambios de documentos, Política Integral, o hallazgos, etc, de forma verbal a su jefe inmediato o a través del FORMATO LEVANTAMIENTO DE ACCION CORRECTIVA, PREVENTIVA Y DE MEJORA. La organización ha determinado no comunicar ni a sus clientes, como tampoco a sus proveedores los aspectos ambientales. Solo se les comunicará en caso de que estos soliciten esta información, en este caso el se realizara mediante comunicación escrita anexando la Matriz de Aspectos e Impactos ambientales, o mediante reunión con el cliente, en este caso se dejara registro en el formato GG-FT-01 ACTAS DE REUNION Los riesgos se comunicarán a visitantes, subcontratistas y clientes de la empresa a través de capacitaciones, actas de reunión o entrega de la Matriz de Riesgos de la Empresa. La empresa deja disponible a sus proveedores y otras partes interesadas, la Política Integral la cual está publicada en la oficina central de TRANSPORTES UNIMOS S.A.S donde clientes, proveedores y otras partes interesadas pueden consultarla, además en caso de solicitarla la empresa la comunica o entrega a través de comunicación escrita anexando la Política. Los empleados Participan en: • La identificación de Peligros, Valoración de Riesgos y determinación de Controles a través de la Matriz de Riesgos para cada una de las actividades descritas en el mismo y por medio del Ficha de Participación en Identificación de Peligros • La investigación de Incidentes a través del Investigación de Incidentes y Accidentes en el cual se documentan las causas

GESTION GERENCIAL PROCEDIMIENTO DE GESTION GERENCIAL

CÓDIGO VERSIÓN CREACIÓN

GG-PR-01 03 01/01/2017

ACTUALIZACIÓN

04/01/2021

que originaron el incidente, las acciones correctivas Y de mejora, El desarrollo y la revisión de las políticas y los procedimientos para la gestión de riesgos dejando evidencia en el Control de Capacitación o a través de Actas de Reunión La empresa realiza consulta a los empleados con la relación a la eficacia del SGI HSEQ en materia de Seguridad y Medio Ambiente, a través de la Encuesta interna y el seguimiento a la Gestión Ambiental a través de la Ficha de Conciencia Ambiental. Las comunicaciones de los Clientes y Partes Interesadas externas se documentan en NO CONFORMIDADES Y CONTROL DE ACCIONES La empresa se asegura de que las disposiciones sobre la implicación del personal y sobre las consultas se documenten y las partes interesadas estén informadas, dejando evidencia de lo anterior en actas de reunión GG-FT-01 con el cliente y mediante controles de capacitación al personal de la empresa, publicando la política Integral, Matriz de Riesgos HSEQ-MT-01 y Matriz de Aspectos Ambientales HSEQ-MT-02 dejándolos disponibles para COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y clientes, proveedores, visitantes y todo el que la requiera. Además, los empleados de la empresa: CONSULTA • Son consultados cuando haya cualquier cambio que afecte a la Seguridad en lugar de trabajo. • Son representados en asuntos de salud y seguridad por el Director y Coordinador HSEQ, Vigía o COPASST • Son informados en cuanto a quien es su representante en Seguridad y quien es el miembro de la dirección que haya sido específicamente nombrado • Se deja evidencia de lo anterior en actas de reunión con el personal y/o en capacitaciones (Controles de Capacitación). • Se dejan disponibles las Revisiones por la Gerencia al personal de la Organización, además la Comunicación de estos resultados de evidenciaran en el registro de Capacitación al Personal. 5. GESTION ESTRATEGICA La Planeación estratégica de la organización, se encuentra documentada en el Manual de Gestión Integral GG-MA-01, en el cual se especifica, la Misión, Visión, Política Integral; los Objetivos de Calidad; los Objetivos, metas y programas en HSE, se encuentran documentados en los programas de gestión HSEQ. Estos se revisan periódicamente a través de la Revisión por Gerencia, o en reuniones gerenciales.