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• Michael Silva

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PREGUNTAS DE DISCUSIÓN GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES PROYECTO l.

GRUPAL: DEL

sustento: Los Interesados (St.akeholders)del proyecto deben recibir Información de manera

oportuna. Las comunrcaciones globales que usan fonmatos estándar a través de un Sistema de Gestión de Comunicaciones pueden reducir el Impacto de las diferencias culturales. 4. En el proceso Gestionar las Comunicaciones, los Informes de Desempello se centran en todo 10 siguiente, EXCEPTO:

Un Director de Proyecto (Project Manager) planifica llevar a cabo una Reunión de Arranque (Reunión Klck·off) en la que probablemente se tratará todo lo siguiente, EXCEPTO: Establecer las relaciones de trabajo y los formatos estándar para las comunicaciones en el proyecto. Revisar los Planes del Proyecto. Establecer las responsabllldades de grupo así como las responsabilidades Individuales. d. Discutir temas legales específicos con respecto al contrato.

e. f. g. h.

a.

b. c.

Respuesta: D Sustento: La Reunión de Arranque (Reunión Kick-off) se lleva a cabo después de la

adjudicación del contrato o la aprobación del proyecto. Esta reunión da la oportunidad para que los participantes del proyecto se conozcan entre si y revisen la Información acerca del proyecto. Hay que tener cuidado, ya que esta reunión no es un "foro• para discutir los temas detallados del proyecto.

Respuesta:D sustento: Los Informes sobre el desempeño del proyecto consisten en recolección y análisis

periódico de datos frente a datos reales, ya que busca el progreso del proyecto y desempeño. Estos informes Incluyen análisis del desempeño, trabajo completo durante el periodo, etc. El sistema de Información para la dirección de proyectos forma parte de los factores ambientales de la empresa que Influyen en el proceso de gestión de las comunicaciones . S.

2. Uno de los propósitos del Plan de Gestión de las Comunicaciones es proporcionar

c. d.

Métodos que se utl112arán para transmitir la Información. Métodos que se utilizaran para liberar del proyecto a los miembros del equipo cuandoya no sean necesarios. Relaciones de responsabllldad entre los lnteresados (Stakeholders) y la organización del proyecto. Niveles de habilidad y experiencia de cada miembro del equipo.

Respuestai A

Sustento: El Plan de Gestión de las Comunicaciones también debe contener una estructura

de distribución que muestre los métodos que se utilizarán para distribuir los diversos tipos de Información, los Individuos u organizaciones a quienes se les distribuirá la Información, los cronogramas de producción mostrando cuándo se producirá cada tipo de comunicación, y los métodos para acceder a la información entre las comunicaciones programadas. También deben estar Incluidas discusiones sobre cómo se actualizará el plan y cómo se revisará según los cambios necesarios. El nivel de detalle debe ser apropiado para el tamaño y complejidad del proyecto. 3.

Los Directores de Proyectos (Project Managers) asignados a proyectos Internacionales deben conocer temas claves sobre entornos lnterculturales y poner especial énfasis en: a. Establecer un sistema de Informe de desempello. e, Desarrollar un sistema para manejar las comunicaciones. c. Establecer y seguir un cronograma de producción para la distribución de la información con el nn de evitar respuestas a solicitudes de Información entre las comunicacionesprogramadas. d. Usar servicios de traducción escritos y formales para los Informes del proyecto.

Respuesta: B

Usted acaba de ser nombrado Director de Proyecto (Project Manager) para un importante proyecto de la compailía. Una de sus primeras actividades como Director del Proyecto ha sido crear un sistema de recuperación y recopilación de Información, el cual puede Incluir todo lo siguiente, EXCEPTO: a. b. c. d.

Información sobre: a. b.

Trabajo completo durante el periodo. Análisis del desempello pasado. Resumen de los datos aprobados en el periodo. El sistema de Información para la dirección de proyectos.

Sistemas manuales de almacenamiento. Software de Dirección de Proyectos. Dispositivos de recolección de datos. Bases de datos electrónicas.

Respuesta: C

Sustento: Los sistemas de recuperación y recopilación de Información pueden Incluir

sistemas manuales de almacenamiento, software de Olrecci6n de Proyectos, y bases de datos electrónicas. Los dispositivos de recolección de datos Incluyen lectores de bandas magnéticas, escáneres, lectores de códigos de barras, etc., por tanto no pueden fonnar parte de un sistema de recuperación y recopllaclón de Información.

6.

La facilitación de reuniones, es una sesión especial de trabajo grupal dentro del contexto proyecto. Así mismo con el fin de generar mejores resultados, permite:

a. b. c. d.

Un tiempo libre establecido. Uso efectivo de los recursos. Distribuir la agenda con entíctpacíón. Documentar y publicar el acta de la reunión.

Respuesta: B Sustenta: La facilitación de reuniones permite el uso efectivo de los recursos, ubicando a

cada persona en el mejor lugar donde puede desempeñarse, con el fin de generar mejores resultados. La facilitación de reuniones suma un gran valor al proyecto. 7.

Usted ha sido elegido como Project manager y tiene más de 30 Interesados y en todo el ciclo de vida del proyecto usted debe asegurarse que las necesidades de Información de los Interesados se lleven a cabo en el proyecto. lEn qué proceso de Gestión de las Comunicaciones se encuentra?

a. b. c. d.

dichas necesidades. El análisis debe incluir consideraciones sobre las tecnologlas y métodos adecuados para pmporclonar la Información necesaria.

Gestionar las Comunicaciones. Controlar las Comunicaciones. Planificar la Gestión de las Comunicaciones. Plan para la Dirección del Proyecto.

Retipuesta: B Sustento: Controlar las com unlcacicnes es el proceso de monltorear y controlar comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que las necesidades de información de los interesados en el proyecto se cumplen. El beneficio clave de este proceso es que este asegura un flujo de información opclonal entre todos los participantes en la comunicación, en cualquier momento en el tiempo. 8. Las necesidades y expectativas de los Interesados (Stakeholders) informaciónque necesiten, se Identifican, analizan y documentan en él:

11. El Director de Proyecto (Project Manager) pasa mucho tiempo comunicándose con el equipo, los Interesados (Stakeholders), el cliente y el Patrocinador (Sponsor). Se pueden observar fácilmente los desaflos Implicados, especialmente si un miembro del equipo tiene que comunicar un concepto técnico a otro miembro del equipo de diferente país. El PRIMER paso en este proceso es: a. b. c. d.

Codificar el Decodificar Determinar Determinar

mensaje. el mensaje. los bucles de retrmilimentación. el medio.

en cuanto a la

Respuesta: A Sustento: Es esencial traducir los pensamientos o Ideas a un lenguaje que sea comprensible por otros; éste es el primer paso en el modelo básico de comunicación. Luego, el mensaje puede ser enviado usando una variedad de tecnologías, y el receptor lo decodiftca o lo traduce nuevamente a pensamientos o ideas con sentido.

Respuesta: C Sustento: El Plan de Gestión de las Comunicaciones describe cómo será recolectada, organizada y distribuida la Información del proyecto a los Interesados. Como tal, éste es un componente crítico en la Gestión de los Interesados.

12. El Plan para la Dirección del Proyecto es una entrada al proceso Controlar las Comunicaciones. Los informes deben ser veraces y no esconder lo que está pasando realmente. l> Se debe Informar el costo, tiempo, alcance, y rendimiento de calidad, no sólo el cronograma. > Los informes ayudan a los miembros del equipo a saber dónde necesitan recomendar e implementar acciones correcitvas. > Es necesario obtener feedback de las personasque han recibido los infonnes como parte de este proceso.

35. La comunicación en el marco de un contrato deberia tender a ser: a. Comunicación fonmal y b. Comunicación formal y c. Comunicación lnfonmal d. Comunicación informal

escrtta. verbal. y escrita. y verbal.

Respuesta: A Sustento: Se recomienda que la comunicación en el marco del contrato sea de fonma escrita y formal, para que haya documentos que avalen los acuerdos tomados y estos estén redactados conrectamente.

38. lCuál de las siguientes NO Comunicaciones? a. b. c. d.

es una entrada al proceso Planificar la Gestión de las

FactoresAmbientales de la Empresa. Activos de los Procesosde la Organización. Técnicas de recopilación de Información. Plan para la Dirección del Proyecto.

Respuesta: C Sustento: Las entradas del proceso Planificar las Comunicaciones son: Registro de Interesados, Plan para la Dirección del Proyecto, Factores Ambientales de la Empresa, y Activos de los Procesos de la Organización. 39. Usted le pregunta a uno de sus Interesados cómo van las cosas por su parte del proyecto y él responde "las cosas están bien" con un tono sarcástico.