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TECNOLOGÍA APLICADA A LA ADMINISTRACIÓN

SEMANA 2

Aplicación, estructura y herramientas de Microsoft PowerPoint

Todos los derechos de autor son de la exclusiva propiedad de IACC o de los otorgantes de sus licencias. No está permitido copiar, reproducir, reeditar, descargar, publicar, emitir, difundir, poner a disposición del público ni ESTE LAdeSEMANA 2 utilizarDOCUMENTO los contenidos paraCONTIENE fines comerciales ninguna clase.

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ÍNDICE APLICACIÓN, ESTRUCTURA Y HERRAMIENTAS DE MICROSOFT POWERPOINT .................................. 5 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................................................... 5 INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 5 1.

INTERFAZ DE POWERPOINT 2010....................................................................................................... 6

2.

CINTAS DE OPCIONES DE MICROSOFT POWERPOINT ............................................................................ 9 2.1.

AÑADIR, DUPLICAR Y ELIMINAR DIAPOSITIVAS ................................................................ 12

2.2.

DISEÑO DE DIAPOSITIVAS ................................................................................................. 13

2.3.

SELECCIÓN DE DIAPOSITIVAS ............................................................................................ 14

2.4.

DISEÑO PERSONALIZADO .................................................................................................. 15

2.5.

APLICACIÓN DE UN NUEVO DISEÑO A UNA DIAPOSITIVA ................................................ 17

2.6.

ELIMINAR DIAPOSITIVA ..................................................................................................... 17

3.

MOVER DIAPOSITIVAS.................................................................................................................... 18

4.

MANEJO DE OBJETOS..................................................................................................................... 19

5.

4.1.

REGLAS, CUADRÍCULAS Y GUÍAS ...................................................................................... 20

4.2.

INSERTAR OBJETOS ........................................................................................................... 22

4.3.

INSERTAR TEXTO EN LAS DIAPOSITIVAS ............................................................................ 25

4.4.

AGREGAR TEXTO ............................................................................................................... 26

4.5.

BORRAR TEXTO .................................................................................................................. 27

4.6.

WORDART.......................................................................................................................... 28

ANIMAR EL TEXTO Y LOS OBJETOS.................................................................................................... 29 5.1.

REORDENAR ANIMACIONES .............................................................................................. 31

5.2.

PREVISUALIZACIÓN ........................................................................................................... 32

5.3.

UTILIZAR EL PANEL DE ANIMACIÓN .................................................................................. 32

5.4.

OPCIONES DE EFECTOS ..................................................................................................... 33

6.

DIAGRAMAS................................................................................................................................. 34

7.

AÑADIR IMAGEN........................................................................................................................... 37

8.

INSERTAR PELÍCULAS Y SONIDOS...................................................................................................... 38

9.

8.1.

VIDEO ................................................................................................................................ 39

8.2.

AUDIO ................................................................................................................................ 40

TRANSICIÓN DE DIAPOSITIVAS......................................................................................................... 40

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9.1.

APLICAR TRANSICIÓN ........................................................................................................ 41

9.2.

INTERVALO DE TIEMPO ..................................................................................................... 42

9.3.

SONIDO EN TRANSICIÓN ................................................................................................... 42

9.4.

EDICIÓN DE TRANSICIONES ............................................................................................... 43

9.5.

PROPIEDADES DE UNA TRANSICIÓN ................................................................................. 44

9.6.

ELIMINAR UNA TRANSICIÓN ............................................................................................. 44

10.

TEMAS..................................................................................................................................... 44

10.1.

ELEMENTOS DE UN TEMA ............................................................................................. 45

10.2.

APLICACIÓN ................................................................................................................... 46

10.3.

CAMBIAR COLORES A UN TEMA.................................................................................... 46

10.4.

EFECTOS DE MOVIMIENTO Y ESTILOS DE FONDO......................................................... 47

11.

HIPERVÍNCULOS ........................................................................................................................ 48

12.

PRESENTACIÓN DE DIAPOSITIVAS ................................................................................................ 49

COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 51 REFERENCIAS........................................................................................................................................ 53

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APLICACIÓN, ESTRUCTURA MICROSOFT POWERPOINT

Y

HERRAMIENTAS

DE

OBJETIVOS ESPECÍFICOS    

Conocer las herramientas básicas de Microsoft PowerPoint. Aplicar efectos a una presentación de diapositivas. Construir Menús utilizando hipervínculos. Utilizar videos y sonidos en una presentación con diapositivas.

INTRODUCCIÓN Esta semana tiene por objeto presentar las herramientas disponibles en el software Microsoft PowerPoint, en su versión 2010. Dicho objetivo no se centra únicamente en el conocimiento y dominio que pueda desarrollar de dichas herramientas, además se aportarán nociones básicas de diagramación y composición visual de una presentación. De esta manera, no solo se estará en condiciones de desarrollar una presentación sin más, sino que además podrá generar una presentación visualmente atractiva y que transmita la información de manera organizada, con el fin último que el espectador la recuerde con facilidad.

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1. INTERFAZ DE POWERPOINT 2010 Conectando Ha trabajado arduamente en un proyecto, y ahora que se encuentra en una etapa de término, el gerente de área le pide que prepare una presentación en la que dé cuenta de los avances y logros del proyecto. Usted asume el desafío confiado, porque recuerda perfectamente sus estudios en un ramo llamado “Tecnología Aplicada a la Administración” y conoce cómo está estructurada la interfaz del programa y las distintas áreas que la componen.

PowerPoint 2010 es un programa orientado a la confección de documentos para ser proyectados, en el que el uso de este material para presentar un informe o propuesta se denomina “Presentación”. Para el desarrollo de una presentación eficiente y que llame la atención de su audiencia, dicha herramienta permite el trabajo con texto, ilustraciones, fotografías, dibujos, gráficos, tablas y archivos de video. La organización del archivo se dividirá en pantallas, las cuales contienen hojas que son las que contendrán todo su desarrollo, y que se denominan diapositivas. Al interior de estas se puede otorgar movimiento a elementos, por ejemplo, a los textos e ilustraciones. Dicha característica se denomina “animar”, en que utilizando características predefinidas es posible lograr un desarrollo más eficiente en menos tiempo. Además, se pueden incorporar narraciones y efectos de sonido, para hacer que la presentación impacte a la audiencia. PowerPoint 2010, al estar incluido en el conjunto de programas de la suite ofimática de Office, comparte varias características con los distintos programas en cuanto a la distribución y manejo de ciertas herramientas. De hecho, en este programa se retomará el concepto de cintas de opciones (visto cuando se abordó el procesador de textos Microsoft Word). En general, la interfaz de usuario comparte varios iconos, menús y botones, por lo que con el conocimiento adquirido del funcionamiento de Word, se hará facilitará entender la dinámica del programa PowerPoint.

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Al momento de ejecutar el programa, nos encontraremos con la siguiente pantalla:

En este programa, nuevamente nos encontramos con la cinta de opciones, elemento que contiene, como su propio nombre indica, la mayoría de las opciones y herramientas que se utilizarán en el desarrollo de una presentación. Está organizada en fichas, a modo de pestañas que agrupan un conjunto de comandos en forma de botones y herramientas, en categorías separadas. A continuación, debajo de la cinta de opciones, hacia la izquierda, se encuentra una zona denominada “área de esquema”, la que a su vez se compone de dos pestañas; en la primera a la izquierda (denominada diapositiva), se puede visualizar las miniaturas de las diapositivas en que se está trabajando, organizadas numéricamente. En la pestaña contigua (denominada esquema), se encuentra un listado numerado con los nombres de los títulos de las diapositivas. Esta área se puede cerrar para dejar más espacio al trabajo al interior de la diapositiva, haciendo simplemente clic en el botón a la derecha de las pestañas (X).

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Una de las secciones de mayor tamaño es la ubicada en el centro de la aplicación, denominada “ventana de edición”, y que muestra la pantalla de la presentación simulando una hoja en blanco. Todo lo que se encuentre dentro de esta “hoja” será lo que posteriormente aparecerá en la presentación. Bajo esta hoja se ubica el área de notas. Es una herramienta muy útil para agregar anotaciones y recordatorios, tanto para usted mismo como para los casos en que el desarrollo sea colaborativo. Dichas notas no aparecerán en la presentación, pero se puede configurar para que aparezcan en la impresión en papel de la presentación. Hacia el final de la aplicación, se encuentra la barra de estado, la que, en su sección izquierda, despliega información del estado del documento, numero de diapositivas e idioma.

Hacia la derecha, encontrará los botones de vistas: 

Normal: es la vista de edición principal, en la que se escriben y diseñan las presentaciones.



Clasificador de diapositivas: proporciona una vista de las diapositivas en forma de miniaturas. Esta vista facilita la tarea de ordenar y organizar la secuencia de las diapositivas mientras se crea la presentación, y también al preparar la presentación para su impresión.



Lectura: use la vista de lectura para realizar la presentación desde el punto de vista del orador y no ante el público (por ejemplo, a través de una pantalla grande).



Presentación: la vista de presentación con diapositivas ocupa toda la pantalla y sirve para reproducir la presentación a partir de la diapositiva en que se está ubicado. Se usa habitualmente para revisar el resultado del desarrollo que se está haciendo.

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2. CINTAS DE OPCIONES DE MICROSOFT POWERPOINT Conectando Ya ha logrado abrir el programa e identificó las principales áreas que componen la interfaz, por lo que es momento que profundice un poco más respecto de las herramientas disponibles para la construcción de su presentación. Después de todo, necesita hacerlo de la manera más rápida y eficiente, entonces es cuando recuerda el concepto de cintas de opciones y cómo se aglutinan aquí las herramientas según su uso.

Las cintas proporcionan un conjunto de opciones, según una determinada categoría expresada en la pestaña que la contiene. A continuación, se explicarán brevemente.

Ficha de inicio

Agrupan los comandos más comunes: copiar, cortar, pegar, copiar formato, añadir una diapositiva, alineación y herramientas de dibujo, más otras funciones que, por lo general, son de uso común en el desarrollo de una presentación.

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Ficha insertar

Aquí se agrupan diferentes herramientas que permiten la incorporación de elementos externos al software, a menudo para conferir un carácter de multimedia o para enriquecer la presentación con elementos, tales como: gráficos, fotos, figuras, arte, gráficas, hipervínculos, cuadros de texto, encabezados, pies de página, arte de palabras, fecha, hora, número de las diapositivas, símbolos, objetos, sonido y películas.

Ficha de diseño

En esta ficha se encuentran opciones para trabajar con el diseño de la diapositiva, manipulando aspectos tales como: formato de la página, orientación, colores, letras, fondos de páginas, efectos y otros arreglos relacionados con las diapositivas de la presentación.

Ficha de transiciones

Esta ficha contiene herramientas y opciones para añadir, editar, cambiar o quitar las transiciones de la diapositiva actual, entendiendo por transición el paso desde una diapositiva a otra, para lo cual se cuenta con tres grupos de herramientas: 1. En el grupo transiciones de diapositiva, hay diversos tipos de transiciones aplicables mediante solo un clic. 2. Hacia la derecha de este grupo, se encuentra la función “Sonido”, en el cual podemos encontrar opciones de configuración para reproducir sonidos durante la transición. 3. Finalmente, a la derecha, se encuentra el grupo “Avance de diapositiva”, donde está la opción al hacer clic con el mouse, la que permitirá que la transición suceda como respuesta al evento de hacer clic.

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Ficha de animaciones

En esta pestaña, se encuentran diferentes comandos para añadir movimiento a los objetos al interior de la diapositiva.

Ficha de presentación con diapositivas

La ficha presentación con diapositivas le permitirá iniciar una presentación con diapositivas, personalizar la configuración de su presentación con diapositivas y ocultar las diapositivas individuales.

Ficha revisar

Las funciones que aparecen en la misma permitirán trabajar con la revisión de las diapositivas. Entre éstas se encuentran funciones de edición, tales como deletreo, investigación, traducción, lenguaje y comentarios.

Ficha vista

Permite trabajar con los tipos de vista, acercamiento (zoom), escalas de color, ventanas y macros.

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2.1. AÑADIR, DUPLICAR Y ELIMINAR DIAPOSITIVAS Conectando Ahora que tiene claridad de las distintas herramientas disponibles en la cinta de opciones, necesitará empezar a generar material, y por ende, necesitará utilizar más diapositivas, ya que el programa se inicia con sólo una. Será necesario añadir diapositivas…

Para tener una mejor visualización sobre los contenidos que a continuación se revisarán, le recomendamos que utilice la vista normal y que seleccione la pestaña “diapositiva” del área de esquema. Se podrá agregar una diapositiva haciendo clic en el botón nueva diapositiva, que se encuentra en la pestaña “Inicio”; o bien duplicando una diapositiva existente, seleccionado la opción “Duplicar diapositiva seleccionada”, ubicada en la parte inferior del menú. Si la nueva diapositiva debe poseer el mismo diseño que la diapositiva precedente, simplemente haga clic en nueva diapositiva.

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2.2. DISEÑO DE DIAPOSITIVAS Conectando

Una forma eficiente y rápida de trabajar en la presentación solicitada por el gerente de área, es utilizando el diseño de diapositivas.

Cuando haga clic en “nueva diapositiva”, se desplegará un menú con miniaturas de diversos diseños de diapositiva, los que se podrán utilizar. Bajo cada miniatura, encontrará un nombre que identifica cada diseño. Al interior de estas miniaturas, es posible ver cuadros e íconos, donde los cuadros son marcadores de posición que pueden contener texto. También puede hacer clic en los íconos para insertar automáticamente los objetos que corresponden a estos.. Seleccione un diseño en particular haciendo clic en él, lo que generará la nueva diapositiva que podrá ver simultáneamente en el área de trabajo y en el área de esquema, como una miniatura. Repita este procedimiento para cada nueva diapositiva que hay que añadir.

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2.3. SELECCIÓN DE DIAPOSITIVAS Conectando Decide que dividirá su presentación en tres ítems: estado de avance del proyecto, hitos importantes y proyecciones futuras, por lo cual, define que distinguirá cada área por medio de una línea de color, así que necesitará aplicar dicha línea de color sólo a algunas diapositivas según el tema, para lo cual debe primero seleccionarlas.

Desde la vista normal, lo más adecuado es seleccionarlas en las miniaturas que se muestran en el área de esquema, cuando se tiene activa la pestaña “Diapositivas”, aunque resulta más cómodo hacerlo desde la vista “Clasificador de diapositivas”. Para seleccionar una diapositiva, haga clic sobre ella. Así, las acciones realizadas se aplicarán sobre esta.

Para seleccionar varias diapositivas consecutivas, haga clic sobre la primera de ellas y pulse la tecla MAYÚS. Sin soltar dicha tecla, haga clic en la última diapositiva del tramo por seleccionar.

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Para seleccionar varias diapositivas no contiguas, mantenga la tecla MAYÚS pulsada y vaya haciendo clic en cada una de ellas.

Como puede observar, las diapositivas seleccionadas se distinguen por el borde coloreado que las rodea.

2.4. DISEÑO PERSONALIZADO Conectando También define que los títulos tendrán el mismo tamaño en todas las diapositivas, pero recuerda que debe incorporar el logo de la empresa, razón por la cual dicho título debe considerar un espacio a la izquierda para después ubicar el logotipo. Es por ello que decide hacer un diseño personalizado.

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Puede darse el caso que ninguno de los diseños propuestos por el programa se ajusten a sus necesidades, por lo cual también existe la opción de desarrollar sus propios diseños reutilizables. Para esto será necesario buscar en la pestaña vista y hacer clic en el patrón de diapositivas. En la pestaña que contiene los patrones de diapositivas y los diseños, localice el diseño que se parezca más a lo que desea y haga clic en este. Para modificar y adaptar el diseño existente a sus necesidades, necesitará suprimir o añadir marcadores de posición. En caso de eliminar un marcador de posición, seleccione su contorno y luego presione la tecla “Supr”. En caso que requiera agregar un marcador de posición, ubique la pestaña “patrón de diapositivas” y luego el grupo “diseño de patrón”. Ahí haga clic en “insertar un marcador”, por lo que aparecerá un listado de opciones. Elija la que busca y selecciónela mediante un clic. Inmediatamente después, podrá observar que el marcador de posición se encuentra en el área de trabajo, donde seleccionado su contorno podrá moverlo, o bien redimensionarlo, seleccionando uno de los controladores de redimensionamiento o los bordes de la esquina. Puede renombrar el diseño haciendo clic con el botón derecho en el diseño que personalizó, en la lista de las miniaturas de diseños. Luego, haga clic en "Cambiar nombre de diseño". En el cuadro de diálogo "Cambiar nombre de diseño", escriba un nuevo nombre de diseño para el diseño, luego haga clic en "Cambiar nombre". Cierre el modo diseño de patrón. El diseño que añadió y personalizó aparece ahora en la lista de los diseños estándares por defecto en modo normal, situado en el grupo diapositivas de la ficha “Inicio”. En caso de aplicar un determinado diseño a una o varias diapositivas y luego modificar este diseño añadiendo un marcador de posición o un texto personalizado, será necesario reaplicar el diseño a las diapositivas, a fin de que éstas actualicen los cambios.

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2.5. APLICACIÓN DE UN NUEVO DISEÑO A UNA DIAPOSITIVA Conectando

Ahora que tiene definido su diseño personalizado, será necesario aplicarlo para continuar con el desarrollo de su presentación.

Para modificar el diseño de una diapositiva existente, desde la vista normal, debe tener seleccionada la pestaña diapositiva del área de esquema y luego seleccionar, mediante clic en la diapositiva sobre la cual se aplicará un nuevo diseño. Posteriormente, en la ficha “Inicio”, en el grupo diapositivas, haga clic en el nuevo diseño y con ello quedará aplicado el diseño.

2.6. ELIMINAR DIAPOSITIVA Conectando

Decide reorganizar los contenidos hasta ahora desarrollados, con lo que se da cuenta que algunas diapositivas deben ser borradas de su presentación.

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Para eliminar una o varias diapositivas, lo primero que deberá hacer es seleccionarlas. Una vez hecho esto, dispondrá de dos métodos para ejecutar la eliminación. 

Utilizando el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre su miniatura. La opción adecuada será entonces “Eliminar diapositiva”.



Pulsando la tecla SUPR.

3. MOVER DIAPOSITIVAS Conectando

Junto con la eliminación de diapositivas, es necesario reorganizarlas, es decir, modificar su orden para que tengan mayor coherencia los conceptos que desea plasmar en su presentación del proyecto.

Para cambiar la ubicación de una diapositiva, se dispone de dos opciones. En la primera que se revisará, se utilizará el cortar-pegar; en la segunda, se revisará el movimiento de diapositivas utilizando la función arrastrar del mouse.

Cortar-Pegar Se selecciona la diapositiva (desde el área de esquema), luego a través de la opción “Cortar” del menú contextual (botón derecho del mouse) o mediante la pestaña inicio, para finalmente seleccionar la diapositiva que antecederá la nueva ubicación y pegar.

Arrastrar Para mover una diapositiva de un lugar dentro de una misma presentación, se deberá seleccionar y haciendo clic (sin soltar) con el botón izquierdo del mouse, arrastrarla hasta su posición final. Al desplazar el puntero, se puede observar que se muestra junto a él un rectángulo dibujado y aparecerá una delgada línea cuando pase entre dos diapositivas.

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Esta es una forma en que el software le indicará dónde quedará la diapositiva que está arrastrando. Una vez alcanzada la ubicación que busca, simplemente suelte el botón del mouse y la diapositiva quedará asignada en ese lugar, reorganizando la numeración a fin de que sea correlativa.

4. MANEJO DE OBJETOS Conectando Para hacer más atractiva la presentación, mantener la atención de su audiencia y finalmente impactar, se puede incorporar una serie de objetos para enriquecer el contenido. Será necesario evaluar de cuáles dispone y si constituirán efectivamente un aporte en su presentación.

Los objetos consisten en aquellos elementos que son posibles incorporar en una diapositiva. Cada uno de ellos posee características y propiedades individuales. Algunos de estos son: 

Tablas: Lo más importante al definir una tabla es establecer el número de filas y el número de columnas.

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

Gráficos: Permiten una representación visual de datos numéricos en gráficos de barras, de líneas, tartas, etc. Los datos de origen del gráfico se extraerán de una hoja de Excel.



SmartArt: Este tipo de objeto permite crear organigramas de forma muy intuitiva. Tan solo hay que escoger el tipo de elemento gráfico y rellenar los datos en un panel de texto que contendrá la información con sus elementos jerarquizados.



Imágenes: Permite incluir un archivo de imagen que esté almacenado en su computador.



Imágenes prediseñadas: Se disponen de dibujos y fotografías de la galería de recursos de Microsoft.



Clips multimedia: Permite incluir un archivo de video o de sonido que esté almacenado en su computador.



Formas: Son una serie de formas simples, como líneas, flechas y figuras geométricas.

4.1. REGLAS, CUADRÍCULAS Y GUÍAS Conectando Se da cuenta de que al pasar de una diapositiva a otra no se mantiene la estructura que usted desea, ya que hay textos que cambian su ubicación entre una y otra diapositiva. Se hace necesario hacer un orden.

Antes de comenzar a revisar el manejo de los objetos que se ha descrito, será necesario utilizar correctamente las reglas y guías, puesto que ellas permiten organizar y alinear los elementos con que se trabajan. Estas son posible visualizarlas u ocultarlas desde la ficha vista > grupo mostrar, en la que encontrará un set de casillas que puede activar o desactivar para mostrarlas en la diapositiva.

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Tenga presente que estos elementos están diseñados como herramientas de apoyo al desarrollo que usted haga a modo de referencia, por lo cual la visualización de cuadrículas y guías solo se mostrarán en la vista normal. En otras palabras, estas marcas no estarán presentes en la impresión del documento o en la presentación final.

Reglas Las reglas se componen de dos barras ubicadas de manera vertical a la izquierda, y horizontal en la parte superior de la diapositiva. Su función es la de proporcionar la ubicación de cualquier objeto. Al ubicar el cursor sobre la diapositiva, una pequeña línea discontinua marcará la posición en la regla. Como es posible apreciar, los valores de la regla se expresan del 12 al 12, ubicando el 0 en el punto medio de la diapositiva. Considere que el nivel de detalle que muestra la regla dependerá del espacio de la ventana, es decir, esta mostrará más valores en la medida que ocupe toda la pantalla y tenga más espacio.

Cuadrícula La cuadrícula es un conjunto de líneas verticales y horizontales ubicadas en intervalos regulares, dividiendo la diapositiva en secciones o cuadros más pequeños, los que están destinados a facilitar el trabajo y alineación de los elementos de su desarrollo.

Para modificar los parámetros de ésta, es necesario hacer clic en el botón “Configuración de cuadrícula”, ubicado en vista > Mostrar, y desde ahí podrá establecer el tamaño de los cuadros y su comportamiento.

Guías Las guías son una extensión de las reglas. Son visibles como líneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro áreas iguales, pasando por el centro de la diapositiva. Haciendo clic en ellas se pueden arrastrar para ubicarlas en donde sea necesario.

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4.2. INSERTAR OBJETOS Conectando Le acaban de hacer llegar el logotipo de la empresa, el cual es un archivo de imagen PNG y necesita incorporarlo a su presentación.

Diseño de diapositiva Cuando se crea una diapositiva nueva, es posible elegir el diseño de esta en un menú desplegable. En muchos casos, estos diseños incluyen un grupo de iconos ubicados en la parte central. Éstos actúan como botones, permitiendo la inserción de objetos que representan (tablas, gráficos, SmartArt, imágenes, imágenes prediseñadas y clips multimedia). Para mayor información, ubique el cursor sobre esos iconos y aparecerá una etiqueta informativa.

Cinta de opciones La opción por diseño de diapositiva, permite la inserción de un objeto, pero probablemente se encuentre con el caso que necesite incorporar más de un elemento. Para tal efecto, es recomendable utilizar las opciones proporcionadas por la cinta de opciones desde la ficha “Insertar”.

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Selección de objetos Para realizar la acción de selección de objetos, sólo es necesario hacer clic sobre él. Ocasionalmente, cabe la posibilidad que se seleccione su contenido y no el objeto propiamente tal, pero esta situación es claramente identificable a través de la línea discontinua que rodea al objeto. A continuación, lo ejemplificaremos mediante el siguiente texto.

Para enmendar, solo será necesario hacer clic sobre las líneas discontinuas y el objeto en su totalidad quedará seleccionado.

Para des-seleccionar, es decir, quitar la selección, solo bastará con hacer clic sobre cualquier área fuera del marco.

Girar y voltear Esta característica solo es aplicable a las imágenes y las formas. El giro consiste en la rotación del objeto, y voltear consiste en crear una imagen refleja, como la que se puede apreciar frente a un espejo. Para efectuar el giro de un objeto, en primer lugar será necesario que esté seleccionado, posteriormente en la ficha formato, grupo organizar comando girar, encontrará opciones de giro para el objeto seleccionado.

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En cada opción, a la izquierda, encontrará un icono que grafica la acción a realizar para hacer más fácil su aplicación. No obstante, si desea hacer esta acción con mayor libertad, puede hacerlo mediante un clic sobre el punto verde que aparece y luego arrastrar hasta lograr el giro deseado.

Alinear y distribuir El programa permite, además, cambiar la posición de un objeto en relación con otros al interior de una diapositiva.

Distribuir Se refiere a desplazar objetos para establecer una misma distancia entre ellos, ya sea de carácter vertical u horizontal.

Alinear Corresponde a organizar los elementos en torno a una misma línea imaginaria.

Para efectuar cualquiera de estas acciones, solo será necesario, una vez que esté seleccionado un objeto (o varios), hacer clic en la opción de su preferencia ubicada en la ficha formato, grupo organizar, comando alinear. Note que en esta opción también cuenta con miniaturas que le darán una referencia de la acción que ejecuta esa selección. Es posible, además, marcar la casilla alinear a la diapositiva si desea que la alineación se realice en relación con la diapositiva, esto es, que guarden la misma distancia con respecto a la diapositiva.

Orden de los objetos Al trabajar con varios objetos en una misma diapositiva, es posible que se superpongan unos con otros. Frente a esto, el programa por defecto siempre dejará encima de todo el último objeto insertado y, debajo de todos, el primer objeto insertado. Esta organización puede modificarse, para lo que será necesario tener

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un objeto seleccionado y posteriormente, en la ficha “Formato”, grupo “Organizar”, hacer clic en algunas de las opciones disponibles para “Traer adelante” o “Enviar detrás”. Cada una de estas opciones contiene, a su vez, subopciones, que a continuación revisaremos: 

Traer adelante: consiste en mover un objeto a una posición más arriba, donde si lo cubre más de un objeto sólo avanzará una posición.



Traer el frente: el objeto seleccionado queda en primer lugar por encima de todos.



Enviar atrás: el objeto se moverá una posición hacia atrás, donde si estaba ubicado por encima de dos objetos, solo avanzará una posición.



Enviar al fondo: el objeto seleccionado queda en último lugar, por debajo de todos.

4.3. INSERTAR TEXTO EN LAS DIAPOSITIVAS Conectando Ahora que ya tiene una idea más clara de cómo quiere que quede su presentación, puede comenzar a definir las ubicaciones de los textos.

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Para comunicar ideas y conceptos, es necesario insertar texto en las diapositivas. PowerPoint 2010 ofrece casi las mismas operaciones que un procesador de texto, esto es, que pueden cambiar el formato, estilo, tamaño, color, etc. Una vez que se abre la aplicación, por defecto se encontrará con una diapositiva en blanco, en la cual es posible identificar dos recuadros, los que nos permitirán ingresar un título y subtítulo respectivamente, haciendo un clic al interior de la caja. Una vez hecho esto, podrá observar que automáticamente el recuadro desaparecerá, y en su lugar quedará el punto de inserción. Con esto ya podrá ingresar el texto. Una vez finalizada la edición del texto, deberá hacer clic con el mouse en otra área de la diapositiva o bien pulsar dos veces la tecla “Esc”. Antes de insertar un texto en una diapositiva, es conveniente seleccionar el diseño de patrón más adecuado al contenido que se vaya a introducir. Para esto se debe dirigir a la ficha “Inicio” y posteriormente, en la selección diapositivas, se debe hacer clic en el comando de “Diseño”, el que mostrará un menú desplegable para elegir. Cada opción tiene una miniatura que nos indicará sus opciones, y además al pie de la miniatura es posible apreciar el nombre para identificarla mejor. El programa permite, además, la inserción de texto simplemente haciendo clic sobre la diapositiva y arrastrando hasta conseguir el ancho deseado para el título.

4.4. AGREGAR TEXTO Conectando

Llegado a este punto, se da cuenta de que en algunos casos será necesario salirse un poco del esquema organizativo de los textos e incorporar cuadros de texto adicionales.

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Es probable que se vea en la necesidad de incorporar texto de un modo que no se ajuste a los diseños pre-definidos. Por esto, deberá agregar nuevos cuadros de texto, para añadir más contenido a su diapositiva. Para insertar un cuadro de texto, bastará con hacer clic en el botón cuadro de texto de la ficha “Insertar”, en la que podrá observar que el cursor adquiere la siguiente forma . Sitúe el puntero en la ubicación en que desea insertar el cuadro de texto, y seguidamente haga clic con el botón izquierdo del mouse y manténgalo pulsado; arrastre el mouse hasta obtener un cuadro de texto con las dimensiones deseadas y entonces suelte el botón del mouse. Dentro de este nuevo cuadro, podrá visualizar el punto de inserción que indica que el cuadro está listo para recibir el texto nuevo.

4.5. BORRAR TEXTO Conectando

Un aspecto esencial en la edición de textos es la capacidad de borrar algunos de ellos durante la confección de su presentación.

Para borrar cualquier texto, solo bastará con seleccionarlo y pulsar la tecla Supr. En el caso de los cuadros de texto, deberá seleccionar su contorno, donde observará que se marca una línea continua. En ese momento ya podrá pulsar la tecla Supr para borrar todo el cuadro de texto.

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4.6. WORDART Conectando

Un compañero de oficina le propone utilizar WordArt en los títulos para hacerlos más atractivos visualmente, y usted se anima a probar cómo quedarían en su presentación.

WordArt es una galería de estilos de texto que se pueden agregar a los documentos de Office para crear efectos decorativos, por ejemplo, texto sombreado o reflejado. En PowerPoint, también puede convertir en WordArt el texto existente. Sea muy cuidadoso al emplear este tipo de estilo, porque, como podrá observar, no obligatoriamente le aportará a su presentación elegancia o sobriedad.

Para insertar un texto de WordArt, primero seleccione un texto al cual desee aplicarlo; luego, en la pestaña “Insertar”, en el grupo texto, haga clic en el botón WordArt, y se abrirá una lista desplegable con las opciones disponibles. Seleccione la que sea de su agrado mediante un clic. Para eliminar un estilo WordArt, será necesario seleccionar el texto en cuestión, luego dirigirse a la pestaña formato, grupo “estilos de WordArt”, herramientas de dibujo, y clic en el botón “Más”. A continuación, haga clic en borrar WordArt.

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5. ANIMAR EL TEXTO Y LOS OBJETOS Conectando Hizo el intento de utilizar WordArt en los títulos y consideró que el resultado era demasiado infantil, se propone ahora hacer más interesantes los títulos animándolos.

PowerPoint presenta la opción de animar contenidos, lo que permitirá dar mayor dinamismo a la presentación. A continuación, se revisarán diversos efectos de animación, los que están organizados en cuatro tipos.

Entrada Como su nombre lo indica, este tipo de animación controla el ingreso de un elemento determinado a la diapositiva.

Énfasis Generalmente, al hacer clic con el ratón, la animación se reproduce cuando el objeto está en la diapositiva. Por ejemplo, puede hacer que un objeto gire al pulsarlo.

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Salir Con este tipo de animación, se configura la forma en que un determinado objeto sale de la diapositiva.

Trayectorias de animación Son animaciones similares a los efectos de énfasis, con la diferencia que el objeto se moverá dentro de la diapositiva a lo largo de una trayectoria predeterminada, por ejemplo, un círculo. Para aplicar un tipo de animación a un objeto, es necesario seleccionarlo, luego hacer clic en la pestaña “Animaciones”, grupo “Animación”, y verá un set de íconos que tendrá también la opción de mostrar una lista desplegable, haciendo clic en el ícono de la parte inferior derecha. Seleccione el tipo de animación que desee mediante un clic. Podrá observar que el objeto seleccionado tendrá, junto a él, un pequeño número, el cual nos indicará que posee animación, y además podrá observar en el panel de diapositivas que posee un símbolo a un costado.

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Algunos efectos tendrán opciones editables. Por ejemplo, con el efecto volar puede controlar desde qué dirección el objeto vendrá. Es posible acceder a estas opciones desde el comando opciones de efecto en la ficha de animaciones. No obstante, es posible que se desee incluir más de una animación a un objeto, por ejemplo, si quisiera darle a un determinado texto animación de entrada y de salida. En estas situaciones, lo recomendable es utilizar el comando añadir animación, el que permitirá mantener sus animaciones actuales mientras añade otras nuevas.

5.1. REORDENAR ANIMACIONES Conectando Junto con la animación de títulos, decide animar algunos textos; por lo que ahora se ve enfrentado a asignar y reordenar la secuencia de animaciones.

Para reordenar animaciones de un objeto, bastará con seleccionar el número del efecto que se desea cambiar, y luego, desde la pestaña “Animaciones”, utilizar la opción de los botones “Mover antes” o “Mover después” para modificar el orden.

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5.2. PREVISUALIZACIÓN Conectando

Una vez configurada la animación de los textos y otros objetos, necesitará pre visualizar el resultado para establecer las correcciones necesarias.

Cualquier efecto de animación que haya aplicado, se mostrará cuando reproduzca la presentación. Sin embargo, también se puede ver rápidamente la animación de la diapositiva actual, sin necesidad de tener que ver la presentación de diapositivas. Para visualizar la animación, primero hay que seleccionarla. Luego, desde la pestaña animaciones, será necesario hacer clic en el botón de vista previa. Es así que se mostrarán las animaciones para la diapositiva actual.

5.3. UTILIZAR EL PANEL DE ANIMACIÓN Conectando

De momento, su presentación está quedando bastante bien, pero de todas formas es necesario hacer algunos ajustes y mejoras sobre las animaciones, por lo cual debe utilizar el panel de animación.

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Este panel permite ver y utilizar aquellos efectos que se encuentran en la diapositiva actual, donde para abrirlo será necesario ir a la pestaña animaciones y luego clic en el botón panel de animación. En el panel de animación, desplegado en el sector derecho de la pantalla, se mostrarán los efectos de la actual diapositiva y el orden en que aparecen. Desde este mismo panel, será posible reproducir el efecto en cuestión simplemente haciendo clic en el botón reproducir, en el que los efectos de la diapositiva actual se mostrarán. En el lado derecho del panel de animación, verá una línea del tiempo que mostrará el progreso a través de cada efecto. Si la línea del tiempo no es visible, haga clic en la flecha hacia abajo para un efecto y seleccione “Mostrar escala del tiempo avanzada”.

5.4. OPCIONES DE EFECTOS Desde la ficha de animaciones, podrá acceder al comando opciones de efecto, el que contiene opciones más avanzadas que podrá utilizar para ajustar sus animaciones.   

Sonido: Agrega un efecto de sonido a la animación. Después de la animación: Cambia el color u oculta el objeto, después de haber finalizado la animación. Animar texto: Si está animando el texto, puede elegir entre animar todo a la vez, una palabra a la vez, o una letra a la vez.

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Algunos efectos poseen opciones adicionales que puede cambiar. Éstas variarán dependiendo del efecto que haya elegido.

6. DIAGRAMAS Conectando Un elemento que realmente puede significar un aporte en su presentación, lo constituyen los esquemas, ya que le permitirán exponer datos de una forma más visual. En este caso en particular, desarrollará un diagrama de las personas involucradas en el proyecto.

Un diagrama es una representación gráfica de algún concepto, a fin de explicar las relaciones de sus elementos o de su conjunto. En PowerPoint 2010 es posible crear diagramas a través de la ficha insertar y posteriormente seleccionar la opción SmartArt, o haciendo clic en el ícono respectivo en la propia diapositiva (en diseño de diapositiva). Se mostrará una ventana con las distintas alternativas y opciones de diagramas que ofrece el programa, divididos por categorías. Seleccione el que mejor se adapte a sus necesidades y a continuación haga clic en “Aceptar”.

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Aparecerá en la diapositiva el diagrama seleccionado, mientras que en la cinta podrá observar que ahora dispone de las herramientas de SmartArt contenidas en las fichas diseño y formato, en las que puede modificar y editar las características de su diagrama según sus necesidades.

En la ficha diseño, dispondrá de herramientas más específicas contenidas en los siguientes grupos: 

Crear gráfico: proporciona herramientas para editar la estructura del diagrama e incluir más elementos en éste.



Diseños: permite cambiar de diagrama (solo dentro de la misma categoría).



Estilos SmartArt: orientados al aspecto estético del diagrama, permite seleccionar colores y diseños rápidos, enfocado a proporcionar soluciones que permitan el ahorro de tiempo en el desarrollo del diagrama.

En la ficha “Formato” se encontrará con más herramientas, pero en este caso orientadas al formato de las formas que contienen al texto y al texto propiamente tal. Están agrupadas de la siguiente forma. 

Formas: aquí podrá editar la forma del contenedor del texto y su tamaño.



Tamaño y organización: podrá redimensionar, alinear y ordenar objetos.



Estilos de forma y estilos de WordArt: contiene herramientas para la aplicación de estilos rápidos, rellenos, contornos y efectos de forma y texto.

Texto Para agregar texto a un diagrama, dispone de dos vías. 1. Haciendo clic directamente sobre la forma y editando su texto, repitiendo el procedimiento para cada una de las formas. 2. Usando el panel de texto, que es un panel que contiene herramientas de edición del diagrama y su estructura, mediante un esquema representativo, para lo que deberá hacer clic en el botón

de la ficha diseño.

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En el panel de texto se representará la estructura mediante tabulaciones y viñetas, donde al realizar la edición de un texto, éste se reflejará automáticamente en el diagrama.

Eliminar formas Para eliminar un objeto, bastará con hacer clic sobre el borde de una forma, donde se mostrará el contorno de selección. Luego puede pulsar la tecla “supr” y el objeto se eliminará, o también puede hacerlo desde el panel de texto, eliminando un punto del esquema, lo que eliminará su respectiva forma en el diagrama.

Agregar formas En la cinta de opciones, ficha diseño, puede encontrar el menú “Agregar forma”. Haciendo clic en esta, encontrará opciones de la posición que se añadirá a la nueva forma, tomando como referencia aquella forma que se encuentre seleccionada. Otro modo de añadir formas es mediante el panel de texto, en el que al pulsar la tecla intro, después de introducir un texto, permitirá la inserción de ese texto.

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7. AÑADIR IMAGEN Conectando Otro elemento útil en las presentaciones es el uso de imágenes, donde afortunadamente usted posee algunas que le pueden servir para expresar ideas y conceptos de apoyo a la presentación. Así que se da a la tarea de insertarla en su archivo.

Para incorporar una imagen en su diapositiva, deberá seleccionar la diapositiva sobre la cual quiera posicionar la imagen. En la ficha “Insertar”, grupo “Imágenes”, haga clic en el tipo de imagen que se quiera insertar (imagen, imágenes prediseñadas, captura de pantalla). La forma de trabajar con cada tipo de formato varía: 

Si presiona el botón "imagen" en el grupo imágenes, aparecerá el cuadro de diálogo “insertar una imagen”. Busque la imagen deseada, selecciónela, y luego haga clic en insertar.



En el caso de presionar el botón "imágenes prediseñadas", la pestaña imágenes prediseñadas aparecerá a la derecha. Escoja un nombre correspondiente al archivo buscado, luego haga clic en buscar y finalmente haga clic en la imagen prediseñada escogida.



En el caso de presionar el botón "captura de pantalla", una pestaña "ventanas disponibles" mostrará las copias de pantalla que serán posible escoger. Haga clic en la captura idónea para insertarla.

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Al lado del botón insertar, aparece una pequeña flecha que dará acceso a tres opciones: insertar, enlazar al archivo o insertar y enlazar al archivo. En este sentido, debe saber que una imagen insertada es independiente del archivo original, pero consume un espacio y memoria nada despreciables; esto al contrario que una imagen enlazada a un archivo, que casi no consume espacio o memoria, pero depende de la presencia del archivo. Este se vuelve un archivo anexo de la presentación, que obligatoriamente debe acompañarlo. Por regla general, es recomendable insertar las imágenes para disponer de presentaciones independientes, si va a distribuirlas posteriormente.

8. INSERTAR PELÍCULAS Y SONIDOS Conectando Otro tipo de elementos que pueden ayudar a hacer más interesante su presentación son las películas y sonidos, pero usted está un poco reticente debido a que cree que estos distraen a la audiencia y, por lo tanto, se debe tener cuidado con qué tipo de película y sonido se utilizan.

Los sonidos y los videos son dos componentes importantes de las presentaciones modernas, susceptibles de intervenir en varias etapas de éstos.

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8.1. VIDEO Los videos son una gran manera de hacer sus presentaciones más atractivas para su público. PowerPoint 2010 permite insertarlos desde un archivo existente en su computador o un sitio web, por ejemplo YouTube. Incluso, puede editar el video desde PowerPoint y personalizar su apariencia. Para insertarlo, bastará con ir a la ficha “Insertar”, luego dirigirse a la flecha despegable de video y, posteriormente, hacer clic en video de archivo. Finalmente, debe localizar y seleccionar el video elegido y hacer clic en “Insertar”.

Deberá tener instalado en su computador el plugin de QuickTime (disponible en recursos adicionales) para insertar el video. De lo contrario, verá una nota solicitándolo.

A través de las opciones de video (en pestaña reproducción / opciones de video), podrá cambiar ciertos parámetros, como:      

Volumen: Cambia el volumen del audio en el video. Iniciar: Controla si el archivo de video se inicia de manera automática o al hacer clic con el ratón. Reproducir a pantalla completa: Permite que el video ocupe toda la pantalla mientras está rodando. Ocultar con reproducción detenida: Esconde el video cuando no está activo. Repetir reproducción hasta su interrupción: Permite que el video se repita hasta que se detenga manualmente. Rebobinar después de la reproducción: Permite que el video se devuelva al inicio cuando termine su reproducción.

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8.2. AUDIO Existen varios modos de incorporar sonidos a una presentación. No obstante, puede agregar otros tipos de sonidos, como clips de audio enlazado a una diapositiva, los que pueden ser iniciados por un clic u otro evento, o una narración completa comentando la presentación. Para insertar audio, será necesario seleccionar una diapositiva, y desde la ficha “Insertar”, hacer clic en la flecha desplegable de audio de archivo, ubicar y seleccionar el archivo de audio deseado y luego hacer clic en “Insertar”. Posteriormente, se podrá observar que se inserta un ícono en la diapositiva seleccionada, con lo cual finalizará la carga del sonido. Para el caso de insertar ClipArt de audio, será necesario seleccionar la opción audio de imágenes prediseñadas, y aparecerá el panel de audio de imágenes prediseñadas a la derecha de la ventana. Utilice el campo de texto buscar ingresando palabras clave y luego haga clic sobre el botón a la derecha. Esto arrojará un listado de resultados, donde podrá escuchar un archivo de audio haciendo clic en la flecha desplegable del archivo, seleccionando “Vista previa” o “Propiedades”. Un cuadro de diálogo aparecerá y el archivo de audio iniciará automáticamente (puede tardar unos cuantos segundos en cargar). Para reproducirlo de nuevo, haga clic en el botón “Reproducir”. Una vez definido el archivo, haga clic en este y quedará inserto en la diapositiva.

9. TRANSICIÓN DE DIAPOSITIVAS Conectando Se da cuenta que el paso entre una diapositiva y otra es demasiado brusco, razón por la cual busca una forma de lograr que este proceso de salida-entrada tenga un valor adicional, pero sin recargar demasiado la presentación, por lo cual busca alguna transición que le pueda servir para tal efecto.

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Por transición, entenderemos que se trata de una animación que resulta de la salida en pantalla de una diapositiva y la entrada de otra. Es posible controlar su velocidad, combinar el sonido y configurar las propiedades de los efectos de transición. Microsoft PowerPoint 2010 ofrece numerosos tipos de transiciones, las cuales son accesibles desde la pestaña transiciones y luego en el grupo “transición a esta diapositiva”, donde es posible revisar más alternativas, haciendo clic en el icono en forma de flecha hacia abajo.

9.1. APLICAR TRANSICIÓN Conectando

Ha revisado varias transiciones y, finalmente, una en particular le llama la atención. Cree que podrá servir para la presentación y decide aplicarla.

En el panel lateral o “Área de esquema”, en primer lugar será necesario hacer clic en la pestaña diapositiva, lo que permitirá ver las miniaturas de las diapositivas, y seleccionando aquella sobre la cual queremos aplicar la transición. Luego, en la cinta de opciones, busque y haga clic sobre la pestaña “Transiciones”. Seguidamente, ubíquese en el grupo “Transición a esta diapositiva” y haga clic sobre el efecto de transición que desea aplicar. Es posible seleccionar una transición a partir de la lista de estilos rápidos, o ver otros efectos de transición haciendo clic en esta lista en el botón “Más”. Para aplicar la misma transición en todas las diapositivas de su presentación, bastará con dirigirse al grupo intervalos ubicado en la pestaña transiciones y hacer clic en “Aplicar a todo”.

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9.2. INTERVALO DE TIEMPO Conectando

Es necesario ahora configurar la animación adecuadamente, para lo cual estima que es necesario ajustar el tiempo de duración de esta. ¿?

Es posible configurar la duración de la transición. Para ello deberá definir cuánto tiempo quiere asignarle y escribirlo o seleccionarlo en el campo “Duración”, ubicado en el grupo intervalos de la pestaña transiciones. En ese mismo grupo, podrá encontrar opciones para definir que el paso entre una diapositiva y otra sea provocado por un clic (casilla “Al hacer clic con el mouse”) o bien para definir que el paso de una diapositiva a otra sea luego de haber concluido un tiempo definido (casilla “Después de”).

9.3. SONIDO EN TRANSICIÓN Conectando

Ahora está pensando en probar cómo quedaría la transición con algún sonido aplicado, por lo cual decide insertar un sonido para evaluar si el resultado le satisface.

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En primer lugar, seleccione la diapositiva sobre la cual desea aplicar el sonido. Ubicándola en el panel lateral (área de esquema), se deberá dirigir a la pestaña transiciones, ubicar el menú desplegable sonidos y hacer clic en este. Veremos que se mostrará un listado con opciones. Seleccione la alternativa que desee, o bien haga clic en la última opción del listado (Otro sonido). Mediante una ventana emergente, se le pedirá ubicar el archivo de audio.

9.4. EDICIÓN DE TRANSICIONES Conectando

Como en todo desarrollo, es necesario modificar la configuración de las transiciones que ha aplicado en su presentación, por lo cual decide hacer algunos ajustes.

En la vista normal, ubique el panel lateral de la izquierda (área de esquema), en él seleccione la pestaña “Diapositivas”, luego haga clic en la miniatura de la diapositiva que contiene la transición que se desea modificar. En la ficha transiciones, ubique el grupo “Transición a esta diapositiva”, seleccione un efecto de transición distinto del que ya posee la diapositiva y con ello ya habrá cambiado la transición.

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Para modificar las transiciones para todas las diapositivas de su presentación, aplique el mismo procedimiento y luego en el grupo intervalo de la ficha transiciones, haga clic en "Aplicar a todo".

9.5. PROPIEDADES DE UNA TRANSICIÓN La mayoría de las transiciones propuestas por PowerPoint 2010 contienen propiedades personalizables. Seleccione la diapositiva que desea modificar y luego en la ficha transiciones / “Transición a esta diapositiva” / “Opciones de efecto”, encontrará un menú desplegable; elija la opción que desee y haga clic en ella.

9.6. ELIMINAR UNA TRANSICIÓN Para eliminar una transición, será necesario en primer lugar seleccionar la diapositiva sobre la que se aplicará la eliminación de transición. Luego, en la ficha Transiciones, grupo “Transición a esta diapositiva”, haga clic en “Ninguna”. Si desea implementar este proceso a todas las diapositivas, seleccione “Todas” en el área esquema y repita el proceso descrito para luego, en el grupo intervalos, hacer clic en “Aplicar a todo”. Es importante considerar que las transiciones son un complemento al contenido de la presentación, razón por la que las transiciones deben ser breves y que no comprometan la atención de nuestra audiencia. Recuerde que lo central siempre será su contenido.

10. TEMAS Conectando Un compañero de oficina le comenta que una posibilidad mucho más sencilla y rápida para dar un look más interesante a su presentación, sería utilizando un tema, que con un solo clic puede definir un estilo completo para cada elemento de su presentación.

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Llegados a esta instancia, se revisará una de las formas de enriquecer gráficamente una presentación, para lo que se empleará un tema. Estos son configuraciones predefinidas, es decir, un conjunto de fuentes, colores y efectos (entre otras variables) que se pueden aplicar a la totalidad de una presentación y que por consiguiente permiten definir un aspecto de presentación de manera rápida y profesional, además se pueden aplicar y editar en cualquier momento.

10.1. ELEMENTOS DE UN TEMA Cada tema de PowerPoint, incluyendo el predeterminado de Office, tiene sus propios elementos, que son: 

Colores: Disponibles en el menú de colores.



Tipo de letra: Disponible en el menú fuentes.



Estilos de forma: Disponible en la ficha formato al hacer clic en una forma.

Considere que utilizando un tema, mucha de la información expuesta lucirá un poco mejor, lo que implica que no se deberá gastar mucho más de su tiempo aplicando y editando formatos, aunque existe otra poderosa razón para utilizar temas: si en la mitad del desarrollo de su presentación decide cambiar a un tema diferente, todos los elementos se actualizarán para reflejar el nuevo tema, por lo cual su presentación podrá cambiar radicalmente de aspecto con unos pocos clics (considerando que, por ejemplo, el cambio de tipo de letras puede alterar el tamaño de la fuente y generar falta de espacios). Por ello, hay que revisar de todas formas los cambios efectuados.

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10.2. APLICACIÓN En la ficha Diseño, ubique el grupo Temas, en el que encontrará unos cuadros con miniaturas de los temas disponibles. Si hace clic en la flecha desplegable que apunta hacia abajo

, podrá acceder a

más temas, en un menú desplegable. Situando el mouse sobre una miniatura, podrá observar el nombre de ésta y así reconocerla mejor. Para aplicar un tema, haga clic sobre él y de inmediato se efectuará el cambio. Es posible editar un tema y adaptarlo mejor a sus necesidades, incluso experimentar con diferentes colores. A continuación, se revisará cómo se hace dicho procedimiento.

10.3. CAMBIAR COLORES A UN TEMA Conectando La aplicación de temas le ha sido bastante útil, pero en su presentación es necesario que esté presente el color corporativo de su empresa, pero este color en particular no está dentro de las alternativas de temas que trae el programa, por lo cual será necesario editar los colores del tema que está usando.

Desde la ficha Diseño, ubique el botón colores, y haciendo clic en él aparecerá un menú desplegable. Desplace el mouse sobre los diferentes conjuntos de colores para acceder a la vista previa desde la presentación.

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Una vez elegido el conjunto de colores deseado, haga clic para seleccionar la opción o bien sobre crear nuevos colores del tema, para personalizar cada color individualmente.

Cuando se cambian los colores, puede que el texto no se actualice en todas las diapositivas. Si esto sucede, guarde y cierre el archivo. Cuando vuelva a abrirlo, verá los colores correctos.

10.4. EFECTOS DE MOVIMIENTO Y ESTILOS DE FONDO Para aplicar efectos de fondo será necesario, desde la ficha Diseño, hacer clic en el botón Efectos, el cual desplegará un menú. Desplace el mouse sobre los diferentes tipos de efectos para acceder a una vista previa. Luego seleccione el conjunto de efectos del tema deseado, haciendo clic en él. Estilos de fondo Para personalizar aún más sus diapositivas, puede cambiar el color de fondo y la textura. Los estilos de fondo disponibles variarán en función del tema que esté usando. Para aplicarlo, diríjase a la ficha de diseño, luego haga clic sobre el botón estilos de fondo y finalmente seleccione el estilo de su agrado desde el menú desplegable.

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Guardar Una vez que haya encontrado la configuración que le gusta, es posible que desee guardar el tema para que pueda utilizarlo en otras presentaciones. En la ficha Diseño, el botón Temas mostrará un menú desplegable. Después haga clic en “Guardar el tema actual”, donde en el cuadro “Nombre de archivo” escriba el nombre adecuado para el tema y luego haga clic en “Guardar”.

El tema que guarde quedará con extensión .thmx y se ubicará en la carpeta “Temas de documento” en la unidad local y estará inmediatamente disponible en la lista personalizada de la ficha diseño grupo termas.

11.

HIPERVÍNCULOS

Conectando Usted estima que un elemento realmente interesante en su presentación sería el de incorporar un menú de navegación, de manera tal que pueda transitar al interior de su presentación en el orden que usted quiera, saltando de tema en tema sin estar obligado a seguir un orden en particular.

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PowerPoint 2010 permite asignar a un texto u objeto propiedades que permitan enlazarlo al texto de otra diapositiva, a modo de menú. A continuación, revisaremos cómo es posible hacerlo. Antes de comenzar, es necesario recordar que para trabajar en este desarrollo es necesario que su documento se encuentre en la vista “Normal”, ubicada en la pestaña ver > grupo vistas de presentación.    



En primer lugar, es necesario tener seleccionado el texto u objeto que se enlazará creando un hipervínculo. Posteriormente, se debe hacer clic en la ficha insertar > grupo enlaces > hipervínculo. Luego, será necesario pulsar el icono “lugar de este documento”, ubicado inmediatamente bajo la sección enlace. Ahora se debe seleccionar la diapositiva ubicada bajo la sección “selecciona un lugar de este documento” que se desee vincular con el hipervínculo. Finalmente, es necesario hacer clic en “Aceptar” para crear el hipervínculo.

12.

PRESENTACIÓN DE DIAPOSITIVAS Conectando Finalmente, ha llegado a la etapa de revisión final, donde antes de dar por concluido el desarrollo de su presentación, necesitará probarla como si estuviese frente a su audiencia.

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En la ficha presentación de diapositivas, encontrará herramientas y opciones que ya se han revisado por separado en este documento, pero que de todas formas es necesario repasar en su conjunto, con la finalidad de revisar los resultados en la medida en que apliquen los efectos de animación. Al interior de esta ficha, se encuentran dos grupos importantes: “Iniciar presentación con diapositivas” y “Configurar”.

Iniciar presentación con diapositivas En este grupo, el primer comando que encontraremos es el de “Desde el principio”. Si se hace clic en este, se mostrará la primera diapositiva de su archivo en pantalla completa. Para avanzar entre las distintas diapositivas, bastará con hacer clic o bien utilizar las flechas del teclado. Las flechas hacia abajo o derecha permitirán adelantar, mientras que las de arriba o izquierda harán que la presentación retroceda de diapositiva. Se podrá salir de esta visualización en cualquier momento con la tecla de escape. Esta opción de visualización también es accesible mediante el botón ubicado al costado de la herramienta zoom, en la parte inferior del programa.

Este grupo permite además otras opciones de ejecución de la presentación, por ejemplo, ejecutarla a partir de la diapositiva que se encuentra abierta en el área de edición. Se trata de una alternativa muy útil cuando se tienen varias diapositivas y no se requiere iniciar desde el principio para revisarlas. La opción “Difundir presentación con diapositiva” es una opción que permite compartir la presentación con espectadores remotos, de manera que la puedan ver en un explorador web. La “Presentación personalizada” permitirá la reproducción de una diapositiva bajo parámetros definidos por el usuario.

Configurar La “Configuración de la presentación con diapositivas” es una opción que permite configurar opciones avanzadas para la presentación, como el modo de pantalla completa. “Ocultar diapositiva” es una opción con la que podrá ocultar una diapositiva de su presentación.

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“Ensayar intervalos” permitirá iniciar una diapositiva de pantalla completa para ensayar la presentación. “Grabar presentación con diapositivas” es una opción que facilita la grabación de narraciones de audio, además de los gestos del puntero láser, incluso los intervalos de tiempo y animación de las diapositivas. La opción “Mostrar controles multimedia” muestra los controles para reproducción de material multimedia al ubicar el puntero sobre los clips de audio y video durante la presentación.

COMENTARIO FINAL En esta semana se ha revisado, a grandes rasgos, cómo utilizar el programa PowerPoint en su versión 2010. Con los contenidos expresados, será posible desarrollar una presentación y personalizarla, dominando cada elemento en pantalla. No obstante, se recomienda especial atención a las plantillas y temas que ofrece el programa, sobre todo en lo relativo al uso, aplicación y construcción de estilos. La razón es que, por lo general, estos son un buen ejemplo del uso (sin abuso) de tamaños, tipografías, colores y espacios, por lo que se insta a tomarlos como referencias al construir su presentación. Considerando estos lineamientos, será posible construir presentaciones más profesionales, de carácter y seriedad acordes con lo que se podría pretender proyectar en un ámbito laboral o académico. De este modo, se puede centrar la atención de su público en lo más importante, el contenido, relegando los restantes elementos (color, animación, transición, fondo, formato, etc.) a la función de apoyar sus contenidos, de manera que su audiencia tenga claridad sobre lo que se comunica y lo retenga. Es necesario que tenga algunas consideraciones durante el desarrollo de una presentación en PowerPoint.     

Tenga en cuenta las personas (o público) que verán su presentación y según ello defina si será una presentación sobria o lúdica. Combine, en lo posible, imágenes y gráficos con el texto de su presentación, evitando diapositivas que contengan solamente texto. El tamaño de la tipografía debe ser el adecuado para que pueda ser leída desde cualquier lugar en que se proyecte su presentación. Evite los tamaños pequeños, y tenga presente el contraste o legibilidad de su texto al definir una tipografía y su color. Sea preciso y conciso a la hora de plasmar una idea (menos es más).

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    



No sobrecargue con texto una diapositiva, y si no es posible evitarlo, utilice interlineado para facilitar la lectura. El abuso con las animaciones, sonidos y efectos, por lo general, juegan en contra, distrayendo al espectador. Utilice listas con viñetas o numeración para presentar ideas o conceptos. Atención con la estética de los colores, pues sus contrastes y la sobrecarga de color cansa la lectura y distrae al lector. Aplique y mantenga coherencia entre las diferentes diapositivas, así como con las estructuras y el orden. Por ejemplo, utilice subtítulos del mismo color y tamaño en todas las diapositivas. Evite hacer presentaciones con demasiadas diapositivas, tenga presente que el espectador probablemente se aburrirá y perderá la atención. No olvide que si necesita expresar mucho texto, puede hacerlo con un informe, la presentación es para exponer brevemente solo algunas ideas importantes.

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REFERENCIAS Microsoft Office (s/f). Soporte técnico de Office. Consultado: [05-10-2014]. Disponible en: http://office.microsoft.com/es-mx/powerpoint-help/

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE: IACC (2014). Aplicación, estructura y herramientas de Microsoft PowerPoint. Tecnología Aplicada a la Administración. Semana 2.

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